CLM（契約ライフサイクルマネジメント）とは？意味やメリット
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CLM（契約ライフサイクルマネジメント）とは
CLMとは、「Contract Lifecycle Management（契約ライフサイクルマネジメント）」の略称で、一連の契約プロセスを最適化するための管理手法です。
一概に契約業務といっても、さまざまな工程が存在します。たとえば、契約書審査やドラフト作成、内部承認、契約締結、更新などの作業が代表的です。このような一連の流れのなかで支障をきたすと、契約締結業務の効率が悪化し、スムーズに契約を締結できません。
CLMによって契約プロセスを最適化すれば、一連の作業進行がスムーズになり、ヒューマンエラーや契約締結遅延の抑制、契約業務の運用効率の向上といったメリットが生まれます。
CLMと契約書管理の違い
CLMと契約書管理の違いは、目的や最適化の対象が異なります。
CLMは、契約書管理に加えて契約プロセス全体を俯瞰的に捉え、最適化を図る手法です。そのため、CLMの場合は契約書の作成や承認フロー、更新手続きなどのさまざまな視点から問題の特定や改善を行います。
契約書管理の場合、契約書を効率良く最適な形で管理するのが目的です。保管した契約書を整理して情報の検索性を高める、部門同士でスムーズに情報を共有できる仕組みを作るなど、あくまで管理業務の効率化に重きを置いている点で違いがあります。
CLMが重要な理由
ビジネスシーンでCLMが重要なのは、契約プロセスの正常化や契約データの一元化など、導入することでさまざまなメリットが生まれるためです。CLMが重要な理由について詳しく解説します。
煩雑になりやすい契約プロセスを正常化するため
CLMを導入することで、煩雑化しがちな契約プロセスの正常化につながります。
契約を行う際は、取引先の担当者はもちろん、法務や総務、経理など、社内外を問わず多くの部門担当者が契約業務に関与します。そのため、承認ルートや確認フローが複数に分岐しがちで契約プロセス全体の流れがわかりにくくなります。
上記のような問題はCLMによって解決が可能です。
CLMでは、フローチャートを使って最初に契約プロセスを可視化し、そのなかにタスクや進捗状況といった情報を落とし込みます。契約プロセスの各段階で、「誰がどのような作業を行っているのか」「遅延が発生している箇所はどこか」などがリアルタイムで把握できるのが特徴です。結果、一連の流れをコントロールしやすくなるため、契約プロセスの正常化に寄与します。
契約関連のデータや書類を一元化するため
契約業務ではさまざまなデータや書類を扱いますが、CLMによって一元管理が可能です。
CLMに関連したシステムを導入することで、フォルダ機能理や検索機能、更新履歴機能などを利用できます。すると、効率良くファイルの整理や更新、検索を行えるため、膨大な量のデータや書類を扱いやすくなります。また、一つのシステムに必要な情報を集約することで、データ入力・移行の効率化や属人化の抑制にも効果的です。
契約書のドラフトを作成する際は内容を変更する機会が多いため、同じファイルの複数バージョン管理をする必要があり、膨大な量のデータや書類を管理しなければならないという課題を解決可能です。
契約プロセスにおけるリスクを適切に管理できるため
CLMに関連したシステムを導入すると、適切なリスクコントロールにつながります。
CLMシステムを活用すれば、書類のデータ化により一度アップロードしてしまえばデータが残るため契約書の紛失が発生しません。ユーザーやロール（役割）、権限などを細かく設定できるため、不正アクセスや不正利用のリスクも抑えられます。
従来の契約プロセスでは、契約書を紛失して機密情報が外部に流出する、あるいは内部や取引先などの不正行為によってデータが窃取・改ざんされるなどのリスクを抱えていました。
利用するシステム側で悪意のある攻撃を受ける可能性はゼロではありませんが、このようなリスクをコントロールしやすくし、情報漏えいやデータ改ざんなどの危険性を低減できます。
契約内容の透明化につながるため
契約内容の透明化につながるのもポイントです。CLM関連のシステムを導入すると、紙の書面や業務システムなどの情報を1か所に集約できます。一つのシステムにアクセスするだけで、誰もが必要な情報を参照できるため、不透明な契約プロセスからの脱却が可能です。
契約プロセスが不透明な状態では、情報共有が進まず、属人化を招く恐れがあります。また、管理者の目が隅々まで届かない点から、内部不正を招きやすいのも課題です。このような問題を取り除くには、CLMの思想を反映したシステムを導入することをおすすめします。
契約内容の正確性や精度を高められるため
契約内容の正確性や精度を高めるためにはシステムが不可欠です。とくにCLM関連のシステムには、テンプレート機能が搭載されており、契約書作成時の誤字・脱字や項目の入力漏れを防げます。また、ヒューマンエラーを防ぐための校正機能や、稟議向けのコミュニケーション機能が備わった製品も存在します。
上記のような機能を活用して契約内容の正確性や精度を向上させることで、手戻りのリスクやそれに要する手間を抑えられるのがメリットです。また、契約内容のミスや漏れを極力なくすことで、自社に対する信頼を高められます。
CLMを構成する5つのプロセス
CLMで扱う契約プロセスは、主に次の5つに分類可能です。
- 契約発生・ドラフト作成
- 契約内容の審査
- 契約内容に関する交渉
- 稟議・契約締結
- 契約管理・更新
CLMを導入する際、まずは契約プロセスを明確にする必要があるため、プロセスごとの特徴や傾向を理解することが重要です。プロセスごとのポイントを解説します。
1.契約発生・ドラフト作成
契約が発生すると、まずは契約書を作成する必要があります。ドラフトとは、契約書の草稿のことです。先にドラフトを作成して取引先からチェックを受けることで、契約書作成時のミスや漏れなどを未然に防げます。
ドラフトを作成する際は、雛形を活用するのが一般的です。雛形が存在しない場合は、過去に作成した類似の書面をもとにフォーマットやレイアウトを考えると良いでしょう。取引先が契約書を用意している場合は、この作業は不要です。
2.契約内容の審査
ドラフトを作成したあとは、すぐに本契約書の作成に移らず、法務部門によるチェックを受けましょう。契約は一度締結すると取り消すのが難しく、その前に法律違反や不利益な内容などを細かくチェックする必要があるためです。
法務部門の担当者からすると、訂正すべき内容に対しては明確な理由を述べることが大切です。法務に関する専門的な知見を持つことで、取引先からの質問や交渉に応じる際に話が進みやすくなります。
3.契約内容に関する交渉
法務部門によるリーガルチェック後は、取引先にドラフトを提出します。ただし、リーガルチェックを受ける前に、取引先からドラフトの簡単なチェックを受けるケースも少なくありません。そのため、「なぜ項目が変わったのか・追加されたのか」「前回と内容が違う」といった理由で交渉する機会が生じがちです。
交渉によってドラフトの項目や内容が変更することもあります。この場合は、ドラフトを修正し、再び法務部門によるリーガルチェックを受けるのが通例です。
4.稟議・契約締結
契約内容が確定すると稟議に移ります。稟議とは、役員や上司に起案書類を回覧し、決裁や承認を得る行為です。稟議を通過すると取引先との間で契約を結びます。
紙の契約書を利用する際は、2通の書面を作成して取引先に発送します。そして、一方の書面に押印して返送してもらい、もう一方は控えとして取引先が保管するのが一般的です。
電子契約の場合は、契約書をPDFに変換してメールやチャット、あるいは電子契約システムなどでやり取りします。なかでも電子契約システムを活用すると、システム上で即座に電子署名やタイムスタンプを付与できるため、契約プロセスの効率化が可能です。
どの企業でも導入できるおすすめの電子契約システムは次の記事で比較しています。
5.契約管理・更新
締結した契約書は、取引先ごとにファイリングして厳重に保管しましょう。契約管理の場面においても、電子契約システムを利用することで、書面の電子化や検索性の付与が可能です。また、ペーパーレス化を実現すれば、紙の保管スペースも必要ありません。
契約期間が定められている場合は、更新期限の手前で更新の有無を確認する必要があります。自動更新の契約でも、時間経過によって不必要な項目が出ないよう、定期的に内容を見直すことが重要です。
契約書管理システムを利用すれば、契約更新のタイミングで通知を行ってくれます。契約更新漏れがないよう、利用を検討してみましょう。
CLMの考え方を採り入れて契約プロセスを標準化しよう
組織の規模が大きくなると、利害関係者や定型作業が増え、契約プロセスが煩雑になりやすい傾向があります。慢性的な煩雑化の問題を放置した場合、属人化や効率性の低下、セキュリティリスクの増大などの課題に発展しかねません。そのため、契約プロセスの最適化につながるCLMに着目することが大切です。
ただし、CLMはあくまで概念であり、そのままの状態で組織への浸透を図るのは難しいです。そこで、電子契約システムを導入して、CLMの考え方を採り入れるのがおすすめです。
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