Docusign 導入事例 出社が週4日から週1日に 電子契約でイベントスタッフの翌日勤務が可能に
・IT/通信/インターネット系
・従業員数 201〜300人
・営業
・係長・主任クラス
イベントスタッフとの契約は郵送対応では遅い。面接の翌日から稼働してほしいのに間に合わない
―――まずは、電子契約システムを導入する前の、契約業務の状況と課題について教えてください。
導入前は紙での契約を行っており、今回が初めての電子契約システムの導入でした。 当時はコロナ禍でオンラインでのスタッフとの面接機会が増え、契約書の郵送や返送する手間を考え、電子契約を進めようという話になりました。
―――郵送による課題とはどのようなものですか？
弊社はイベント会社で、スタッフとの契約をしています。相手に契約書の郵送をすると、返送の遅れや紛失のリスクがあります。 返送が遅れたことで、スタッフの勤務開始が1ヶ月遅れになることもありました。
また翌日から勤務していただく必要のあるスタッフの場合、郵送では間に合いません。電子で即時契約ができることを目標に導入を検討し始めました。
―――紙の契約書ならではの、物理的な課題もありましたか？
直接オフィスにて面接をしていた際は、紙で契約書を記入してたので、印刷代や保存するスペースがネックになっていました。 当時までで約300名ほどの契約書書面を保管していたため、スペース確保が課題でした。ファイリングをし、鍵付きの棚に保管し、最終的にはスキャンをしてデータ化と手間もかかります。
若年層スタッフのための「スマホ対応」と「利用上限数」を重視。コストは妥協しドキュサインに決定
―――サービスの比較検討はどのように進めましたか。
ネットで探して、3社ほど候補が出ました。私自身は現場リーダー兼情報収集担当として、利用コストや書面の利用枠数（送信可能数）がどれぐらいかなどをリスト化して、決裁者である代表に確認し、決定いたしました。
―――比較した他のサービスはどのようなものでしたか？
一社は完全無料の電子契約システムでした。もう一社は、Docusignよりも契約送付の毎月の数が少なく、月々の利用コストが高い会社でした。
―――最終的にDocusignを選んだ決め手を教えてください。
年間約100名ほどのスタッフと電子契約をするので、利用回数に上限があるかどうか、上限がない場合は月額の利用料が高すぎないかという点を重視していました。
―――機能面で重視した点はありましたか？
契約を交わす際、相手の年齢が高校生から大学生であることが多いため、タブレットやスマートフォンからでも電子契約ができるかが重要です。
また、契約書面については、名前や日付以外はほとんど同じ書面を利用します。Docusignは空欄の部分だけ日付や名前を（テンプレートとして）入力できるところに魅力を感じました。完全無料のサービスでは、印鑑の作成ができなかったり、一つの書面に対する汎用性（テンプレート機能）が少なかったりしたため、対象から外れました。
―――導入にあたり、妥協した点はありましたか？
月額コストです。月額2,000円ぐらいが希望でした。（Docusignは月額3,300円）
スタッフそれぞれの個人登録（個別アカウント）は弊社にとっては不要だったので、その機能を削れればよりコストに見合うサービスだなと思いました。
出社が週4日から週1日へ。年間120時間以上の工数削減と、印刷・郵送コストの撲滅
―――導入後、契約業務のフローはどのように変わりましたか？
在宅作業が増え、事務所に直接行かなくてもできる作業が増えました。Docusignで確認できる完了書面をPDF保存して、弊社のハードディスクに保存しています。 契約完了後すぐに、面接を行ったスタッフが直接保存までを担当します。
―――事務所に行く必要がなくなったことで、どの程度の工数削減につながりましたか？
以前は週4回事務所に行っていましたが、現在は週1回になりました。 1回あたりの事務所での作業時間は約3時間、移動時間は往復1時間なので、1日あたり4時間の時間が削減できています。これが週3日分減ったので、私個人の工数だけでも週12時間、月48時間の削減になっています。
―――コスト面での効果はいかがでしたか？
印刷代、会社でのスペース確保が不要になりました。 印刷代は年間で1,000円程度、郵送費は年間5,000円程度だったと記憶しています。
印刷代のみを考えると電子契約が高いと感じるかもしれませんが、返送遅れによるトラブル回避や即時対応（翌日勤務）など効果を考慮すると、月額3,300円の費用に見合っていると思います。
スマホでの印鑑作成もできたらよかった
―――契約するスタッフへの周知はどのようにされましたか？
弊社ではスタッフとLINEを通じて連絡を取り合っているので、電子契約システムの導入についてPDFにまとめてLINEで一斉送信をして周知をしました。 その際、電子契約書面が紙での契約と同等の効力があることを重視してPDF書面を作りました。
―――導入後の現場の反応はいかがでしたか。
基本的にはPDFの作成のみで理解ができるスタッフがほとんどでした。 質問としては「電子契約システムが実際に契約において有効かどうか」「印鑑の作成で分からない」などの問い合わせがありました。
―――最後に、ドキュサインを10段階で評価すると何点でしょうか。
10段階評価で7を評価します。
―――マイナス3点の理由を教えてください。
スマートフォンでの契約時に印鑑作成が不可で、書面署名のみでの対応となる点です。スマートフォンからでも印鑑作成が可能だと10点に近くなると思います。 AIシステムにより入力すべき部分が初めから指定されていると、こちらの手間が減り、より利用コストに見合うとも思いました。
―――導入前に「これを知っておきたかった」と思うことはありますか。
やはり、スマートフォンで対応できる範囲が違う（印鑑作成ができない）ことを事前に知っておきたかったです。もし知っていたら、「スマートフォンでの対応は進めないでください」など、事前に告知を行っていたと思います。
電子契約システムを探している方はこちらの記事もチェック
