【ビジネス】新年会の案内を作成できる無料メールテンプレート | 送る時期は？

忘年会の次は新年会！

年が明けてゆっくりしている皆さんも、そうでない皆さんも、次にやってくるイベントは新年会でしょうか。

準備に手間取っているとどんどん新年の雰囲気ではなくなってしまいます。そこで、少しでも準備を効率化するために、テンプレートを使って新年会の招待状を書きましょう！

本記事ではボクシルが作成した新年会の開催のご案内メールのテンプレート（ひな形）をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、様々なデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
また、初めての方でも安心して新年会の開催のご案内メールを発行できるように、新年会の開催のご案内メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。

新年会の開催のご案内メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

例えばセミナー案内のテンプレートを紹介しています。下の記事では書き方のコツと一緒にテンプレートを掲載しています。

【無料】テキスト形式で使える新年会の開催のご案内メールテンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に新年会の開催のご案内メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
以下の記事を参考に新年会の開催のご案内メールを発行してくださいね。

新年会の開催のご案内メールテンプレート

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

新年会のご案内メールの書き方のポイントと送る時期

新年会は単なる親睦会ではなく新年のお祝いをすると共に、新しい年のスタートということで「今年一年も頑張ろう」という思いが込められています。

忘年会は「今年一年お疲れ様でした」ということで開催されていますので、新たなスタートとなる新年会を開く企業は多いようです。

では、新年会開催のご案内メールはどのようなことに注意して書けば良いのでしょうか。
また、メールを送る時期はいつが良いのでしょうか。それぞれのポイントをご説明いたしましょう。

今回のような一斉メールを送信するときはより簡単に確実に送信できるメール配信システムを利用すると効率的です。下の記事ではそんなメール配信システムを紹介しているのでもしよろしければ御覧ください。

新年会開催のご案内メールを送る時期

新年会開催のご案内メールお送る時期ですが、新年会は年明けに行われますので、新年が明けてからの方がよいのかと思われがちですが、これでは遅すぎます。

年明けの予定はすでに年末から決まっている場合が多いので、少しでも早く開催日時を伝える必要があります。

予定を早めに伝えることで参加できる人も多くなりますので、できれば12月上旬には案内メールを送っておきましょう。

新年会開催のご案内メールを書く時のポイント

新年会の開催日時が決まったことを伝える文章に幹事も記載

まず、冒頭で新年会の開催日時が決まったことを伝えます。

「毎年恒例の新年会の開催日時が決定いたしました」と言う内容で良いでしょう。その時に、今年の幹事が誰なのかも記載しておくと分かりやすいでしょう。

新年会の日時や場所は箇条書き

新年会の開催日時や場所は箇条書きにしましょう。案内メールはわかりやすくが基本です。
文章を繋げて書くと分かりにくくなりますので、場所や日時に関しては一目でわかるように箇条書きにしましょう。

場所の説明の時に最寄り駅などを記載

場所の連絡をするときに、住所の下に「最寄り駅〇〇駅の〇番出口から徒歩〇分」というように最寄り駅や出口の番号、徒歩何分で着くのかなどを記載しておくとわかりやすく丁寧です。
また、住所だけではなく地図を添付するようにしましょう。

参加費用

新年会は会社や上司もちの場合と個人で会費が必要になる場合があります。会費が必要になる時は必ず費用を記載しておきましょう。

また、集金はいつするのかなども記載しておけば、その時のお金を準備してくれますので集金がラクになります。

全員参加なのか、参加できる人は連絡をするのか（出欠はいつまでか）

新年会は基本的に全員参加となりますが職業によっては全員参加できないこともあります。
また、急な事情で参加できなくなる可能性もありますので、いつまでに出欠の連絡を誰にすればよいのか、また当日の出欠を連絡する時は何時までにするのかなどを記載しておきましょう。

幹事の連絡先

案内文の最後に幹事の名前と連絡先を記載して終了となります。
この時に電話番号だけではなくメールアドレスを記載しておくと出欠の連絡がラクになります。
出欠の連絡だけで自分が回って確認を取る必要もありませんし、出欠の連絡くらいであればメールで行うことが多いので、メールアドレスは忘れず記載しましょう。

新年会の景品に人気の「クオペイ」とは？

「新年会でプレゼントできる景品・商品は何かないかな…」と悩んでいる幹事の方には、クオペイがおすすめです。

クオペイは、1,000円～購入できるギフトカードをオンライン上で、送付・受け取りできるサービスです。

お手持ちのスマートフォンで、QUOカードPayのURLを受け取れば、ギフトカードとして使えます。全国のコンビニ・ドラッグストア・飲食店・書店など利用できる店舗も多いことも特徴です。

新年会の案内を作成できる無料テンプレート！のまとめ

年末に忘年会などのイベントがあることによって忙しくなるので、新年会の準備もするとなると非常に大変です。本記事のテンプレートを活用して準備を楽にできるようになるといいですね。

ボクシルでは新年会の開催のご案内メールの作成に役立つSFAのクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてくださいね。
また、SFAの選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

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