車両管理台帳の仕組み・管理の目的と方法は？Excelテンプレート＆おすすめシステム

車両管理台帳とは

車両管理台帳とは会社で所有している車の登録番号、車検日などの車両情報や、保険加入・使用情報を管理し、事故が起きた際のリスクに備えるための管理台帳です。台帳で管理される項目にはリース車両、使用者の情報も含まれます。

万一、事故が起きた際には運転者だけでなく車両に関する管理状態も責任が発生するため、適切に管理し車両状況を管理・可視化することでリスク管理が実施できます。

本記事では車両管理台帳の仕組みやメリット・具体的な管理方法について説明しながら、おすすめの車両管理システムについて紹介します。

そもそも車両管理とは

そもそも車両管理とは、営業社員や役員が乗る社用車、マイカーやレンタル車両を管理する業務を指します。企業の各事業所や営業所などで日常的に使われる社用車だけではなく、役員などが通勤時に使っている車やレンタカーなどの車両も含まれる点に注意しましょう。

車両は管理者の目が行き届きにくいため管理が大変で、車両管理台帳を利用して車両の特定や状況、保険に関する情報などを整理する必要があります。

車両管理台帳の重要性

車両管理においては「リスク回避」と「コスト管理」の2つの徹底が重要です。

車両事故を起こしてしまうと企業の社会的信用の失墜につながるため、整備不良車などがないように徹底管理する必要があります。

また、会社の資産である車両は「保険費用」や「車検費用」などの変動不可なコストがかかるので「いかにガソリンの無駄遣いをなくすか」などといった部分でのコスト削減も重要です。

車両管理台帳のメリット・デメリット

車両管理台帳を作成するメリットは、上述の「リスク回避」と「コスト管理」が容易になることです。

1台ずつ車両の状況を管理することで整備不良などによる事故を未然に防げ、ガソリンの無駄遣いも避けられます。「冬場にタイヤ交換を忘れてしまってスリップ事故を起こしてしまう」といったケースは少なくないため、単に車両ナンバーを管理するだけではなく、整備状況なども詳細に管理する必要があります。

一方、管理台帳は、車両状況の網羅的な記録が大変なことがデメリットです。しかし、ずさんな管理によってもたらされる被害を考えれば、多少面倒でもしっかりと台帳管理する方が賢明といえます。

車両管理台帳における記載必須項目

車両管理台帳で記載する必要のある項目について説明します。記載する項目は多岐に渡りますが、大きく「車両の特定情報」と「各車両の状況」「車両の保険に関する情報」の3つに分けられます。

車両の特定

車両を特定するために必要な情報としては「車両本体に関する項目」と「購入に関する項目」の2つがあります。

「車両本体に関する項目」は以下の項目を記載する必要があります。

• 車名
• 登録年度
• 定員数
• 型式
• 色

また、購入に関する項目としては

• 購入年月日
• 購入先
• 新車・中古車区分

以上の3つなどが挙げられます。さらに廃車があれば、廃車年月日なども記載しなければなりません。

車両の状況

各車両の状況の情報は、大きく「車検・整備状況に関する項目」「修理・事故に関する項目」「使用・管理に関する項目」があり、それぞれ詳細に記入しなければなりません。

車検・整備状況に関する項目

• 車検有効期限
• 定期点検記録
• 整備工場名
• 整備状況

使用・管理に関する項目

• 使用部署
• 運転者
• 変更履歴

以上が主に記載すべき情報となります。

車両の保険

車を使う以上、車両保険に関する情報も必須となるでしょう。保険には法律で加入が義務付けられている「自賠責保険」と「任意保険」があります。

自賠責保険は「年月日」や「保険会社」「保険番号」の記載が求められます。さらに任意保険にも加入していた場合、「保険会社」「証券番号」「期間」「保険内容」などを記入しなければなりません。

また、これら以外にも車両の主な使用目的や今後の予定などの情報を記載するケースも多いです。どういう情報を記載すれば効率的な台帳管理ができるか、業種によって工夫することも重要です。

【無料】車両管理台帳テンプレートダウンロードサイト

車両管理台帳には以下で紹介する専用ツールが活用されるケースも多いですが、運用台数などが多くない場合はExcelがよく使われます。そんな車両管理台帳に活用できる無料のテンプレートをいくつか紹介します。

安全運転管理支援チームのサイトから、EXCEL用の車両管理台帳および運転者の管理台帳のテンプレートがダウンロードできます。

こちらはEXCEL関数を使って必要な情報が抽出可能なので、自社の状況に照らして自由に改変・編集して活用できます。

台帳管理の必要性を感じているものの、専用の台帳ツールを使うほど車両数が多くないといった場合は、このテンプレートを活用するとよいでしょう。

FeedsoftのサイトからもEXCEL用の車両管理テンプレートをダウンロードできます。こちらはA4タイプとなっており、車両登録番号や車名、乗車定員、担当者、購入先や保険会社に関する情報などを記録できます。

ビズオーシャンはビジネスに関するさまざまな無料テンプレートや雛形を提供しているサイトで、車両台帳管理用のデータもダウンロードできます。必要な項目が網羅されており、シンプルで使いやすいのが特徴です。他にもさまざまなテンプレートがありますが、ダウンロードには会員登録が必要です。

車両管理おすすめサービス

上記の車両台帳管理のテンプレートは有用ですが、物流や運輸など、保有車両数が多い業界では管理対象が多すぎて無料テンプレートでは対応が難しいのではないでしょうか。そういった「車両管理をシステム化して効率的な管理が必要」と感じている方には以下で紹介する車両管理システムがおすすめです。

• 日常の安全運転を意識させるサポート
• 運行業務を効率化して均質な運行を実現
• 管理業務の手間を削減

ビークルアシストは、パイオニア製のカーナビや通信ドライブレコーダーを活用したクラウド型車両管理システムです。危険運転警告機能や、危険挙動回数に応じた評価を自動で通知する運転評価メール機能により、安全運転意識やモチベーション向上につながります。最短のコースを作成でき、作成したコースの地点は訪問先ごとの連絡事項と合わせて対応端末に送信可能。コース指示の手間や訪問先の事前確認など、非効率を改善します。

• 工事不要で取り扱い簡単
• 車両の稼働率をドライバーや部署ごとで可視化
• 業務に合わせて自由にカスタマイズ

Cariotはフレクトが提供しているリアルタイム車両管理システムです。車のデータをデジタル化して効率的に管理できます。

専用の工事は不要のため導入も簡単。多様なデバイスで1台からでも管理可能です。営業車両や物流・配送用車両、建設用の特殊車両など、さまざまな車の管理を自社の状況に合わせて自在にカスタマイズして利用できます。

• 3,000社、10万台の導入実績^※
• 車両に関する情報をクラウド上で一元管理
• 日報の自動作成や車両利用予約の活用で業務効率化を実現

docoですcarは、安全運転の支援や動態管理を活用し車両に関する業務をサポートするサービスです。車両の基本情報、メンテナンス情報をクラウド上で一元管理することで、車検や定期点検など車両毎の対応が必要な場合に一目で車両情報の確認ができます。走行データを元にした日報／月報の自動作成も可能なため、運行日報作成の手間を低減してくれます。さらに、車両利用予約機能と併せて活用することで、車両の稼働率などの把握や分析が容易にできるため、業務効率化や社用車に関するコストの削減に寄与します。

また、2022年度の法改正に対応した白ナンバー事業者向けアルコールチェックサービスの申し込み受付を開始。安全運転管理者の業務最適化を支援します。

※出典：docoですcar公式サイト（2022年7月時点）

• 危険な運転行動を検知・録画するAIドライブレコーダー
• AIが検知した映像やデータをもとに交通事故を削減
• 日々の業務課題を解決する豊富なオプション

DRIVE CHARTは、AIを活用したドライブレコーダーが常に従業員の運転解析を行う安全運転支援サービスです。事故の原因となりうる危険な運転行動を、AIが自動的に検知して映像に残します。

安全管理に特化した専門の担当者がクライアントをサポート。AIが検知した映像や解析データをもとに交通事故防止の施策や対策を考案し、修理費・保険料の削減や企業ブランド価値の向上の効果が期待できます。

日々の業務課題を解決する豊富なオプションも用意。事故が起きたときや顧客とのトラブル時に遠隔で指示を出すことができる遠隔動画取得機能に合わせ、自社車両の場所を確認できるライブマップ機能などを追加することで、管理業務の効率化と改善が可能です。

• 車両に関する26項目の情報を詳細に登録・管理
• 車両データの一元管理で業務を効率化
• 受注から請求までデータを管理して収益を可視化できる

トラッカーズマネージャーは、運送業界に特化したクラウド型業務支援システムです。車両の整備・修繕記録、車検証や保険の車両管理に必要な情報と、ドライバーの事故歴や健康診断の状況など、運転者台帳に必要な項目をまとめて管理します。運転者台帳の提出が必要な場合、各種書類のPDF出力や請求書作成なども簡単に行える運送業に関する業務を1つで完結できるシステムです。

• GPS管理機能でリアルタイムに位置を把握
• 走行履歴・日報機能でコンプライアンス強化
• 車両の稼働率を可視化しコスト管理

SmartDrive Fleetは、社用車や従業員にまつわる様々な業務・管理を効率化する車両管理システムです。
車両の位置情報をリアルタイムで把握できるため、迅速なサービス提供や配送指示が可能になるだけでなく、社用車の私的利用やサボり防止にもなります。走行ルートや日報は自動で作成されるので、訪問件数や運行ルートの改善へつながります。また走行履歴機能から稼働率が低い車両を可視化されるので、そうした車両は減車対象にしてコスト削減も期待できます。

• 車両管理業務を一括代行
• 最適な車両管理体制を構築
• コスト削減や安全・品質の向上に貢献

カーマネジメントサービス（CMS）は、キムラユニティーの提供している車両管理システムで、自社に代わって車両管理業務を一括して代行してくれます。

車両管理に関する煩雑な業務を全面的にアウトソーシングできるため、コスト削減や安全な車両管理につながります。さらに代行業務だけではなく、業務全体の設計や分析・改善を行うことで最適な車両管理体制の構築も行います。

• スマホアプリ・PCによる運行管理システム
• 効率的なルートと正確な到着予想
• 豊富な導入実績

ビジネスナビタイム動態管理ソリューションは、スマホアプリとPCによる車両の動態管理・運行管理システムです。

道路交通情報をもとに精度の高い渋滞予測ができ、ナビタイムのカーナビアプリで培ったルート検索技術で、より効率的なルートと正確な到着予想時間を提供します。効率的な車両管理のみならず、日々の車両運行管理も必要な企業におすすめです。

• クラウド型の車両管理システム
• 運転中の挙動を分析
• 導入サポート無料キャンペーン実施中

くるまぷりは、PCとスマホで実現できる車両管理システムです。

専用の機器などは必要なく、PCやスマホだけで「車両の管理」「事故発生時のサポート機能」などさまざまな機能を利用できます。運転中の急ブレーキや急発進などの挙動分析もできるので、安全運転教育にも活用可能です。これまで手間のかかっていたデータ入力の工数も削減でき、事務負担の軽減にもつながります。

• 車両の稼働状況を可視化
• 危険運転をリアルタイムでメール通知
• 初期投資・追加費用ゼロ

無事故プログラムDRは、ドライブレコーダーとテレマティクスを組み合わせた法人向け通信型車両管理システムです。車両の運行実績を日次・月次単位でCSV出力でき、深夜・休日運転の可視化から車両の稼働率のまで多様な分析に対応可能。危険運転を検出すると、自動で映像がサーバーに送られメールが届くため、管理者は即座にドライバーへ指導でき、事故防止にも寄与します。月額利用料2,980円で、年に数回ソフトウェア・WEBサービスの更新を行うので、追加費用を払うことなく常に最新の機能を利用できます。

徹底した車両管理でコスト削減・リスク回避へ

車両管理や管理台帳の作成を徹底することで、事故などの車両に関するリスク回避につながるだけでなく、業務全体のコスト削減も実現できます。

レンタカー業や運輸業など、日ごろから社用車を多く運用する企業はもちろん、営業スタッフが車を利用する企業なども車両台帳管理の徹底で、業務効率を大幅に改善できます。

ぜひ本記事で紹介したサービスやツールを活用し、徹底的な車両管理を行ってください。

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