IT資産管理ツールとは？機能やメリット、システムの選び方を解説
パソコンやサーバー、プリンターなどの管理は、単に機器のみを会計上の固定資産として、Excelの台帳や棚卸で管理している会社も少なくないかもしれません。IT資産には、ハードウェアだけではなく、インストールされているソフトウェアやライセンスも含まれることを理解しておきましょう。
IT資産管理ツールで、これらのIT関連資産を適切に把握して効率的に管理することは、情報漏えい防止を含むセキュリティ対策や、コンプライアンスの強化のために非常に重要なことです。
本記事では、IT資産管理ツールの概要について説明しています。おすすめのIT資産管理ツールの比較が見たい方は、ぜひ次の記事を参考にしてください。
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IT資産管理とは
IT資産管理とは、企業内のパソコン・サーバーなどのハードウェアやソフトウェア・ライセンスといったIT関連の資産を管理することです。ITAM（IT Asset Managementの略）と呼ばれることもあります。
IT資産管理は、IT資産の有効活用のほか、セキュリティ対策やコンプライアンスの強化も目的です。IT機器の増加に伴いIT資産管理の必要性は高まっており、IT資産管理ツールを導入して管理業務を効率化する企業が増えています。
IT資産管理の必要性と目的
IT資産管理の目的は主に次の3つです。
- IT資産の効率的な運用
- コンプライアンスの強化
- セキュリティ対策
IT資産の効率的な運用
IT資産の状況を漏れなく把握できれば、利用されていないパソコンやソフトウェアライセンスを再配置することで、ムダなコストを削減できます。故障しているパソコンや古い機器を新しいIT資産に買い替えれば、業務効率と従業員体験の両方を向上させられるでしょう。
また、IT資産管理ツールを使って、OSやソフトウェアの一斉アップデートを行うことで、情報システム担当の手間を大幅に削減できます。
IT資産管理ツールでは、パソコンのOSやソフトウェアライセンスの状況、サポート期限、オンプレミスシステムのベンダーサポートの詳細なども正確に把握が可能です。IT資産運用に必要な予算立案が可能となるため、迅速なDX推進に役立てられるでしょう。
コンプライアンスの強化
IT資産管理の必要性が広く認識されたのは、コンプライアンスへの意識の高まりが背景にあります。とくに手動管理ではわかりにくいソフトウェアライセンスの情報を、IT資産管理ツールで的確に把握しようとする企業が増えています。
グローバルなソフトウェアベンダーが監査により、ライセンス違反に対して多額のペナルティを課すケースも少なくありません。ソフトウェアライセンスの規約や契約内容を正しく理解しておかないと、意図せずライセンス違反を犯していることもあるかもしれません。
IT資産管理ツールを利用すれば、すべてのソフトウェアライセンスの情報を可視化して一元管理することで、ライセンス違反を回避してコンプライアンスを強化できます。
また、IT資産管理ツールでサーバーやファイルへのアクセスログをモニタリングしていれば、顧客情報や機密情報の持ち出しといった、内部による不正行為の防止や検知も可能です。
セキュリティ対策
最近の相次ぐ情報漏えいや流出により、IT資産へのセキュリティ対策は企業がもっとも重要視していることです。ぜい弱性のあるOSやソフトウェアが一つでもあるとサイバー攻撃の対象となり、マルウェアやランサムウェアに感染してしまう危険性があります。
IT資産管理ツールを使えば、すべてのパソコンへ最新のパッチ（修正プログラム）やOSアップデートをインストールして、いち早くぜい弱性を排除可能です。従業員が勝手にファイル共有ソフトをインストールしたり、USBメモリを挿入してしまったりといった、情報漏えいにつながる危険な行為にも対処できます。
IT資産管理の内容と方法
IT資産管理は、おもに次の4つのグループに対して行います。
- ハードウェアの管理
- ソフトウェアの管理
- ソフトウェアライセンスの管理
- ネットワーク上の管理
ハードウェアの管理
いまやほとんどの会社でほぼ全員にパソコンが支給されているはずです。IT資産管理では、だれがどこでどのパソコンを使っているのかを一元管理可能です。
また、IT資産管理には、パソコンやサーバーだけでなく、プリンターやスキャナー・マウスなどの周辺機器や、USBといった記憶媒体の物理的な管理も含まれます。
単なる台数の管理だけではなく、各パソコンのハードディスク容量や、ライフサイクルを把握することで、古くなったIT資産を適切なタイミングで買い替えられます。
ソフトウェアの管理
IT資産管理では、どのパソコンにどのようなソフトウェアがインストールされているかを管理します。
また、IT資産管理ツールを利用すれば、ソフトウェアの種類だけでなく、それぞれのバージョンやアップデート状況まで正確に一元管理可能です。
情報漏えいを引き起こすパソコンのぜい弱性対策として、OSやソフトウェアのバージョンが最新のものであるかどうかもパソコンごとに管理します。
ソフトウェアライセンスの管理
IT資産管理で、ソフトウェアの不正コピーが行われていないか、ライセンスを正しく取得しているかを管理します。意図的な不正コピーに限らず、気がつかずにライセンス違反をしていることもあります。
不正コピーが発覚するとベンダーから高額な違反金を請求されることもあるため、厳重なソフトウェアライセンス管理が必要です。
また、パッケージソフトウェアの場合はライセンスを証明するため、インストールに使った媒体やライセンス番号が記載された箱やシールなども、保管して管理する必要があります。
ネットワーク上の管理
IT資産管理ツールでは、社内ネットワークに接続されているパソコンに対して不正なアクセスをチェックし、不正が検知された場合はネットワークへの接続を遮断するといった、セキュリティ上の管理も行えます。
また、ソフトウェアやアプリの更新ソフトを一台一台にインストールするのではなく、一斉にインストールすることで管理を効率化できます。
IT資産管理ツールとは
IT資産管理ツールとは、社内のIT資産に関する情報を自動で収集し一元管理するツールです。パソコン・スマートフォン・プリンター・ルーターといったハードウェアから、OSやアプリケーションといったソフトウェアまでIT資産を効率的に管理できます。
ハードウェアの型番・シリアル番号、ソフトウェアの製品名といった情報収集の自動化、ライセンスの契約数や更新日を可視化できるようになるため、効率的に管理が可能です。
Excelを利用した手動での台帳管理では、IT資産は管理対象が多くなるほど管理は難しくなります。そこで、IT資産管理ツールを導入すれば、効率的な管理ができるため、管理対象が多く規模の大きい企業ほど導入が必要となるツールといえます。
MDMツールとの違い
MDM（モバイルデバイス管理）ツールとは、主にモバイルデバイス（スマートフォン、タブレット、ノートパソコンなど）の管理に特化したツールです。最近では、MacやWindowsパソコンも含めた管理が可能なMDMツールも多く存在します。
IT資産管理ツールは、IT資産のライフサイクル管理やライセンス管理、コスト管理、IT資産の最適化と効率化に重点を置いています。一方のMDMツールは、デバイス設定やセキュリティ、アプリケーション管理、リモートサポートに重点を置いていることが主な用途の違いです。
IT資産管理ツールの仕組み
IT資産管理には、「エージェント型」と「エージェントレス型」があります。
エージェント型はクライアントパソコンにエージェント（ソフトウェア）のインストールが必要で、エージェントがインベントリ情報（社内のすべてのIT資産情報）の収集を行います。また、自動でセキュリティパッチの適用を行うといったセキュリティ面での強化も可能です。
一方で、エージェントレス型は、クライアントパソコンにエージェントのインストールが不要なタイプのツールになります。インストール作業の必要がないため、導入時の負担がかからず、短期間で導入できる点が特徴です。
ただし、エージェントレス型でもインベントリ情報を自動で収集できる製品もあります。導入の手間を削減したい場合には、インベントリ収集可能なエージェントレス型の製品を選ぶとよいでしょう。
IT資産管理ツールの種類
ハードウェアだけでなく、各パソコンのソフトウェアやライセンスを含めたIT資産管理は非常に手間がかかります。IT資産管理をタイムリーかつ効率的に行うためには、IT資産管理ツールの導入がおすすめです。
IT資産管理ツールには、オンプレミス版とクラウド版があるため、まずはそれぞれの特徴と選び方のポイントについて簡単に紹介します。
オンプレミス版IT資産管理ツール
オンプレミス版IT資産管理ツールは、サーバーにソフトウェアをインストールして利用するシステムです。サーバーを導入しなくても使えるクライアント導入型もあります。
初期費用は多少かかりますが、一般的にはクラウド版よりも機能が豊富です。またインターネット経由ではなく社内LANで管理するため、情報セキュリティを重視する会社にはおすすめです。
クラウド版IT資産管理ツール
クラウド版IT資産管理ツールは、IT資産情報をクラウド上のデータベースに送信して管理するシステムです。
クラウド版IT資産管理ツールは、通信が暗号化されたインターネット経由で管理するため、外出先のモバイル端末や、地方の支店や海外拠点も管理用のパソコン一台で管理できます。
また、サーバーが不要なので導入時の初期費用を節約でき、月額利用料のみの低コストで運用できます。災害時の危機管理を重視する会社や、急速なスケールが予測されるスタートアップにもおすすめです。
無料で使えるIT資産管理ツールについては、次の記事で比較紹介しています。
IT資産管理ツールの機能
IT資産管理ツールは、一般的に次のような機能を備えています。
- インベントリ管理
- ソフトウェア資産管理（SAM）
- ソフトウェアの一括インストール
- 操作ログ管理
- ネットワーク検知
- デバイス制御
- リモート操作
インベントリ管理
インベントリ管理はIT資産管理のもっとも基本的な機能で、ネットワークに接続されたパソコンやサーバー・ルーター・プリンターなどの機器から、自動的にハードウェアやソフトウェアに関する情報を収集します。
IT資産管理を行ううえでの基本情報を自動的に収集できるので、Excelの台帳よりも見やすいIT資産管理台帳を簡単に作成可能です。リアルタイムにユーザー情報やハードウェア情報、ソフトウェアやアップデート情報、ライセンス情報が把握できます。
ソフトウェア資産管理（SAM）
ソフトウェア資産管理（SAM）は、ソフトウェアのライセンス管理を行い、ライセンスの過不足や利用状況を把握し、ライセンス違反が起こらない適切なソフトウェア運用を支援します。
ソフトウェア資産管理で、ライセンスの不正使用やムダなライセンスを発見することで、コンプライアンス遵守やコスト削減につなげられます。
ソフトウェアの一括インストール
複数のパソコンに一括で、ソフトウェアや更新プログラムの配布と自動インストールを実行する機能です。
OSやソフトウェアで発見されたぜい弱性に対応するセキュリティパッチを、漏れなくタイムリーに適用することで、マルウェアやランサムウェアによる被害を防止します。
また、新規導入したパソコンに標準ソフトウェアを自動インストールすることで、効率的に社内のクライアント環境の標準化を実現できます。
操作ログ管理
操作ログは、パソコンやアプリの起動・ファイル操作・画面閲覧、印刷といったパソコン上のさまざまな操作を記録する機能です。
不正アプリの起動やUSBメモリへの書込みといった違反操作があった場合には、ユーザーに警告表示したり管理者にリアルタイムに通知したりして、情報漏えいやコンプライアンス違反を未然に防ぎます。
操作ログ管理は、セキュリティ対策だけでなく、テレワーク環境で勤怠状況を把握するためにも活用されています。
ネットワーク検知
社内ネットワーク上の機器を自動で検知する機能です。持ち込みパソコンやデバイスを検知・遮断し、管理者に通知してセキュリティリスクを低減します。
デバイス制御
デバイス制御は、USBメモリやSDカード、外付けハードディスクなどのデバイス利用をポリシーにしたがって制限し、情報漏えいやマルウェア感染を防止する機能です。
禁止デバイスが接続されると、ユーザーにアラートを通知します。パソコンやデバイスごとに、条件によって限定的なデバイス利用を許可する運用も可能です。
リモート操作
サポートが必要なユーザーに、パソコンを遠隔操作してサポートを提供する機能です。リモート操作機能があれば、テレワークでもヘルプデスク業務を効率化できます。
IT資産管理ツールのメリット
IT資産管理ツールを導入するメリットは次のとおりです。
適正なIT資産運用
IT資産管理ツールで、未利用のパソコンやハードウェア、ソフトウェアライセンスを効率的に発見することで、余分な投資を抑えたIT資産運用が可能になります。パソコンの使用年数やOSのバージョンを確認し、サポート切れのものや機能が古いものは廃棄し、より生産性の高いIT資産に予算を配分できるようになります。
IT管理業務の効率化
IT資産管理ツールでネットワークを通じて、社内のハードウェアやソフトウェアのインベントリ情報を自動取得することで、手作業や棚卸と比較して、大幅なIT管理業務の効率化が実現できます。多くのパソコンやデバイスのある企業では、IT資産管理ツールなしには、十分なセキュリティを確立することは不可能ともいえます。
IT管理者は、IT資産管理ツールのソフトウェアや更新プログラムの一括インストール機能を利用することで、現場に赴くことなくスムーズなメンテナンスが可能です。IT管理者のヘルプデスクやサポート業務の負担が減ることで、開発業務やより重要なセキュリティ対策に貴重なリソースを費やせるようになります。
セキュリティのぜい弱性に対する迅速な対応
社内パソコンにインストールされたOSやアプリケーションにぜい弱性が発見された場合、一刻も早くセキュリティアップデートやパッチの適用が必要です。
IT資産管理ツールでは、アップデートやパッチ未対応のソフトウェアをリアルタイムに検出できるため、遠隔アップデートや自動インストールを活用した迅速なセキュリティ対応が可能になります。
セキュリティ・コンプライアンス意識の向上
IT資産管理ツールでは、社内のセキュリティポリシーに違反する行為をブロックし、該当ユーザーに対して警告を発信できます。
許可されていないUSBデバイスの使用やファイルサーバーへのアクセスを検知し、操作ログを取得することで、内部の不正行為やコンプライアンス違反を抑止できます。IT資産管理ツールの導入と運用を通じて、社内のセキュリティやコンプライアンス意識の向上が期待できるでしょう。
IT資産管理ツールのデメリット
IT資産管理ツールを導入するデメリットは次のとおりです。
導入コストと運用コスト
IT資産管理ツールの導入には、初期費用が必要です。これには、ソフトウェアライセンスの購入費用、ハードウェアのアップグレード、インストールや設定作業の費用が含まれます。
さらに、IT資産管理ツールの運用には定期的なメンテナンスやアップデート、サポート契約などのランニングコストも発生します。とくに中小企業にとっては、これらのコストが大きな負担となるかもしれません。
導入と設定の複雑さ
IT資産管理ツールの導入と設定は、複雑で時間がかかるプロセスです。IT資産管理ツールを企業のネットワーク環境に適応させるためには、詳細な設定やカスタマイズが必要です。
さらに、既存のIT資産データを移行する際には、データの整合性を確保するための工夫が求められます。場合によっては、専任のIT管理者や外部の専門家による支援が必要となる可能性があります。
システムへの依存
IT資産管理ツールを導入すると、企業はそのシステムに依存してしまいます。一度導入したシステムから別のシステムに移行する場合、データの移行や新システムへの適応が困難になることが少なくありません。
また、特定のベンダーに依存することによる柔軟性の欠如も問題となりかねません。ベンダーが提供する機能やサービスが企業のニーズに合わなくなった場合、対応が難しくなることがあります。
IT資産管理ツールの選び方
IT資産管理ツールの選び方のポイントについて説明します。
IT資産管理ツールの機能で選ぶ
IT資産管理ツールを選ぶ際には、その機能が自社のニーズに適しているかどうかを慎重に確認することが必要です。
IT資産管理ツールには単なる資産の管理だけでなく、パソコンのセキュリティ対策機能も備えた、統合エンドポイント管理（UEM）システムのようなツールも提供されています。また、パソコンのトラブルをリモート操作でメンテナンスできる機能や、アラート機能を備えたシステムもあります。
IT資産管理ツールで対応させたい業務やセキュリティ機能など、優先順位をつけて選ぶようにしましょう。
複数のOS・デバイスを一元管理できるかどうか
企業のコンピュータ環境では、Windows、macOS、Linuxなどの異なるOSのパソコンやサーバーが稼働していることが一般的です。さらにパソコン以外にも、スマートフォン、タブレットといった多様なデバイスが利用されています。
そのため、IT資産管理ツールがこれらすべてを一元管理できるかどうかは非常に重要です。異なるOSやデバイス間での一貫した管理が可能であれば、IT資産の状況を一目で把握でき、運用の効率化や問題の早期発見が可能になります。また、リモート管理機能があると、オフィス外でのデバイス管理もスムーズに行えます。
収集可能な項目の粒度は高いか
IT資産管理ツールが収集するデータの粒度が高いほど、詳細な分析が可能になります。ハードウェアの仕様、ソフトウェアのインストール状況、使用状況、ライセンスの有効期限、ネットワークのトラフィックなど、細かいデータを収集できるツールは、より精度の高い資産管理が実現可能です。
たとえば、ソフトウェアの利用頻度を詳しく把握することで、不必要なライセンスの購入を防ぎ、コストの削減が期待できます。ファイルサーバーのアクセスログやファイルの編集履歴や印刷の利用状況、メールの添付ファイルの状況などまで詳しく収集できれば、機密情報持ち出しの対策にもなります。
ベンダーの信頼性とサポート
IT資産管理ツールを提供するベンダーの信頼性やサポート体制も重要な選定基準です。ベンダーの実績や評判を調査し、信頼できるかどうかを判断しましょう。
また、セキュリティ対策が整っているか、24時間体制のサポートや迅速な問題解決が期待できるかも確認しましょう。
次の記事でもIT資産管理ツールについて紹介しています。
IT資産管理ツールでセキュリティとコンプライアンスを強化しよう
IT資産管理とは、企業内のパソコンや周辺機器などのハードウェアやソフトウェアといったIT関連の資産を管理することです。IT資産の有効活用のほか、セキュリティ対策やコンプライアンス遵守を目的としています。
複雑で手間のかかるIT資産の管理を効率化するのが、IT資産管理ツールです。IT資産管理ツールの導入にあたっては、オンプレミス型かクラウド型かも含め、IT機器の現在の規模や今後の事業計画・情報管理ポリシー、どこまで管理したいかを細かく検討しましょう。社内のIT担当者のスキルやサポート体制まで考慮して、最適なIT資産管理ツールを選びましょう。
BOXILとは
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