社内SNSで顔写真の設定は強制できない？アイコンにしたくない場合や注意点

社内SNSで顔写真を掲載することは強制できない

社内SNSは、社員同士のコミュニケーションや情報共有を促進するツールとして、多くの企業で導入されています。社内SNSの利用効果を高めるメリットから、アイコンに顔写真を設定することを推奨している場合もあるでしょう。

しかし、社内SNSで顔写真をアイコンに設定することは、個人の自由な意思に基づくものであり、企業側からの強制はできません。

顔写真は、個人情報の一種であり、個人の人格や尊厳を保護する権利の一つです。したがって、顔写真の使用に関しては、個人の同意が必要であり、無理やりな設定や勝手に設定することは、個人の権利の侵害になります。

社内SNSのアイコンに顔写真を設定を推奨したい場合には、設定するメリットを伝えることや、代替案を用意することが必要です。

＞＞社内SNSとは？ルール・導入目的・事例 - コミュニケーションツール以外の使い方も

社内SNSで使用するアイコンの傾向

社内SNSで使用するアイコンにはさまざまな種類がありますが、一般的な傾向としては、自身の顔写真を設定するケース以外に、ペットや好きな動物の写真、キャラクターの画像をアイコンとしている場合が多いです。

また、利用頻度が低い場合には、何も設定せずデフォルトでの表示にしているケースもあります。

社内SNSのアイコンを顔写真に設定するメリット

社内SNSのアイコンを顔写真に設定することには、次のようなメリットがあります。

• 顔と名前が一致する
• 誰が話しているのかがよくわかる

顔と名前が一致する

リモートワークを導入する企業が増えており、対面でのコミュニケーションが少なくなるなかで、顔と名前を一致させることが難しく感じるケースもあります。社内SNSのアイコンを顔写真に設定することで、顔と名前が一致し覚えやすくなることは大きなメリットです。

顔と名前が一致することで、社員間のコミュニケーションの取りやすさやスピードが向上し、仕事の効率や品質にも貢献します。

誰が話しているのかがよくわかる

社内SNSのアイコンを顔写真に設定していると、発言者や投稿者が一目でわかりやすくなります。

日々利用するチャットやメッセージでの会話は流れるように進むこともあるため、一目見て把握できることが大切です。誰が発言しているのかがわかるとよりスムーズに理解やコミュニケーションが進みます。

アイコン設定を顔写真にしてもらうための方法

アイコン設定を顔写真にしてもらうためには、次のような方法が有効です。

顔写真を使用する目的を周知する

顔写真を使用する目的やメリットを周知して、理解や納得を促しましょう。目的を明確にすることで、顔写真を設定することの意義や価値を伝えられます。

社内SNSへの積極的な参加意欲を高めることにもつながります。

上司から進んで顔写真を設定する

経営層や役職のある方が先に顔写真を設定するは、部下へのモデルケースとなるため効果的です。

また、上司が顔写真を設定することで、部下からの信頼感や親近感を高められます。

写真撮影会を定期的に実施する

社内SNSのアイコンに顔写真を設定しない方のなかには、適切な写真を持っていないことが理由の場合があります。社内でアイコン用の写真撮影会を定期的に実施し、顔写真を用意する機会をつくることも一つの方法です。

また、写真撮影会は、社員同士の交流や親睦を深める機会としても有効です。定期的に実施することで、新入社員や中途採用の方もスムーズに撮影し、顔写真のアイコン設定が可能になります。

画像使用に関するルールを作る

社内SNSで使用する顔写真の画像に対するルールを設けることで、不安感の払拭につながります。

撮影する際の背景や服装、撮影方法やマナーなどの内容に対するルールや、個人情報保護に関する規定を定め、顔写真の漏えいや不正利用などのリスクを防ぎましょう。

社内SNS向けの顔写真のポイント

社内SNS向けの顔写真を設定する場合には、次のようなポイントに注意するとよいでしょう。

いい印象を与える笑顔

社内SNSのアイコンにおいて、いい印象を与える笑顔は重要な要素です。笑顔は親しみやすさや、やる気、積極性などを表現でき、好印象を与えます。

また、笑顔の写真を見ることは、気分やモチベーションを上げることも期待できます。社内SNSで使用する顔写真では、笑顔を心がけて撮影しましょう。

すぐに誰かわかる距離

社内SNSのアイコンに使用する顔写真は、誰かを認識できることが大切です。顔がはっきりと見える距離で撮影しましょう。

距離が遠すぎたり、近すぎたり誰であるか認識できない顔写真では、本来設定することで得られるメリットが少なくなります。

顔写真の使用がどうしても難しい場合

たとえば、顔写真を撮ること自体に恥ずかしさや嫌悪感を持つ方や、顔写真を公開することにプライバシーやセキュリティの問題を感じる方など、社内SNSのアイコンを顔写真に設定することが、どうしても難しい場合や抵抗がある場合もあります。

そのような場合に、無理やりに設定はできません。次のような代替案を提案しましょう。

似顔絵を設定する

顔の特徴や雰囲気が伝わる似顔絵のアイコンを代替案とすることも一つの方法です。似顔絵であれば、写真情報の漏えいや不正利用などのリスクを低減できます。

似顔絵は、顔写真を出さずとも本人の個性や特徴を表現でき、アイコンに設定することで親しみやすさにもつながります。また、アプリの使用で顔写真をもとにしたイラスト化も可能です。

加工した顔写真を設定する

加工した顔写真を設定することは、顔写真の使用が難しい場合のもう一つの解決策です。顔の一部や全体をぼかしたり、フィルターをかけたり、スタンプを貼ったりと工夫できます。

自身の顔を隠しながらオリジナリティを出したい場合に向いています。

社内SNSのアイコン設定における注意点

社内SNSのアイコン設定においては、次のような注意点に気をつけましょう。

アイコン設定に関するルールを決める

アイコン設定に関する一定のルールを設けることは、社内SNSの利用における秩序や品位を保つ効果が期待できます。顔写真であればなんでも良いというスタンスであると、アイコンとして統一感がなくなり、社内SNSの見づらさにもつながります。

顔写真のサイズや形式、内容や品位、更新頻度や期限などを定めてスムーズに設定してもらえるよう促しましょう。

また、アイコン設定や使用に関するルールを設けることで、アイコンの漏えいや不正利用などのリスク防止に役立ちます。

著作権や肖像権に侵害を避ける

社内SNSのアイコンを設定する際は、著作権や肖像権に関する事柄も関わってきます。著作権は、作品の作者に帰属する権利であり、肖像権は、自分の顔や姿を自由に使わせない権利です。

他人の作品や肖像を利用する場合には、本人への許可が必要です。社内SNSで使用するアイコンの画像は、自身が撮影したものや自身が描いたものなど、自身が持つ権利の範囲内での画像を使用するよう注意が必要です。

社内SNSで顔写真を使用する際は、ルールやマナーを守って設定しよう

社内SNSは、社員同士のコミュニケーションや情報共有を促進するツールとして、多くの企業で導入されています。

しかし、アイコンに顔写真を設定することは、社内SNS内での視認性やコミュニケーションをスムーズに行える一方で、プライバシーやセキュリティなどの懸念や不安感を抱いている場合も少なくありません。

それらを把握したうえで、設定を促す対策や代替案の提案を行いましょう。社内SNSを活用して、社内コミュニケーションの活性化や業務効率化につなげてください。

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