IT資産管理ツールで社内の情報資産はどう変わるのか | 事例から見る活用法

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複雑な企業備品ともいえるIT機器を適切に管理するためのIT資産管理ツールが注目を集めています。

現在は、サイバーエージェントやNTTコミュニケーションズのようなIT資産ツールがなければ成り立たない企業での導入が目立ちます。

インターネット上での情報処理がますます重要となり、デジタル化が当たり前になってきている状況を考えると、どの企業でも導入が当たり前の時代がやってくると思われます。

そのような時代のIT資産管理とは、どのような意味を持つのか、事例の紹介とともに解説します。

IT資産管理ツールとは

情報化社会が著しく進んだ現代では、企業が生き残っていくために、さまざまな形でビジネスデータという情報を収集し、蓄積・分析・活用していくことが求められます。

こうした活動を行っていくためにはコンピュータなどのハードウェア、ソフトウェア、システムなどの仕組みや周辺機器が必要であり、企業に欠かせないものであるといえるでしょう。

システムのクラウド化が進行してもそれに変わりはなく、端末やネットワークなどの基盤が必要になるのです。

こうした情報処理を行うことを目的に企業が所有する機器をIT資産といい、これを管理するためのツールがIT資産管理ツールです。

IT資産は会社の固定資産であり備品となるため、棚卸し時の照合を確実に行うことはもちろん、さまざまな理由で正確な管理が必要になりますが、これを人手で行うことは容易ではありません。

このような手間を最小限にまで効率化し、IT資産にかかわるさまざまなリスクを排除するため、IT資産管理ツールが登場し、多くの企業から注目されているのです。

以下の記事では、IT資産管理についてよりくわしく解説しています。

IT資産管理の対象

それでは、IT資産管理の対象となるのは、具体的にどのような備品になるのでしょうか。

ハードウェア・周辺機器

コンピューター本体やスマートデバイス、プリンタやスキャナー、メモリ、ハードディスクなどの周辺機器を含む、ハードウェア全般です。

ソフトウェア・ライセンス

個人の資産を含むすべてのハードウェアで利用されているソフトウェアが対象になります。

備品として存在するソフトウェアのライセンスをだれが利用しているのか、利用されていないライセンスはあるのかなどを把握する必要があり、管理を行うにあたって、物理的なパッケージを必要とする企業もあります。

また、現在のバージョンを含めたバージョンアップの状況、セキュリティホール修正プログラムの状況なども把握する必要があるでしょう。

ネットワークインフラ

Ethernetケーブルやハブなどを含めた、ネットワークインフラも管理していく必要があります。

IT資産管理ツールが持つ機能

このように多岐にわたった管理を行わなければならないIT資産ですが、これらを効率化するためにIT資産管理ツールはどのような機能を持っているのでしょうか。

ツールによってその機能はさまざまですが、代表的なものを簡単に紹介しておきます。

ネットワーク検知機能

Wi-Fiを含むネットワークに接続されたハードウェアを検知して情報収集することが可能で、端末ごとでの分類や、不正接続している機器をシャットアウトできる場合もあります。

収集可能な情報もOSやソフトウェアバージョンにとどまらず、不正ソフトの有無まで収集可能なツールもあり、一つひとつ現物を確認する必要がなくなります。

ソフトウェア管理機能

収集した情報を元に管理ソフトを選定し、ライセンスの管理や登録などを行うことができます。

ソフトウェア配布機能

アプリケーションやOSのセキュリティホール修正など、アップデートファイルの配布や自動インストールを可能にするスクリプトの設定をすることができます。

リモートコントロール機能

メンテナンスやアップデートなどを、リモートコントロールで行う機能であり、ヘルプデスク設置などの際に有効な機能です。

以下の記事ではさらに詳しくIT資産管理の内容について記載しています。

IT資産管理ツール導入の目的

IT資産管理ツールは、上述した機能で管理業務を効率化しますが、最近では単純な効率化だけでなく、別の観点でも注目を集めています。

それは企業の効率的な運営が必須となった現代の事情のほか、コーポレートガバナンスや法令遵守が重視されてきている風潮にも関係がありそうです。

ムダな資産の見直し

従業員の転属や入退職などで、企業のIT資産使用状況は変化します。

IT資産管理ツールで常時使用状況が管理できていれば、「退職者の使用していないコンピューターがあるのに入社した従業員用に新たなコンピュータを購入してしまう」などの状況を回避することができ、資産を有効活用することが可能です。

セキュリティリスク回避

企業の機密情報はセキュリティ対策が十分にされているはずですが、それでも情報漏えいが後を絶ちません。

その原因のほとんどが、従業員の外出先での端末置き忘れや、紛失によるものであり、USBメモリなどを持ち出す危険性もあります。

IT資産管理ツールがあれば、紛失時に機密情報をロックできる機能を持つものもあり、許可されていないデバイスの使用を制限することもできます。

コンプライアンス違反回避

ソフトウェアのライセンスなどを管理していても、気付かずに不正使用をしてしまう場合も考えられ、許可なく企業所有のコンピューターにファイル共有ソフトなどをインストールしてしまう従業員も少なくありません。

こうしたコンプライアンス違反にあたる行為は、IT資産管理ツールで監視することにより、故意であるかないかにかかわらず排除をすることが可能です。

Assetment Neoの導入事例

IT機器の現物管理 Assetment Neo

Assetment Neoは、IT機器の資産管理に必要な機能と、バーコードやRFIDを活用して棚卸し業務を5分の1まで効率化するIT資産管理ツールです。

購入時の未納品一覧、キッティング未対応一覧、在庫一覧、移動・貸出時の申請・承認処理、履歴／期限管理のほか、部門ごとの月ごと利用料金の自動計算に対応し、バーコードやRFID、スマートフォンを活用した棚卸しで大幅な業務効率向上を実現し、IT資産の現物管理を強力にサポートします。

AssetViewなどのソフトウェアと連携することにより、さらに効率的なIT資産管理も可能となります。

サイバーエージェントの導入事例

課題：IT資産棚卸時の不整合

さまざまなインターネットサービスを展開するサイバーエージェントでは、データセンターを含めたIT資産を1万点所有し、複数メンバーが常時管理していたが、Excelでの管理では棚卸時の不整合を解消することができず、代替のシステムを模索していた。

効果：IT資産情報の一元管理で不整合解消

バーコードによる棚卸とIT資産情報の一元管理を行うことにより、棚卸時の不整合が解消されたほか、サービス部門ごとの利用料金を把握することにもつながり、業務効率が格段に向上した。

NTTコミュニケーションズの導入事例

課題：海外拠点の限られたリソースで、英語での正確な棚卸

グローバルクラウドビジョンを掲げ、海外拠点にもIT資産を持つことになったNTTコミュニケーションズでは、限られた人的リソースしか持たず、言語が英語の現場でどのように日本の事情に適したIT資産管理を行い、棚卸を実行していくのかという課題があった。

効果：スムーズな導入運用とWebでの全体像確認が可能に

英語での対応を実現したAssetment Neoの現地導入はすんなり進み、簡単操作で習慣の全く違う海外でもスムーズな運用が実現できたほか、写真とWebを活用した、現地のIT資産状況の全体像確認も可能になるという効果をもたらした。

おすすめIT資産管理ツール・サービス2選

管理項目が多岐にわたるIT資産管理では、重点をおく目的によって最適なツールや、アウトソーシングサービスも変わってくることが考えられますが、以下では検討時の参考となるよう、おすすめのIT資産管理ツール・サービスを厳選して紹介します。

e-Survey+

e-Survey+は、コストシミュレーションなどの企画・調達から、導入・展開、ソフトウェアの利用許可の有無確認やライセンス違反の確認などの運用・保守、資産の撤去・廃棄まで、IT資産のライフサイクルのすべてを徹底的にサポートするIT資産管理ツールです。

社内にある個人情報や、サーバまたはPCで保有している情報資産を分類分けして管理することにより、セキュリティレベルを高め、情報資産の価値、リスクグループ管理、資産の持ち出し状況を把握し、正確な情報資産台帳を作成することによってリスクアセスメントの精度を向上させます。

部門ごとで管理者や、情報の変更を行わず管理情報の閲覧のみさせたい使用者へ権限を与えることでシステム管理者の負荷を軽減します。

IT資産運用最適化サービス

IT資産運用最適化サービスは、ライフサイクルマネジメントにおける「企画・設計」「導入」「運用」「撤去・更新」の4つの各フェーズを状況・要望に応じてトータルでご提供するアウトソーシングサービスです。

「機器管理」「ライセンス管理」「契約管理」など、ライフサイクルにかかわる情報を一元管理できるクラウドサービス「PCLC-Web」を活用し、顧客とキッティングセンター間の「キッティング作業依頼」「作業進捗報告」を行うため、機器の動きと情報(ライセンス、所在情報)が自動連携され、差異が発生しがちな各種台帳の更新漏れを未然に防ぎます。

IT資産管理ツールでリスク回避を

柔軟にカスタマイズが行えるIT関連機器は、企業に支給された資産であっても画一的な活用が難しく、個人の裁量によるケースが多くなりがちです。

しかし、情報漏えいの原因のほとんどが従業員による不注意だとするならば、なんらかの対策は必須であるといえるでしょう。

ネットワーク経由でIT資産の正確な情報を収集、管理し、制限をかけることのできるIT資産管理ツールは、そういった意味でも企業のガバナンスやコンプライアンスを守っていくのに最適なツールであり、サービスなのかもしれません。

データの重要度がますます大きくなる今後、どのような企業でも必要とするサービスであると予想されるIT資産管理ツール、ぜひこの機会に導入を考えられてはいかがでしょうか。

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