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取材相手に送るお礼メールのテンプレート!送るタイミングと書き方

最終更新日時:
記事の情報は2020-06-24時点のものです。
今回は取材させていただいた先方にお送りするメールのテンプレートをご紹介します。テンプレートの文章を使いたくないというかたは記事後半にある書き方のポイントを見ながら、自分の言葉で書いていくとよいでしょう。

取材相手にも感謝の気持ちを込めて

取材の約束を取り付けるまでは頻繁に連絡を交わしていても、取材が終わった後のお礼は忘れられがちです。取材を受けていただいたなら、しっかりと感謝を伝えましょう。

本記事ではボクシルが作成した取材を受けていただいた相手に送るお礼メールのテンプレート(ひな形)をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、様々なデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して取材を受けていただいた相手に送るお礼メールを発行できるように、取材を受けていただいた相手に送るお礼メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

取材を受けていただいた相手に送るお礼メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

テンプレートの例としては、お歳暮をもらった相手へのお礼メールなどがあります。お礼が義務化していて何か肩身が狭いように感じますが、より簡単に済ませたい方や書き方がわからないから参考にしたいかたはぜひ御覧ください。

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取材を受けていただいた相手に送るお礼メールテンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に取材を受けていただいた相手に送るお礼メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

以下の記事を参考に取材を受けていただいた相手に送るお礼メールを発行してくださいね。

取材相手に送るお礼用メールテンプレート

取材を受けていただいた相手に送るお礼状メールのテンプレートです!

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

お礼のメールも相手の名前を間違えるなど、単純なミスをしていては意味がありません。そのような単純なミスを防ぐためには入念なチェックよりシステム化です。

メール配信システムなら人の手によるエラーを最小限に留められます。もし気になるのであれば下記の記事で比較してあるのでぜひ参考にしてください。

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取材を受けていただいた相手にメールを送る場合の書き方と送るタイミング

取材と聞くとかしこまったイメージがあるかもしれませんが、数時間を超える取材ではなく、たった数分の取材もあります。

また、一般のライターなどフリーランスで仕事をしている人が取材を申し出ることもありますので、取材といっても様々です。

しかし、その取材が受けていただいたからこそ原稿にしたり記事ができるわけですから、感謝の気持ちは伝えなくてはなりません。

では、取材を受けていただいた相手にはどのような内容のメールを送れば良いのでしょうか。また、メールを送るタイミングはいつが良いのでしょうか。

取材を受けていただいた相手へメールを送るタイミング

取材当日か翌日には送る

お礼のメールはできるだけ早くというところがポイントです。取材が日中の場合は当日中に、取材が夜の場合は次の日の午前中にはお礼のメールを送りましょう。

お礼のメールということは、感謝を伝えるわけですからいち早く伝えることが大切です。
いくら感謝をしていてもメールを送るタイミングが遅くなってしまうと思っている感謝の気持ちも半分しか伝わりません。

本当に感謝をしている場合はいち早くお礼の言葉を伝えるはずです。お礼のメールは当日か遅くても翌日の午前中には送るようにしましょう。

取材をうけていただいた相手へ送るお礼メールの書き方

取材という特殊な仕事を受けていただいたわけですから、文章の書き方も定型通りのビジネス文書ではありません。では、どのように書いていくのか、順番にご説明していきましょう。

件名

件名はビジネス文書の基本です。短くわかりやすいということで「〇〇取材の御礼」でよいでしょう。その後に、自分の会社名と氏名を書き添えます。

件名はだらだら書いても受診した方には最初の10文字くらいしか見えませんので、その中で用件と差出人ができるだけわかるように書くのが基本です。

宛名

文頭に相手の宛名を書きますが、会社相手の場合は、相手の会社名や役職名、部署名などを略せずに書きます。名前は苗字だけでも構いません。最後に「様」をつけます。

冒頭

「いつもお世話になっております」というビジネス挨拶で良いでしょう。その後に自分の会社名と名前を名乗ります。この時の名前はフルネームで記載しましょう。

内容

まずは、取材に時間を割いていただいたお礼を述べます。
例えば「昨日はご多忙の中、長時間にわたる貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました」という内容でよいでしょう。

次に相手の取材ができたことを大変うれしく思っているという内容を書き添えましょう。例えば「業界トップクラスと言われている〇〇様のお話は大変貴重で、お話をお伺いできたことを大変光栄におもっております。

記事に関しましても読者の皆様が納得できるようなおもしろい記事が書けそうです」と、話を聞けたことへの感謝と良い記事になりそうだということが書ければなお良いでしょう。

相手は実際の記事を見るのも楽しみにしていますので、原稿ができたら最初にご連絡いたしますという内容を書き添えましょう。

また、できた記事に関して修正点や校正などがあれば遠慮なくご指摘くださいという内容も必要です。この時に、校正用のデータが出来上がる日が分かっていれば、いつまでにデータを送ることができるのか書いておきましょう。

文章の最後はメールでお礼を伝えたことへの謝罪と今後ともよろしくお願いいたしますという内容で締めくくります。

本文が終わりましたら、最後に自分の会社名、部署名、氏名、連絡先などを記載して終了となります。

ビジネス文章の中に取材特有の会話が入っていますので、取材を受けていただいた相手へお礼のメールを送る場合は、取材に関しての会話が抜けていないかチェックし、感謝の気持ちを込めて書くようにしましょう。

取材を受けていただいた相手に送るお礼メールのテンプレートのまとめ

取材終了後の直接の感謝をしたうえで、メールでも感謝の気持ちを伝えることは、その後の人間関係や会社の評判にも繋がるので、しっかりとお礼メールを書きましょう!

ボクシルでは取材を受けていただいた相手に送るお礼メールの作成に役立つのクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてくださいね。

取材はわざわざ実地にいって行うものが全てではありません。もちろん礼儀としては対面するのがベストですが、どちらかが地方の企業で合った場合は交通費もばかになりません。

そのようなときに便利なのが、ビデオチャットサービスです。パソコン越しに相手の顔を見ながら取材ができるので、単なる電話以上に密度の濃いやりとりが望めるでしょう。

そんなビデオチャットサービスは以下の記事で多く紹介していますので、よろしければ御覧ください。

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