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タイムマネジメントとは | 成功させる6つのコツ・意味・方法

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タイムマネジメントは、やるべき目標を達成するためにタスクを効率的に進め、時間を有効活用するためのビジネススキルです。タイムマネジメントをうまく活用するコツを解説します。

タイムマネジメントとは

ビジネス上でよく耳にする言葉「タイムマネジメント」。

タイムマネジメントとは、時間管理とも訳されますが、やるべき目標を達成するためにタスクを効率的に進め、時間を有効活用するためのビジネススキルです。

本記事では、タイムマネジメントとスケジュール管理の違いや、タイムマネジメントのコツを解説します。

スケジュール管理との違い

タイムマネジメントとは、単なるスケジュール管理ではありません。予定を把握して、それを遅滞なくこなすことが目標のスケジュール管理とは違い、タイムマネジメントでは目標を設定し、計画にしたがって目標達成のために時間をコントロールするというプロセスが重要です

一人ひとりが行う仕事内容も複雑化し、長時間労働が問題視されている昨今、効率よく業務を進め、ワークライフバランスを適性に保つためにも、よりいっそうタイムマネジメントの重要性は増していくでしょう。

タイムマネジメントをうまく進めるコツ

タイムマネジメントを成功させるには、日々の予定の組み方にコツが必要です。ポイントは「時間を有効に使う」「自分の能力を客観的に把握する」こと。

とはいえ、一朝一夕には身につかないスキルですから、試行錯誤しながら自分ならではのタイムマネジメント術を確立してください。

(1)やるべきことをリストにまとめる

タイムマネジメントを行うためには、仕事内容を細かく「タスク化」することが大切です。大きな仕事も小さなタスクにすることで、やるべきことが明確になり、スケジュールに落とし込みやすくなります。

たとえば「大掃除をする」という仕事では漠然としてやる気も起きませんが、「窓を拭く」「テレビ周りのホコリを取る」「掃除機をかける」…と細分化すれば、取り組みやすくなります。

(2)頭を使う仕事は午前中に

企画書の作成といった、頭を使う仕事は朝一番の頭が冴えている時間に行いましょう。午後以降だと、予定のずれ込みにより思うように時間が取れなかったり、集中力が切れていたりと、パフォーマンスが落ちてしまうからです。

(3)余裕を持ったスケジューリング

タイムマネジメントをする際には、予定をギュウギュウに詰めないのが大切です。自分の能力を客観的に把握できると思っていても、予想外の事態で起こり、予定にないことへの対応が必要だからです。

午前・午後にそれぞれ予備時間をもうけたり、「これくらいはできる」と思うよりも少ないスケジューリングにしましょう。トライ・アンド・エラーを繰り返して、時間を自分でコントロールし、予定どおりにタスクを進行できる状況を作ってください。

(4)優先順位の付け方

業務をしているうえで、急に仕事を頼まれる事がありますよね。そのたびに割り込みで対応していては、いくら余裕を持ったスケジューリングをしていても、タイムマネジメントが乱れてしまいます。

その際は、「5分程度で終わる仕事なら、その場で終わらせる」「時間が掛かる仕事は空き時間・翌日以降にまわす」という判断基準を持ちましょう。

短時間で終わる内容であれば、わざわざTodoリストに入れて後回しをするためのコストのほうが大きいからです。リストに入れて管理する時間で終わらせてしまう、と考えましょう。

(5)「すぐ終わる仕事」の使い方

すぐに終わってしまう簡単な仕事は、「モチベーションが上がりにくい」タイミングで挟むようにしましょう。短時間で達成考えられ、その他の仕事へ取り組むためのよい準備運動になってくれます。

たとえば、朝一番や午後の休憩明け、夕方の疲れたタイミングなどにまとめて終わらせるのがおすすめです。

(6)締め切りギリギリに取り組まない

締切のある仕事を行う場合、ギリギリに仕上げるようにしていませんか。突然の予定の変更に対応できるよう、自分内の締め切りは短めに設定し、常に前倒しで進めましょう。

そのほうが精神的にも余裕が生まれますし、依頼主からの信頼感も得られます。

タイムマネジメントを取り入れて、業務のやり方を見直そう

タイムマネジメントは、取り入れようと思ってもすぐに身につくスキルではありません。

日々、予定を立てる→予定どおりに実行する→実行できなかった部分を振り返る→改善点を反映させて翌日の予定を立てるといったPDCAサイクルを繰り返す中で、自分にとってもっともふさわしい仕事のやり方が身につくことでしょう。漫然と仕事をしていても、そこから発展は見込めません。

新たなスキルを身に着け、ビジネスマンとして高みを目指しましょう。

また、時間を管理して効率的に作業をすすめるには正確なプロジェクト管理が欠かせません。

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