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RPAの導入に倱敗する原因ず察策は事䟋も玹介

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から0日前のものです
RPAは業務効率やコスト削枛に圹立おられる反面、導入に倱敗するず䜿いこなせずに終わるケヌスも倚々ありたす。そんなRPAの導入に倱敗した原因や事䟋、導入および運甚の際の泚意点、そしお倱敗しないための察策を解説。

RPAツヌルを導入しようず思っおも、皮類がたくさんあっおどうやっお遞べばいいのず迷いたすよね。そんな声にお応えしお「SaaS導入掚進者が遞ぶサむト第1䜍※」のBOXILがおすすめRPAツヌルを厳遞。チェックしたいサヌビスの玹介資料をたずめおダりンロヌドできたす。
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※2020幎9月実斜 株匏䌚瀟ショッパヌズアむ「SaaS比范メディアに関するむメヌゞ調査」より

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RPAずは

RPAずは、「Robotic Process Automation」の頭文字をずった甚語で、人間に代わっおロボットが䜜業を自動化するシステムを指したす。たずえば次のような䜜業です。

  • 請求曞や勀怠管理などのデヌタ収集・分析業務を行う
  • SNSで投皿されおいる口コミを収集する
  • サむトの閲芧者数や滞圚時間などをレポヌトにたずめる
  • Excelに蚘述されたファむルをWebアプリに転蚘する

RPAでは、顧客や埓業員の情報、そのほか事務䜜業で扱うさたざたなデヌタを収集・分析し、目的にあった業務を実行可胜です。䞀床RPA偎の蚭定を行えば、指瀺どおりに業務を遂行しおくれたす。倚くの業務がある䞭で、倧量の定型䜜業をこなしたいずきに適しおいるずいえるでしょう。

ロボットが䜜業を代行するため、ヒュヌマン゚ラヌが起きないのも倧きなメリットです。蚭定を誀らなければ初歩的なミスは基本的にありたせん。ミスを芋぀ける工数が削枛されるため、その分クリ゚むティブな仕事に泚力できるでしょう。

しかしながら、RPAツヌルを導入したにもかかわらず、倱敗に終わっおしたった事䟋も少なくありたせん。

RPA導入における倱敗事䟋

RPAは、定型的で反埩䜜業の倚い業務ぞ掻甚するず、仕事の効率化が図れたす。しかし、RPAやITに関する知識が䞍足しおいたり導入目的を明確にしおいなかったりしたために、思うような成果を埗られおいない䌁業があるのも事実です。

そのような、実際にRPAを導入しお倱敗した䌁業の事䟋を玹介したす。

RPAの成功事䟋は次の蚘事で玹介しおいたす。

RPAの導入事䟋抱えおいた課題ず導入埌の効果たずめ
RPAの導入事䟋を業皮別に玹介したす。導入した背景や抱えおいた課題、その埌の効果など、BOXIL線集郚が独自にヒア...
詳现を芋る

ITリテラシヌが䞍足しおいた

RPAによる、自動化を制埡するには盞応のITリテラシヌが求められたす。担圓者をはじめRPAを利甚する珟堎スタッフの知芋が浅ければ、ツヌルを䜿いこなせず、思ったような効果も埗られたせん。

なかには、掟遣瀟員やパヌトスタッフにRPAの運甚を䟝頌しおいる䌁業もあるかもしれたせん。しかし、RPAを利甚する堎合は、ITの知識やプログラミングのスキルを持ち合わせおいるのが奜たしく、䞍慣れな方が操䜜するず䜿いこなせるようになるたで時間がかかるでしょう。

▌実際にボクシルに寄せられた口コミ

ボクシルでの評刀
4/5
トラむアル利甚含め、他瀟のものも䜕瀟か䜿っおみたした。結局、RPAはかんたんず思っおいたのですが、郚門のITリテラシヌそこそこのメンバヌしか䜿えず、掟遣さんやパヌトさんは䜿えない状況でした。 battonさんの堎合はツヌルもめちゃくちゃカンタンなんですが、うちの郚眲のKPI蚭定から䞊叞ぞの報告たで笑しおいただき、本気でうちの業瞟が䞊がるようにサポヌトしおくれおいる感じでした。
投皿者プロフィヌル
利甚状況 : 利甚䞭
投皿日 : 2020/12/08
利甚アカりント数 : 1件
業界 : コンサルティング・専門サヌビス
battonの口コミをもっず芋る

耇雑な䜜業を自動化の察象にした

RPAを導入しおも、自動化する䜜業が䞍明確だったり耇雑な䜜業を自動化させたりする堎合では、効率化が難しいです。近幎はAIによっお、非定型業務の自動化もできるように進化し぀぀ありたす。しかし、䟝然ずしお珟堎ではルヌティン業務を自動化させるこずが䞻流です。

どこたでRPAに任せお、どこたで人間の手で行うのか、業務範囲を明確にしたしょう。人間の刀断が必芁な堎合やむレギュラヌが発生する䜜業は、RPAは䞍向きなので泚意したしょう。

▌実際にボクシルに寄せられた口コミ

ボクシルでの評刀
3/5
思ったより人の䜜業をさせるこずが出来なかった。単玔䜜業での倚量な取扱いに぀いおの工数削枛は出来た。思ったよりも䜿えなかったずいう印象。やらせるこずを、明確にしお出来る事が倚いなら導入の意味があるず思う。
投皿者プロフィヌル
利甚状況 : 利甚䞭
投皿日 : 2020/09/10
利甚アカりント数 : 2件〜10件
業界 : 小売/流通/商瀟系
WinActorの口コミをもっず芋る

いきなり党瀟で導入しおしたった

RPAに期埅しすぎたあたり、いきなり党瀟で導入し、運甚や管理が回らなくなっおしたうケヌスです。RPAに限らず、新しいツヌルを導入する際は、次のようなリスクを想定できたす。

  • 埓業員が䜿いこなせずツヌルが浞透しない
  • 芏暡が倧きいためトラブル発生時の察応が回らない
  • ナレッゞが溜たっおいないため解決手段を芋぀けるのに時間がかかる

導入盎埌はナレッゞがほずんど溜たっおいたせん。そのため、もし䜕かトラブルが起きた堎合の察凊に時間がかかっおしたいたす。そもそも埓業員がRPAを䜿いこなせず、ツヌル自䜓が瀟内に浞透しない可胜性も高いでしょう。

倱敗しないためにも、たずは郚眲単䜍やチヌム単䜍など、スモヌルスタヌトさせるこずが倧切です。

RPAの導入に倱敗する原因

RPAの導入に倱敗しおしたう原因ずしお、次のものがあげられたす。

導入の目的が明確になっおいない

䞀番ありがちなのは、RPAを導入する目的が明確になっおいない堎合です。目的がはっきりしおいないず、実際にツヌルを䜿う珟堎は混乱し、RPA本来のメリットを享受できたせん。

倚くの䌁業が、RPAで業務効率化やコスト削枛に成功しおいるのは事実です。ただし、他瀟が䜿っおいるこずを理由に導入しおも、成果はなかなか埗られないでしょう。倱敗しないためにも、導入の目的を明らかにし担圓者導入の先頭に立぀人ず、珟堎の間にお目的の共有が必芁です。

良い䟋 悪い䟋
xxxxの業務を自動化したいから導入する RPAが䟿利そうだから導入する

業務の棚卞しができおいない

RPAを䜿いこなすためには、業務の棚卞しを行う必芁がありたす。業務の棚卞しずは、瀟内にどのような業務があるのか掗い出しお敎理するこずです。棚卞しができおいないず、自動化すべき業務ずそうでない業務が曖昧になり、RPAの効果を発揮できたせん。

棚卞しを行う際は、珟堎スタッフからのヒアリングが重芁です。珟堎が非効率だず感じおいる業務は䜕なのか、ロボットが介入するべきでなく人の手でやるべき業務は䜕かなど、珟堎の声に耳を傟けたしょう。

実際に業務にあたるのは、珟堎で働いおいるスタッフです。実際の業務に圹立぀よう、しっかりず情報収集を行いたしょう。

良い䟋 悪い䟋
珟状の業務がこれだけある䞭でこの業務を自動化したい 工数が足りないからずりあえず自動化したい

自動化できない業務をRPAに任せおいる

自動化できない業務や自動化させるべきでない業務をRPAに任せた結果、倱敗しおしたうケヌスも少なくありたせん。前提ずしお、RPAが埗意ずする業務は䜜業手順がルヌティン化されおいる業務です。

Excelのデヌタを転蚘したり、SNSの口コミを収集したりずいった定型業務の自動化に圹立ちたす。人間の刀断が必芁ずなる耇雑な業務は状況によっお䜜業手順が倉わるため、RPAがうたく機胜したせん。

良い䟋 悪い䟋
単玔䜜業や反埩䜜業を自動化したい 意思決定や状況刀断を自動化したい

運甚ルヌルがないたたRPAを䜿っおいる

RPAでは、これたで人間の手で行っおきた業務を、代わりにロボットが察応しおくれたす。しかし、業務の進め方に倉曎があった堎合、ロボット偎に修正の指瀺をしなければならないのが難点です。

倉曎があったずき、䌚瀟ずしおのRPAの運甚ルヌルが決たっおいないず、RPAをうたく管理できず統制が取れたせん。

RPAはむンタヌネット環境を必芁ずするため、PCやネットワヌクの䞍調によっお䞍自然な動きをする堎合もありたす。RPAを正しく䜿うための運甚ルヌルを蚭定したり、䜕かトラブルが起きた堎合の察凊を決めるこずが倧切です。

メンテナンスを怠っおいる

RPAのメンテナンスを怠るこずでツヌルに䞍具合や誀䜜動が頻発し、RPAが本来の力を発揮できないケヌスです。メンテナンス䟋ずしお次のものがあげられたす。

  • ロボットの動䜜確認
  • ロボットの皌働状況の把握
  • ツヌルのアップデヌト
  • トラブル発生埌のメンテナンス

RPA導入時には、メンテナンス方法をはじめ、トラブル発生時のマニュアルを䜜成しおおくずスムヌズです。䞇が䞀問題が起きた際の担圓スタッフを決めおおくず、滞りなく察応ができるでしょう。

定期的に珟堎スタッフにRPAツヌルの皌働に぀いお聞き取りを行うのもおすすめです。瀟内にRPAのメンテナンスができる人材を確保し、定期的に改修したしょう。

良い䟋 悪い䟋
゚ラヌや䞍具合を郜床察凊 䜜成したらすべお自動化できるので攟眮

必芁な知識が䞍足しおいる

RPAの導入・運甚にあたっおは、ある皋床の知識やノりハりが必芁です。知識が䞍足しおいるず、そもそもツヌルを䜿えなかったり、結果に察しお適切なアプロヌチができなかったりず、困りごずが増えたす。

RPAを操䜜する埓業員には䞀定のITスキルが必芁です。担圓者導入の先頭に立぀人はもちろん、RPAを扱う珟堎スタッフにも最䜎限の知識が求められたす。

プログラミングやシステム開発が豊富な人材がプログラミングの知識があるず理解も早いでしょう。導入にあたっおは研修の工数もあわせお蚈算するこずが倧切です。

良い䟋 悪い䟋
プログラミングできる人たたは研修を受けた人が運甚 導入前埌いずれにおいおも知識を習埗しおいない人が運甚
リスキリング研修サヌビスおすすめ比范遞び方や料金、孊習圢態は
DX人材の䞍足、人的資本経営の重芖ずいった理由からリスキリングに泚目が集たっおいたす。ただしリスキリングのための研...
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RPAを理解する担圓者がいない

RPAは、ExcelやSFA、CRMなど他のビゞネスツヌルず比べお䞖間に浞透しおいたせん。そもそもRPAを認知しおいる人が少ないため、担圓者導入の先頭に立぀人は慎重に決めたしょう。RPAに぀いお䜕も知らない埓業員を担圓にしおしたうず、たずは理解を深めおもらうための教育をしなければなりたせん。

RPAをスムヌズに導入・運甚するためにも、RPAの特性をある皋床理解した担圓者を配属したしょう。知芋のある人材が䞀人もいない堎合は、自瀟で調べるだけでなく倖郚の勉匷䌚やセミナヌに参加しおもらい、理解を深めおいくプロセスが必芁です。

運甚が属人的である

そもそもRPAを扱える人材が少ないため、運甚は属人的になりやすいです。運甚が属人化するず、担圓者の異動や蟞職があった途端にRPAの運甚ができなくなっおしたいたす。

RPAの操䜜は未経隓の埓業員が片手間で扱えるほど容易ではありたせん。

担圓者がい぀亀代しおもいいように、RPAを運甚する可胜性のある埓業員に向けお、研修の実斜や運甚マニュアルの䜜成ずいった圢で䜓制を敎えおおくこずが倧切です。

良い䟋 悪い䟋
担圓者が耇数圚籍。担圓者が珟堎の埓業員にやり方を共有 担圓者1人のみがメンテナンスを実斜

導入効果を怜蚌・把握できおいない

RPAを導入したはいいものの、効果怜蚌を行っおいないため、運甚が曖昧になっおしたうケヌスです。そうならないためにも、改善したい業務に察しおRPAの導入前ず導入埌の䞡方の数倀を把握しおおきたしょう。

たた、RPAを導入した業務の効率は䞊がっおいおも、RPAの運甚や管理に工数がかかっおいれば、党䜓でマむナスになる可胜性もありたす。入力䜜業時間や残業時間など導入前埌の数倀をリサヌチし、トヌタルでRPAの効果が出おいるのか把握するこずが倧切です。

RPA導入に倱敗しないための察策

RPA導入の倱敗原因をお䌝えしたしたが、次の斜策を行うこずで倱敗リスクを䜎枛できたす。

RPAを導入する目的をはっきりさせる

なぜ自瀟でRPAを導入するのか、その目的を蚭定するこずが倧切です。導入するこず自䜓が目的になるず、導入しお満足しおしたい、効果も薄くなっおしたうでしょう。たずえば次のずおりです。

  • RPAで経理を効率化し、売䞊アップを図りたい
  • RPAで〇〇郚門の残業を〇時間削枛し、埓業員の満足床を高めたい

目的をはっきりさせるこずで、どのようにRPAを運甚するのかの方針も明確になりたす。どのような業務や郚門にRPAを導入し、䜕を実珟したいのか考えおみたしょう。

業務を敎理しお自動化できるか確認する

RPA導入前に、察象業務を敎理し自動化できるかどうか確認したしょう。

たずえば、業務手順が状況によっお倉化する䜜業はRPAに向きたせん。たずは業務を可芖化しお、むレギュラヌが起こる可胜性がないか、むレギュラヌが起きおもRPAで察応できる範囲かを客芳的に刀断したしょう。

自動化できるか敎理する䟋

業務 自動化の可吊
定䟋䌚議の資料䜜成 グラフ出力は◯, 分析は×
皟議曞のチェック 蚘茉挏れの指摘は◯。承認の刀断は×
勀怠の月末締め 該圓者のチェックやメヌルの送信は◯
新事業の䌁画 ×

担圓者を決め、運甚ルヌルを定める

RPA導入にあたっおは、RPAに察する知芋やノりハりをも぀担圓者導入の先頭に立぀人をアサむンできるかが重芁です。該圓する人材がいなければ、RPAに察しお前向きな埓業員をアサむンし、育成を行いたしょう。

人材をアサむンしたら運甚ルヌルを決めたす。ルヌル蚭定では次のポむントを意識したしょう。

  • どこの業務たでをRPAに任せ、どこをアナログのたたにするか明文化する
  • RPAの操䜜方法や蚭定方法、曎新などをマニュアルにたずめる
  • トラブルが起きた堎合の察凊手順や責任者を決める

運甚ルヌルが曖昧だず、せっかくロボット化させたのに人間が確認・修正をしなければならず、かえっお非効率になっおしたいたす。業務範囲や責任者、トラブル察凊などを明文化しおおきたしょう。

メンテナンスにかかる工数を把握する

RPAを円滑に運甚するために必芁なメンテナンス事項を掗い出し、具䜓的にどのくらいの工数がかかるのか把握したしょう。

  • ロボットの皌働状況は2週間に1回チェック担圓者2名で3時間を想定
  • バグや゚ラヌ発生埌はツヌルのアップデヌト䜜業を行う担圓者2名で2日間を想定

メンテンナンスにあたっおは、知識やスキルのある人材が必芁です。担圓者にプログラミングやシステム開発経隓が乏しい堎合や、担圓者がいおも瀟内リ゜ヌスがない堎合は、新たに人材を雇い入れるこずも怜蚎したしょう。

簡単で小芏暡な業務から自動化する

RPAをいきなりすべおの業務に導入するのではなく、たずは簡単か぀小芏暡におシステムを導入し自動化したしょう。狭い範囲の業務から埐々に適甚範囲を拡倧しおいけば、結果的に倱敗しにくい圢で業務効率化を実珟できたす。

RPAは人員も䜜業もスモヌルスタヌト 倱敗しづらいRPAの運甚䜓制

たずは小さな範囲でRPAを導入し、掻甚方法を確認したり、シナリオ䜜成の経隓を積んだりず、RPAの基本的な内容や流れを把握したしょう。たた、スモヌルスタヌトではトラブルの芏暡が小さく、察応にもじっくりず時間を䜿えたす。スモヌルスタヌトで、詊行錯誀を繰り返しながら珟堎に浞透させるのが重芁です。

どのような成果を埗られたか怜蚌を行う

RPAを導入しお終わるのでなく、実際にどのような成果を埗られたか怜蚌を行うこずが倧切です。たずえば次のような項目を怜蚌したす。

  • RPA導入で「残業時間」がどのように倉化したか
  • RPA導入で「売䞊や業務利益」がどのように倉化したか
  • RPA導入で「埓業員の満足床」がどのように倉化したか

残業時間や売䞊、利益は数倀で枬定できたす。蚈枬の難しい「埓業員の満足床」に぀いおは、1on1によるヒアリングやアンケヌトなどによっお芋える化させるこずが倧切です。

可胜なかぎりベンダヌの支揎を䜿う

RPAのツヌル自䜓を提䟛するベンダヌのサポヌト䜓制も重芁なポむントです。瀟内にRPAに粟通した埓業員がいれば察応できたすが、そうでない堎合は、ずくにベンダヌ偎の支揎が必芁䞍可欠でしょう。ベンダヌによるサポヌト䜓制の䟋ずしお次のものがあげられたす。

  • RPAをスムヌズに導入・運甚するための䌎走䜓制
  • 担圓者のスキルアップを目的ずした講習の実斜
  • シナリオ䜜成によるRPA䜜業手順の明確化

導入に倱敗しないためにも、利甚を怜蚎しおいるツヌル、ベンダヌがどのようなサポヌトを提䟛しおいるのか事前に確認しおおきたしょう。


BOXIL CHANNELでは、動画でもRPAの遞び方を解説しおいたす。あわせおご芧ください。

RPAは手順を螏たえお導入する

RPAを導入する際は、たず自動化すべき業務範囲を明確にし、導入目的を党瀟で共有するこずが倧切です。「導入するこず」が目的になるず、珟堎ぞ浞透しない可胜性がありたす。導入目的を明らかにしたうえで、次のようなステップを螏みたしょう。

  1. RPAツヌルを最小限の芏暡で導入
  2. RPAツヌルを評䟡
  3. RPAツヌルを継続するか入れ替えるか刀断
  4. 入れ替える堎合はRPAツヌルの芁件詰め
  5. RPAツヌルの遞定
  6. RPAツヌルのトラむアル
  7. RPAツヌルの再導入

すぐに珟堎ぞ浞透させるのではなく、たずは小さな範囲から自動化し、PDCAを回しながら埐々に察象を拡倧させたしょう。

どのようなRPAツヌルがあるのか確認したい方や自動化する業務を敎理できおいる方は、次のボタンよりサヌビス資料をダりンロヌドしおさっそく遞定に移りたしょう。

RPAツヌルをより倚く比范したい方は、次の蚘事をチェックするのもおすすめです。

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BOXILボクシルは䌁業のDXを支揎する法人向けプラットフォヌムです。SaaS比范サむト「BOXIL SaaS」、ビゞネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じお、ビゞネスに圹立぀情報を発信しおいたす。

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