電子帳簿保存法対応の文書管理システム比較！導入メリット・デメリット

電子帳簿保存法対応の文書管理システムとは？

電子帳簿保存法対応の文書管理システムとは、これまで紙での保存が必須だった書類を電子で保存してもよい、もしくは電子での保存を必須とする電子帳簿保存法（電帳法）に対応した文書管理システムのことです。

電子帳簿保存法対応の文書管理システムを活用することで、電子データによる書類の作成・管理・保存・破棄などの電子データによる書類業務の多くがシステムでできます。その利便性から、多くの企業で文書管理システムの導入が進んでいます。

電子帳簿保存法（電帳法）とは？

そもそも電子帳簿保存法（電帳法）とは、企業間での取引や決算など、税務に関する書類を電子データで保存することを認める法律です。1998年に施行され、過去何度か改正を受けて今に至ります。数多く行われた改正の中でも2022年の改正は非常に大きなもので、多くの規制が緩和されて国税関係の文書の電子保存がしやすくなりました。

その一方で、2024年1月からの電子データによる取引においては、電子データで保存することがすべての事業者に義務付けられており、いまだに関連対応に追われる企業も多く存在します。

電子帳簿保存法で認められる主な保存の区分としては、次の3つが挙げられます。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引に係るデータ保存

それぞれに対応しなければならない要件があるため、各要件を満たしつつ電子書類の運用を行うことで書類業務を効率化できます。各書類の要件はのちほど詳細に解説します。

電子帳簿保存法対応の文書管理システムの要件

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムは、大まかに次の5つの要件を満たしている必要があります。

• 電子帳簿保存法対応の文書管理システムの要件
• 電帳法の対応要件をすべて満たしていること
• 税金に関係する書類を一括管理できること
• JIIMA認証を受けていること
• 必要な機能を揃えていること

それぞれの要件について詳細に解説します。

電帳法の対応要件をすべて満たしていること

電帳法の要件をすべて満たしていることは、電帳法対応の文書管理システムとして最低限満たしているべき要件です。電帳法の3つの保存区分を例に考えましょう。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は一貫してデータの作成をコンピューターで行い、そのまま電子データで保存する場合です。途中で手書きを行った場合には適用にならず、電子データでの保存はできません。また、システムのマニュアルがあること、税務職員の求めに応じてダウンロードできることなども条件として挙げられます。

スキャナ保存

スキャナ保存は取引先から受け取った紙の書類をスキャナで取り込み保存する場合です。この場合、解像度が200dpi以上であること、入力が行われた日時をタイムスタンプとして書類に付与することなどが条件として挙げられます。

電子取引に係るデータ保存

電子取引に係るデータ保存は、Webを通じて取引した場合に、その電子データを保存しなければならないとされています。2022年の改正により、売上高5,000万円以下の事業者は検索機能をもたなくてもよいことも含め、条件が大幅に緩和されました。

税金に関係する書類を一括管理できること

税金に関係する書類を一括管理できることも、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムとして重要な要件です。もしも税金に関する一部の文書しか管理できないシステムを利用してしまった場合、紙と電子の併用や、2つのシステムの併用をしなければなりません。

税金に関する書類は多岐にわたります。できるだけ多くの書類管理を1つのシステムで管理するため、請求書から見積書、納品書から領収書など、多くの書類を一括で管理できるシステムを採用することが望ましいです。

JIIMA認証を受けていること

電帳法対応の文書管理システム要件としてJIIMA認証を受けていることも大切な指標になります。

JIIMA認証とは、一般のサービスやソフトウェアが公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により電帳法要件に対応していると認証されている証明です。このJIIMA認証を受けているシステムであれば、電帳法に対応しているため安心してそのシステムやソフトを利用できます。

電帳法は2022年にも大きな変更があったように、これまで多くの改正が行われています。目まぐるしく変わる法律に企業が自社のみで対応することは難しいため、JIIMA認証を受けているシステムやソフトを利用すれば、法令違反のリスクや手間を減らしつつ電帳法に対応できるでしょう。

必要な機能を揃えていること

検討するシステムが必要とする機能を備えていることも必ず確認しなければなりません。

受発注業務が多ければ、見積書・納品書・注文書・請求書・領収書などが多く発生するでしょう。紙で書類を管理している取引先が多ければスキャナ機能は必須です。また、頻繁に電子契約サービスを使って契約書を取り交わす場合には、そのサービスと連携できる文書管理システムを選ぶと利便性が向上する可能性もあります。

このように、各企業ごとに取引先や業務内容が異なり、必要な機能も異なります。価格や知名度だけで文書管理システムを選定するのではなく、必要な機能を取り揃えていることも必ず確認したうえで電帳法に対応したシステム検討を進めましょう。

電子帳簿保存法対応に対応した文書管理システムの機能

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの一般的な機能として、次の4つが最低限必要です。

• 税金に関する文書保管ができる
• 保管した文書の検索ができる
• タイムスタンプが発行される
• スキャナ保存や電子データ保存に対応している

それぞれについて、詳しく確認します。

税金に関する文書保管ができる

税金に関する文書保管ができることは電帳法対応の文書保管システムとして最も基本的な機能です。

売上がわかる請求書だけではなく、経費として支払った際に従業員が受け取る領収書の保管、見積書や納品書などの契約に必要な書類のすべてを1つのシステムで管理できることが望ましいです。

また、文書を保管するだけではなくシステム内で書類を作成・発行できるとさらに業務を効率化できます。これまで別のシステムやソフトウェアで行ってきた書類や、部署ごとに異なるフォーマットで行ってきた文書業務を文書管理システムの導入に合わせて統合することで、社内の文書業務をより効率化できるでしょう。

保管した文書の検索ができる

保管した文書の検索性が高いことは、電帳法に対応するうえでも、業務を効率化するうえでも重要です。

事業規模やそのほかの対応でも条件が変わりますが、一般的に電帳法に対応するためには検索機能のあることが条件の1つとされています。取引先・金額・取引日時などで検索できる機能があることで、電子データで国税に関する書類管理が認められます。

また、税金に関係する書類は紙で保存も可能です。しかし、紙の書類だと書類を探す手間がかかります。必要なときに必要な資料を手間なく出力できる文書検索機能は、業務効率化を図るうえでも便利な機能といえます。

タイムスタンプが発行される

電帳法ではタイムスタンプが非常に重要な役割をもちます。タイムスタンプとは、電子データに付与される日付や時刻のデータです。タイムスタンプが付与されていれば、その日時に書類が存在したことを証明し、データが改ざんされていないことを証明できます。

このように文書データの信頼性を保証するためにタイムスタンプは活用されます。これは電子データで保存された文書データは紙と異なり改変しやすいことが理由です。紙データであれば改変したときにその痕跡が残ります。しかし、電子データは改変されたときに痕跡が残らないため、変更履歴を残すためにもタイムスタンプを活用します。

そのため、タイムスタンプが発行できることはシステムの機能として必要です。なお、タイムスタンプは時刻認証局（TSA）と呼ばれる事業者に発行されるものです。第三者機関であるTSAと提携してタイムスタンプが発行されることで、その電子データ書類の信頼性が担保されます。

スキャナ保存や電子データ保存に対応している

スキャナ保存や電子データ保存に対応している機能があることも、一般的な電帳法対応の文書管理システムにとっては必要です。この機能があることで、電帳法のスキャナ保存および電子取引に係るデータ保存に対応できます。

電子取引に係るデータ保存については、現在使っている電子契約システムと連携できるシステムであれば、業務効率をより高めながら電帳法に対応できます。

スキャナ保存についてはタイムスタンプ機能によってスキャン時刻が記録されることも重要なため、タイムスタンプ機能と合わせてスキャナ保存が活用できることをあらかじめ確認しましょう。

電帳法対応の文書管理システム導入のメリット

電帳法に鯛尾した文書管理システムを導入すると、次のようなメリットがあります。

• コスト削減ができる
• 業務効率が向上する
• セキュリティリスクが下がる
• リモートワークにも対応しやすい

コスト削減ができる

電帳法対応のシステムを導入することの最も大きなメリットの1つといえば、文書管理のコストを削減できることです。文書管理業務にはさまざまなコストがかかります。一般的なものでも次のようなものが常にコストとして発生していることが多いです。

• 文書を作成し印刷するときの紙代やインク代
• 取引先に紙を送る郵送費
• 文書に貼り付ける収入印紙代
• 文書を保管しておくスペースに対する費用
• 廃棄時にかかるシュレッダー費用や紙の処理代・ゴミ袋代

電帳法対応のシステム導入でこれらの費用が削減可能です。このように、直接的なコスト削減につながることが、電帳法に対応したシステムを導入する大きなメリットの1つです。

業務効率が向上する

電子データで文書のやり取りができれば、紙で行っていた文書管理業務で発生していた下記のようなムダな作業を削減できることもメリットです。

• 文書の承認に押印が必要な場合、承認者が出社しなければならない
• 申請者は誰が申請書類を持っているかわからない
• 書類を郵送するための封筒の準備に時間がかかる
• 封筒に1枚1枚書類を封入する際、膨大な手間と時間がかかる

電帳法対応の文書管理システムを導入すれば、電帳法に対応するための業務工数も削減できるため、より大きな業務効率化が図れることもメリットです。

セキュリティリスクが下がる

電帳法対応の文書管理システムを利用することで、より強固なセキュリティにより文書の機密性を守れます。

ファイルサーバーで文書を管理している企業では、フォルダやファイルごとに役職者や非役職者で区切った権限設定を細かく行わなければならず、管理が煩雑になっている企業も少なくありません。

しかし、文書管理システムを利用すればアクセス権限を自由に設定できたり、文書に応じて閲覧・ダウンロード・印刷・更新の制限をかけられたりするため、より簡便にセキュリティリスクを下げられます。

機密文書が流出したときの企業ブランドへのダメージと、システム導入の手間やコストのバランスを考えてシステム導入を検討しましょう。

リモートワークにも対応しやすい

文書管理システムを採用すれば、文書作成から承認、取引先への送付までが電子データで行えるため、すべてオンラインのシステム上で文書処理が完結します。

文書管理業務において昨今よく取り上げられる問題として、書類業務のためだけに出社をしなければならない人が不満を感じやすいことです。紙ベースで文書処理をしていると、その業務のためだけに出社をする場合も多く、リモートで業務が完結する人と出社が必須の人の間に格差が生まれ、出社を要する人が不満を感じやすい環境になっています。

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムにより、文書処理のためだけに出社をしなければならなかった従業員も出社義務がなくなり、格差が是正され企業に抱える不満が小さくなるでしょう。結果、離職リスクの低下や従業員満足度向上にもつながる場合もあります。これは文書管理システム導入による間接的なメリットとして考えられます。

おすすめの電帳法対応文書管理システム3選

機能やコストに優れるおすすめの電帳法対応の文書管理システムを3選紹介します。

invox電子帳簿保存とは？

invox電子帳簿保存とは、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応したJIIMA認証を取得している文書管理システムです。

あらゆる国税に関係する書類と電子取引に対して自動で日付・金額・取引先などをデータ化し、電子保存を行います。業界最安水準で、2024年時点ではシリーズ累計20,000社以上が導入している人気の文書保管システムです。

invox電子帳簿保存の機能

invox電子帳簿保存では、PDFや画像データをアップロード、専用のメールアドレスをccに入れる、Google ドライブの専用フォルダに置くなどの方法によりデータを自動で取り込めます。

また、自動でデータを取り込む際には検索要件に必要な日付や金額、取引先なども自動でデータ化されるため、業務効率化が図れるでしょう。AI OCR機能とオペレーターの確認を組み合わせており、データ化の精度は99.9％と高い水準で保証されています。

invox電子帳簿保存のプランや価格

invox電子帳簿保存のプランはミニマムプラン・ベーシックプラン・プロフェッショナルプランの3つに分かれています。費用を抑えつつ自身でデータ化を行うミニマムプランは月額料金が2,178円～で、APIを利用して書類登録を行えるプロフェッショナルプランは月額32,780円～利用が可能です。

データ化の料金はAI-OCR機能を使うと22円、オペレーター入力を利用すると110円が入力1件あたりに発生します。

invox電子帳簿保存の評判・口コミ

BOXILに寄せられたinvox電子帳簿保存の口コミには「類似サービスの中でもコストパフォーマンスがかなり高い」「安かろう悪かろうではなくシステムの機能自体も優れていると感じる」などのよいものがあります。

一方で、「検索条件の保存ができない点を手間に感じる」「書類を保存するまでの手順が多い」などのネガティブなものも一部あります。

全体的な傾向としては「機能の高さに比べてコストパフォーマンスが高い」と感じている人が多く、満足感の高いサービスです。

「電帳法対応の文書管理システムで業務効率化を図りたいが、費用はできるだけ抑えたい」と考えている人は、invox電子帳簿保存をぜひ検討してみましょう。

楽々Document Plusとは？

楽々Document Plusとは、電帳法対応に必要な書類だけではなく、社内で利用するすべての文書を一元管理できるドキュメント業務の基盤システムです。

さまざまなドキュメントを1つのシステムで管理できるため、ほかのシステムよりも多くの文書管理業務を効率化できることが特徴です。また、JIIMA認証も受けているため、電帳法対応をしたい場合も安心して利用できます。

楽々Document Plusの機能（使い方）

楽々Document Plusでは、文書の作成者や契約名・日付などの情報と関連するファイルをまとめて保存できます。たとえば、1つの契約書に対して作成者の情報、契約先や締結日などの情報のほかに、複数ファイル添付もでるため関連する文書を一括で確認できて便利です。

タイムスタンプや画像ファイルをPDFに自動変換して保管可能なだけではなく、ワークフロー機能も備えているため、押印業務のために書類の申請者や承認者が出社する必要もありません。

楽々Document Plusのプラン

楽々Document Plusのプランは、ユーザライセンスとCPUライセンスの2つがあります。

ユーザライセンスではその名のとおり、登録ユーザ数に応じてライセンスが発行されるものです。100ユーザを最低単位として、50ユーザごとにパッケージが区切られています。価格は165万円～とされていますが、詳細は問い合わせで確認しなければなりません。

CPUライセンスでは、登録ユーザ数に制限はありません。サーバーに割り当てるCPU数に応じてライセンスが発行されます。1CPU（4コア）ライセンスを基準として、1CPU（4コア）ライセンスごとに追加できます。

オプションも豊富に用意されているため、必要な機能を見極めて適切なプランでの利用を検討しましょう。

楽々Document Plusの評判・口コミ

BOXILに投稿された楽々Document Plusのよい口コミには「文書をWeb上で管理することでペーパーレス化に寄与した」「ワークフロー機能を搭載しているため、ペーパーレスで文書の承認や登録ができる。また、登録した文書を簡単に検索できて簡単に見つけられる」との声があります。

一方で、「少し操作しづらい」「GUIを改善してほしい」などのインターフェースの面でのやや悪い口コミもあります。

全体としては検索性の向上やペーパーレスに貢献したなど業務効率化、コスト削減を実現できたとの口コミが多い印象です。

多くの機能をもち、文書管理業務を一括で1つのシステムに任せたい企業では、ぜひ楽々Document Plusを検討しましょう。

TOKIUMとは？

TOKIUMとは電子帳簿保存法の要件を満たしつつ、税金関連の書類をクラウドで保存できるシステムです。さまざまな取引に関わる文書をデータ化し、1つのシステムで一元管理できることが特徴です。

最低限の法対応を済ませたい企業に合わせたプランや、法対応と同時に業務効率化を図りたい企業に合わせたプランなどが用意されており、ニーズに合わせた電帳法対応の文書管理ができます。

TOKIUM電子帳簿保存の機能

TOKIUM電子帳簿保存には契約書や見積書、納品書などのあらゆる国税関係書類を電帳法に準拠した形で保存できる機能のほか、タイムスタンプ機能や検索機能も備えています。

また、それぞれの関連書類を紐づけて管理できるため閲覧性に優れており、電子化された税金に関連する書類をより便利に管理できます。

TOKIUM電子帳簿保存の価格

TOKIUM電子帳簿保存の価格は、利用人数やアカウント数には制限がなく、国税関係書類の数での従量課金制です。具体的にかかる費用は次のとおりです。

• 初期費用
• 月1万円～の基本料金
• 書類数の従量課金制

また、データ化の方法はオペレーターが入力代行を行う「オペレーター入力プラン」、機械で読み取り入力の手間を削減する「AI-OCRプラン」、自身で入力を行う「セルフ入力プラン」の3つのプランから選べます。一部プランでは追加費用なしで原本保管が可能です。

TOKIUM電子帳簿保存の評判・口コミ

BOXILに寄せられたTOKIUM電子帳簿保存の口コミには「書類の検索機能があるのでデジタルになって探す手間やムダな時間がなくなった」「請求書や契約書などの重要書類を一元管理できて、とても効率化になった」などがあります。これらの口コミから、電子帳簿保存関係業務の効率化にTOKIUMが役立つとわかります。

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムで業務効率化を図りたいなら、TOKIUM電子帳簿保存を検討しましょう。

文書管理システムを導入して電帳法対応しよう

電帳法に対応した文書管理システムは、これまで紙ベースで保存しなければならなかった国税関係の書類を電子データで保存するための法律、電子帳簿保存法に対応した機能をもっています。

紙代・印刷代・郵送費などの直接的なコスト削減につながることや、リモートワークに対応できること、書類を探すムダな時間の削減ができることなど、業務効率化にも役立つメリットが多いです。実際に導入した企業では「業務効率化に成功した」「ペーパーレス化に役立った」などの声も多くあがっており、導入時の障害を乗り越えれば多くの企業が便利さを実感できます。

まだ、紙ベースで文書管理業務をしている企業は、ぜひ電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入し、ムダなコスト削減や業務効率化を目指しましょう。