RPAで総務の業務を効率化 | ツール選定から運用までの手順、注意点を解説

RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、パソコン上で行われる定型的な作業をソフトウェアロボットが自動化する技術です。単純なデータ入力や転記作業だけでなく、複数のアプリケーションを連携させた複雑な業務プロセスも自動化できます。

総務業務におけるRPA導入のメリット

工数削減

RPAは備品発注や契約管理、施設管理のような定型業務に強いです。これにより手作業にかかる時間を削減し、創造性や専門性の活きる業務に集中できます。結果として生産性が向上し、企業全体の業績アップにもつながります。

ヒューマンエラーの防止

RPAは、プログラムされたルールにもとづいて稼働するため、人為的なミスを防止してくれます。入力ミスや計算ミス、転記ミスといったヒューマンエラーがなくなることで、品質が向上し顧客や取引先からの信頼度も高まります。

従業員満足度の向上

RPAの導入により従業員は単純作業から解放され、やりがいを感じられる業務にシフトできます。残業時間の削減やワークライフバランスの改善につながるため、従業員満足度が向上し優秀な人材の定着にも貢献します。

総務で使うRPAツールの選定ポイント

操作性

RPAツールを選ぶうえで、操作性は重要なポイントです。直感的に操作できるインターフェースであれば、プログラミングの知識がない従業員でも簡単にロボットを作成できます。そのため、専門的な知識がなくても業務フローを視覚的に表現し、ドラッグ＆ドロップのような簡単な操作で編集可能なシステムを選定しましょう。

機能性

総務部門の業務は多岐にわたります。RPAツールを選ぶ際は、使いそうな機能が揃っているかチェックしましょう。たとえばExcelやWord、メール、Webアプリケーションといった普段使用しているツールと連携できるか、AI-OCR機能が搭載されているかなどを確認しましょう。将来的な業務の変化に対応できるよう、拡張性が高いツールを選ぶことも大切です。

セキュリティ

総務部門は個人情報や機密情報を扱うことが多いため、RPAツールのセキュリティ対策は必須です。アクセス権限の管理やログ管理はほかのツール同様に重要です。それに加え、RPA稼働中には画面を暗くする機能、パスワードを非表示にする機能など、RPA特有の機能もあるためあわせて確認しておきましょう。

サポート体制

RPAツールをスムーズに導入し安定稼働させるためには、ベンダーのサポートが不可欠です。導入時のトレーニングやコンサルティング、運用中のトラブル対応などサポートの手厚いベンダーを選びましょう。RPAツールは、プログラミングをしない方が操作するケースを想定して、特にベンダーのサポートを重要視すべきです。

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総務におすすめのRPA3選

RPA BizRobo!は、低コストで無制限に利用できるRPAツールです。RPA BizRobo!には、次のような特徴があります。

• 開発環境と実行環境をまとめて提供し料金体系がわかりやすい
• ライセンスあたりの課金なため、ロボットの製作数に制限なし
• 低価格プランから大規模導入に適したプランまで豊富

RPAロボパットDXは、現場担当者がみずから作業を自動化できるRPAツールです。RPAロボパットDXには、次のような特徴があります。

• サポートは専任の担当者と3か月の導入支援が無料
• 1か月単位で契約でき繁忙期のみの稼働も可能
• 1ライセンスを複数のパソコンにて利用可能

AUTOROは、ブラウザで行う業務を中心に自動化するRPAツールです。AUTOROには、次のような特徴があります。

• グラフィカルな画面でノーコードにて操作するから使いやすい
• 業務フローを丸ごとコピーして共有できリモートに適切
• APIによるシステム連携に強く、拡張性も抜群

RPA導入を成功させるためのステップ

RPAの導入を成功させるためには、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて、導入から運用までの流れに沿って解説します。

1. 目標設定

RPAの導入を成功させるには、まず明確な目標を設定しましょう。目標を設定することで導入効果を測定しやすくなり、効果検証や改善につなげられます。たとえば、「年間〇時間分の業務時間を削減する」「ヒューマンエラーを〇％削減する」「従業員満足度を〇％向上させる」といった具体的な目標を設定しましょう。

2. 導入体制の構築

RPAを円滑に導入するために、担当者を任命し責任と権限を明確にしましょう。担当者は導入の目的やメリットを社内に周知し、理解と協力を得ていきます。適宜、説明会やワークショップを開催しRPAに対する疑問を解消することで、スムーズな導入につなげられます。

3. プロセス分析と自動化対象業務の選定

RPAの効果を最大化するには、自動化する業務の選定が重要です。定型化されているか、ルールが明確化されているか、処理量が多いか、といった観点から自動化に適した業務を選びましょう。RPA導入によって期待できる効果も考慮しながら、優先順位をつけて選定するのがおすすめです。

4. RPAツールの選定と導入

先述の選定ポイントを参考に、最適なRPAツールを選びましょう。ツール選定後は、ベンダーと連携して導入作業を進めます。導入時にはロボット作成のほかに、マニュアル作成や研修を実施し、使い方を周知します。

5. 運用と効果測定

RPAツールを導入したら、定期的に効果測定を行い目標の達成度を確認しましょう。事前に設定したKPIにもとづいて、導入による効果を定量的に評価します。効果測定を踏まえて、ロボットの改善や追加開発、自動化対象業務の見直しなどを行い、継続的な効率化を目指しましょう。

RPA導入における注意点

RPAを導入する際の注意点について解説します。これらのポイントを押さえておくことで、RPAの費用対効果を最大化できるでしょう。

社内理解と協力体制の構築

RPAは、業務プロセスや働き方を変えるプロジェクトです。そのため、現場担当者の理解と協力が不可欠です。導入の目的やメリットを共有し、RPAに対する不安や疑問を解消することで、スムーズな導入と定着を促せます。

自動化する業務の適切な選定

RPAは万能でなく、すべての業務は自動化できません。RPAを効果的に活用するには、対象とする業務選定に注意しましょう。単純作業やくり返し作業といった定型業務を優先的に自動化することで、RPAのメリットを最大限に引き出せます。なお、個人情報や機密情報を扱う業務は、セキュリティに配慮しましょう。

RPA導入後の運用体制の整備

RPA導入後の安定稼働と活用のためには、運用体制の整備が欠かせません。担当者を任命しロボットの監視やメンテナンス、トラブル発生時の対応などを定期的に行うことで、RPAを継続的に活用できます。

セキュリティ対策の徹底

RPAは業務効率化に貢献する一方で、セキュリティリスクも伴います。特に、個人情報や機密情報の扱う業務を自動化する場合は、情報漏えいや不正アクセスを防ぐための対策が必要です。アクセス権限管理やログ監視、暗号化などのセキュリティ対策を講じ、安全な運用を実現しましょう。

RPA導入に関するよくある質問

RPAに関するよくある質問にFAQ形式で答えます。

RPA導入にかかる費用は？

クラウド型の場合、RPAの費用相場は初期費用が0円〜50万円、月額利用料は3万円〜100万円程度です。なお費用の詳細は、RPAツールの種類や導入規模、カスタマイズの程度によって大きく異なります。詳しくはこちらの記事でRPAの費用を確認してください。

RPA導入に必要な期間は？

RPA導入に必要な期間は、数週間から数か月ほどです。小規模な導入であれば数週間程度で完了するものの、大規模な導入や複雑な業務プロセスの自動化には、数か月ほどの期間を要する場合もあります。事前に自動化する業務を明確にし、導入に時間がかからないよう努めましょう。

RPAはどのような業務に使える？

RPAは、定型的なパソコン作業を自動化するのに適しています。たとえばデータ入力や転記、集計、チェック、ファイルのダウンロード、メール送信、Webサイトからの情報収集などです。ルールにもとづいて繰り返し行われる作業は適正が高いといえます。

RPA導入で仕事がなくなる？

RPAは人の仕事をサポートするツールであり、人の代わりにはなりません。RPA導入によって単純作業から解放された従業員は、より創造性や専門性の活きる業務にシフトでき、生産性向上に貢献できます。

RPAで総務業務を効率化し、成長を加速させよう

RPAは、総務部門の業務効率化と生産性向上を実現する強力なツールです。紹介した導入ステップや注意点などを参考に、RPAを効果的に活用し、さらなる成長を目指しましょう。

RPAツールを選ぶ際に重要なのは、搭載している機能、他システムとの連携、運用コストなどを踏まえて検討することです。あわせて各サービスの口コミも見ておきましょう。

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