大企業向け「請求書受領サービス」おすすめ5選！選定のポイントと導入のメリット

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^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

大企業で活用できる請求書受領サービスの機能やサービス内容

請求書受領サービスとは、請求書の受領業務を自動化・電子化し、効率化するサービスです。

請求書受領サービスのタイプにより機能やサービス内容は異なりますが、たとえば請求書の受領代行やデータのスキャン・データ化、原本の保管、仕訳・振込データ作成などがあります。

大企業では、紙の請求書の受領や確認・入力作業にかかる時間やコスト、人的ミスのリスクを削減したり、さまざまな形式や受領方法の異なる請求書の管理が煩雑になるといった課題を解決できたりします。

請求書受領サービスの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事を参照ください。

大企業が抱える請求書処理の課題

請求書受領サービスを導入していない大企業が請求書処理で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの請求書受領サービスで解決できる可能性があります。

請求書の受領・確認・入力にかかる時間とコストが膨大

大企業では、取引先から請求書が大量に届きます。紙媒体での請求書は、郵送での受領やFAXでの受信など、受領方法も多岐にわたります。担当者は、届いた請求書を一枚一枚確認し、必要な情報を会計システムに転記しなければなりません。この作業には膨大な時間とコストがかかり、人的ミスのリスクも伴います。

請求書の形式や受領方法がバラバラで管理が煩雑

請求書の形式は取引先によって異なり、多くのケースで項目の配置や記載方法が統一されていません。また、紙媒体やPDF、Excelなど、請求書の形式も多種多様です。このような状況下では、請求書の管理が煩雑になり、必要な情報を抽出するだけでも手間がかかります。さらに、紙媒体の請求書は紛失や破損のリスクもあり、保管スペースの確保も課題です。

大企業の課題を請求書受領サービスで解決できる理由

大企業では「請求書の受領や確認、入力に時間とコストがかかる」「形式や受領方法がバラバラで管理が煩雑になる」など、請求書処理業務に課題があるものの、請求書受領サービスを使えばそれらの課題も解決できます。

これらの課題解決が可能な理由を、請求書受領サービスのサービス内容や詳細とともに説明します。

請求書の受取にかかる業務を効率化できる

請求書受領サービスでは、紙の請求書をスキャンしシステム上でデータ化や保管が可能になるほか、会計システムと連携してデータの転記作業も自動化できます。そのため、大企業で起こりがちな請求書の受領や確認、入力に時間やコストがかかるといった課題を解決できます。

さらに、紙の原本の保管や一定期間経過後に廃棄してくれるサービスを使うことで、さらに業務負担の削減が可能です。また、受領した請求書処理のワークフロー機能の活用も業務効率化につながるため課題を解決するのに役立ちます。

受領方法の異なる請求書の形式を統一できる

請求書受領サービスでは、紙やPDFなどさまざまな形式の請求書をデータ化して支払や仕訳業務まで自動化でき、取引先ごとに形式や受領方法にばらつきがあり、管理が煩雑になるといった課題解決につながります。

また紙で発行が必要な取引先には、請求書の受取代行に対応したサービスを利用すれば、受取・開封からスキャンやデータ化、紙の請求書の保管までの作業を代行してもらえ大幅な手間の削減が可能です。また、データをオンラインで一元管理し検索も容易に行えるようになるため、紙媒体の保管スペースの確保が必要といった問題も解決できます。

大企業が請求書受領サービスを導入するメリット

大企業が請求書受領サービスを導入して得られるメリットは次のとおりです。

請求書の受領から入力までの手間を削減できる

請求書受領サービスは、郵送やFAX、メールなど、さまざまな形式で届く請求書をまとめて受け取れます。AI-OCR機能を搭載したサービスでは、請求書の内容を自動で読み取り、データ化するため、データ入力や転記の手間を大幅に削減可能です。また、承認ワークフロー機能を活用することで、請求書の承認プロセスも効率化できます。

電子帳簿保存法やインボイス制度などの最新の法令に対応できる

電子帳簿保存法やインボイス制度など、税制改正への対応は企業にとって大きな負担となります。請求書受領サービスは、これらの法改正に開発会社が対応するため、自社で変更することなく法令に対応が可能です。電子帳簿保存法に対応したデータ保存形式や、インボイス制度に必要な情報を自動で付与する機能など、コンプライアンス遵守をサポートします。

請求書の原本の保管スペースやコストを削減できる

紙媒体の請求書は、保管スペースの確保や管理コストが課題です。請求書受領サービスを利用することで、請求書を電子データとして保存できるため、原本の保管スペースが不要になります。また、検索機能を活用すれば、過去の請求書を簡単に探し出せるようになり、業務効率の向上にもつながります。

大企業が請求書受領サービスを選定する際のポイント

大企業が請求書受領サービスを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

取引先の請求書形式やチャネルに柔軟に対応できるか

大企業は取引先の数も多岐にわたり、請求書の形式や受領方法もさまざまなため、紙媒体やPDF、Excelなど多様な形式に対応できるサービスを選ぶことが重要です。受領代行サービスであれば、郵送やFAX、メールなど、さまざまなチャネルからの請求書をまとめて受け取れるかも確認しましょう。

すでに導入している会計システムや支払管理システムなどと連携が可能か

請求書受領サービスを導入する際は、すでに利用している会計システムや支払管理システムと連携できるかがポイントです。スムーズなデータ連携が可能であれば、業務効率の向上や入力ミスの削減につながります。

API連携に対応しているか、主要な会計システムとの連携実績があるかなどを確認しましょう。

セキュリティ要件を満たすか

請求書受領サービスを選ぶ際は、セキュリティ体制が万全であるかを確認する必要があります。国際的なセキュリティ基準であるISO27001の認証取得や、アクセス権限管理、データ暗号化などのセキュリティ対策がされているかを確認しましょう。

ワークフロー機能があるか

受領した請求書の支払には関係部署の承認が必要となりますが、大企業では押印の習慣から承認までに遅延が生じることもあります。そのため、サービスを選定する際には、ワークフロー機能があるかどうかを確認することも必要です。

ワークフローを電子化することで、承認者の不在を理由としたフローの滞りがなくなり承認スピードを迅速化できるほか、押印のための出社がなくなり、テレワークへの推進にもなります。

データ化作業の課題に合ったタイプか

どのような方法で請求書のデータ化作業の効率化が可能かを確認しましょう。

請求書受領サービスには、「社内でスキャンを行いデータ化が可能なもの」と「データ化を委託できるタイプのもの」があります。社内でのデータ化が可能なシステムは、処理スピードは早いものの、精度が下がるため目視によるチェックが必要です。一方で、データ化を代行するタイプのサービスは高精度ですがデータ化に時間がかかります。どのタイプを選ぶかで、処理スピードや精度が異なるため、課題に合ったサービスの選定が必要です。

請求書の保管期限

請求書の原本は、法人の場合原則7年保管が必要なため、保管期限についても確認しておきましょう。

たとえば、受領代行も行っている請求書受領サービスの場合、データ化した後、原本を一定期間倉庫で保管してくれる場合があります。中には一時保管後に原本を郵送するサービスもあり、この場合は残りの期間、社内での保管が必要になります。そのため、サービスの選定時には、どの程度の期間保管が可能かを事前に確認しておくとよいでしょう。

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大企業におすすめの請求書受領サービス5選

大企業におすすめのクラウドサービス（SaaS）で利用できる請求書受領サービスを紹介します。

TOKIUMインボイスは、さまざまな形式の請求書の受取が可能なクラウド請求書受領サービスです。

紙・メール・システムなど形式問わず請求書を代行受取、さらにAI-OCRとオペレーターによる入力代行を行う機能が搭載されているため、請求書の受領や転記作業などにかかる工数やミスの削減が期待できます。大企業での導入実績が豊富なほか中小規模の企業でも広く導入されており、請求書処理にかける時間を短縮したいならおすすめのサービスです。他にも、TOKIUMインボイスは次のような特徴があります。

• 受領代行に伴う取引先への送付先変更依頼まで代行可能
• 支払のワークフロー申請や承認、仕訳まで完結できる
• 36種類以上の会計システムと連携でき、独自開発のシステムとも連携可能

マネーフォワード クラウド債務支払は、請求書管理に関わる業務を効率化する請求種受領サービスです。

請求書メールの自動取込や複数ファイルの一括アップロード機能などが搭載されており、手間を削減しつつ迅速にデータ化を行えます。大企業だけではなく、個人事業主・フリーランスや小規模法人などでも広く導入されており、多様な受領方法に対応した運用を行いたいならおすすめのサービスです。他にも、マネーフォワード クラウド債務支払は次のような特徴があります。

• 郵送・メール添付・Webサイトアップロードなど運用に合わせて請求書を受領・データ化できる
• 事前稟議と請求書を紐づけて承認できる
• FBデータ出力ができ、振込業務の効率化に役立つ

Bill Oneは、請求書業務の効率化により月次決算を加速する請求書受取サービスです。

郵送・メール・PDFなどさまざまな形式の請求書を代理受領、スキャン代行し、高精度でデータ化する機能が提供されているため、請求書処理に関わる部門の業務効率化ができます。大企業の導入実績が豊富なほか、中小規模の企業でも導入されており、組織全体の請求書業務を効率化したいならおすすめのサービスです。他にも、Bill Oneは次のような特徴があります。

• 現場社員の支払申請から上長の承認、経理部門による仕訳作成まで対応
• シングルサインオン対応や2要素認証、IPアドレス制限が可能
• 明治やディップなど大規模会社での導入実績が豊富

freee支出管理 Fullプランは、申請から承認、振込まで、支出業務を一元管理できる支出管理サービスです。

複数行がある明細も自動読み取りし自動仕訳する機能や、支払状況のレポート機能などが搭載されており、請求書の受取や保管から仕訳処理、支払管理まで効率化できます。大企業だけではなく、中小規模の企業まで規模を問わず利用でき、振込までの作業を一元化して効率化したいならおすすめのサービスです。他にも、freee支出管理 Fullプランは次のような特徴があります。

• 受領経路を問わず請求書や見積書などの書類を電子管理
• 明細読取やフォルダ振分、仕訳まで搭載AIが自動処理
• 即日、明細取込できる法人カードと連携し内部統制を強化

invoiceAgentは、AI-OCRで帳票をデータ化できる請求書受領サービスです。

文書に合わせて選択できるOCRエンジンや画像の自動補正機能などが搭載されており、高精度な読取でデータ化が可能なため、業務担当者の生産性向上につながります。大企業以外にも、さまざまな業種の企業で広く導入されており、高精度な読取で効率化やコスト削減を実現したいならおすすめのサービスです。他にも、invoiceAgentは、次のような特徴があります。

• 請求書をはじめさまざまな帳票の受領・データ化が可能
• AI-OCRで読み取るため、帳票フォーマットの変更は不要
• 1つの読取項目に対して複数のOCRを設定することで、目視・確認作業の工数を削減

大企業向け請求書受領サービスで効率化しよう

請求書受領サービスは、請求書受領業務の効率化や管理の手間削減ができ、大企業で管理の煩雑さに悩んでいる場合は、データ入力や管理にかかる手間やミスを削減できるためおすすめです。

それだけでなく、請求書受領サービスでは、業界問わず適格請求書のチェック機能や電子帳簿保存法対応などのメリットもあるため、法対応に伴う手間や負担も軽減できます。

請求書受領サービスを選ぶ際は、状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミも見ておくとよいでしょう。

請求書受領サービスは次の記事でも詳しく紹介しています。