タイムマネジメントとは？成功させる6つのコツ・意味・方法
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タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、やるべき目標を達成するためにタスクを効率的に進め、時間を有効活用するためのビジネススキルです。時間管理とも訳され、さまざまなビジネスシーンで求められます。
タイムマネジメントとスケジュール管理の違いや、タイムマネジメントのコツを解説します。
スケジュール管理との違い
スケジュール管理では、予定を把握して遅滞なくこなすことを目標とします。その一方でタイムマネジメントでは目標を設定し、計画にしたがって目標達成のために時間をコントロールするプロセスが重要です。
一人ひとりが行う仕事内容も複雑化し、長時間労働が問題視されている昨今、効率よく業務を進め、ワークライフバランスを適性に保つためにも、よりいっそうタイムマネジメントの重要性は増していくでしょう。
タイムマネジメントのメリット
タイムマネジメントのメリットは次のとおりです。
- パフォーマンス向上
- 自己肯定感の向上
パフォーマンス向上
タイムマネジメントを行うことで、取り組むべき業務の順番が明確になり、仕事に没頭できる環境が整います。すると結果として、パフォーマンス向上が期待できます。
自己肯定感の向上
仕事のパフォーマンスが向上すれば、自己肯定感が高まり、おのずと仕事へのモチベーションが高まります。仕事の質が高まり、仕事を行ううえでよい循環を生み出せます。
タイムマネジメントのやり方
タイムマネジメントを成功させるには、「時間を有効に使う」「自分の能力を客観的に把握する」ことが重要です。とはいえ、一朝一夕には身につかないスキルなので、試行錯誤しながら自分ならではのタイムマネジメント術を確立していきましょう。
自分なりのルールが確立していない場合は、次のポイントを参考にしてみてください。
- やるべきことをリストにまとめる
- 頭を使う仕事は午前中に
- 余裕を持ったスケジューリング
- 優先順位の付け方
- 「すぐ終わる仕事」の使い方
- 締め切りギリギリに取り組まない
やるべきことをリストにまとめる
やるべきことをリストにまとめる習慣をつけましょう。タイムマネジメントを行うためには、仕事内容を細かく「タスク化」することが大切です。大きな仕事も小さなタスクにすることで、やるべきことが明確になり、スケジュールに落とし込みやすくなります。
たとえば「大掃除をする」のような仕事では漠然としてやる気も起きませんが、「窓を拭く」「テレビ周りのホコリを取る」「掃除機をかける」と細分化すれば、取り組みやすくなります。
頭を使う仕事は午前中に
企画書の作成といった、頭を使う仕事は朝一番の頭が冴えている時間に行いましょう。午後以降だと、予定のずれ込みにより思うように時間が取れなかったり、集中力が切れていたりと、パフォーマンスが落ちてしまうからです。
余裕を持ったスケジューリング
タイムマネジメントをする際には、予定をギュウギュウに詰めないのが大切です。自分の能力を客観的に把握できると思っていても、予想外の事態で起こり、予定にないことへの対応が必要だからです。
午前・午後にそれぞれ予備時間をもうけたり、「これくらいはできる」と思うよりも少ないスケジューリングにしましょう。トライ・アンド・エラーを繰り返して、時間を自分でコントロールし、予定どおりにタスクを進行できる状況を作ってください。
優先順位の付け方
優先順位のルールを作りましょう。「5分程度で終わる仕事なら、その場で終わらせる」「時間が掛かる仕事は空き時間・翌日以降にまわす」など、自分なりのルールがあると、優先順位がつけやすくなります。
優先順位が着けば、スムーズに仕事が進められるようになり、突発的な仕事への対応ができるかどうかも判断しやすくなります。こちらも試行錯誤しながら、ルールを作っていくとよいでしょう。
「すぐ終わる仕事」の使い方
すぐに終わってしまう簡単な仕事は、「モチベーションが上がりにくい」タイミングで挟むようにしましょう。短時間で達成考えられ、その他の仕事へ取り組むためのよい準備運動になります。
たとえば、朝一番や午後の休憩明け、夕方の疲れたタイミングなどにまとめて終わらせるのがおすすめです。
締め切りギリギリに取り組まない
締切のある仕事を行う場合、ギリギリに仕上げるようにしていませんか。突然の予定の変更に対応できるよう、自分内の締め切りは短めに設定し、常に前倒しで進めましょう。
そのほうが精神的にも余裕が生まれますし、依頼主からの信頼感も得られます。
タイムマネジメントを取り入れて、業務のやり方を見直そう
タイムマネジメントは、取り入れようと思ってもすぐに身につくスキルではありません。
日々、予定を立てる→予定どおりに実行する→実行できなかった部分を振り返る→改善点を反映させて翌日の予定を立てるといったPDCAサイクルを繰り返す中で、自分にとってふさわしい仕事のやり方が身につくことでしょう。漫然と仕事をしていても、そこから発展は見込めません。
新たなスキルを身に着け、ビジネスパーソンとして高みを目指しましょう。
また、時間を管理して効率的に作業をすすめるには正確なプロジェクト管理が欠かせません。次の記事では低コストで導入できるクラウド型のプロゼクト管理ツールを比較、紹介しているのでぜひ御覧ください！
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