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2018-03-30

退職挨拶メールの送り方&書き方 | マナー・時期・注意すべき7つのポイント【無料テンプレート4種】

退職時の挨拶メールの送り方・書き方にはマナーがあるのか?いつ、どのような時期に出せばいいのか?相手によって気を遣うべきことはあるのか?メールで挨拶していいのか?など、送信時の注意ポイント7つの解説とともに、テンプレート4種類を紹介します。
ビジネススキル・マナー基礎
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退職時の挨拶メールの送り方と書き方のマナーを解説

退職時の挨拶メールを出すときに「いつ出せばいいのか?」「相手によって気を遣うべきことはあるのか?」「そもそもメールで挨拶していいのか?」など、迷ってしまいますよね。

退職するからといって適当に送るのではなく、このようなときこそお世話になった方たちに、ちゃんとマナーを守って感謝の気持ちを伝えるべきではないでしょうか。

退職時の挨拶メールの送り方と書き方を7つのポイントにまとめました。退職届・退職願のテンプレートについてはこちらの記事から無料ダウンロードできます。

退職時の挨拶メール、気を付けるべき7つのポイント

1. 退職時の挨拶は本当にメールでも良いのか

そもそも、退職という節目の挨拶をメールで送ってしまっても良いのでしょうか。ちゃんと挨拶回りをするなり、はがきなどを送るべきだという声もあるかと思います。

もちろん、優先順位をつけてそれらを先に行えばより丁寧ではありますが、メールでの挨拶でも失礼ということはありません

特にお世話になった方に対しては、挨拶回りをした後に挨拶メールも送ることが一般的となっているようですが、それほど親密ではない人の場合はメールだけでも問題はありません。

電子メールが一般的に普及している時代ですので、ちゃんとした文面であれば、一斉配信しても問題はありませんので、退職する前に送りましょう。

退職するときにはメールで挨拶してもOK!その際の7つのポイント | ボクシルマガジン
退職の挨拶をメールでする上で注意する点をご存じですか?いよいよ退職、、お世話になった社内の人や社外の人に挨拶したい...

2. 退職時の挨拶メールはいつ送る?タイミング

退職時の挨拶メールをいつ送ればいいのかは、その会社によってタイミングが異なります

社内に送る場合は、その会社の習慣に合わせて送れば問題ありませんが、そういう習慣がない場合は、最終出勤日に送ることが一般的なようです。

社外に送る場合は、退職の2~3週間前に送ることが一般的と言われています。後任担当者への引継ぎを円滑にするために、この程度の期間は必要だと考えておきましょう。

3. 退職時の挨拶メールを「同僚」に送る時の注意点

退職の挨拶メールを同僚に送るときは、間違えて他の人に送ってしまわないように、細心の注意を払いましょう。気心の知れた同僚に送る場合、くだけた内容にしてしまうケースもあると思いますが、それを他の方に送ってしまうと失礼になってしまいます。

メールソフトのTOやCCやBCCは、1クリックで押せてしまいますので、誤送信がないように気を付けましょう。

4. 退職時の挨拶メールを「上司」に送るときの注意点

上司に退職メールを送る場合は一斉配信をせず、個別にに送りましょう。複数上司がいる場合は、それぞれの上司に個別にメールを送ることがおすすめです。

「そこまで気にしなくても良いんじゃないの?」と思う方もいらっしゃるかも知れませんが、相手によってはそういう部分を気にする人もいらっしゃいます。お世話になった感謝の気持ちを個別メールに載せて、後を濁さない心構えが大切です。

5. 退職時の挨拶メールを「社外に」送るときの注意点

社外に退職時の挨拶メールを送るときには、公私混同でなあなあにならないように注意しなければなりません。

押さえておかなければならないポイントは、退職日をしっかり書くことと、引継ぎについて書くこと、今までの感謝の気持ちを伝えることの3つです。

これらがなければ、相手に不信感や今後の不安を覚えさせてしまいますので、必要最低限のことと考えておきましょう。

また、私用の連絡先を書かないこともビジネスマンのたしなみです。あくまでも仕事上のお付き合いと割り切りましょう。

6. お世話になった方々には個別に退職の挨拶メールを送ろう

特にお世話になった方に対しては、一斉メールや内容をコピーペーストしたメールではなく、個別に文面を作って、相手が自分のために書いてくれたとわかるような内容で感謝の気持ちを伝えましょう。

たとえば一斉メールが届いたあとに、今度は個別のメールが届いたら、2通目は明らかに自分だけに書いてくれたんだとわかってもらえます。

ちょっとした配慮で、お世話になった方への感謝の気持ちの伝わり方が変わってくるのです。

7. 退職時の挨拶メールをもらったら返信したほうが良いのか

退職時の挨拶メールをもらったら、ちゃんと返信しなければならないのでしょうか。結論から言うと、この場合は特に返信は必要ありません

相手は多くの人に送っていますので、逆に全員から返信が来たら退職直前なのに困りますよね?場合によっては読み切れないこともあります。

ビジネスメールですので、特に気遣う必要はありません。もちろん、送ってはいけないということではありません。

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