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Outlookの使い方と便利機能 | 初期設定方法(PC・スマホ)の手順や評判も

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Windowsの定番メールソフトであるOutlookの特徴と設定方法、そしてよくあるトラブルの解決方法を解説します。Windows 10へのアップグレードによってOutlookの新規利用を検討している人は参考にしてください。Gmailとの機能比較も。

Outlookとは

Outlook(Microsoft Outlook)とはMicrosoftが開発しているメールソフトです。OutlookはWindowsの利用が広がり始めたころからリリースされており、非常にユーザー数が多いのが特徴です。メール機能だけでなくスケジュール・連絡先管理・仕事管理機能も付属しています。

Outlookの使い方

Outlookの便利な使い方について、メールの送受信からフォルダ分け、スケジュール管理やタスク管理などの機能にフォーカスして解説します。

メールの送受信

Outlookでは、基本的なメールの送受信はもちろんのこと、メンション機能を使うと、チームメンバーにメールの一斉送信ができるため便利です。

たとえメンバーの一人ひとりに違った文面を送る必要があったとしても、「@」の後ろに相手のユーザー名を入れると候補が表示されるので、それを選択すればOKです。相手によって違った仕事を依頼するのがOutlookによって簡単になります。

Outlook - メールの送受信

メールのフォルダ分け

Outlookでは受信したメールの自動振り分けが可能です。事前に作成したフォルダに任意のアドレスから届いたメールを自動で振り分けられ、毎日たくさんのメールを受信する人におすすめの機能です。

送信元のメールアドレスで振り分けるのが基本ですが、Outlookでは新しい仕訳ルールを自分で設定できます。たとえば特定の文字列が含まれるメールを任意のフォルダに振り分けたり、差出人のアドレスに含まれるドメインで振り分けたりするといったように設定可能です

取引先や仕事のメンバーごとにメールを振り分けておけば、大量のメールを受信しても効率的に対応できるようになるでしょう。

スケジュール管理

Outlookでは仕事のスケジュール調整や個人の予定管理などが簡単に行えます。予定表の作成、「予定表」アイコンをクリックして予定を入れる時間帯の枠をダブルクリックして入力します。

Outlook - スケジュール管理1

Outlook - スケジュール管理2

あとは「保存して閉じる」をクリックするだけで予定表に反映されます。会議の出席依頼のアイコンがあるので、ここからスケジュール機能を使って会議の調整ができるため便利です。

また、Outlookで受信したイベント情報やホテル情報などは予定表に自動で追加されるので、わざわざ自分で入力する必要がありません。

タスク管理

Outlookでは、「新しいアイテム」→「タスク」→「タスクの依頼」の順にクリックすると、タスク機能を使って仕事の依頼やタスク管理が可能です。

Outlook - タスク管理1

Outlook - タスク管理2

宛先に相手のメールアドレスを入力して送信すれば、相手がOutlookを使っていなくてもメールを受信するだけでタスクの内容が把握できます。さらに登録したタスクをチームメンバーで共有し、進捗の確認や新しい仕事の依頼などが可能です。

スマートフォンからアクセス

Andoroid版やiOS版のOutlookモバイルアプリを利用して外出先からメールの確認や送信、上述のタスク管理やスケジュール管理が可能です。

Outlook - スマートフォンからアクセス

特にスケジュールの設定・調整など外出先で臨機応変に対応できるのは便利で、社内にいるチームメンバーとの共有も簡単にできます。わざわざ個別に連絡をとって調整する必要がないため、効率的に仕事ができるでしょう。

OutlookとGmailとの違い

Outlookの便利な使い方について紹介したところで、他のメールソフトやWebメールとの違いについて押さえておきましょう。特に無料で使えるWebメールの代表格であるGmailとの違いについて知りたい人も多いはずです。双方の機能面の違いを表にしたので注目してみましょう。

Outlook Gmail
メールのドメイン名 Outlook.comあるいはOutlook.jp Gmail.com
メールボックス容量 無制限 15GB(※サービス全体の容量)
1通あたりの最大容量 25MB(ストレージ利用の場合は10GB) 25MB(ストレージ利用の場合は10GB)
自動転送機能 あり あり
自動振り分け機能 あり(フォルダごとに振り分け) あり(ラベルで振り分け)
迷惑メールのフィルタリング機能 あり あり
ウイルススキャン あり あり
連絡先の同期 あり あり
複数アドレス管理 可能 可能
ストレージとの連携 可能(OneDrive) 可能(Googleドライブ)
スペルチェック機能 自動スペルチェック(作成中) 自動スペルチェック(作成後)
メールの検索・並べ替え 送信者や日付、メールサイズで並べ替えが可能 送信者、日付、トピックなどでメールを検索が可能
重要なメールの区別 フラグを追加して区別 スターやマークを追加を追加して区別
メール通知 可能(デスクトップ通知) 可能(Chromeのデスクトップ通知によって設定可)
メールボックスの共有 可能 可能(Googleグループで共有可)

OutlookはMicrosoftによるメールソフトであり、GmailはWebメールサービスですが、UI以外は基本的な違いはないといえます。ただし、Outlookは容量が無制限で、ドメインが複数選べるといったメリットがあります。

さらに、サービス全体の容量が15GBであるGmailに対して、Outlookは連携可能なストレージサービスであるOnedriveとは別に15GB利用できるので、実質多くの容量を使えます。

Outlookの評判

Outlookユーザーの声も気になるところです。実際に使っているユーザーからの評判を紹介します。

メール一括管理が使いやすい

複数のメールアドレスを一つのメールボックスでチェックできる点を評価する声は多いです。さらにメールの振り分け機能を使えば宛先ごとにフォルダ管理ができるため、個人宛・営業部宛・チームメンバー宛といったように整理できます。

個別のメールボックスにアクセスすることなくチェックできるため、ビジネスシーンで重宝します。

予定表の作成が楽になる

Outlookには、メールと予定表・ToDo機能が連携できて便利という声もあります。さらにMicrosoftの開発したグループウェアであるMicrosoft Exchangeと連携することで、共有掲示板やタスク管理で仕事の進捗や納期管理も可能になります。使い方次第で、かなり便利な情報伝達・共有ツールとして機能するようです。

メンション機能が便利

メンション機能によってチームで仕事をする際にメンション機能が便利という評価もあります。Outlookでは「@」を使ってメンションすることで、受信側は自分の名前が強調表示されるため、タスクの確認がしやすくなります。

仕事上の重要なメッセージを見逃すリスクを減らせるのは大きなメリットといえるでしょう。

Windows 10でのOutlookの初期設定方法

Windows10でのOutlookの初期設定方法を、実際の画面を使って解説します。

メールアドレスの新規設定

まず「スタート」からOutlookを起動します。

Outlook - 初期設定1

環境によって起動時の表示画面が変わりますが、起動して次のように受信トレイが開く場合は、「ファイル」から「アカウントの追加」をクリックしてください。

Outlook - 初期設定2

Outlook - 初期設定3

追加するアカウントの設定を行います。追加したいメールアドレスを入力して「詳細オプション」をクリックしてください。

Outlook - 初期設定4

「自分で自分のアカウントを手動で設定」にチェックを入れて「接続」をクリックします。

Outlook - 初期設定5

「POP」を選択します。

Outlook - 初期設定6

POPアカウントの設定画面が表示されるので、メールプロバイダーとの契約にしたがってサーバー情報やポート番号の設定を行ってください。その後、次の内容を入力後に「OK」をクリックします。

Outlook - 初期設定7

これでアカウントのセットアップは完了です。最後に「Outlook Mobileをスマートフォンにも設定する」のチェックを外して「OK」をクリックしてください。

メール設定の確認方法

メール設定を確認するには、Outlookを起動して「ファイル」→「アカウント設定」から「アカウントの設定」を選択します。

Outlook - 初期設定8

設定の確認や変更を行うアカウントを選択して「変更」をクリックします。

Outlook - 初期設定9

アカウントの設定画面が表示されるので、確認して必要に応じて変更してください。

送受信の確認

メールの送受信を確認するには、まず「新しいメール」をクリックします。

Outlook - 初期設定10

任意のテストメールを作成して正しく送受信がされるかチェックします。「宛先」「件名」「本文」を入力して「送信」ボタンをクリックすると(テスト)メールが送信されます。

Outlook - 初期設定11

「送受信」タブの「すべてのフォルダーを送受信」をクリックします。

Outlook - 初期設定12

設定したアカウントの「受信トレイ」を開いて送信したテストメールが受信できているかチェックしてください。受信できていれば問題ありません。

Outlook - 初期設定13

スマートフォンでの設定方法

スマートフォンやタブレット端末などでの設定方法についてです。iOS版のOutlookアプリを例にとって、設定手順を説明します。

まずApple StoreからOutlookをダウンロードして起動します。

Outlook - 初期設定14

iOS版のOutlookの利用が初めての場合、メールアドレスを入力して「アカウントの追加」をタップします。

Outlook - 初期設定15

2回目以降の起動の場合は「メニュー」から「設定」→「アカウントの追加」→「メールアカウントの追加」の順でタップしてください。

次に追加したいメールアカウントのパスワードを入力して「次へ」をタップします。アクセス許可の確認メッセージが表示されたら内容を確認して許可してください。

Outlook - 初期設定16

これでOutlookの使用が可能になります。

Outlookでよくあるトラブルと解決方法

最後にOutlookでよくあるトラブルと解決方法を紹介しておきます。トラブルが発生したときや、わからないときの参考にしてください。

メールが受信できない

Outlookでメールが受信できない場合、ネット環境の影響やメールサーバーの容量オーバーなど、さまざまな原因が考えられます。次の方法を試してみましょう。

  • インターネットに確実に接続されているか確認する
  • 別アカウントからメールを送信してみる
  • メールサーバーの再設定を行う
  • ウイルス対策ソフトを無効にして受信できないか確認する
  • 添付ファイルのサイズがオーバーしていないか確認する
  • 送信側のメールソフトに問題がないか確認する
  • 必要なくなったメールを削除する
  • メールサーバーの容量を増やす

特に独自のメール仕分け設定をしている場合、いったんルールを削除して受信できないか確認してみましょう。また、送信側に何らかの問題があるケースも考えられるので、状況によっては相手方に確認する必要も出てくるでしょう。

ログインできない

ログインができない場合、次の原因が考えられます。

  • メールアドレスあるいはパスワードの間違い
  • ブラウザ履歴の問題
  • アプリのバージョンが古い
  • アカウントがロック・停止されている
  • ログインが制限されている

ブラウザに不要な履歴が残っている場合や、長期間使っていなかったためにログインが制限されている可能性があります。またOutlook自体に障害が発生しているケースもあるので、公式サイトをチェックしてみましょう。

起動しない

Outlookの起動に関するトラブルには、大きく分けて2つのタイプがあります。

  • アプリがまったく起動しない場合(※エラーダイアログが表示される場合と表示されない場合がある)
  • アプリは起動するがエラーダイアログが表示される場合

アプリが起動する・しないにかかわらず、エラーダイアログが表示される場合は原因がわかるケースが多いです。

エラーの内容を確認して、指示にしたがって受信トレイの修復やファイル診断を行ってください。個人用フォルダファイルが別の場所に移動されている場合にエラーが生じるケースがあるので、元の場所に戻しておきましょう。

一方、まったくアプリが起動せずエラーダイアログも表示されない場合は、セーフモードでOutlookを起動してみましょう。

「Windowsキー+Rキー」で「ファイル名を指定して実行」を開いて「outlook.exe /safe」と入力すればセーフモードで起動できます。これで問題なく起動すれば、アドインが原因になっている可能性が高いです。

Outlook - トラブル解決1

Outlookで「ファイル」→「オプション」と進み、左側の「アドイン」を選択すると導入済みのアドインが表示されるので、いったん無効にして状況が改善しないか確認してください。

Outlook - トラブル解決2

「予期しないエラーが発生」と表示される

Office365のWeb版Outlookを起動すると「予期しないエラーが発生したため、要求を処理できませんでした」というエラーが発生する不具合が報告されています。

これはOffice365内の問題ではないかといわれており、現段階では原因がわかっていないため、もし発生した場合は公式サイトを定期的にチェックしてMicrosoftから何らかの普及の報告が出ていないか調べましょう。

なお、Windows版のOutlookでは今のところそういった報告はないため、こちらの利用も検討するとよいでしょう。

Outlookはビジネス向き

Microsoftの代表的メールソフトであるOutlookの概要と便利な使い方について紹介してきました。無料Webメールとして人気のGmailと比べても機能は差はほとんどなく、さらに使える容量も大きいので、ビジネスで活用する場合はOutlookがおすすめです。

特にスケジュール管理機能やタスク管理機能が充実しており、外出先からスマートフォンで情報管理ができるといった、チームで仕事をするうえで役立つ機能がたくさんあるので、この機会にOutlookの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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