名簿管理ソフトとは？会員管理を行うべき組織・導入事例

名簿管理・名簿管理ソフトとは

名簿とは、主に氏名の一覧のことであり、郵便番号や住所、電話、メールアドレスなど、必要な情報を含めてリスト化されるのが一般的になっています。

学校や官公庁、企業、サークルなど、あらゆる団体や組織で名簿が作成され、その名簿を管理して活用することを名簿管理といい、そのためのシステムが名簿管理システムと呼ばれるものです。

企業などの営利団体で活用される顧客管理も広い意味では名簿管理といえ、データベース化して利用されるという点では同様です。

その活用方法から、組織によって使用されるソフトやシステムが異なることが多く、小規模の団体やサークルなどで簡易的に使用されるエクセルなどの管理から、営業支援と連動した顧客管理システムまで、多彩なソフトやシステム、アプリが存在します。

名刺管理ソフト

企業が営業活動を行っていくなかで、必然的に取引先や見込み顧客との名刺交換が行われます。

これを効率的に活用して企業利益につなげるため、氏名、企業名、役職などの属性を明確にしたうえで名簿化が行われますが、その際によく利用されるのが名刺管理ソフトです。

従来は名刺に記載されている情報を手入力でデータベース化する必要がありましたが、名刺管理ソフトを活用することによって省力化することができ、顧客管理システム（CRM）と連動させることが可能です。

この名刺管理も名簿管理の一部に含まれます。

CRM／SFA

過去の取引履歴や、名刺管理ソフトなどを併用して構築された顧客情報のデータベースをマーケティング、営業、サポートなどに活用し、顧客満足度を向上させていくのが顧客管理システム（CRM）です。

このため、CRMは単なる名簿にとどまらず、顧客との接触履歴なども記録・管理できるようになっており、営業支援システム（SFA） と連動して活用される場合が多くなります。

ECサイト

ECサイトでも顧客の購買履歴などを管理し、リピート率を高めて利益確保を行うためにCRMが活用されています。

さまざまなチャネルを持つ企業では、ECと対面営業を統一したCRMで一元管理する場合が多くなりますが、ECサイトに特化した機能を持つシステムも多く活用されており、マーケティングオートメーション機能を兼ね備えたものが多くなっています。

コールセンター

コールセンターでは、顧客からの問い合わせに対応するインバウンドと、顧客へ積極的にアプローチするアウトバウンドが行われますが、それぞれに電話とコンピューターを連動したCTIとしてCRMが活用されています。

コールセンターという業務に最適化されたシステムが数多く活用されていますが、近年ではオムニチャネルのフロントラインとして、コールセンターの重要性が高まっており、一元化されたCRMを基幹システムとする場合も多くなっています。

選挙名簿管理

大規模なアプローチ先と多くの支援者管理が必要となる選挙でも、名簿管理システムが活用されています。

属性による記載項目の違い、支援者住所と地図の連動、電話帳からのデータベース化など、名簿管理を行ううえで特殊な要件が必要となる、選挙に特化した機能とサービスを持つ場合が多くなっています。

会員管理

情報を増やして充実させていくことが命題となる顧客管理や選挙名簿に対し、名簿の対象となるリストを適切に管理し、柔軟に運営していくことに重点をおく会員管理という概念も存在します。

ここからは、この会員管理システムを中心とした解説を行っていきます。

名簿管理に役立つ会員管理システムとは

顧客の情報を一元管理し、営業活動に活かしていくCRMなどは多機能ではあります。
その反面、OB会などのように名簿リストが限られる場合や、共通の趣味を持つ者が集まるサークルなどでは必要のない機能も多く、持て余してしまう場合も考えられます。

会員管理システムは、こういったニーズに対応しつつも、データベースの一元管理によって組織の柔軟な運営を実現し、イベント運営や会費徴収などを効率化するシステムであり、近年ではクラウドによるコストパフォーマンスの高いサービスが主流になっています。

会員情報を一元管理

会員管理および名簿管理といえばエクセルなどを使用して行われることが一般的でしたが、この場合、リスト化には充分ですがデータベースとして柔軟に活用するには不充分といえるでしょう。

たとえば、会員の属性から対象者を検索したり、リストを作成したりするには会員情報を一元管理して使いやすいデータベースシステムが必要であり、会員管理システムはこういった用途に最適です。

イベント運営管理

多くの会員管理システムが「会員の個人情報」「会費の決済状況」「イベント情報」などのデータベース管理を連動させています。
それにより新たなイベントの開催と、参加者、イベント参加費などの状況が可視化されるようになります。

これによって、面倒な付け合わせや消し込み作業が不要になるほか、イベントの申し込みフォーム作成やメール配信を行うことが可能です。

会費などの入金決済に連動

同様に、会員情報と会費やイベント参加費などを連動させることが可能です。

多くのシステムがカード決済、コンビニ支払い、口座引き落としや振込に対応しており、消し込み作業が不要になるばかりでなく、マイページ機能で会員自ら支払い方法を変更できるシステムも存在します。

会員管理システムが最適な組織

会員名簿の管理と組織の運営に特化した会員管理システムですが、これを活用するのに最適な組織とは、どのような団体があるのでしょうか。

いくつかの例を挙げてみます。

学会・学術団体

研修やセミナーが頻繁に開催され、参加費や会費などを徴収する必要がある一方、会員の対象が絞られる、学会や学術団体などには会員管理システムが最適です。

マイページ機能などで会員自ら所属などの変更も可能であり、季刊誌などの閲覧やメールの一斉配信などでコミュニケーションを活性化できます。

協会・NPO法人

個人だけでなく、法人の会員も存在することが多い協会やNPO法人でも、それぞれのデータを名簿に紐づけて管理できる会員管理システムが適しているといえるでしょう。

また、カスタマイズ機能などにより会員限定サイトの作成を行い、物販を実施することも可能であり、セキュリティ面でも万全が期されています。

社友会・企業OB会

社友会や企業OB会などのような退職者組織では、コミュニティを円滑に運営・管理していく仕組みが望まれますが、この場合も会員管理システムが最適です。

コミュニティサイトを活用した会員状況の報告、組織に関する連絡が簡単に行えるほか、印刷物による連絡のみ可能な会員を抽出、宛名ラベル印刷も可能、CSVアップロードでの名簿作成も可能です。

医師会・医会

所属する医療機関、専門、医籍登録番号など、属性が多岐にわたる医師会や医会の会員の名簿管理を、セキュアに行うにも会員管理システムは効果を発揮します。

会員情報が一元管理されることにより、属性を問わない横断的な管理が可能になるほか、セカンドテーブルなどの機能により、医療機関による属性と個人の情報を紐づけることも可能、講習会や勉強会などの管理や会費徴収もスムーズに行えます。

ユーザー会・同好会

特定の基準を満たす会員で構成されるユーザー会や同好会などにも、会員管理システムによる名簿管理は最適です。

上述したようなコミュニティサイト運営、イベント運営、会費などの入金決済連動、メール一斉配信などが効力を発揮するほか、アンケート機能などによって組織の運営改善を行っていくことも可能です。

シクミネットの活用事例

シクミネットは、会員管理と入金管理が同時に行えるクラウド型会員管理サービスです。

会員管理、イベント運営管理、会費の徴収が連動されていることから、会員情報を一元的に管理して組織を運営していくことに最適であり、少人数のサークルなどから数万人規模の団体まで、幅広く柔軟に対応可能なことで名簿管理を実現します。

多くのシステムではオプションになっている入金決済機能が標準搭載されていることに加え、低価格でありながら定額制による、導入のしやすさも魅力となっています。

事例：公益社団法人日本ビリヤード協会

課題：会費の入金管理業務の効率化と会員の利便性向上

会員数3,000名を越える日本ビリヤード協会では、事務局の入金確認業務の軽減はもちろん、会員が会費を支払いやすいようにさまざまな決済方法を導入したかったが、会員管理システムと紐づく決済サービスがなく、導入に踏み切れなかった。
また、非営利団体のため資金も限られており、低コストで利用できるサービスを求めていた。

効果：イレギュラーな入金管理もリアルタイム処理、マルチデバイス対応

課題であった会員管理業務と会費の入金管理業務が効率化できただけでなく、大会参加費やイベント参加費などのイレギュラーな入金管理もリアルタイム処理が可能に。1人の管理者で約3,000人のデータ管理が可能になっている。
また、マルチデバイス対応により、会員側の利便性も高まるという効果も現れている。

SmartCoreの活用事例

SmartCoreは、個人情報保護とセキュリティ対策を最優先したクラウド型会員管理システムです。
会員管理に焦点を当てた必要な機能に絞り、低価格での導入を可能にしつつ、将来的な拡張にも柔軟に対応する豊富なオプションも揃えています。

また、ニーズに応じたカスタマイズが可能なほか、CRMやSFAとの連携も可能、会費などの入金管理連動により、消し込み作業を不要にすることも可能です。

事例：日本スパ・ウエルネス協会

課題：手作業の多い従来システムからの脱却

日本スパ・ウエルネス協会では、所属する養成校の新入生データや、資格試験結果などを手入力で行っており、分離されたメール配信システムとの連携も取れない、従来システムからの脱却を行う必要があった。

効果：データ一元管理による効率化と、作業漏れによるミス大幅減少

従来ではまる一日を要していた作業を大幅に短縮できたほか、ミスもほとんどなくなるという効果が得られた。マイページによる会員自らの情報アップデートによって、連絡が取れなくなるという事態が大幅に減少できた。

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その他名簿管理に使える会員管理システムのサービスは以下で詳細をご覧になれます。

用途に適した名簿管理で組織運営を円滑に

現在、企業が経済活動を行っていくうえで重要視されているが「オムニチャネル」であり、そのためのシステム構築が必須の状況となっています。

しかし、組織として存在するのは営利団体としての企業だけでなく、名簿管理の実態もさまざまです。

どちらにもいえることは、組織の運営を円滑に効率的に行う必要があり、そのためには名簿の一元管理が必要になってくることです。

それぞれの目的や運営形態に応じ、最適な名簿管理ソフトの選定を行うことが重要といえるでしょう。

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