メール配信システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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取材相手にも感謝の気持ちを込めて
取材の約束を取り付けるまでは頻繁に連絡を交わしていても、取材が終わった後のお礼は忘れられがちです。取材を受けていただいたなら、しっかりと感謝を伝えましょう。
本記事ではボクシルが作成した取材を受けていただいた相手に送るお礼メールのテンプレート(ひな形)をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、さまざまなデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
また、初めての方でも安心してお礼メールを作成できるように、最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される項目もご紹介します。
取材を受けていただいた相手に送るお礼メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。
テンプレートの例としては、お歳暮をもらった相手へのお礼メールなどがあります。お礼が形式的になりがちで、少し気が重く感じることもありますが、できるだけ手早く済ませたい方や書き方がわからないから参考にしたい方はぜひご覧ください。
取材を受けていただいた相手に送るお礼メールテンプレート
ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に取材を受けていただいた相手に送るお礼メールが作成できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
以下の記事を参考に取材を受けていただいた相手に送るお礼メールを作成してください。
取材相手に送るお礼用メールテンプレート
取材を受けていただいた相手に送るお礼メールのテンプレートです。
ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。
お礼のメールも相手の名前を間違えるなど、単純なミスをしていては意味がありません。そのような単純なミスを防ぐには、入念なチェックよりもシステム化が有効です。
メール配信システムなら人の手によるエラーを最小限に抑えられます。もし気になるのであれば下記の記事で比較してあるのでぜひ参考にしてください。
部下との1on1でメールマナーについて聞かれて、どのように回答すべきか悩んだことはありませんか?今後も同じように1on1で苦労しないためには、1on1ツールでの仕組み化がおすすめです。まずは各社の資料をチェックしてできることを調べてみましょう。
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取材を受けていただいた相手にメールを送る場合の書き方と送るタイミング
取材と聞くとかしこまったイメージがあるかもしれませんが、数時間に及ぶ取材だけでなく、数分で終わる取材もあります。
また、一般のライターなどフリーランスで仕事をしている人が取材を申し出ることもありますので、取材といってもさまざまです。
しかし、その取材を受けていただいたからこそ原稿にしたり記事ができるわけですから、感謝の気持ちは伝えなくてはなりません。
では、取材を受けていただいた相手にはどのような内容のメールを送れば良いのでしょうか。また、メールを送るタイミングはいつが良いのでしょうか。
取材を受けていただいた相手へメールを送るタイミング
取材当日か翌日には送る
お礼のメールはできるだけ早くというところがポイントです。取材が日中の場合は当日中に、取材が夜の場合は次の日の午前中にはお礼のメールを送りましょう。
お礼のメールは感謝を伝えるものなので、できるだけ早く送ることが大切です。 いくら感謝をしていてもメールを送るタイミングが遅くなってしまうと、感謝の気持ちも十分には伝わりません。
本当に感謝をしている場合はいち早くお礼の言葉を伝えるはずです。お礼のメールは当日か遅くても翌日の午前中には送るようにしましょう。
取材を受けていただいた相手へ送るお礼メールの書き方
取材という特殊な仕事を受けていただいたわけですから、文章の書き方も定型通りのビジネス文書ではありません。では、どのように書いていくのか、順番にご説明していきましょう。
件名
件名はビジネス文書の基本です。短くわかりやすいということで「〇〇取材の御礼」でよいでしょう。その後に、自分の会社名と氏名を書き添えます。
件名を長々と書いても受信した方には最初の10文字くらいしか見えませんので、その中で用件と差出人ができるだけわかるように書くのが基本です。
宛名
文頭に相手の宛名を書きますが、会社相手の場合は、相手の会社名や役職名、部署名などを略せずに書きます。名前は苗字だけでも構いません。最後に「様」をつけます。
冒頭
「いつもお世話になっております」というビジネス上の挨拶として適切です。その後に自分の会社名と名前を名乗ります。この時の名前はフルネームで記載しましょう。
内容
まずは、取材に時間を割いていただいたお礼を述べます。
例えば「昨日はご多忙の中、長時間にわたり、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました」という内容でよいでしょう。
次に、取材を受けていただいたことを大変うれしく思っている、という内容を書き添えましょう。例えば「業界トップクラスと言われている〇〇様のお話は大変貴重で、お話をお伺いできたことを大変光栄に思っております」。
記事についても、読者の皆様にご納得いただける内容にできそうです」と、話を聞けたことへの感謝と良い記事になりそうだということが書ければなお良いでしょう。
相手は実際の記事を見るのも楽しみにしていますので、原稿ができ次第、ご連絡いたしますという内容を書き添えましょう。
また、できた記事に関して修正点や校正などがあれば遠慮なくご指摘くださいという内容も必要です。この時に、校正用のデータが出来上がる日が分かっていれば、いつまでにデータを送ることができるのか書いておきましょう。
最後は、メールでのお礼となったことへのお詫びと、「今後ともよろしくお願いいたします」という言葉で締めくくります。
本文が終わりましたら、最後に自分の会社名、部署名、氏名、連絡先などを記載して終了となります。
取材では会話内容を踏まえた表現も入るため、取材を受けていただいた相手へお礼のメールを送る場合は、取材に関しての会話が抜けていないかチェックし、感謝の気持ちを込めて書くようにしましょう。
取材を受けていただいた相手に送るお礼メールのテンプレートのまとめ
取材終了後の直接感謝を伝えたうえで、メールでも感謝の気持ちを伝えることは、その後の人間関係や会社の評判にも繋がるので、しっかりとお礼メールを書きましょう!
ボクシルでは取材を受けていただいた相手に送るお礼メールの作成に役立つクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽にご覧ください。
取材はわざわざ現地に出向いて行うものばかりではありません。もちろん礼儀の面では対面が望ましいですが、どちらかが地方の企業であった場合は交通費もばかになりません。
そのようなときに便利なのが、ビデオチャットサービスです。パソコン越しに相手の顔を見ながら取材ができるので、単なる電話以上に密度の濃いやりとりが望めるでしょう。
そんなビデオチャットサービスは以下の記事で多数紹介していますので、よろしければご覧ください。
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