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退職挨拶メールの送り方&書き方 | マナー・時期・注意すべき7つのポイント【無料テンプレート4種】

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退職時の挨拶メール失敗しない送り方・書き方のマナーは?いつ、どのような時期に出せばいいのか?相手によって気を遣うべきことはあるのか?メールで挨拶していいのか?など、送信時の注意ポイント7つの解説とともに、テンプレート4種類を紹介します。

退職時の挨拶メールの送り方と書き方のマナーを解説

退職時の挨拶メールを出すときに「いつ出せばいいのか?」「相手によって気を遣うべきことはあるのか?」「そもそもメールで挨拶していいのか?」など、迷ってしまいますよね。

退職するからといって適当に送るのではなく、このようなときこそお世話になった方たちに、ちゃんとマナーを守って感謝の気持ちを伝えるべきではないでしょうか。

退職時の挨拶メールの送り方と書き方を7つのポイントにまとめました。退職届・退職願のテンプレートについてはこちらの記事から無料ダウンロードできます。

退職時の挨拶メール、気を付けるべき7つのポイント

退職は、転勤や異動とは違い、関連会社に転職することでもない限り今の会社の人たちに会うことはなくなります。

しかし、その会社で経験を積ませていただいたお礼や同僚、上司に助けてもらったことなど多々あるはずです。取引先に至ってはお付き合いいただいているだけでも感謝しなければなりません。

もちろん、直接お会いして最後のご挨拶をすることが大切ですが、遠方すぎて会えない取引先や社内の関係者にはメールで挨拶をすることになります。

また、直接お会いしてご挨拶をする前に事前連絡として挨拶メールを送っておくと話もスムーズになりますし丁寧な退職になります。

退職時の挨拶メールは基本的に社外・社内の上司以外、社内の上司という3つのパターンが必要です。それぞれの書き方と注意点などをお話しておきましょう。

1. 退職時の挨拶は本当にメールでも良いのか

そもそも、退職という節目の挨拶をメールで送ってしまっても良いのでしょうか。ちゃんと挨拶回りをするなり、はがきなどを送るべきだという声もあるかと思います。

もちろん、優先順位をつけてそれらを先に行えばより丁寧ではありますが、メールでの挨拶でも失礼ということはありません

特にお世話になった方に対しては、挨拶回りをした後に挨拶メールも送ることが一般的となっているようですが、それほど親密ではない人の場合はメールだけでも問題はありません。

電子メールが一般的に普及している時代ですので、ちゃんとした文面であれば、一斉配信しても問題はありませんので、退職する前に送りましょう。

2. 退職時の挨拶メールはいつ送る?タイミング

退職時の挨拶メールをいつ送ればいいのかは、その会社によってタイミングが異なります

社内に送る場合は、その会社の習慣に合わせて送れば問題ありませんが、そういう習慣がない場合は、最終出勤日に送ることが一般的なようです。

社外に送る場合は、退職の2~3週間前に送ることが一般的と言われています。後任担当者への引継ぎを円滑にするために、この程度の期間は必要だと考えておきましょう。

3. 退職時の挨拶メールを「同僚」に送る時の注意点

退職の挨拶メールを同僚に送るときは、間違えて他の人に送ってしまわないように、細心の注意を払いましょう。気心の知れた同僚に送る場合、くだけた内容にしてしまうケースもあると思いますが、それを他の方に送ってしまうと失礼になってしまいます。

メールソフトのTOやCCやBCCは、1クリックで押せてしまいますので、誤送信がないように気を付けましょう。

4. 退職時の挨拶メールを「上司」に送るときの注意点

上司に退職メールを送る場合は一斉配信をせず、個別にに送りましょう。複数上司がいる場合は、それぞれの上司に個別にメールを送ることがおすすめです。

「そこまで気にしなくても良いんじゃないの?」と思う方もいらっしゃるかも知れませんが、相手によってはそういう部分を気にする人もいらっしゃいます。お世話になった感謝の気持ちを個別メールに載せて、後を濁さない心構えが大切です。

5. 退職時の挨拶メールを「社外に」送るときの注意点

社外に退職時の挨拶メールを送るときには、公私混同でなあなあにならないように注意しなければなりません。

押さえておかなければならないポイントは、退職日をしっかり書くことと、引継ぎについて書くこと、今までの感謝の気持ちを伝えることの3つです。

これらがなければ、相手に不信感や今後の不安を覚えさせてしまいますので、必要最低限のことと考えておきましょう。

また、私用の連絡先を書かないこともビジネスマンのたしなみです。あくまでも仕事上のお付き合いと割り切りましょう。

6. お世話になった方々には個別に退職の挨拶メールを送ろう

特にお世話になった方に対しては、一斉メールや内容をコピーペーストしたメールではなく、個別に文面を作って、相手が自分のために書いてくれたとわかるような内容で感謝の気持ちを伝えましょう。

たとえば一斉メールが届いたあとに、今度は個別のメールが届いたら、2通目は明らかに自分だけに書いてくれたんだとわかってもらえます。

ちょっとした配慮で、お世話になった方への感謝の気持ちの伝わり方が変わってくるのです。

7. 退職時の挨拶メールをもらったら返信したほうが良いのか

退職時の挨拶メールをもらったら、ちゃんと返信しなければならないのでしょうか。結論から言うと、この場合は特に返信は必要ありません

相手は多くの人に送っていますので、逆に全員から返信が来たら退職直前なのに困りますよね?場合によっては読み切れないこともあります。

ビジネスメールですので、特に気遣う必要はありません。もちろん、送ってはいけないということではありません。

退職メールの書き方 | テンプレート・例文

退職メールを送信する際のマナーは以上のとおりですが、どのような文面にしたらよいのか、迷ってしまいますよね。

そこで本記事ではボクシルが作成した退職メールのテンプレート(ひな形)を紹介します。
ドキュメント名式で、ケースに応じた退職メールのテンプレート・例文が無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

退職メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

また、以下の記事では退職届・願いのテンプレートも紹介しています。あわせてご覧ください。

>>>人気転職エージェントTOP3をチェックしてみる

退職挨拶メール(社外訪問日程の場合)

取引先の方への退職挨拶メールのテンプレートとなり、後任担当者の引き継ぎを兼ねて、相手方を訪問する場合の例になります。

相手方への感謝の気持ちと退職日、後任担当者がだれになるのかを明記し、訪問する日程を打診します。日程は必ず3つ程度の候補を挙げ、日程調整に何度もメールのやり取りが生じないように配慮しましょう。

退職挨拶メール(社外訪問なしの場合)

取引先の方への退職挨拶メールのテンプレートとなり、後日あらためて後任担当者が挨拶に伺う場合の例になります。

相手方への感謝の気持ちと退職日、後任担当者がだれになるのかを明記し、自身が挨拶に伺えないことをお詫びしましょう。

退職挨拶メール(社内・上司への挨拶文)

自社内の上司への退職挨拶メールテンプレートとなり、出勤最終日、すなわち最後の挨拶の例になります。

最終日のため、時間軸は「本日」となっていますが、タイミングによっては変更する必要があるので注意してください。取引先への挨拶メール同様、相手方への感謝の気持ちと今後のご健勝を忘れずに記載します。

退職挨拶メール(社内・全体への挨拶文)

自社内全体を対象とした退職挨拶メールテンプレートとなり、出勤最終日、すなわち最後の挨拶の例です。

個人を対象にした挨拶文ではないため、具体的なことは記載しないようにするといいでしょう。
取引先への挨拶メール同様、全員への感謝の気持ちと今後のご健勝を忘れずに記載します。

社外・社内の上司以外・社内の上司に送る退職の挨拶メールの書き方

社内の上司以外に送る挨拶メールの書き方

社内の上司意外ということは、同僚や後輩、部下、その他関係者に送る場合の挨拶メールになります。この場合は一斉送信をしても問題ありませんので、宛名は「関係者様各位」にし、BCCで一斉送信する方が効率的です。

また、退職の場合、退職理由を載せるのですが「一身上の都合」と書くのがマナーですので本当の退職理由を書く必要はありません。ただし、定年退職の場合は定年退職と記載しましょう。定年退職はその企業での仕事を全うしたことになりますので、書いても問題ありません。

その他、結婚や出産などおめでたいことが理由で退職する場合は理由を記載してもかまいません。

件名

件名は「退職のご挨拶」とし、後ろに自分の名前と部署を記載しましょう。

内容

本文に入る前に文頭に「関係者各位」と記載します。本文の内容は、「お疲れ様です」から始まり、自分の名前と部署を略さずにフルネームで名乗ります。

その後「退職理由(一身上の都合など)といつ退社するのか」を記載しますが、社内の挨拶メールの場合は最終出社日に送ることが基本となりますので、例えば「〇月〇日、本日をもって…」という書き方が良いでしょう。

あとは、メールでのご挨拶で失礼いたしますという内容や、在職中にお世話になったことへの感謝の言葉、その後多くの事を学んだ、皆さんの声が励ましになったなどのプラスの言葉を記載します。

最後に、この会社で経験したことを活かして今後も頑張るという内容と皆さまの健康を祈っていますという内容があれば良いでしょう。

もし、何かあった時の連絡先として、退社しても連絡がつく連絡先と自分の部署名、名前を記載して終了です。

社外に送る退職の挨拶メールの書き方

社外に送る場合の挨拶メールは社内に送る挨拶メールと違います。内容は似たところが多いのですが注意点があります。まず、「取引先が不安になるようなことは残さない」ことと「信用を損ねない」ということが大切です。

では、社外に送る挨拶メールの書き方をご説明しましょう。

件名

件名は「退職のご挨拶」などで良いでしょう。その後に差出人が誰かわかるように会社名と自分の名前を書いておきます。

内容

本文の冒頭に宛名となる取引先の会社名、部署名、役職名を略さずにかき、相手の名前に「様」を付けてかきます。

内容の重要点は「退職日の記載」と「自分の連絡先は書かない」ということです。お世話になっております」から始まり、自分の名前を会社名付きで名乗ります。

そして退職日と退職する会社名を記載します。これまでお世話になった感謝とまずはメールでのご挨拶になったことへの謝罪の言葉を書きましょう。

さらに次期担当者の名前と連絡先を記載します。改めてご挨拶に伺うという内容と今後とも変わらぬご愛顧をいただけるようにお願いの文章を書きます。

最後に取引先のご健勝をお祈りしているという内容でOKです。

社外向けで大切なことは自分の連絡先は書かないということです。
これからは会社の人間ではなくなりますので責任を負えなくなります。ですから、後任の担当者の連絡先のみにしましょう。

送信する時はBCCで一斉送信ではなく一社ずつ個別で送信する方が丁寧です。

社内の上司に送る挨拶メールの書き方

社内の上司に送る挨拶メールの書き方は基本的には「社内の上司以外に送る挨拶メール」と変わりありません。

ただし、文章は少々堅めにすることと、ネガティブな内容は書かない、自分の連絡先も入れないということです。

そして、一斉送信ではなく、宛名は関係者各位ではなくそれぞれの上司の部署名と役職名と名前を文頭に記載して個別でメールを送る方が丁寧です。

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