車両管理台帳の仕組み・管理の目的と方法は？無料Excelテンプレート＆おすすめシステム

車両管理システムは、企業が社用車やトラックを効率よく安全に管理できるため、リスク管理やコスト削減につながります。

また、車両管理システムには車両に通信機能やGPS機能を備えた車載器が搭載され、車両の運行データを取得する「テレマティクス」機能があり、リアルタイムかつ詳細なデータ管理が可能です。

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車両管理台帳（車両管理表）とは

車両管理台帳（車両管理表）とは会社で所有している車の登録番号、車検日などの車両情報や、保険加入・使用情報を管理し、事故が起きた際のリスクに備えるための管理台帳です。台帳で管理される項目にはリース車両、使用者の情報も含まれます。

万一、事故が起きた際には運転者だけでなく車両に関する管理状態も責任が発生するため、適切に管理し車両状況を管理・可視化することでリスク管理が実施できます。

本記事では車両管理台帳の仕組みやメリット・具体的な管理方法について説明しながら、おすすめの車両管理システムについて紹介します。

そもそも車両管理とは

車両管理とは、営業社員や役員が乗る社用車、マイカーやレンタル車両を管理する業務のことです。各事業所や営業所などで日常的に使われる社用車だけではなく、役員などが通勤時に使っている車やレンタカーなどの車両も含まれる点に注意しましょう。

車両は管理者の目が行き届きにくいため管理しづらく、車両管理台帳を利用して車両の特定や状況、保険に関する情報などを整理する必要があります。

車両管理台帳の目的と重要性

車両管理台帳を使って管理をすることにはどのような目的と重要性があるのでしょうか。一般的に、次の2つが挙げられます。

リスク回避

車両管理台帳は、予期せぬ事故やトラブルを未然に防ぐために重要です。車両管理がうまくできていないと、事故のリスクが高くなり、企業の財務や評判に深刻なダメージを与える恐れがあります。

整備不良による車両事故を引き起こさないように、車両管理台帳を使って徹底管理する必要があるのです。

コスト管理

また、会社の資産である車両は「保険費用」や「車検費用」などの変動不可なコストがかかるので、「いかにガソリンの無駄遣いをなくすか」といった部分でのコスト削減も重要です。

車両の状況を管理することで、リスク回避と並行して燃料消費量の最適化や不必要なメンテナンス費用の削減、保険、車検などのコストが管理しやすくなります。

車両管理台帳を使うメリット

車両管理台帳を使うことで、次のようなメリットが生まれます。

リスク回避やコスト管理がしやすくなる

車両管理台帳を作成するメリットは、上述の「リスク回避」と「コスト管理」が容易になることです。

1台ずつ車両の状況を管理することで整備不良による事故を未然に防げ、ガソリンの無駄遣いも避けられます。「冬場にタイヤ交換を忘れてしまってスリップ事故を起こしてしまう」といったケースは少なくないため、単に車両ナンバーを管理するだけではなく、整備状況も詳細に管理する必要があります。

法的コンプライアンスの遵守ができる

適切な車両管理を行うことで、保険や車検などの法的要件を確実に満たせ、法的リスクから企業を守ることにつながります。

車両管理台帳を使うデメリット

しかし、車両管理台帳を使って車両を管理することにもデメリットがあります。たとえば、次のようなデメリットが挙げられます。

車両の網羅的な記録が大変

管理台帳は、車両状況の網羅的な記録と定期的な確認に手間がかかります。さらに、保有する車両数が増えれば増えるほど工数は膨れあがるでしょう。しかし、ずさんな管理によってもたらされる被害を考えれば、多少面倒でもしっかりと台帳管理するほうが賢明といえます。

専門知識が必要

効果的な車両管理台帳の運用には、車両のメンテナンスや保険に関する専門知識が必要です。適切な知識がない場合、誤った判断を下すリスクがあります。

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「車両管理台帳を手動で作成・管理するのはめんどう…」
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このようなあなたには、車両管理システムがおすすめです。

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車両管理台帳における記載項目

車両管理台帳で記載する必要のある項目について説明します。記載する項目は多岐に渡り、大きく「車両の特定情報」と「各車両の状況」「車両の保険に関する情報」の3つに分けられます。

車両の特定

車両を特定するために必要な情報としては「車両本体に関する項目」と「購入に関する項目」の2つがあります。

「車両本体に関する項目」は次の項目を記載しましょう。とくに複数の車両を管理する場合、車両の特定材料となる項目を幅広く設けておくと、探している車両が探しやすくなるでしょう。

• 車名
• 自動車メーカー
• 登録番号（ナンバー）
• 登録年度
• 車台番号
• 定員数
• 型式
• 色

また、購入に関する項目としては

• 購入年月日
• 購入先
• 新車・中古車区分
• 購入またはリース料金

以上の3つなどが挙げられます。さらに廃車があれば、廃車年月日も記載する必要があります。

もちろん、上記以外にもわかりやすくなるようなオリジナルの特定方法があれば、付け加えても問題ありません。

車両の状況

各車両の状況の情報は、大きく「車検・整備状況に関する項目」「修理・事故に関する項目」「使用・管理に関する項目」があり、それぞれ詳細に記入しなければなりません。

車検・整備状況に関する項目

• 車検有効期限
• 定期点検記録
• 整備工場名
• 整備状況

修理・事故に関する項目

• 修理歴
• 事故発生情報
• 事故概要
• 事故処理の状況・結果

使用・管理に関する項目

• 使用部署
• 運転者
• 変更履歴

以上が主に記載すべき情報となります。

車両の保険

車を使う以上、車両保険に関する情報も必須となるでしょう。保険には法律で加入が義務付けられている「自賠責保険」と「任意保険」があります。

自賠責保険に関する項目

• 年月日
• 保険会社
• 保険番号
• 保険金額

任意保険に関する項目

• 保険会社
• 証券番号
• 保険金額
• 保険期間
• 保険代理店
• 保険内容

また、これら以外にも車両の主な使用目的や今後の予定などの情報を記載するケースも多いです。どういう情報を記載すれば効率的な台帳管理ができるか、業種によって工夫することも重要です。

車両管理台帳の保存期間

車両管理台帳の保存期間について、法令による明確な指定は存在しません。具体的な「車両管理台帳」を対象とした法律がないため、保存期間は基本的に企業の裁量に委ねられています。

ただし、貨物自動車運送事業輸送安全規則第八条では、一般貨物自動車運送事業者などに対して最低1年間は記録の保存を義務付けています。

車両管理台帳の保存期間は、企業の規模や業界規制、リスク管理、内部ポリシーにもとづいて慎重に決定しましょう。法的要件が具体的に定められていないため、企業はこれらの要素を踏まえ、適切な保存期間のルールを設けることが重要です。

車両管理台帳の管理方法

車両管理台帳の管理はさまざまですが、広く使われている紙、Excel、システムの3つの方法を取り上げます。それぞれにはメリットとデメリットがあるため、状況や必要に応じて最適な方法を選択しましょう。

紙で管理する

紙での管理は、基本的でアナログな方法です。車両の情報を紙に記録し、ファイルやバインダーに保管します。

この方法の利点は、特別な技術やシステムが不要であること、そして初期コストがかからないことです。

台数が少ない場合は単純で自由度も高いためおすすめです。しかし、台数が多くなると情報の検索や更新、エラーの追跡など、管理作業が煩雑になるでしょう。とくに、複数の人が情報を手動で入力すると、誤記入や重複が発生しやすくなります。

Excel（エクセル）で管理する

Excelは、デジタルツールを使用した情報の整理および管理をする一般的な方法です。Excelのテンプレートを使用することで、車両の情報を簡単に整理し、重要な日付や期限を簡単に追跡できます。また、Excelの関数を利用すれば、特定の情報の抽出や計算も簡単に行えます。

しかし、Excelを最大限に活用するには、ある程度のExcelスキルが必要です。また、テンプレートは一般的なものが多いため、具体的なニーズに合わせてカスタマイズする場合があるでしょう。

システムで管理する

車両管理は、「車両管理システム」と呼ばれるサービスを使う方法もあります。車両管理システムは、情報を一元管理し、リアルタイムでの更新や分析を可能にします。これにより、車両の状態や使用状況、メンテナンス履歴などを的確に追跡し、必要なときに必要なデータを抽出し、意思決定に活かせます。

さらにクラウドベースのシステムを使用すれば、場所を選ばずにデータへアクセスできるため、情報共有が容易になります。ただし、システムの導入と維持にはコストがかかるだけでなく、従業員のトレーニングも必要です。無料のシステムもありますが、必要な機能がすべて備わっているわけではないため、要件に合ったシステム選びが重要です。

【無料】Excelで使える車両管理表のテンプレート

車両管理台帳には当記事で紹介する専用ツールが活用されるケースも多いですが、運用台数や管理項目などが多くない場合はExcelがよく使われます。そのような車両管理台帳に活用できる無料のテンプレートをいくつか紹介します。

安全運転管理支援チーム

香里自動車教習所が運営する安全運転管理支援チームサイトから、Excel用の車両管理台帳および運転者の管理台帳テンプレートがダウンロードできます。Excel関数を使って必要な情報が抽出可能なので、状況に照らして自由に改変・編集して活用できます。

台帳管理の必要性を感じているものの、専用の台帳ツールを使うほど車両数が多くないといった場合は、このテンプレートを活用するとよいでしょう。

Feedsoft

FeedsoftからもExcel用の車両管理テンプレートをダウンロードできます。こちらはA4タイプで、車両登録番号や車名、乗車定員、担当者、購入先や保険会社に関する情報などを記録できます。

ビズオーシャン

ビズオーシャンは、ビジネスに関するさまざまな無料テンプレートや雛形を提供しているサイトで、車両台帳管理用のデータも複数の種類のなかからダウンロードできます。必要な項目が網羅されており、シンプルで使いやすいのが特徴です。会員登録をすれば自由にダウンロード可能です。

車両管理おすすめサービス

上記の車両台帳管理のテンプレートは有用ですが、物流や運輸など保有車両数が多い業界では管理対象が多すぎて無料テンプレートでは対応が難しいのではないでしょうか。そういった「車両管理をシステム化して効率的な管理が必要」と感じている方には、以下で紹介する車両管理システムがおすすめです。

• 工事不要で取り扱い簡単
• 車両の稼働率をドライバーや部署ごとで可視化
• 業務に合わせて自由にカスタマイズ

Cariotはフレクトが提供しているリアルタイム車両管理システムです。車のデータをデジタル化して効率的に管理できます。

専用の工事は不要のため導入も簡単。多様なデバイスで1台からでも管理可能です。営業車両や物流・配送用車両、建設用の特殊車両など、さまざまな車の管理を状況に合わせて自在にカスタマイズして利用できます。

• 車両に関する26項目の情報を詳細に登録・管理
• 車両データの一元管理で業務を効率化
• 受注から請求までデータを管理して収益を可視化できる

トラッカーズマネージャーは、運送業界に特化したクラウド型業務支援システムです。車両の整備・修繕記録、車検証や保険の車両管理に必要な情報と、ドライバーの事故歴や健康診断の状況など、運転者台帳に必要な項目をまとめて管理します。運転者台帳の提出が必要な場合、各種書類のPDF出力や請求書作成なども簡単に行える運送業に関する業務を1つで完結できるシステムです。

• AIを活用した事故リスクの検出で事故を未然に防止
• 映像や運転データを活用しドライバーの指導を効率化
• 日報/月報の自動作成やeラーニング教材など業務を大幅に軽減

通信型ドライブレコーダー Offseg（オフセグ）は、安全運転管理を支援する通信型ドライブレコーダーです。
事故リスクの検出や運転日報の自動作成、eラーニングなど、人的要因による事故削減と管理業務の効率化に貢献します。リアルタイムな映像伝送や360度撮影にも対応し、企業の安全管理体制を強化します。Offsegは、事故を未然に防ぎ安全運転を促進するとともに、管理者の業務効率化を実現する包括的なソリューションです。

• 車台番号とナンバープレートのみで簡単登録
• 車検切れをメールとFAXで事前通知し運行ストップを防止
• デジタコやETCデータと連携しコスト管理を効率化

運SOULは、運送、物流業向けの車輛管理を効率化し、コスト削減を支援する、車輛管理システムです。車輛管理機能により、車検証の入力は不要で、車台番号とナンバープレートのみで車両登録が完了します。公的機関データベースとの連携により、情報管理と自動的な車検情報の更新を実現します。また、車検満了日の45日前、15日前、当日に送信される自動通知機能により、車検切れ運行のリスクを未然に防ぎます。さらに、デジタコ、ETC、燃料などの各種データを連携し、車両ごとのコストを可視化することで、効率的な車輛管理とコスト削減を支援可能です。

• 3,000社、10万台の導入実績^※
• 車両に関する情報をクラウド上で一元管理
• 日報の自動作成や車両利用予約の活用で業務効率化を実現

docoですcarは、安全運転の支援や動態管理を活用し車両に関する業務をサポートするサービスです。車両の基本情報、メンテナンス情報をクラウド上で一元管理することで、車検や定期点検など車両ごとの対応が必要な場合に一目で車両情報の確認ができます。走行データをもとにした日報／月報の自動作成も可能なため、運行日報作成の手間を低減してくれます。さらに、車両利用予約機能とあわせて活用することで、車両の稼働率の把握や分析が容易にできるため、業務効率化や社用車に関するコストの削減に寄与するでしょう。

また、2022年度の法改正に対応した白ナンバー事業者向けアルコールチェックサービスの申し込み受付を開始。安全運転管理者の業務最適化を支援します。

※出典：NTTコミュニケーションズ「車両運行管理のトータルサポーター【docoですcar】 | ドコモビジネス | NTTコミュニケーションズ 法人のお客さま」（2023年12月28日閲覧）

• 危険な運転行動を検知・録画するAIドライブレコーダー
• AIが検知した映像やデータをもとに交通事故を削減
• 日々の業務課題を解決する豊富なオプション

DRIVE CHARTは、AIを活用したドライブレコーダーが常に従業員の運転解析を行う安全運転支援サービスです。事故の原因となりうる危険な運転行動を、AIが自動的に検知して映像に残します。

安全管理に特化した専門の担当者がクライアントをサポート。AIが検知した映像や解析データをもとに交通事故防止の施策や対策を考案し、修理費・保険料の削減や企業ブランド価値の向上の効果が期待できます。

日々の業務課題を解決する豊富なオプションも用意。事故が起きたときや顧客とのトラブル時に遠隔で指示を出せる遠隔動画取得機能に合わせ、自社車両の場所を確認できるライブマップ機能を追加することで、管理業務の効率化と改善が可能です。

• GPS管理機能でリアルタイムに位置を把握
• 走行履歴・日報機能でコンプライアンス強化
• 車両の稼働率を可視化しコスト管理

SmartDrive Fleetは、社用車や従業員にまつわるさまざまな業務・管理を効率化する車両管理システムです。
車両の位置情報をリアルタイムで把握できるため、迅速なサービス提供や配送指示が可能になるだけでなく、社用車の私的利用やサボり防止にもなります。走行ルートや日報は自動で作成されるので、訪問件数や運行ルートの改善へつながります。また走行履歴機能から稼働率が低い車両を可視化されるので、そうした車両は減車対象にしてコスト削減も期待できるでしょう。

• 車両管理業務を一括代行
• 最適な車両管理体制を構築
• コスト削減や安全・品質の向上に貢献

カーマネジメントサービス（CMS）は、キムラユニティーの提供している車両管理システムで、自社に代わって車両管理業務を一括して代行してくれます。

車両管理に関する煩雑な業務を全面的にアウトソーシングできるため、コスト削減や安全な車両管理につながるでしょう。さらに代行業務だけではなく、業務全体の設計や分析・改善を行うことで最適な車両管理体制の構築も行います。

• スマートフォンアプリ・パソコンによる運行管理システム
• 効率的なルートと正確な到着予想
• 豊富な導入実績

ビジネスナビタイム動態管理ソリューションは、スマートフォンアプリとパソコンによる車両の動態管理・運行管理システムです。

道路交通情報をもとに精度の高い渋滞予測ができ、ナビタイムのカーナビアプリで培ったルート検索技術により、効率的なルートと正確な到着予想時間を提供します。効率的な車両管理のみならず、日々の車両運行管理も必要な企業におすすめです。

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• 危険運転をリアルタイムでメール通知
• 初期投資・追加費用ゼロ

無事故プログラムDRは、ドライブレコーダーとテレマティクスを組み合わせた法人向け通信型車両管理システムです。車両の運行実績を日次・月次単位でCSV出力でき、深夜・休日運転の可視化から車両の稼働率のまで多様な分析に対応可能。危険運転を検出すると、自動で映像がサーバーに送られメールが届くため、管理者は即座にドライバーへ指導でき、事故防止にも寄与します。月額利用料2,980円で、年に数回ソフトウェア・Webサービスの更新を行うので、追加費用を払うことなく常に最新の機能を利用できます。

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• クラウド記録管理で運行状況の見える化
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AORINO Bizは、法令遵守と安全運転を強化するための、AI搭載型ドライブレコーダーサービスです。義務化されたアルコールチェックに対応しており、測定結果や測定画像などをクラウドで一元管理できます。

また、ADASやAIによって検知される危険運転アラートなどの、自動動画クラウドアップロード機能も搭載されています。GPS連携により車両の現在位置や走行履歴もリアルタイムで把握可能です。低コストで導入でき、国内メーカー製でサポート体制も充実しており、導入後も安心してご利用できます。

徹底した車両管理でコスト削減・リスク回避へ

車両管理や管理台帳の作成を徹底することで、事故のような車両に関するリスク回避につながるだけでなく、業務全体のコスト削減も実現できます。

レンタカー業や運輸業など、日ごろから社用車を多く運用する企業はもちろん、営業スタッフが車を利用する企業なども車両台帳管理の徹底で、業務効率を大幅に改善できます。

ぜひ本記事で紹介したサービスやツールを活用し、徹底的な車両管理を行ってください。

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