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メールワイズの使い方とは | 機能やメリット・料金・事例・活用場面は?【サイボウズ】

最終更新日時: / 公開日時: 2018-07-30 12:48
記事の情報は2018-07-30 12:48時点のものです。
国内10,000社以上が導入するメール管理アプリ「メールワイズ」。サイボウズが提供するメール管理ツールの基本的な機能や特徴について、事例やビジネスシーンでの活用場面を説明していきます。メール管理を効率化したいと考えている企業の方はぜひご覧ください。

メールワイズとは

メールワイズ 画像出典:メールワイズ公式サイト

メールワイズとは、サイボウズが提供しているメール管理アプリです。

顧客からの問い合わせ対応や、共通アドレス宛のメール対応状況をメンバーで共有できます。そのため、メール対応の効率化、一元化を実現できることから、メール管理ツールの中で注目を集めています。

国内では2021年1月時点で10,000社以上に導入されており、導入している企業の業種は旅行会社や、メーカー、士業など多岐に渡ります。

顧客サポート部門だけでなく、営業や人事など幅広く活用できるツールとして、今後さらにユーザーが伸び続けるでしょう。

メールワイズでできること

メールワイズは届いたメールを複数人で共有し、メール履歴の一元管理を可能にします。これにより、顧客から送られてくる大量のメール対応が簡単になりました。返信内容の質を高めることや、メールの誤送信対策にもつながります。

またメールワイズにより、メール対応の時間やコストを削減し、業務効率低下を防ぎます。メールを正確に管理することで、顧客へのアクションが起こしやすくなります。

さらに顧客への対応履歴や顧客情報を活用し、メールの質を保つことで顧客サービスの維持に寄与できます。

メールワイズの基本機能

メールワイズの基本機能を7つ紹介します。基本機能を理解し、メールワイズのメール管理方法を押さえましょう。

メール共有

メールワイズのメール共有機能では、企業の代表宛に届くメールを共有し、チーム内で分担して対応が可能です。チームに変更が生じた場合でも、共有メンバーに変更を加えるだけで済むため、頻繁に配置換えがある組織でも問題なく活用できます。

1つのメールアプリにつき10個のアドレスが受信可能で、対象アドレスによって対応者が違う場合は、複数のメールアプリを利用しましょう。

アドレス帳共有

メールワイズ内で、メールアドレスを一括管理できます。個人情報が個人のパソコンに散在するリスクを防ぐために、顧客個人や企業のデータを部署別・担当者別に、運用しやすい分類で管理可能です。

顧客に関するデータは、メール対応画面に表示されるため、現在の顧客や取引先の状況を確認しながら対応可能です。

顧客によっては、製品に関する詳細情報を確認しながら対応が必要です。そのような場合は、保有製品の種別や関連URLも任意項目として追加できるため、時間をかけて必要な情報を集める手間が省けます。

テンプレート

メールの受け答えでよくあるパターンを、テンプレートとして登録できます。予約語機能の利用することで、ログイン中のユーザー名や顧客名、現在の日付といったメール内で頻繁に用いる情報を自動的に挿入されます。

予約語にはあらかじめ決まった文字列や固有名詞を登録でき、返信内容が決まっているメールの作成時間を大幅に短縮可能です。

一斉送信

メールワイズでは、顧客管理に登録されているメールアドレスに、一斉メール送信ができます。アドレス帳に登録されている顧客をはじめ、CVSファイルの任意の宛先への一斉送信も可能です。メールマガジンやお礼、ニュースリリースの配信に役立ちます

顧客情報で「配信停止」の項目にチェックを入れることで配信先から自動で削除されるため、メールの誤送信も防ぎます。

また、「予約語機能」によって、メール文面に顧客の企業名や名前を自動で挿入も可能です。

電話・訪問履歴

メールワイズのアドレス帳に対象メールアドレスを登録することで、メールだけでなく電話や訪問の履歴も時系列で一覧にできます。顧客とのやりとりが一つの画面に集約されるので全体の取引状況を把握でき、調べたい履歴の絞り込みも可能です。

たとえば、メールや電話のみの対応を一覧表示させたり、訪問履歴のみを確認したりできるので、どのような対応が顧客にとって望ましいのかを履歴から判断できます。

また、システム上でアクセス権の設定もできるため、閲覧できるメンバーの指定や編集可能なメンバーの指定も可能です。

集計レポート

メールワイズに蓄積された顧客情報を自動的に集計し、レポートやグラフにする機能があります。メールの種別や担当者といった任意項目で集計でき、顧客対応の傾向や全体像が把握しやすくなります。

また、レポートを利用してメール項目ごとの受信件数を集計すれば「入金待ち」や「キャンセル処理」「注文受付」といったプロセスごとに何件のメールがあるかを確認できます。

メールへのコメント機能

メールワイズには、メールの一覧・詳細画面に書き込めるコメント機能があります。メール内容の気になる点の指摘や、共同で文面を考える場合に役立ちます。

もちろんコメントは送信されず、社内で管理している人にしか見えないようになっています。

メールワイズへのログイン方法

メールワイズのログイン方法を、クラウド版とパッケージ版に分けて説明します。

クラウド版メールワイズにログインする

クラウド版メールワイズにログインする方法を紹介します。

1. Webブラウザーを起動する

Webブラウザーを起動し、https://サブドメイン名.cybozu.comにアクセスします。サブドメイン名は、所属する企業によって異なります。

クラウド版メールワイズのログインページはこちら

2. ログイン名とパスワードを入力する

ログイン名とパスワードを入力し、[ログイン]をクリックします。
パスワードの有効期限が切れている場合は、新しいパスワードを設定しましょう。

パッケージ版メールワイズにログインする

パッケージ版メールワイズにログインする方法を紹介します。

1. メールワイズのアクセスURLにアクセスする

Webブラウザーを起動し、メールワイズのアクセスURLにアクセスします。アクセスするURLは、会社の環境によって異なります。

環境 アクセスURLの例
Windowsサーバー http://(サーバーのIPアドレスまたはホスト名)/scripts/cbmw/mw.exe または http://(サーバーのIPアドレスまたはホスト名)/cgi-bin/cbmw/mw.exe
Linuxサーバー http://(サーバーのIPアドレスまたはホスト名)/cgi-bin/cbmw/mw.cgi

2. 必要な項目を設定しログインをクリックする

ログイン方法は2つから設定できます。組織、名前、パスワードを入力する場合か、ログイン名、パスワードを入力する場合があります。ログイン方法はシステム設定によって異なります。

必要な項目を入力し、ログインをクリックしましょう。

メールワイズのクラウド版とパッケージ版の違い

メールワイズには、クラウド版とパッケージ版の2つの提供形態があります。両者の違いを運用面、機能面、そして価格面で比較します。

※パッケージ版の新規ラインセスは2020年9月30日をもって販売終了しています。継続ライセンスは2025年1月31日までの販売となります。また、2026年1月30日でパッケージ版メールワイズのサポート終了となります。

導入・運用上の比較

クラウド版とパッケージ版の導入・運用上の違いを紹介します。

クラウド版の場合は登録後にすぐに利用でき、メンテナンスもサイボウズが担当してくれます。自社で完全に運用したいという場合でなければ、クラウド版を導入するとよいでしょう。

クラウド版 パッケージ版
ライセンス体系 初期費用:無料
1ユーザー月額500円~
※サーバー運用コストなし
初年度は新規ライセンス、2年目以降は継続ライセンスを購入
新規ライセンス298,000円~(5ユーザー)
※ライセンス料に加えて運用人件費が掛かる
利用ユーザー数 追加は1ユーザー単位
※最低2ユーザーから1ユーザー単位で追加可能
複数のプランから選択可能
※5、10、15、30、50、無制限から選択
導入方法 インターネットから登録後すぐに利用可能 自社サーバー上にインストール後、利用可能
メンテナンス サイボウズが担当 自社で対応
外部からのアクセス インターネット環境があれば可能 VPNといった外部アクセス環境があれば可能

機能比較

機能上の違いは次の表のとおりです。他ツールとの連携やモバイル環境での利用、カスタマイズ性を考えるとクラウド版の方が機能が多彩です。

クラウド版 パッケージ版
メールスペース(メールワイズ画面)の数 スタンダードコース1個
プレミアムコース5個
最大5個までメールスペースを追加購入可能
メールアプリケーションの数 スタンダードコース1個 / 1メールスペース
プレミアムコース20個 / 1メールスペース
5個 / 1メールスペース
モバイルアプリ 利用可能 利用できない
kintone連携 連携可能 連携できない
全文検索 可能 不可
自動返信・自動転送 可能 不可
javaScript カスタマイズ 可能 不可
自動受信 5分で固定 間隔指定が可能

※メールスペースとは「メールアプリケーション」や「アドレス帳」「一斉配信」といった各機能をひとつのセットにした単位です。

価格比較

続いて、クラウド版とパッケージ版の料金の違いを比較してみましょう。

クラウド版

クラウド版には「スタンダード版」と「プレミアム版」の2つのコースがあります。それぞれのプラン料金と利用可能なメールスペースは次のようになっています。

月額 年額 コースの違い
スタンダードコース ¥500/1ユーザー ¥5,880/1ユーザー メールスペース1個
プレミアムコース ¥1,500/1ユーザー ¥17,640/1ユーザー メールスペース5個

どちらもバージョンアップや初期費用は0円で、契約期間は1か月、最低契約ユーザーは2名からとなっています。

パッケージ版

パッケージ版の価格は次のようになっています。

パッケージ版メールワイズの新規ライセンスの販売は2020年9月30日をもって終了しています。また、継続ライセンスは2025年1月31日までの販売となります。

ユーザー数 価格/年 継続ライセンス/1年
5ユーザー版 ¥298,000 ¥59,600
10ユーザー版 ¥398,000 ¥79,600
15ユーザー版 ¥498,000 ¥99,600
30ユーザー版 ¥648,000 ¥129,600
50ユーザー版 ¥848,000 ¥169,600
無制限版 ¥980,000 ¥196,000

無料お試し版

メールワイズには「無料お試し版」があります。導入を検討している場合は、まず無料版を試してみましょう。

クラウド版は30日間利用可能で、メールアプリケーションやテンプレート、アドレス帳、一斉送信といったすべての機能を試せます。また、一部機能制限があるオンラインデモアカウントも、簡単に利用できるため、こちらも利用してみてください。

メールワイズ4つのメリット

メールワイズを導入すれば、メールへの対応力向上、案件の把握、一元化した顧客情報の管理が可能になります。

メールワイズを導入することでのメリットについて詳しく解説します。

二重対応や対応漏れの防止

メールワイズにより、担当者がメールの配信・受信状況や処理状況を把握しやすくなり、二重対応や対応漏れを防ぎます。

メールが毎日受信する大量のメールで埋もれてしまい、うっかり対応漏れや二重の対応をしてしまうケースは少なくありません。また、メールを処理するのは非常に負荷のかかる作業です。メール対応で一日の大半が終わってしまう場合もあります。

しかしメールワイズを利用すると、メールの担当者や処理状況を自由に設定できるため、複数人で一貫した対応が可能になり、二重対応や対応漏れが解消できます。

チーム全体で案件の現状が把握しやすくなる

メール共有機能によって、過去の案件や現在進行中の案件についての状況認識を統一できます。

個別によるメール対応では、案件が属人化してしまうことや、担当者ごとに対応の質にバラつきが生じる場合があります。そのため、顧客から「対応が悪くなった」「前回の方が対応がよかった」といったクレームが生じ、信頼を失いかねません。

メールワイズでは、メールをチーム全体で共有できるため、対応履歴や現在進行中の案件についての統一した認識をもてます。そのため、誰でも適切かつスピーディーなメール対応が行えます。

たとえ担当者が不在だった場合でも、代わりのスタッフが同じ質の対応ができるので、顧客の信頼獲得にもつながります。

顧客情報管理

メールワイズでは、自社の対応履歴と合わせて顧客情報の管理がしやすくなります。アドレス帳にある企業情報にそれぞれのメール対応が紐づくため、対応履歴と合わせて顧客の情報を一元管理できます。

サイボウズのkintoneと連携させることで、CRMとしても活用可能になります。顧客リストから直接メールの送信や、メールワイズでの対応履歴を顧客リストに表示できます。メルマガの運用やセミナー集客に最適な組み合わせです。

サイボウズが提供する「kintone」については、次の記事で詳しく解説しているので、こちらもご覧ください。

豊富なセキュリティ機能

メールワイズでは、不正アクセス対策、不正ログイン対策、ぜい弱性対策の3つのセキュリティ対策を徹底しています。

  • IPアドレス制限、Basic認証、セキュアアクセスの組み合わせで不正アクセス対策
  • 有効期間や長さ、アルファベットと記号の混合による複雑さで不正ログイン対策
  • セキュリティインシデント対応専門チームをサイボウズ社内に設置したぜい弱性対策

他にもサーバーの災害対策やデータのバックアップ、障害対応の際に対応できる体制が整っています。

メールワイズの導入事例

実際にメールワイズを導入している企業の事例を紹介します。ぜひ自社で導入する際の参考にしてみてください。

また、こちらの記事ではメールワイズ以外のメール配信システムの導入事例を紹介しています。どのような効果があったのかを、あわせて確認してみてください。

B社

B社では、1日400件以上のメールが届いていますが、そのメール処理をうまく行っています。そこには、メールワイズの支えが大きな力になっていました。

課題:二重対応や対応漏れの発生

インターネット上で中古・新品の書籍やDVD、ゲームの販売や買取を行っているB社は、もともと自社開発の顧客対応ツールを使用していた。

しかし、メール対応に特化したものではなく検索機能も不十分だったため、二重対応や対応漏れが発生していた。

効果:メール業務の進捗管理が視覚化を実現

メールワイズの導入でメール業務の進捗管理が視覚化でき、600のテンプレートを活用して効率よくメール返信が可能になった。また、テンプレートで対応できないメールにも時間をかけて丁寧に対応可能になり、顧客満足度の向上につながった。

O社

Web制作や教育事業を幅広く手がけるO社の課題や、メールワイズを導入することでの効果を紹介します。

課題:大量のメールが処理しきれない

O社では、多岐にわたる事業展開のため、日々送られてくる大量のメールに対応できなくなっていた。担当者が社内にいなければ対応が停滞しがちで、顧客からも対応の遅さにクレームが入ることもあった。

効果:社員全員が案件状況を把握できるように

メールワイズの導入によってメールのやり取りの履歴を可視化され、社員全員が案件状況を把握できるようになった。これによって質の統一された顧客対応が可能になり、顧客からの信頼・信用につながった。

メールワイズを導入したい方へ

サイボウズの提供するメール管理アプリ「メールワイズ」の概要や機能、実際の企業への導入事例を紹介してきました。メールワイズを導入することで、メール業務にかかる手間と費用を削減し、業務効率化に成功している企業は多くあります。

メール対応に時間がかかっていたり、一部の社員に大きな負担がかかっていたりする企業の方は、ぜひこの機会にメールワイズのようなメール共有アプリを導入してみましょう。顧客対応の質の改善だけでなく、組織全体の生産性の向上に役立つはずです。

ボクシルに寄せられた評判をチェックしつつ、導入を検討してみてください。

ボクシルに寄せられたメールワイズの評判・口コミ

ボクシルでは、実際にメールワイズを導入して使ってみた企業からの評判・口コミを掲載しています。その中から、いくつかピックアップして紹介していきます。

評判1:アドレス管理を複数人でできる

共通で使っているメールアドレスの管理を、複数人数でできるため重複が発生しません。さらに、使い方もわかり易いです。

このように、複数人で簡単にメールの管理ができることを評価する口コミが多数見受けられました。
その結果、対応漏れが起こらず顧客満足度の向上にもつながっているようです。

評判2:チェック漏れがなくなる

メールワイズを使うことで、メールをチェックするときに、チェック忘れがなく効率よくメールを確認できます。 また、複数の人へのメールの送信や、返信する人を間違えない工夫、返信自体を忘れないための機能もあるので、業務にメールを使った作業が多い人は使ってみて欲しいです。

メール管理画面でのコメント機能も含め、メールワイズではチェック漏れやミスが出ない工夫がされており、メール配信で起こりがちなミスを未然に防げる機能に対する口コミがみられました。

メールワイズ
提供会社:サイボウズ
問い合わせ先:問い合わせフォームはこちら

その他メール配信システムとの比較

メールワイズも含め、メール配信システムのおすすめを比較しました。その他のサービスも検討している方はこちらの記事をご覧ください。

また、メール開封率向上のコツも解説しているため、メールマーケティングの効果を最大化させたい方はこちらも読んでおきましょう。

注目のメール配信システム、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめメール配信システムをまとめてチェック!

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