BtoB受発注EC化は30%どまり、業界全体でデジタル化を - FAXや電話対応に課題
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まだ残る押印出社やFAX出社
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）対策として、テレワーク（リモートワーク）活用の在宅勤務が一気に広まった日本。ところが、日本生産性本部の調査によると、5月に3割以上あったテレワーク実施率はその後低下し、10月には2割程度まで下がりました。
デジタルトランスフォーメーション（DX）が話題になり、テレワークへの追い風が吹いているにもかかわらず、オフィス勤務を続けている人が多い状況です。電話対応や書類の確認、ファクシミリ（FAX）送受信、押印のためだけに出社を強いられる環境も、少なくありません。
とはいえ、業務のICT化は着実に進んでます。たとえば、社会保険の電子申請が義務化され、電子帳簿保存法の改正にともない経費精算も電子化されます。政府もデジタル化にやっと本腰を入れたようなので、その勢いは増す一方です。
押印出社やFAX出社など、テレワークの足かせになっている業務を早急に洗い出し、いつでもDXの波に乗れるよう備えましょう。
電話やFAXに頼る受注業務
テレワークへ移行したくてもできない、という企業の多くは、他社からの受注を電話やFAXに頼っている割合が高いようです。BtoB受発注システムを手がけているCO-NECTの調査レポートで、現状を確認します。
テレワークしづらい要因は？
CO-NECTは、受注業務を行っている企業に対するアンケートで、テレワークの導入状況を調べました。その結果、テレワークを「全社導入している」企業は15％にとどまったものの、「一部の部署・社員のみ導入している」という企業は40％ありました。ただし、「導入していない」と答えた企業は45％に上ります。
出典：CO-NECT / ３割の企業が「FAX対応の為にテレワークが実施できない」と回答！
テレワークを導入しづらい要因としては、「製造・物流など業務内容がテレワークに適していない」という回答が58％で最多となりました。現場で人の実行する作業をなくせない企業では、導入が困難なのは当然です。
働く環境の整備遅れを指摘する、「テレワーク勤務時の業務フローや社内規定が整備されていない」（47％）や「PCや携帯電話、インターネット環境など環境面の整備」（32％）といった回答も多くありました。こちらは、導入に向けた準備や予算確保により、徐々に解消されていくはずです。
出典：CO-NECT / ３割の企業が「FAX対応の為にテレワークが実施できない」と回答！
FAXやハンコのために出社
電話やFAXはテレワークの障害なのでしょうか。この調査では、37％が「FAXや電話経由での受注など、会社に行かないと注文情報が見れない」を、26％が「押印のために出社する必要がある」を選びました。電話やFAXのような人手を介さないと業務の回らない、昔ながらの通信手段に頼っている企業は多いようです。
また、CO-NECTがFAXとテレワークの関係をさらに質問したところ、35％が「FAX対応の為に一部社員のテレワークが実現できない」と答えています。
出典：CO-NECT / ３割の企業が「FAX対応の為にテレワークが実施できない」と回答！
BtoB受発注業務の実態は？
受発注業務がデジタル化されれば、電話やメール、FAXといった手段を使う頻度が下がり、テレワークしやすい環境になります。ただ、CO-NECTが引用した経済産業省の調査「令和元年度 内外一体の経済成長戦略構築にかかる 国際経済調査事業（電子商取引に関する市場調査）」（関連ページ）によると、日本企業のBtoB電子商取引（BtoB EC）化率は31.7％で、これからといった状態です。
BtoB受注業務の実態については、業務管理システム開発のアイルによる調査が参考になります。
受注の85％以上が「アナログ業務」
アイルは、中堅・中小企業でBtoB受注業務を担当している人を対象に調査を実施し、使われている受注手段を調べました。
上位5項目は「FAX」（28.4％）、「電話」（18.7％）、「メール」（17.8％）、「対面営業」（16.6％）、「展示会」（4.3％）で、合計85.8％を「アナログ」的な手段と分類。これに対し、「EDI／EOS」（7.8％）、「BtoB EC」（4.0％）、「ECプラットフォーム」（2.4％）の合計14.2％を「デジタル」的な手段としています。
そして、「中堅・中小企業の85％以上に、FAX・電話などに依存した『アナログ業務』が根付いている」と指摘しました。
出典：アイル / 700社以上の中堅・中小企業に、BtoB受注業務の実態を調査。
悩みの多いFAX受注
FAX受注に着目したアイルは、FAX対応時の悩みを尋ねました。BtoB EC導入について「検討中」または「興味あり」と答えた企業からは、「転記への業務負担」（35.2％）、「読み取り間違い、誤解」（29.7％）という回答が多く寄せられています。FAXでやってしまいがちな「誤送信」（14.8％）を問題視する声も多くありました。
出典：アイル / 700社以上の中堅・中小企業に、BtoB受注業務の実態を調査。
BtoB ECを導入すれば、FAX受注に起因する問題は解決できます。そのためか、取引先と自社とでBtoB ECの導入を「検討中」の企業は9.5％、「興味あり（情報収集中）」の企業は18.1％ありました。すでに「導入済み」の14.3％と合わせると、4割以上がデジタルシフトに向かっています。
出典：アイル / 700社以上の中堅・中小企業に、BtoB受注業務の実態を調査。
BtoB EC導入を阻む不安
デジタルシフトの流れはありますが、BtoB EC導入を「予定なし」とする回答は58.0％と高い状況です。これら企業は、BtoB ECに対して「得意先に使ってもらえるかどうか」（43.9％）、「業界動向」（29.3％）、「人材確保」（25.0％）という不安を抱いています。
また、BtoB EC導入を「検討中」「興味あり」の企業も、「得意先に使ってもらえるかどうか」（55.2％）、「業界動向」（22.4％）、「人材確保」（20.5％）に対する懸念を示し、その点では変わりません。したがって、受発注業務のデジタル化やBtoB EC導入の推進には、こうした不安の解消が鍵となります。業界全体での取り組みが必要ともいえます。
出典：アイル / 700社以上の中堅・中小企業に、BtoB受注業務の実態を調査。
効率向上、時間短縮につながるBtoB EC
BtoB ECに対する不安が拭えず、導入予定すらない企業が多くあります。受注業務のデジタル化が当たり前になるまでには、まだ時間がかかりそうです。
しかし、導入した企業は恩恵を受け始めています。具体的には、企業間取引のEC化で「入力作業の軽減」（32.9％）、「電話対応時間の短縮」（21.8％）というメリットもたらされました。「残業時間の削減」（6.9％）という意見もあり、効率化し、働く時間を短くする効果もあるようです。
出典：アイル / 700社以上の中堅・中小企業に、BtoB受注業務の実態を調査。
業務効率化による時間短縮を1日当たり1人の時間に換算してもらったところ、「1-2時間程度」が53.3％でもっとも多くなり、「3-4時間程度」も18.1％ありました。「0時間（改善されなかった）」という回答は23.8％あるものの、多くの企業がBtoB EC導入で効率向上を実感していました。
出典：アイル / 700社以上の中堅・中小企業に、BtoB受注業務の実態を調査。
受発注をデジタル化できれば、その業務で必要とされる負担が軽減されます。さらに、押印出社やFAX出社といった無駄も排除され、テレワーク実施まで容易になるでしょう。BtoB EC導入は、直接的な利益だけでなく、働き方全体に大きなメリットをもたらし、働き方改革へつながります。
