クラウドサイン 導入事例 下請法対応で発生した「契約書100件の巻き直し」をわずか数日で完了
・小売/流通/商社系
・従業員数 501〜1,000人
・人事総務
・部長・課長クラス
導入前の課題：法対応による100件の契約巻き直し。印紙代だけで40万円超のコスト増が判明
―――まずは、クラウドサイン導入前の契約業務における体制と、当時抱えていた課題について教えてください。
導入前は、すべての契約業務を紙と郵送で行っていました。当社のひな形を使用する場合でも、リーガルチェックを経て製本し、押印、印紙を貼って郵送するという従来通りのフローです。
課題としては、やはり「リーガルチェックに時間がかかること」「印紙代のコスト」、そして「保管スペースの確保」が挙げられます。特に、相手先とのやり取りを含めると、契約締結までに最低でも2週間はかかっており、スピード感の欠如が常態化していました。
―――今回、電子契約システムの導入を検討し始めた直接的なきっかけは何だったのでしょうか？
下請法の関係で、支払期日の変更などに伴う「業務委託契約書の巻き直し」が必要になったことが最大のきっかけです。
対象となる契約書は約100件ありました。これらをすべて紙でやり直すとなると、1件あたり4,000円の印紙が必要となり、印紙代だけで約41万円ものコストが発生してしまいます。さらに、印刷・製本の手間や郵送代、保管場所の問題も重なります。これらを解決し、大幅なコスト削減を図るために電子契約の導入を決断しました。
🚀 選定と導入：銀行からの紹介でクラウドサインに即決。管理ルールで検索性を向上
―――比較検討はされましたか？また、クラウドサインを選定した決め手を教えてください。
今回は他社との比較検討は行わず、取引先の銀行様からご紹介いただいたクラウドサインをそのまま導入しました。銀行様からの紹介という安心感がありましたし、株主様への説明責任という観点でも、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要だと考えたためです。
―――導入にあたり、操作性や運用ルールで工夫された点はありますか？
操作性は非常に分かりやすく、セキュリティもしっかりしていると感じました。
運用面では、契約書のファイル名に「相手先の会社名＋契約書名」というルールを設けました。これにより、クラウドサイン上の一覧画面で「どの会社と何の契約をしているか」が一目で分かるようになり、進捗確認もスムーズになりました。
導入後の効果：契約締結が2週間→1〜2日に短縮。印紙代は20分の1以下へ
―――導入後、定量的な効果はどの程度ありましたか？
コストと時間の両面で劇的な効果がありました。 まずコスト面では、本来であれば約41万円かかっていた印紙代が、電子契約によって約2万円（1件200円×100件）にまで圧縮されました。加えて、100件分の郵送費も削減できています。
―――業務時間の短縮についてはいかがでしょうか？
以前は契約締結まで最低2週間かかっていましたが、導入後は1〜2日で完結するようになりました。 担当者の作業工数で見ても、紙のときは製本や郵送準備などで1件あたり2時間ほどかかっていましたが、現在は1件30分程度で済みます。これにより、本来であれば膨大な手間がかかるはずだった100件の巻き直し業務を、スムーズに完了させることができました。
―――導入時の社内への周知や、従業員の方々の反応はいかがでしたか？
今回は一部の部署のみでの導入だったため、説明書を配布する形で周知を行いました。 従業員からは「承認者のメールアドレスを誰に設定すればよいか」という質問が多少ありましたが、システム自体は難しくないため、大きな戸惑いはありませんでした。「紙より圧倒的に便利だ」という反応が大多数です。
今後の展望と評価：大量処理には絶大な効果。運用コストの最適化が課題
―――クラウドサインを10段階で評価するなら、いくつをつけますか？
8点です。
―――残りの2点分、改善を期待するポイントはどこでしょうか？
今回のような「大量の契約書を一気に処理する」という場面では、コスト削減効果も業務効率化も絶大で、非常に助かりました。 一方で、現在はそのプロジェクトが落ち着き、毎月の契約件数がそれほど多くない状況です。そうなると、月額5万円という固定費が少し割高に感じてしまう部分はあります。利用件数が少ない月は安くなるような「従量課金制」のプランなどがあれば、文句なしの10点満点ですね。
―――今後の運用についてもお聞かせください。
現在はまだ社内の一部での運用に留まっています。今回確立した運用ルールやメリットを活かしながら、どのように社内全体へ浸透させていくか、引き続き検討していきたいと考えています。
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