有料プランも含めて機能や料金の詳しい解説は、次の記事で紹介しています。
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ワークフローシステムのおすすめ比較をチェックする
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内の稟議や各種申請、承認フローをWeb上で一元管理できるシステムです。
申請フォームの作成や承認ルートの設定、申請状況の可視化・履歴管理などの機能がついており、紙の稟議書やExcel、メールでの申請といった、手間のかかる業務を効率化できます。
なぜ紙やExcel・メール運用は限界なのか？無料システムでこう変わる
今あなたの会社で起きている「稟議書がどこかで止まること」や「承認までのリードタイムが読めないこと」は、あなたの管理能力の問題ではなく、紙の稟議書やExcel・メールでの申請・承認運用の限界です。
なぜなら、紙やExcel・メール運用の最大の課題は、紙やメールで届いた申請内容を人間が手作業で回覧・確認することだからです。申請数が増えていけば、人間が手作業で追いかけられる量をいつかは超え、滞留や抜け漏れが必ず発生します。
0円で使える無料のワークフローシステムならこの状況を改善できます。たとえば、次のように変化が生まれます。
| あなたの課題 | 紙・Excel・メール運用 | 無料システム |
|---|---|---|
| 稟議書がどこかで止まる | 紙の稟議書やメールでの回覧のため、誰の机・受信箱で止まっているのかわからなくなることが少なからず発生 | 申請経路と現在の承認者が自動表示され、どこで止まっているか一目で把握できる |
| 承認までのリードタイムが読めない | 紙やメールで順番に回すため、誰がいつ承認してくれるのか不明で、進捗は都度メールや電話で確認するしかない | 申請日時や承認期限、経過日数が自動で記録され、承認リードタイムをリアルタイムに把握・分析できる |
| 申請状況の見える化ができない | 部署ごとにExcelや紙で別々に管理しており、全社で何件申請され、どのステータスなのかは集計しないとわからない | リアルタイムに全申請の件数やステータスを可視化でき、部門別・種別ごとの状況も瞬時に確認できる |
| 在宅勤務・拠点間で紙が回らない | 原本の紙を本社に郵送したり、PDFをメールで送り合ったりと、テレワークや拠点間での決裁に時間がかかる | 一覧でステータス管理しながら、どの拠点・在宅勤務中でも同じフローで申請・承認できる |
| コスト | 0円 | 0円 |
これを踏まえると、紙やExcel・メール運用からいち早く無料システムに乗り換えるべきではないでしょうか。しかし、無料で使えるワークフローシステムにも、使いやすいサービスと使いにくいサービスがあります。
無料のワークフローシステムを利用するメリット
無料のワークフローシステムを利用するメリットは主に次の3つです。
コストがかからない
無料のワークフローシステムを利用することで、初期費用や月額費用をかけずに稟議・決裁の電子化を進められます。導入・運用コストをほとんどかけられない状況であれば、無料の制限範囲でもシステム化の効果を実感できるでしょう。
導入のハードルが低い
クラウド型の無料ワークフローシステムであれば、アカウント登録をすることですぐにシステム利用を始められます。システムの設定や操作方法も直感的に設計されているものが多く、専門的な知識がなくても利用できます。
業務の効率化を試験運用できる
無料のワークフローシステムを利用することで、ワークフローシステムによる業務の効率化を試験的に検証できます。システムの操作性や機能を確認し、業務にどのような効果があるかを評価したうえで本格導入に進むことで、システム導入の失敗を避けられます。
ワークフローシステムを無料で使う方法
ワークフローシステムを無料で使うには、次の4つの方法があります。
- ワークフローシステム・グループウェアの無料トライアルを利用する
- ワークフローシステム・グループウェアの無料プランを利用する
- オープンソース型ワークフローシステムを利用する
- Google フォームやスプレッドシートで自作する
ワークフローシステム・グループウェアの無料トライアルを利用する
ワークフローシステムの中には、1週間や1か月など無料トライアル期間を設けているサービスもあります。トライアル期間中は無料で利用できるため、システムの操作性や機能の充実度を確かめられます。
期間内は機能に制限なく利用できるサービスもあれば、無料プランと同様に機能やユーザー数に制限があるサービスもあります。トライアル後の継続利用を検討する際の判断材料として活用しましょう。
ワークフローシステム・グループウェアの無料プランを利用する
ワークフローシステム、あるいはワークフロー機能を搭載するグループウェアには無料プランを提供しているサービスがあります。
無料プランでは、期間の制限がなく無料で使い続けられるものの、利用に制限がある場合が多いです。制限内容はサービスによって異なりますが、たとえば次のようなことが制限されます。
| 制限項目 | 制限例 |
|---|---|
| ユーザー数 | 無料プランでは5ユーザーまで |
| 申請フォーム数 | 申請フォームは10種類まで |
| 申請・承認ルート設定 | 3ステップまでの承認で、条件分岐には非対応 |
| データ保存期間 | 承認データの保存期間が1年間 |
また、無料プランでは有人サポートを受けられない場合が多いため、マニュアルやFAQを確認して自力で設定する必要があります。
ワークフロー機能を搭載するグループウェアを利用する場合は、無料プランでワークフロー機能が利用できるかをチェックしましょう。
オープンソース型ワークフローシステムを利用する
ソースコードが公開されているオープンソース型のワークフローシステムを利用することで、無料でワークフローシステムを構築できます。
オープンソースの基幹業務システム構築プラットフォームの中には、ワークフロー機能を備えているものもあります。
制限なく無料で利用できる一方で、サポートや保守サービスが提供されていない場合も多く、開発・運用コストが大きくかかります。
Google フォームやスプレッドシートで自作する
Google フォームやスプレッドシートを活用することで、シンプルなワークフローシステムを自作できます。
Google フォームで申請フォームを作成し、回答をスプレッドシートに集約することで、申請内容の管理や承認状況の追跡が可能です。
高度な承認方法やルート設定は実装できませんが、単純な業務やシンプルなワークフローであれば対応可能です。
ただし、セキュリティ面での注意は必要です。アクセス権限の設定やデータの保護には十分に気をつけましょう。
ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
⇒
【料金・機能比較表つき】ワークフローシステムの資料をダウンロードする（無料）
無料のワークフローシステムが向いている企業
無料のワークフローシステムには何かしらの制限があるため、向いている企業・向いていない企業があります。
【無料トライアル】有料サービスを導入する前に使用感を試したい企業
ワークフローシステムの無料トライアルは、有料サービスを導入する前に使用感を試したい企業におすすめです。
無料トライアルを利用することで、システムの全体的な機能や操作性を把握でき、有料プランへの移行を検討しやすくなります。
自社の申請書類や決裁方法にマッチするかどうかを事前に確認することで、自社に合わないシステムを避け、最適なワークフローシステムを選択できます。
無料トライアルで使用感を試したい企業は、有料のワークフローシステムの選び方を押さえておきましょう。選び方や厳選おすすめサービスは、 ワークフローシステム厳選比較・選び方記事 で詳しく紹介しています。
【無料プラン】増員予定があまりない小規模事業者
従業員が少なく、増員予定があまりない企業には、無料プランのワークフローシステムがおすすめです。
無料プランのワークフローシステムは登録できる従業員数や承認ルート設定に制限があることが多いため、従業員数が多ければそもそも利用できない、あるいはシステムの恩恵をほとんど受けられない場合があります。
また、規模の拡大を予定しているのであれば、すぐに制限人数に達してしまいます。
従業員数が多い企業や、従業員が少なくても増員計画がある企業は、有料プランのワークフローシステムのほうが自社の要望にあったサービスを選定できます。
無料で使えるワークフローシステムの選び方
無料で使えるワークフローシステムを選ぶ際には、ユーザー数、申請数や申請フォーム数といった「機能単位」、サポート体制などに注意して選びましょう。
【ユーザー数】チーム全員で「無料」で使えるか？
無料で使えるサービスを選ぶときに重要なのはユーザー数の制限です。
管理者1人だけが無料で利用できても、部下を含めた現場の業務改善にはつながりません。紙やExcel・メールでの申請・承認運用から脱出するには、申請内容やステータスをチーム全員がリアルタイムで共有できる必要があります。
GroupSessionのように、ユーザー数の制限が緩い（あるいは無制限の）システムであれば、部署一丸で業務を推進できます。将来的に利用部門を広げたい場合は、最初からユーザー数に余裕のあるサービスを選んでおくと安心です。
【機能の制限】自社の月間申請件数に対応しているか？
業務ツール導入時は、ユーザー数に加え「月間申請件数」や「申請フォーム数」「保存できるデータ容量」といった「機能単位」の制限確認が必要です。
無料プランの多くは「月間50件まで」「申請フォームは3つまで」のような利用上限が設けられており、稟議や経費精算、各種申請が多い企業の場合はすぐ上限に達し、以前の非効率な運用に逆戻りします。自社の月間申請件数を大まかに把握しておきましょう。
ハーモス稟議は30名まで全機能を無料で使えるため、少人数組織であれば稟議や各種申請を一通りカバーできます。
一方、デジローはユーザー10名までという制限ではあるものの、押印やコメント、複数ステップの承認といったワークフロー機能自体は無料でも制限がありません。
このように、「件数やユーザー数の制限」と「機能の充実度」の両方を見て、自社の使い方に合うかどうかを確認することが大切です。
【サポート体制】無料でも問い合わせ先はあるか？
IT専任担当者がいない会社では、無料プランでも最低限の問い合わせ先があるサポートをおすすめします。
システムの専門家でないため、初期設定や突然のトラブル時に頼れる窓口がないと、申請・承認業務そのものが止まってしまいかねません。
デジローはメールでの問い合わせ窓口が用意されており、つまずいたときにベンダーへ相談できます。
完全にサポートがない場合は自力で解決せねばならず、導入担当者に負担が集中したり、誤った設定のまま運用してしまったりするリスクがあります。無料プランでも「どこまでサポートしてくれるのか」を事前に確認しておくと安心です。
無料トライアルのあるワークフローシステム比較4選
ワークフローシステムの中で、無料トライアルのあるシステムを紹介します。
【特典比較表つき】『ワークフローシステムの資料14選』 はこちら⇒ 無料ダウンロード
一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。
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※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、有料版の機能を利用できる30日間の無料トライアルを実施しています。
トライアル期間終了後は一部機能の利用が制限されるものの、3件までのフォームの登録が可能です。また、データの保持期間は直近30日間のみ閲覧可能です。
ほかにも無料プランでは、次の機能に制限がかかる、または利用できません。
| 機能 | 制限 |
|---|---|
| 登録フォーム | 3件まで |
| ファイル添付機能 | 利用できません |
| データ保持期間 | 30日間のみ |
| 乗換案内機能 | 利用できません |
| チャットサポート | 利用できません |
| API連携 | 利用できません |
サイボウズ Office
サイボウズ Officeは、「誰でもかんたんに使える」ことにこだわった設計が特徴のクラウド型グループウェアです。
日本の中小企業の業務に合わせてスケジュール共有から承認ワークフローまで社内情報共有の機能をワンパッケージで提供しています。
すべての機能を30日間利用できる無料トライアルを提供しており、その期間も電話やメールでテクニカルサポートを受けられるのも特徴です。
eValue V Air ワークフロー
eValue V Air ワークフローは、40種類以上の各種申請書フォームを標準搭載し、小口旅費精算や各種届出など社内ニーズの高い申請に対応できるワークフローシステムです。
クラウド版とオンプレミス版が提供されており、料金はいずれも見積もり依頼が必要です。なお、30日間の無料体験版が用意されています。
Styleflow
Styleflowは、紙やExcel、Wordで運用してきた既存の申請・承認業務をそのまま電子化できる、クラウド型業務フロー効率化システムです。
専門知識がなくとも、ノーコードで自社の承認ルールに合わせた複雑な承認ルートを自由に設定でき、スピードアップを実現します。
全機能を利用できる30日間の無料トライアルが用意されています。
トライアル環境にはサンプルデータが登録されており、目的に応じた「さくっとコース」「じっくりコース」を選択しての検証ができます。
また、申請書をそのまま電子化する機能やノーコードで複雑な承認ルートを設定できるかなど、適合性を導入前に検証可能です。
【0円で使える】無料プランがあるワークフローシステム 9選
ワークフローシステムの中で、無料プランがあるおすすめのツールを比較紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので、ワークフローシステム選びの参考にしてみてください。
無料で使えるワークフローシステムの比較表
| サービス名 | ユーザー数 | 機能制限 | サポート | その他の制限 |
|---|---|---|---|---|
| GroupSession | ユーザー数に制限はなく、利用規模に応じてサーバー増強が必要になります。 | スケジュールや掲示板、ワークフローなどの基本機能はすべて無料で利用できます。 | 公式マニュアルやFAQ、ユーザーコミュニティが中心で、ベンダーの個別サポートは有償です。 | オンプレミス型のため、自社でサーバー構築やバックアップなどの運用が必要です。 |
| AppRemoクラウド | 20ユーザーまで無料で利用できます。 | 申請フォームは10個まで、ストレージは5GBまでで、添付ファイルは1ファイル1MBまでに制限されています。 | オンラインマニュアルとメールフォームからの問い合わせによるサポートが提供されます。 | IP制限といった高度なセキュリティ機能や一部オプションは有料プランのみで利用できます。 |
| ハーモス稟議 | 30ユーザーまでは無料で、31ユーザー以上は1人あたり月額料金が発生します。 | 稟議テンプレートや条件分岐、承認経路設定など主要なワークフロー機能は無料でもほぼ制限なく利用できます。 | ヘルプページとメールによる問い合わせサポートが利用できます。 | 料金体系や無料枠はサービス改定により変更される可能性があるため最新情報の確認が必要です。 |
| GRIDYグループウェア | ユーザー数は無制限で利用できます。 | 利用できるのはグループウェアやワークフローなどの基本機能に限定され、SFAやCRM機能は含まれず、ストレージ容量は1GBまでです。 | メールとFAQ中心のサポートで、電話サポートや導入支援は有料プランの対象です。 | 一部の機能制限や容量制限があり、本格的な営業管理には別サービスの導入が必要です。 |
| ジョブカンワークフロー | ユーザー数に上限はありません。 | 申請フォームは3つまで、過去データの閲覧は30日間までで、添付ファイルや外部サービス連携は利用できません。 | メールでの問い合わせが可能で、チャットや電話サポートなどは有料プランのみの提供です。 | API連携や詳細なログ管理、柔軟な外部連携などは有料プランでのみ利用できます。 |
| HUEワークフロー | 1ユーザーまでは無料で利用でき、追加ユーザーには1人あたり月額料金が発生します。 | 月間50件までの申請であれば無料で利用でき、上限を超えると翌月から有料プランに切り替わります。 | オンラインマニュアルや問い合わせフォームを通じたサポートが提供されます。 | 一定期間ログインがない場合は環境が停止したり、利用上限を超えると翌月から有料プランに切り替わったりするなど、本格運用には有料プラン前提の設計になっています。 |
| ワークフローEX | 無料版でも社内の複数ユーザーで利用でき、実質大きなユーザー上限は設けられていません。 | ワークフロー機能自体はほぼフルで使えますが、申請データの保存期間が6か月、ディスク容量が10GB程度までに制限されています。 | FAQやヘルプサイトが中心で、電話をはじめ個別サポートは無料版の対象外です。 | 長期保存や大容量での利用、より手厚いサポートを求める場合は有料版への移行が必要です。 |
| デジロー | 10ユーザーまで無料で利用できます。 | 申請フォーム数や承認フロー数は基本的に無制限ですが、ストレージ容量に上限があります。 | オンラインマニュアルとメールによるサポートが提供されます。 | 11ユーザー以上で利用する場合は1ユーザーごとに月額料金が発生します。 |
| monday.com | 2ユーザーまで無料で利用できます。 | 作成できるボードは3つまで、アイテムは1,000件まで、ストレージは500MBまでで、自動化や外部サービス連携は利用できません。 | ヘルプセンターとメールによるサポートが提供されます。 | チーム全体で本格利用する場合や自動化、権限管理を使いたい場合は有料プランへのアップグレードが必要です。 |
GroupSession
GroupSessionは、スケジュールや掲示板、ファイル共有とあわせてワークフロー機能を利用できるグループウェア型のワークフローシステムです。
社内サーバーにインストールして使うオンプレミス型で、稟議や各種申請フローをブラウザだけで運用できます。ユーザー数の制限がなく、部署や拠点をまたいだ全社利用にも対応しやすい点が特徴です。
無料版では、ユーザー数は実質無制限、申請フォーム数や申請件数にも明確な上限は設けられておらず（サーバー性能の範囲内で利用可能なため）、ボリュームの多い稟議や申請をまとめて電子化したい企業にも向いています。
一方で、インフラの構築やバックアップは自社で行う必要があるため、社内にある程度ITに詳しい担当者がいる中小企業にとくにおすすめです。
もし、自社でサーバーを持たずに運用したい場合は、月額1ユーザーあたり約300円から利用できるクラウド版への移行も検討できます。
有料版ではクラウド環境での安定運用に加え、保守やサポートも含めてベンダー側に任せられるようになり、システム担当者の負担を抑えながら本格運用しやすくなります。
GroupSessionを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 制限なし（サーバー性能の範囲で無制限に利用可能） |
| 機能制限 | ワークフローを含む主要機能はおおむね制限なし。申請フォーム数・申請件数も明確な上限はなし |
| サポート | 公式サイトのマニュアル・FAQが中心。有償のサポート契約を結ばない限り、個別問い合わせ窓口は限定的 |
| その他の制限 | 自社サーバーへのインストールが必要で、インフラ構築・保守・バックアップは自社対応 |
AppRemo
AppRemoは、Excelで作成した既存の申請書をそのまま取り込んでワークフロー化できることが特徴のワークフローシステムです。
紙やExcelで運用している稟議書や各種申請書をほとんど作り直すことなく電子化できるため、「フォーマットは変えたくないが、承認フローだけオンラインにしたい」といった企業に向いています。
無料プランでは、ユーザー数が20名まで、作成できる申請フォーム（アプリ）が10個までといった制限があります。
少人数の部署や限られた申請種別から試験導入したい場合にちょうどよく、紙の稟議書から段階的に切り替えていくシーンにおすすめです。
制限を超えて全社展開したくなった場合は、1ユーザーあたり月額約250円からの有料プランへ移行できます。
有料版では利用ユーザー数やフォーム数の上限が緩和されるほか、ほかのクラウドサービスとの連携も含め、より柔軟なワークフロー運用がしやすくなります。
AppRemoを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 20ユーザーまで無料 |
| 機能制限 | 作成できる申請フォーム（アプリ）は10個まで。フォーム数が多い運用には不向き |
| サポート | オンラインマニュアルやヘルプを中心に提供。個別のサポート範囲はプランにより異なるため詳細は要問い合わせ |
| その他の制限 | 無料プランではストレージ容量や登録データ件数に上限が設けられている可能性があり、大量データ運用時は事前確認が必要 |
HRMOS稟議
HRMOS稟議は、株式会社ビズリーチが提供するクラウド型のワークフローシステムです。
契約申請や備品購入申請、経費精算などさまざまな稟議をスマートフォンやPCから申請・承認できる点が特徴です。
コメント機能やアラート機能、稟議履歴の管理にも対応しており、承認プロセスの見える化や内部統制の強化にも役立ちます。
ユーザー数30名までであれば初期費用・月額費用ともに完全無料で利用可能です。
30名以内の企業や、まずは特定部門だけで稟議のペーパーレス化を進めたい企業に適しており、小規模から中小企業のバックオフィス業務の効率化におすすめのサービスです。
利用人数が31名を超える場合は、1ユーザーあたり月額100円からの有料プランに移行することで、同じ機能をそのまま全社展開できます。
ユーザー数だけを気にしておけばよく、機能面では無料プランの段階から本格運用に近い形で試せる点が魅力です。
HRMOS稟議を無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 30名まで完全無料 |
| 機能制限 | 30名以内であれば、ワークフロー（申請・承認）や稟議履歴など主要機能はほぼ制限なく利用可能 |
| サポート | オンラインヘルプや問い合わせフォームが中心。個別のサポート範囲はプランにより異なり、詳細は要問い合わせ |
| その他の制限 | 31名以上での継続利用には有料プランへの申し込みが必要。期間限定キャンペーンで30名超でも無料となる場合があるが、終了時期に注意が必要 |
GRIDYグループウェア
GRIDYグループウェアは、スケジュール管理や掲示板、ファイル共有、Webメール、ワークフローなど、23種類の機能をまとめて利用できるクラウド型グループウェアです。
ひとつのサービスで社内コミュニケーションから申請・承認までをカバーできるため、「まずは基本機能をまとめてクラウド化したい」という企業に適しています。
無料プランでは、ユーザー数無制限で利用できる一方、全体のストレージ容量が1GBまでといった制限があります。
テキスト中心の掲示板や稟議・申請の運用であれば問題なく使えますが、添付ファイルを多用する場合は容量を意識した運用が必要です。
容量や機能を拡張したい場合は、ユーザー数無制限、5GBストレージで月額55,000円のKnowledge Suiteに移行できます。
Knowledge Suiteでは、より大きな容量や追加オプションを選べるようになり、SFAをはじめ他のGRIDYシリーズとの連携も含めて、情報共有と営業活動を一体で管理しやすくなります。
GRIDYグループウェアを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 無制限（人数上限なしで利用可能） |
| 機能制限 | 基本機能は利用可能だが、全体ストレージ容量は1GBまで。大容量ファイルの共有には不向き |
| サポート | 主にオンラインマニュアルやFAQでの自己解決が前提。個別サポートの内容はプランにより異なり、詳細は要問い合わせ |
| その他の制限 | スマホアプリをはじめ一部の便利機能は有料プランのみ対象となる場合があり、本格運用時は機能範囲の確認が必要 |
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、稟議書や各種申請書をノーコードで作成し、ドラッグ＆ドロップで承認ルートを組める操作性が魅力のワークフローシステムです。
ジョブカン勤怠管理をはじめグループ製品との連携もしやすく、紙やExcelベースの申請フローをそのままクラウドに置き換えたい企業に向いています。
無料プランでは、申請フォームを最大3つまで登録できるほか、直近30日分の申請データを閲覧できます。
一方で、添付ファイル機能や一部の外部サービス連携は利用できないため、経費精算や各種申請のうち「まずは重要度の高い3種類だけをクラウド化して試してみたい」といったケースに向いています。
フォーム数やデータ保持期間の制限を超えて本格運用したくなった場合は、1ユーザーあたり月額300円程度からの有料プランへ移行可能です（最低利用料金は月額5,000円）。
有料版ではフォーム数や保存期間の制限がなくなり、API連携や詳細なログ管理なども利用できるようになるため、全社的な申請フローの標準基盤として運用できます。
ジョブカンワークフローを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | ユーザー数の上限なし |
| 機能制限 | 申請フォーム登録は3つまで、申請データの閲覧は直近30日分まで。添付ファイルや一部外部連携は利用不可 |
| サポート | オンラインマニュアルとメールフォーム中心のサポート。電話をはじめ手厚いサポートは有料プランが前提 |
| その他の制限 | API連携や詳細な監査ログ、より高度な権限設定は有料プランのみ利用可能 |
HUEワークフロー
HUEワークフローは、Excelライクな画面とノーコードでのフロー設計を強みとする、クラウド型のワークフローシステムです。
紙やExcelで運用している稟議書や届出書をそのままWebフォーム化しやすく、大企業から中堅企業まで幅広い規模での導入実績があります。
無料の「0円プラン」では、月間50件までの申請であれば料金は発生しません。
標準のワークフロー機能やマスタ管理、通知機能なども利用できるため、まずは特定部門だけで試験導入したり、紙の稟議から一部だけ移行したりする用途に適しています。
一方で、51件以上の申請を行うと翌月から自動的に従量課金が発生したり、3か月間アクセスがないと環境が停止したりする点には注意が必要です。
本格的に全社展開する場合は、1ユーザーあたり月額300円前後からの有料プランに切り替えることで、月間申請件数の上限が実質なくなり、長期運用を前提とした環境やサポートが得られます。
既存の人事・会計システムとの連携や詳細な権限設定も活用すれば、経費精算や人事関連の申請まで一元管理できるようになります。
HUEワークフローを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | ユーザー数は制限なし |
| 機能制限 | 月間申請件数が50件まで。申請件数が51件以上になると翌月から有料課金対象 |
| サポート | ヘルプセンター、機能マニュアル、管理者マニュアル、管理者向け問い合わせ窓口などのサポートを利用可能 |
| その他の制限 | 3か月間アクセスがない場合、環境が停止対象となる。長期保管や大規模運用には有料プランが前提 |
ワークフローEX
ワークフローEXは、既存のExcel稟議書をそのまま画面に取り込んで使えることが特徴のワークフローシステムです。
社員が見慣れたExcelレイアウトのまま電子申請・電子捺印に移行できるため、現場への浸透が早く、紙やExcel運用からスムーズに脱却したい企業に向いています。
無料プランでは、ユーザー数と申請フォーム数はともに無制限で利用でき、通知機能および一部オプション機能を除いたほとんどの機能を試せます。
申請データの保存期間が申請日ベースで6か月間に限られるため、長期保管には向きませんが、「まずは半年間、部署単位で本番に近い形で試したい」といったトライアルには非常に適しています。
また、無料プランでも操作サポートを受けられる点も安心材料です。
データ保存期間を気にせず本格運用したい場合は、有料プランに移行できます。有料版では通知機能や各種オプション機能が利用できるようになり、長期保管や他システムとの連携も視野に入れた全社的なワークフロー基盤として活用しやすくなります。
ワークフローEXを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | ユーザー数の上限なし |
| 機能制限 | 通知機能および一部オプション機能は利用不可。申請データの保存期間は申請日ベースで6か月間 |
| サポート | 無料プランでも操作サポートに対応 |
| その他の制限 | 長期保存が必要な申請データの運用には不向きで、本格運用には有料プランへの移行が前提 |
デジロー
デジローは、シンプルな画面と直感的な操作性が魅力のワークフローシステムです。
稟議や経費精算、各種申請フォームの作成と承認ルートの設定、進捗ステータスの確認など、日々の申請・承認業務を一元管理できます。ITツールに不慣れな担当者でも扱いやすく、中小企業のバックオフィス全体で使いやすい構成です。
無料プランでは、ユーザー数は10名までで、申請や承認といった基本機能をそのまま利用できます。標準的なワークフロー機能を一通り試せることが大きなメリットです。小規模チームや一部門だけでまずは紙やExcelの稟議書から脱却したい場合に適しています。
ユーザー数が増えてきたり、申請件数・保存データ量が増えて管理が追いつかなくなってきたりしたら、有料プランに切り替えて本格運用を検討するとよいでしょう。有料版では、より大規模なユーザー数への対応や、ログ保管・サポート体制が強化された形で利用できます。
デジローを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 10ユーザーまで無料で利用可能（11ユーザー以上は有料プランへの移行が必要） |
| 機能制限 | 申請・承認などの標準機能はおおむね利用可能だが、外部システム連携や高度な分析機能などは利用条件が異なる場合あり（詳細は要問い合わせ） |
| サポート | 主にメールや問い合わせフォームによるサポートが中心。個別の導入支援や手厚いサポートは有料プランが前提となるケースあり |
| その他の制限 | 月間の申請件数やデータ保存容量に上限が設けられる可能性あり（具体的な値は要問い合わせ）。SLAやバックアップなどの運用面の保証は有料プランが前提 |
monday.com
monday.comは、タスク管理からプロジェクト管理、簡易的なワークフローまで一元管理できるワークマネジメントプラットフォームです。
カンバンやガントチャート、タイムラインなど複数のビューで進捗を可視化でき、ドラッグ＆ドロップ中心の直感的な操作性が特徴です。ワークフローシステムとしても、申請・承認のステータス管理や、担当者・期限の割り当てなどに活用できます。
無料プランでは、2ユーザーまで利用でき、限られた数のボードやアイテム（タスク）で基本的なワークフロー管理を試せます。
小規模チームや経営者＋アシスタントといった少人数で、「まずは業務を見える化したい」「グローバルツールの使い勝手を試したい」といった場面に向いています。
一方で、自動化機能や外部ツールとの連携、詳細な権限管理などは無料プランでは使えず、本格的な業務フロー全体を自動化するには有料プランが前提です。チームメンバーが増えてきたり、承認プロセスを自動通知・連携まで含めて設計したくなった時点で、有料版への切り替えを検討するとよいでしょう。
monday.comを無料で使う制限
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | 2ユーザーまで無料。それ以上のメンバーを招待するには有料プランへの加入が必要 |
| 機能制限 | 作成できるボードやアイテム数に上限あり。ワークフロー自動化（オートメーション）や外部サービスとのインテグレーション機能は無料プランでは利用不可 |
| サポート | オンラインヘルプセンターやFAQが中心。優先サポートやより手厚いサポート対応は有料プランが対象 |
| その他の制限 | 高度な権限管理や監査ログ、SSOなどのセキュリティ機能は上位プランのみ。インターフェースやサポートは英語主体で、日本語での運用には一部慣れが必要な場合がある |
オープンソース型のワークフローシステム比較3選
オープンソース型のワークフローシステムを紹介します。
ご提示いただいたフォーマットを参考に、Tec STORK.GWについて執筆します。
Tec STORK.GW
Tec STORK.GWは、オープンソースで提供されるグループウェア型のワークフローシステムです。
プログラムが公開されているため、社内にエンジニアがいる企業であれば、画面や機能を細かく作り込みながら運用できます。
ライセンス費用自体は無料で、ユーザー数にも基本的な上限はありません。そのため、社員数が多い企業や、将来的に利用ユーザーが増えていくケースでも追加ライセンス費がかからない点が魅力です。
自社サーバーの用意やミドルウェアのインストール、バージョンアップなどの運用は自社で行う必要がありますが、有料の保守サービスやクラウド提供を利用すれば、サーバー運用の負担を減らしつつ安全に長期運用も可能です。
| 項目 | 制限 |
|---|---|
| ユーザー数 | ライセンス上のユーザー数制限はなし（社内の利用人数に応じて自由にアカウントを追加可能） |
| 機能制限 | オープンソース版として、基本機能に大きな制限はなく利用可能。ただし追加機能や独自カスタマイズは自社での開発が前提 |
| サポート | 無償版には専用のサポート窓口はなく、ドキュメントやコミュニティ情報が中心。開発元やパートナー企業の有償保守・サポートを利用することは可能 |
| その他の制限 | 自社サーバーやクラウド環境の構築・運用が必須。インフラ費用や保守工数が別途発生し、セキュリティ対策やバックアップも自社で設計・管理する必要がある |
Exment
Exmentは、オープンソース型のソフトウェアです。
ライセンス版の場合は、無償で利用できます。ワークフローをはじめとする基本機能が搭載されており、ユーザー数の制限や機能制限はありません。
ただし、次のサポート利用には有償オプションの申し込みが必要です。
| 有償オプション | 詳細 |
|---|---|
| 保守サポート | Exmentのインストール方法や設定方法、操作方法、更新方法、問題発生時の対応など、個別の問い合わせに対応するプラン。 |
| 導入支援 | 導入時の環境構築やデータ移行、操作方法のレクチャーなどを行うプラン。 |
| 機能改善・独自カスタマイズ | 機能改善や独自プラグインの追加開発を行うプラン。 |
SHIRASAGI
SHIRASAGIは、ワークフローを含む全機能を無償で利用できるオープンソースソフトウェアです。
すべての機能を無料プランで利用できますが、次のサポート利用には有償オプションの申し込みが必要です。
| 有償オプション | 詳細 |
|---|---|
| 運用サポート | 設定や操作、不具合に関する質問に対応するプラン。 |
| 講習会サービス | シラサギの講師が来社またはオンラインで、概要説明やレクチャーなどを行うプラン。 |
| 業務代行サービス | シラサギのインストールや初期設定、バージョンアップを代行するプラン。 |
有料ワークフローシステムを検討するべきケース
無料のワークフローシステムは、小規模な組織や簡単な承認業務には適しています。しかし、組織の成長や業務の複雑化に伴い、有料システムの導入を検討する必要が出てくる場合もあります。有料のワークフローシステムを検討すべきケースについて説明します。
- 増員計画がある
- 複雑な承認フローが必要
- 申請数が多い・必要な添付ファイルが多い
- カスタマイズや外部システム連携が必要
増員計画がある
事業拡大に伴い増員計画がある場合、有料のワークフローシステムの導入を検討しましょう。
無料プランでは、利用可能なユーザー数を制限されている場合が多いため、一定以上のユーザー数が利用する場合、速やかに有料プランへの移行が必要となるためです。
複雑な承認フローが必要
組織の業務プロセスが複雑で多段階の承認や条件付きの承認フローが必要になる場合は、有料ワークフローシステムの導入を検討しましょう。
無料プランでは承認方法や承認ルートの設定を制限されている場合が多いため、複雑な承認フローには対応が難しいためです。
申請数が多い・必要な添付ファイルが多い
承認データをシステムで補完したい場合、申請数や添付ファイルが多いとストレージの容量不足になる可能性があります。
有料のワークフローシステムであってもストレージは無制限ではありませんが、無料版と比較してストレージ容量が多いことが一般的です。
カスタマイズや外部システム連携が必要
組織固有の要件にあわせてワークフローシステムをカスタマイズしたり、外部システムと連携したりする必要がある場合も、有料のワークフローシステムを検討しましょう。
無料プランでは、カスタマイズ機能やAPI連携機能が制限されている場合が多いため、組織の要件にあわせた調整が難しくなります。
無料プランや無料トライアルでシステムを比較しましょう
自社に合うシステムを選ぶには、実際にツールを操作してみて、ユーザー数、機能制限（申請件数やフォーム数など）、サポート体制の3つを確認することが重要です。
まずは期間無制限の無料プランや、無料トライアルを活用して、画面の見やすさや承認フローの組みやすさ、社内メンバーとの相性などを確認してみましょう。
また、本格的な導入や有料プランへの移行を検討する場合は、各社のサービス資料を比較検討することが有効です。次のボタンから、人気サービスの資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ社内検討にご活用ください。
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