中小企業向け「議事録作成ツール」おすすめ7選！選定のポイントと導入のメリット

中小企業が抱える議事録作成の課題

議事録作成ツールを導入していない中小企業が議事録作成で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けの議事録作成ツールで解決できる可能性があります。

人員が少ないため、議事録を作成できていない

中小企業では限られた人員で多岐にわたる業務をこなす必要があるため、議事録を作成できていないケースや、作成していても負担が大きいという課題があります。議事録の作成は時間と労力を要するため、他の業務に追われるなかで作成がおろそかになることもあるでしょう。

会議が頻繁に行われる中小企業の場合、議事録作成の負担が大きくなり、他の重要な業務に支障をきたす可能性もあります。

議事録の質や形式が担当者によってバラつきがある

議事録作成のルールやフォーマットが統一されていない中小企業では、担当者によって議事録の質や形式にバラつきが生じることがあります。議事録の記録が不完全だったり、重要なポイントが漏れてしまったりすると、後から内容を確認する際に誤解や混乱が生じる可能性が少なくありません。

また、統一されたフォーマットやスタイルがないことで、議事録の一貫性が欠け、情報の把握や活用に支障をきたすこともあります。

情報共有とアクセスの課題

議事録は会議参加者だけでなく、関係者全員に迅速に共有されることが大切です。しかし、中小企業では適切な情報共有の仕組みが整っていないことが多く、議事録が関係者全員に行き渡らないことがあります。

また紙ベースでの議事録管理や、ファイルを個別にメールで送るといった方法では、情報のアクセス性が低くなり、必要な情報を迅速に得られません。この結果、意思決定の遅れや業務の非効率化が生じる可能性があります。

中小企業が議事録作成ツールを導入するメリット

中小企業が議事録作成ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

議事録の作成を効率化できる

議事録作成ツールでは、議事録の作成を効率化するための機能が豊富に備わっています。たとえば、自動文字起こしやAIによる要約、会議録音、言語翻訳などの機能です。これらの機能により、議事録をほとんど自動で作成できたり、要点を簡単にまとめたりできます。

また、リアルタイムで複数のユーザーが同時に編集できることで、効率的な共同作業が可能です。

議事録の質や形式を統一しやすい

議事録作成ツールでは、統一されたフォーマットやスタイルを簡単に適用できます。事前に設定されたテンプレート機能を活用することで、担当者ごとの個別な書き方の違いや形式のバラつきを防ぎ、統一された議事録を作成できます。

これにより、読みなれた形式で議事録を振り返られるため、情報を迅速にキャッチアップできるでしょう。

コストと手間の削減

議事録作成ツールの導入は、長期的に見て中小企業のコスト削減にもつながります。手間のかかる手動での議事録作成に費やしている人件費や時間を削減することで、他の重要な業務に貴重なリソースを割けるようになります。

また、クラウド議事録作成ツールは、安価なサブスクリプションモデルで提供されているため、中小企業でも手軽に導入可能です。場所やデバイスに依存せずにアクセスできるので、リモートワークや多拠点展開している中小企業でも、情報共有の効率化と生産性の向上が期待できるでしょう。

セルフトレーニングによるスキルの向上

議事録作成ツールを使用することで、会議や商談の内容が正確に記録され、いつでも後から見返すことができます。新入社員や若手社員が文字起こしで商談を振り返ることで、商談の進め方や提案のやり方のポイントをセルフトレーニングできます。人材育成にリソースを確保できない中小企業にとって、新入社員や中途採用者のセルフトレーニングによるスキルの向上は大きなメリットです。

また、ベテラン社員が退職しても、彼らの知識や経験が議事録を通じて残るため、組織の知識損失を防ぐことにもつながります。

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議事録作成ツールについて詳しく知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

中小企業が議事録作成ツールを選定する際のポイント

中小企業が議事録作成ツールを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

自社が行う会議体に対応しているか

会議の形式や場所によって、最適な議事録作成ツールが異なります。近年はオンライン会議が増えているため、オンライン会議を頻繁に行う場合は、ツールがオンライン会議に対応しているかを確認しましょう。

オフラインでの会議もある場合は、その形式にも対応しているかを確認することが重要です。

他システムと連携できるか

議事録作成ツールは、他のビジネスツールやシステムとの連携がスムーズに行えるかもポイントです。とくに、Web会議ツールやチャットツールなどとの連携が円滑かどうかを確認しましょう。これにより、会議の準備や議事録の作成プロセスが効率化されます。

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中小企業におすすめの議事録作成ツール比較7選

中小企業におすすめの議事録作成ツールを比較紹介します。

Rimo Voiceは、AI文字起こしツールです。Rimo Voiceには、次のような特徴があります。

• 1時間の音声データを約5分で文字起こし
• 日本語に特化している自然言語処理技術を採用
• 雑音や「えーと」「あ」などの言葉を除去して正確にテキスト化

ACES Meetは、商談内容を文字起こし・要約・解析する商談解析AIです。ACES Meetには、次のような特徴があります。

• 高精度な音声認識AIを活用
• 重要な情報をハイライト追加できる
• ワンクリックで商談内容を共有し、シームレスに情報共有可能

NotePMは、社内ドキュメントを一元管理できるマニュアル作成ツールです。NotePMは次のような特徴があります。

• ファイルの中身も全文検索可能
• 会社規模に応じて共有範囲を柔軟に設定可能
• 社内のデータを守る安心のセキュリティ対策

amptalk analysis（アンプトークアナリシス）は、電話や商談の内容を記録・書き起こし・解析をしてSFAに自動入力する自動書き起こしツールです。amptalk analysisには、次のような特徴があります。

• 商談相手の発言をAIが自動で要約し、クライアントの要望や意見を正確に把握できる
• 解析機能を用いて商談中に起きていることや会話内容を可視化
• 個人ごとの発言量や内容の確認ができる

Nottaは、高精度の音声認識とAI要約機能を利用できる自動文字起こしサービスです。Nottaには、次のような特徴があります。

• 日本語・英語・中国語・ベトナム語から、指定した2か国語を同時翻訳して文字起こし
• Nottaワークスペースにて多人数で情報の共同管理や編集を行える
• 文字起こし中にリアルタイムでテキストをハイライトに追加可能

ログミーツは、AI自動文字起こしサービスです。ログミーツには、次のような特徴があります。

• 専用モバイル端末とWindowsアプリの2種類のレコーダー
• オフライン環境下でも自動で文字起こし可能
• 会議のほか、ウェビナー、講演、研修などでも活躍

スマート書記は、音声を活用した議事録作成を支援するAI議事録ツールです。スマート書記には、次のような特徴があります。

• 書き言葉への変換、要約の作成、要点の抽出の3つのAI機能を搭載
• 文章が音声と紐づき、聞きたい箇所のみの聞き直しが簡単
• 1台の端末で会議室でもWeb会議でも使用できる

中小企業向け議事録作成ツールを比較して検討しよう

中小企業が議事録作成ツールを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

議事録作成ツールは、次の記事でも詳しく紹介しています。