社内文書の書き方や例文は？種類・基本項目・テンプレート

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社内文書の種類

社内文書とは、社内での情報共有を目的に作成される文書を指します。日報や辞令、休暇届け、議事録など細かく分類すればさまざまな社内文書が存在します。ただし、情報の性質ごとに分類すると、社内文書はおおむね次の5つに分類できます。

記録文書

記録文書とは、社内で発生した事件や会議などさまざまな情報に関して記録する文書を指します。

たとえば、会議の際に作成する議事録、従業員の勤怠を記録する勤怠管理表といった文書が記録文書に該当します。

誰かになにかを伝えるためではなく、記録を後から見返すことにより、事実関係や決定事項を確認するために使用される文書です。

共有文書

共有文書とは、社内になんらかの情報を周知するために使用する文書のことです。

たとえば、社内行事の案内や建物のメンテナンスに関するお知らせといった文書が共有文書です。

共有文書は会社から不特定多数の従業員に対して告知する情報であり、情報の重要度によって周知を徹底する必要があります。

企画提案・稟議申請文書

企画提案・稟議申請文書は、従業員が上司（会社）に対してなにかを提案する際に使用します。

たとえば、物品購入に関する稟議書、新規プロジェクトに関する提案書といった文書が企画提案・稟議申請文書に該当します。

現場の活動を活性化しようとすると、こういった書類が簡単に作成できることが重要となるため、企画提案・稟議申請文書のテンプレートを充実させ、現場担当者に書類作成の方法を周知する必要があります。

指示・通達文書

指示・通達文書とは、上司（会社）から特定の部下宛てに業務命令や決定事項を通知するための文書を指します。

たとえば、昇進・降格・転勤などに関する辞令、業務命令書といった文書が指示・通達文書です。

転勤の辞令のような内容は事前に通達を出す前に、当事者と打ち合わせをしている場合もあります。ただし、客観的に指示・通達があったことを証明するために指示・通達文書の作成が必須です。

報告・届出文書

報告・届出文書とは、現場担当者から上司（会社）に対して、報告・届出をするための文書です。企画提案・稟議申請文書の場合は提案内容が否決される場合もあります。

一方で、報告・届出文書の場合は情報を提供するだけなので承認・非承認を問わない、届出として稟議なしで承認される内容が中心です。

たとえば、休暇届、日報、プロジェクト報告書といった文書が報告・届出文書に該当します。

社内文書に共通する基本項目

社内文書の内容は企業や種類によって異なりますが、社内文書として記載するべき基本項目は存在します。社内文書を作成するにあたって必要な5種類の基本項目について紹介します。

発信日

発信日とは、情報を社内に発信する日付を指し、書類を作成した日ではありません。日付の表記の西暦、和暦どちらでも構いませんが、管理を考慮するとどちらかに統一しておくのが理想的です。一般的には社内文書の右上に記載します。

宛名

宛名とは、誰に充てた文書なのか明示するために記載します。部署・役職・氏名で1つのセットの場合が多く、社員全員に通達する場合は「関係者各位」と表記します。書類の左上に記載するのが一般的です。

作成者

作成者は、文書を誰が作成したのかを明示するために必要です。ただし、実際に文書を作成した従業員ではなく、文書の発行権限をもつ者が作成者と表記されるケースもあります。たとえば、辞令に関する文書は人事担当者が作成していても、実際に作成者として記載されるのは人事を決定する経営者なので、作成者は経営者名義になるといったケースもあるでしょう。

タイトル（表題）

文書のタイトル（表題）は、一行で内容が明確になるよう表記します。「納会のお知らせ」「来年度の販売方針について」といったように一目で何について記載した文書なのかを理解できるように記載しましょう。また、社内文書として一貫性をもたせるために、タイトルの付け方に関してルールを決めておくのがベストです。

本文（主文）

本文（主文）ではタイトルを受けて、その詳細について記載します。社内の情報共有のために使用する文書なので、冗長な表現は必要なく、伝えるべきことをシンプルに記述すれば問題ありません。具体的なポイントに関しては後述します。

社内文書の書き方のポイント

社内文書は社内情報共有に使用する書類なので、決められた書式は存在しません。ただし、社内文書として効率的に関係者に必要な情報を提供するためには、次の3点を考慮したうえでの文書作成が求められます。

結論から記載する

社内文書は結論から記載するのが基本です。結論から記載することにより短時間でメンバーに重要な情報を伝達できます。結論さえ伝われば、結論に至った経緯や結論に付随する詳細については、それぞれが任意で確認できるようにしておけばよいでしょう。

結論の後は重要な内容から順番に記述します。また結論は主語と述語を明確にしたうえで、余計な修飾語を入れずに記載するのもポイントです。

箇条書きを用いて簡潔にまとめる

冗長な文章になると理解するのに時間がかかるので、社内文書はシンプルに記載するのがマストです。要素を列挙する場合は文章で記載するのではなく、箇条書きを用いて簡潔にまとめるとよいでしょう。

また、箇条書きで列挙する内容一つひとつもできるだけ簡潔にすることを意識しましょう。段落番号や箇条書きの要素にナンバーをつけるといった工夫をすることにより、内容を簡潔にしやすくできます。

敬語表現は最小限にとどめる

社内文書の記載方法として敬語表現は必ずしも必要ではありません。

むしろ、敬語表現を使用することにより、文書の主語と述語の関係や表現内容に誤解を生む可能性もあります。さらに文章が冗長になりがちで読む時間もかかります。

よって、敬語表現は最小限にとどめるのが無難です。

ただし、どのような表現を用いるかは各社によって異なるので、どの程度の敬語表現を用いなければならないかは、過去の社内文書の表現方法を確認してください。

社内文書の書き出し例文

社内文書の書き出しにはいくつかのテンプレートが存在します。テンプレート表現を活用すれば、迷わずに社内文書を作成できます。4つのパターンに分類して典型的な社内文書の書き始めの例文を紹介します。

記録・共有の際

• 「表題の件について、下記のとおり実施いたします。内容をご確認のうえご協力をお願いします。」
• 「先日開催された○○会議について、下記のとおりご報告申し上げます。」

具体的な記録・共有した事項の内容はこの文章以降に記載します。具体的な内容は箇条書きやナンバリングをしたうえでシンプルに記載しましょう。

企画提案・稟議申請の際

• 「下記のとおり、○○を企画致したので、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」
• 「表題の件について、下記のとおり○○を購入したく、お伺いします。」

上記のような文章以降に具体的な提案、稟議の内容を記載します。記述すべき要素に関しては自社でルールやガイドラインを作成しておきましょう。

指示・通達の際

• 「○○について、下記のように決定しました。ご協力をお願いいたします。」
• 「表題の件について、○○○○に必要であるため、××書類の提出をお願いいたします。」

○○の部分には具体的な内容が記述されます。書き出しを読んだ方が一目で何に関する指示・通達なのかを理解できるように配慮しましょう。

報告・届出の際

• 「○○の実施について、下記のとおりご報告いたします。」
• 「下記のとおり、休暇をいただきたく届出いたします。」

報告・届出は従業員が会社（上司）に向かって提出する書類なので、書き出し以外も含めて全体をテンプレート化するのが無難です。

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社内文書で組織内の情報を共有する

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