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給与明細テンプレート無料24選 | 作成手順・必要書類・おすすめサービス紹介

給与明細の作成は、給与計算と密接に結びつくデリケートなものですが、テンプレートを活用すれば難しくありません。無料でダウンロードできる給与明細テンプレート24選、明細作成に必要な書類や手順、おすすめサービスも解説します。 ※初回公開日 2016/12/16
給与計算アウトソーシング

給与明細に必要な項目

企業によっても異なりますが、給与明細には必要となる項目があります。
一般的には、以下のような明細項目が給与明細には記載されます。

一般的な明細項目

  • 「給与を受け取る人の氏名」「給与対象期間」
  • 「勤務日数」「出勤日数」
  • 「有給休暇日数」「慶弔休暇日数」「欠勤日数」
  • 「遅刻日数」「早退日数」「時間外労働時間」
  • 「基本給」
  • 「役職手当」「資格手当」「家族手当」「時間外手当」
  • 「通勤手当」
  • 「不就労控除」
  • 「介護保険」「健康保険」「厚生年金」「雇用保険」
  • 「総支給額」「課税対象額」
  • 「所得税」「住民税」
  • 「総支給額」

項目自体は非常に多くなりますが、前半は太字で表した「金額」を算出するための要素がほとんどとなり、各種手当もあらかじめ決定しているケースがほとんどのため「課税対象額」から、各種保険や税金を割り出すことにより、自動計算を行うことが可能です。

以下からは、給与明細の項目計算方法や記入方法などをご説明していきましょう。

給与明細の作成手順

給与明細とは

雇用契約にもとづき、従業員の提供する労働に対して、企業がその対価を支払うものが給与です。

これの明細を表したものである給与明細書は、所得税法で交付が義務付けられており、健康保険法、厚生年金保険法、労働保険徴収法で社会保険料の計算書の発行が義務付けられています。

これら法の定めにより、給与明細では、大きく分けて3つの項目が最低限必要となります。

  • 支給
  • 控除
  • 差引支給額

支給や控除の根拠となる勤怠についても、給与明細に含めることが望ましく、給与明細を作成するに当たっては、支給、控除、差引支給額、勤怠を記載するのが一般的です。

給与明細の構成

記事の冒頭で紹介した給与明細のテンプレート(エクセルなどの形式で無料ダウンロードしていただけます)をもとに、一般的な給与明細の構成を説明していきます。

<社員番号、所属、氏名>

ここでだれの給与明細書なのかを明らかにします。

<勤怠>

出勤日数、有給休暇、欠勤数や残業時間などが記載されます。
普通残業、深夜残業、休日出勤、休日深夜では、労働基準法の割増賃金支払いの義務があり、支給の項目での計算の根拠となるものです。
欠勤日数、遅刻早退は、その日数に応じて支給の項目の基本給を計算します。

<支給>

支給の項目では、基本給と各種手当(家族手当、住宅手当、残業代、役職手当、通勤手当など)に支払い項目を分けるのが一般的です。

基本給は各種手当などを除いた基本賃金です。
さらに、役職者に対する役職手当、扶養家族をもつ従業員に基本給に加えて支給される家族手当などが、必要に応じて追加されます。

通勤手当では、公共交通機関を利用する場合は100,000円までが非課税となります。
自家用車で通勤する場合には、その通勤距離数に応じて非課税限度額が決まっており、国税庁のHPにその表が載っています。

時間外手当(残業代)の計算については「基本給+役付手当」(労働に対しての対価である給与を基礎とする)を基礎に、時間単価を計算します。法定時間外労働については2割5分増したものが時間外手当となります。

<控除>

所得税、住民税以外の「健康保険」「厚生年金」「介護保険」「雇用保険」は社会保険合計という形で記されます。

健康保険料は、会社が加入している保険組合によってその掛け率が異なります。保険組合ごとに健康診断の受診時に補助金が出されるなど、バリエーションがあります。

厚生年金は、年金制度の土台となる国民年金と、会社員のための上乗せ制度である厚生年金の、二つの年金制度の保険料が合わせて厚生年金という名前で天引きされます。

健康保険・厚生年金では、毎月の給料などの報酬の月額を区切りのよい幅で区分した標準報酬月額と標準賞与額から保険料を計算します。
この計算には「健康保険と厚生年金保険の保険額表」を用います。

介護保険は、40歳以上が負担する、介護が必要な方が適切な介護サービスを受けられるように支えるための保険金です。

雇用保険は、会社員の働く環境を守るための保険で、失業した場合には失業保険がもらえます。

課税対象額は、給与から所得税や住民税の対象とならない交通費や社会保険料を差し引いた金額といいます。

所得税は、個人の所得に対して課される税金です。
毎月の給与から天引きされる所得税は概算であり、年末調整時に正式な納税額が計算され12月の給与で調整されます。12月の給与で概算していた所得税が正式な納付額よりも多いと還付され、少ないと足りなかった分を徴収されることとなります。

住民税は、地域社会でかかる費用を住民に分担してもらうという税金です。
前年度の所得に対して課税されるため、社会人1年目で前年度所得がなかった方には課税されません。
この住民税の額については、市区町村から送られてくる「住民税課税決定通知書」の額をもとにします。

<差引支給額>

差引支給額とは手取り給与であり、支給の項目の総額から控除項目の総額を引いたものです。

ツールを活用した給与計算効率化

給与計算で気をつけなくてはならないのは、支給や控除額の計算ミスです。
計算を間違えた場合には、やり直して正しい額を支給するだけではなく、再徴収や役所への提出書類などの修正を行わなければなりません。

こうした給与計算を、すべて手作業で行うのは人的ミスの原因となり、効率的とはいえません。

これを自動で計算をさせ、業務を効率化するのが給与計算ソフトや、簡易の計算式があらかじめ入力された無料テンプレートです。

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