RPAの導入に失敗する原因と対策は？事例も紹介
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RPAとは
RPAとは、パソコン上で日常的に行っている作業を自動化する仕組みのことです。
一度設定すればその通りに業務をこなしてくれるので、大量の定型作業をこなしたいときに適しているといえるでしょう。またヒューマンエラーが起きない・そのぶんクリエイティブな仕事に注力できるなどのメリットもあります。
しかし、せっかくRPAツールを導入しても上手くいかず、失敗に終わってしまった事例も増えています。どのような場合に失敗につながってしまうのでしょうか。
RPAの導入に失敗する原因
導入の目的を整理していない
一番ありがちなのは、RPAを使う目的が整理されていない場合です。目的がはっきりしていないと、実際にツールを使う現場は混乱し、うまく活用されません。
多くの企業が、RPAで業務効率化やコスト削減に成功しているのは事実です。ただし、他社が導入しているからという理由で導入しても、成果はなかなか得られないのも確かです。まずは、導入の目的を明らかにし導入推進者と現場の間にて目的の共有が必要です。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| xxxxの業務を自動化したいから導入する | RPAが便利そうだから導入する |
業務の棚卸しができていない
RPAを導入する際には、業務の棚卸しが不可欠です。棚卸しができると、自動化させるべき業務がはっきりし、効果的にRPAを運用できます。
業務の棚卸の際には、現場スタッフからの聞き取りからはじめましょう。また実際にRPAツールを導入した際に、どのような点をツールに任せたらよいか意見を取り入れることも大切です。実際に業務にあたるのは、現場で働いているスタッフ。実際の業務に役立つよう、しっかりと情報収集を行いましょう。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| 現状の業務がこれだけある中でこの業務を自動化したい | 工数が足りないからとりあえず自動化したい |
自動化できない業務を依頼している
自動化できない業務を、RPAによって自動化させようとしていて失敗するケースもあります。
RPAで自動化できる業務は、基本的に作業手順がルーティン化されている業務です。Excelデータを基幹システムに登録したりクライアントから送られたメールをSFAに転記したりといった定型業務の自動化に役立ちます。しかし、都度人間の判断が必要となる複雑な業務は状況によって作業手順が変わるため、RPAがうまく機能しません。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| 単純作業や反復作業を自動化したい | 意思決定や状況判断を自動化したい |
RPAの運用時に失敗する原因
RPAをうまく活用するには、導入時だけでなく運用時にも注意が必要です。導入時に失敗する原因をチェックしたら、次は導入後に注意すべきポイントを押さえておきましょう。
メンテナンスを怠る
RPAのメンテナンスを怠ると、ツールの不具合や誤作動につながります。そのため、社内にRPAのメンテナンスができる人材を確保し、定期的に改修しましょう。
RPA導入時にはメンテナンス方法をはじめ、トラブルが起こった際の対応マニュアルを作成しておくとメンテナンスがスムーズに進みます。また、万が一問題が起きた場合に、対応できるスタッフを決めておくのもよいでしょう。定期的に現場スタッフにRPAツールの稼働について聞き取りを行うのもおすすめです。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| エラーや不具合を都度対処 | 作成したらすべて自動化できるので放置 |
必要な知識が不足している
RPAの運用に必要な知識が不足していると、想定しているとおりに導入の効果を得られません。自動化の鍵であるロボットの作成方法や、運用のノウハウなど基本的な知識があって、ツールはうまく活用できるのです。
そのため、RPAを操作する現場の社員には一定のITスキルが求められます。ロボットの作成はシステム開発の経験者が望ましく、プログラミングの知識をもっているに越したことはありません。導入にあたっては研修の工数もあわせて計算しておきましょう。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| プログラミングできる人または研修を受けた人が運用 | 導入前後いずれにおいても知識を習得していない人が運用 |
運用が属人的である
RPAの運用が属人的になると、担当社員の異動や辞職によってRPAの運用が停止してしまいます。RPAは一定以上のスキルを有しているのが好ましく、一朝一夕で担当できるわけではありません。
そのため、担当者がいつ交代してもいいようにRPAを運用する可能性のある社員に向けて、研修の実施や運用マニュアルの作成といった形で体制を整えましょう。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| 担当者が複数在籍。担当者がほか社員へやり方を共有 | 担当者1人のみがメンテナンスを実施 |
RPA導入に失敗しないための対策
RPAの導入を成功させるための対策を検討していきます。企業によって取るべき施策は多少異なりますが、少なくとも次の点は押さえておきましょう。
業務を整理し自動化できるか確認
導入前に対象業務を整理し自動化が可能かどうか確認しましょう。
たとえば、状況によって業務手順が変わってしまう作業はRPAでの自動化に向きません。業務フローを可視化して、イレギュラーが発生しえないか発生したとしてもRPAで対応できる範囲かを客観的に判断しましょう。
自動化できるか整理する例
| 業務 | 自動化の可否 |
|---|---|
| 定例会議の資料作成 | グラフ出力は◯, 分析は× |
| 稟議書のチェック | 記載漏れの指摘は◯。承認の判断は× |
| 勤怠の月末締め | 該当者のチェックやメールの送信は◯ |
| 新事業の企画 | × |
メンテナンスにかかる工数を把握
メンテナンスにかかる工数や費用を事前に計画に組み込み、保守点検を担う社員を育成しましょう。
RPAは、導入後も定期的なメンテナンスが必要です。メンテンナンスにあたっては、知識およびスキルのある人材を雇用しなければいけません。そのため、企業によっては、新たに人材を雇い入れる必要があるかもしれません。
簡単で小規模な業務から自動化
RPAをいきなりすべての業務に導入するのではなく、まずは簡単かつ小規模にてシステムを導入し自動化しましょう。狭い範囲の業務から徐々に適用範囲を拡大していけば、結果的に失敗しづらい形で業務効率化を実現できます。
失敗しづらいRPAの運用体制
まずは狭い範囲でRPAを導入し、活用方法を確認したりシナリオ作成の経験を積んだり起こりうる問題を確かめたりしておきましょう。スモールスタートで、試行錯誤を繰り返しながら現場に浸透させるのが重要です。
BOXIL CHANNELでは、動画でもRPAの選び方を解説しています。あわせてご覧ください。
RPAの失敗事例
RPAは、定型的で反復作業の多い業務へ活用すると、仕事の効率化が図れます。しかし、RPAやITに関する知識が不足していたり導入目的を明確にしていなかったりしたために、思うような成果を得られていない企業があるのも事実。そのような、実際にRPAを導入して失敗した企業の事例を紹介します。
RPAの成功事例は次の記事で紹介しています。
ITリテラシーが不足していた
RPAは、Excelのマクロ機能のように専門知識を直接は必要としませんが、自動化を制御するには相応のリテラシーが求められます。
RPAを導入する企業のなかには、派遣社員やパート社員にRPAの運用を依頼する場合もあるかもしれません。しかし、RPAを利用する場合は、ITの知識やプログラミングのスキルを持ち合わせているのが好ましく、不慣れな方が操作すると使いこなせるようになるまで時間がかかるでしょう。
▼実際にボクシルに寄せられた口コミ
複雑な作業を自動化の対象にした
RPAを導入しても、自動化する作業が不明確だったり複雑な作業を自動化させたりする場合では、それほど効率化につながりません。
近年はAIによって、非定型業務も自動化ができるよう進化しつつあります。ただ、現状のRPAでは繰り返しの作業を自動化させるのが主流です。人間の判断が必要な場合やイレギュラーが発生する作業は、RPAに任せづらいので注意しましょう。
▼実際にボクシルに寄せられた口コミ
RPAは手順を踏まえて導入
RPAを導入する際は、まず自動化すべき業務範囲を明確にし導入目的を全社で共有するのが重要です。闇雲に購入すると導入に失敗し、現場へ浸透しない可能性があります。導入目的を明らかにしたうえで、次のようなステップを踏みましょう。
- RPAツールを最小限の規模で導入
- RPAツールを評価
- RPAツールを継続するか入れ替えるか判断
- （入れ替える場合は）RPAツールの要件詰め
- RPAツールの選定
- RPAツールのトライアル
- RPAツールの再導入
すぐに現場へ浸透させるのではなく、狭い範囲から自動化しPDCAを回しながら徐々に対象を拡大させましょう。
どのようなRPAツールがあるのか確認したい方や自動化する業務を整理できている方は、次のボタンよりサービス資料をダウンロードしてさっそく選定に移りましょう。
RPAツールをより多く比較したい方は、次の記事をチェックするのもおすすめです。
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