請求書発行システムとは？メリットや機能・おすすめクラウドサービス

請求書発行システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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注目の請求書発行システム、サービス資料まとめ

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の発行や送付に関する業務を効率化するシステムです。紙で印刷・保存していた請求書を、電子データとして管理できるようになり、業務効率化や人的ミスの削減に役立ちます。

また、リモートワーク時にも作業ができ、見積もりや情報の共有がスムーズになります。

請求書発行システムについては下記の動画でも解説しているので、あわせて参考にしてください。

請求書発行システムが必要とされる背景

請求書発行システムが必要とされる主な背景を紹介します。

リモートワークの普及

テレワークが定着した今、紙の請求書を印刷・封入・郵送する作業は出社を前提とするため、業務効率が低下する要因のひとつです。請求書発行システムを使うことで、自宅からでも請求業務ができ、処理のスピードと正確性が向上します。

ペーパーレス化が進むことで、業務の見える化やミスの防止にもつながるでしょう。

法制度への対応が必須であるため

電子帳簿保存法の改正により、電子でやり取りした請求書は電子保存が義務化されました。また、インボイス制度では消費税の仕入税額控除のために「適格請求書」の発行が必要となり、請求書のフォーマットや発行業務に大きな影響が出ています。

請求書発行システムは法制度に対応した機能が備わっているため、業務負担の軽減やコンプライアンス強化に役立ちます。

郵送コストと手間の削減

郵便料金の値上げにより、紙の請求書を大量に送る企業ほどコストの影響が拡大しています。請求書発行システムを活用することで請求書をPDFでメール送信でき、印刷や封入作業の手間も省けます。

郵送が必要な場合でも、郵送代行サービスとの連携により、コストを抑えられるでしょう。

請求書発行システムの機能

請求書発行システムの主な機能は、次のようなものが挙げられます。

• 請求書の作成
• 請求書の送付
• 請求書の自動発行
• 請求書の保管
• 入金管理
• システム連携

請求書の作成

請求書発行システムでは、登録された取引先情報や取引内容をもとに、テンプレートを利用して簡単に請求書を作成できます。テンプレートには、企業のロゴ・住所・連絡先などの基本情報があらかじめ設定されており、必要な項目を入力するだけですぐに請求書が完成します。

テンプレートやデザインは必要に応じてカスタマイズ可能です。

また、PDFやExcelなど必要とされるファイル形式で請求書を出力できます。CSVデータを読み込むことで、請求書の一括作成も行えます。

請求書の送付

請求書発行システムでは、請求書をメールで送付したり、郵送代行サービスを利用したりすることで、請求書の発行・送付を自動化できます。メール送付時には、定型文の設定や送信時間の予約が可能で、郵送の場合はサービス提供会社が印刷・封入・発送を代行。請求書送付の手間のかかる作業を外部に委託することで、コストや工数を削減できます。

請求書の自動発行

定期的に同じ内容の請求書を発行する場合、自動発行機能が非常に役立ちます。請求書発行システムにスケジュールを設定することで、指定した日時に自動的に請求書が生成され、送信されます。毎回手動で請求書を作成する手間が省け、請求忘れや漏れを防止可能です。

とくに、SaaSのサブスクリプション課金といった、定期的な請求が必要なビジネスモデルにおいて便利な機能です。

請求書の保管

作成した請求書は自動的にシステム上に保管され、必要なときに簡単にアクセスできます。取引先や進捗状況などで絞り込み検索ができ、請求書の紛失や破損が防げ、管理業務の効率化が図れます。また、電子帳簿保存法に対応しているサービスも多いです。

入金管理・入金消込

請求書発行システムでは、請求書の入金状況や未回収金額などを自動で管理できます。入金確認や入金通知、リマインダーや督促メールといった作業も自動化でき、入金管理の効率化や回収率の向上につながります。

また、入金データと請求書データを自動で照合し、入金消込の自動化も可能です。入金消込の手間やミスを省き、正確な売掛金管理が可能です。

システム連携

請求書発行システムは、会計ソフトやCRMなど他の業務システムとの連携機能を備えています。

会計ソフトとの連携により、請求書データが自動的に会計システムに取り込まれ、手動でのデータ入力の手間を省けます。CRMシステムと連携すれば、顧客情報や取引履歴を一元管理し、顧客ごとの売上や支払い状況を分析するレポートを作成可能です。

システム連携を活用することで、売上や顧客データが一元管理されるため、財務状況の把握や業務全体の効率化が実現できます。

請求書発行システムの種類

請求書発行システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを比較してみましょう。

クラウド型

クラウド型の請求書発行システムとは、インターネット経由でサービスを利用できるタイプのことです。

初期費用や運用費用が比較的安価で導入しやすいことや、インターネットが接続できる環境であれば社外からでも利用しやすいことがメリットとして挙げられます。また、サービス会社によってセキュリティ対策やバックアップ対応を行ってくれるため安心して利用できます。

一方で、インターネットが使えなければ利用できないことや、自社でのカスタマイズや連携ができない場合があることがデメリットです。

オンプレミス型

オンプレミス型の請求書発行システムとは、自社のサーバーにシステムを導入して利用するタイプを指します。

インターネットに依存しないため、安定して利用できることや自由なカスタマイズができるため、使いやすい形に調整できる点がメリットです。

一方で、初期費用や運用費用が高額になる傾向があります。また、自社でシステム更新や保守を行う場合には、専門的な知識や人材が必要となる場合があり、人材確保やリソースの観点でデメリットに感じられることもあります。

請求書発行システムの導入メリット

請求書発行システムを導入すると、次のような多くのメリットがあります。

• 業務効率の向上
• 人的ミスの防止
• 郵送コスト・工数の削減
• リモートワーク時にも業務が可能
• 一元管理と情報共有がスムーズ
• キャッシュフローの改善を図れる
• 法規制遵守とセキュリティ向上

業務効率の向上

請求書発行システムを導入すると、請求書の作成や発行、送付などの作業を自動化できます。テンプレートを使用し、自動入力機能を活用することで、手作業で行っていた時間や工数を大幅に削減可能です。

また、過去の請求書データをもとに新しい請求書を簡単に作成できるので、同じ情報を何度も入力する手間が省けます。請求書に関連する納品書や領収書なども同時に作成できるため、業務の一元管理が可能です。

さらに、定期請求書の自動発行機能を利用することで、毎月の請求業務にかかる時間を短縮できます。

人的ミスの防止

請求書発行システムを導入すると、請求書の内容や数量の入力ミス、請求書の発送先の間違い、請求書の紛失や破損といったさまざまな人的ミスを防止できます。

これにより、クレームやトラブルの発生を防ぎ、顧客満足度や信頼性を高めることにつながります。

郵送コスト・工数の削減

請求書発行システムを導入すると、請求書を電子化して電子請求書として送付できます。これにより、郵送にかかるコストや工数を削減可能です。また、紙の請求書を発行する場合に比べて、環境負荷が低減し、オフィスのスペースも有効活用できます。

請求業務に必要な人件費の削減が可能となり、リソースを他の重要な業務に割り当てられます。

リモートワーク時にも業務が可能

クラウド型の請求書発行システムを導入すると、インターネットに接続できる環境であれば、社外からでも請求書の作成や発行・送付・入金管理などの作業が可能です。これにより、リモートワーク時にも業務の遂行が可能になります。

一元管理と情報共有がスムーズ

請求書発行システムは、請求書の作成から送付、保管までを一元管理できるため、情報の共有が容易になります。データの重複や散在を防ぎ、部署間での情報のやり取りがスムーズになり、過去の請求書や関連書類を簡単に検索・確認できるため、業務の透明性が向上します。

さらに、データ分析機能を活用することで、顧客の支払い傾向や売上のパターンを把握し、営業戦略の見直しや改善につなげられるでしょう。

キャッシュフローの改善を図れる

請求書発行システムには、支払いリマインダー機能が搭載されており、顧客に対して支払い期限が近づいたことを自動的に通知します。これにより、未払いの請求書が早期に解決される可能性が高まり、キャッシュフローの健全性の向上が期待できるでしょう。

また、システムによって支払いの状況をリアルタイムで追跡し、未払い・支払い済み・遅延などのステータスを一目で確認できるため、企業は現金の流れを正確に把握し、適切なタイミングで資金管理が可能になります。

法規制遵守とセキュリティ向上

請求書発行システムは、インボイス制度や電子帳簿保存法など最新の規制に準拠した請求書を自動的に作成できます。これにより、法規制の変更に対応するための手間を省き、コンプライアンスを確保可能です。

また、請求書発行システムは、高度な暗号化技術とアクセス制御を使用して、機密情報の漏えいや不正アクセスから請求書データを保護します。定期的なデータバックアップにより、データの損失リスクも最小限に抑えられます。

請求書発行システムを導入する際の注意点

請求書発行システムにはメリットが多い一方で、導入時に注意しておきたいポイントもいくつかあります。導入前に押さえておきたい、主な注意点について紹介します。

社内のワークフローを見直す

請求書発行に関わる業務がどの部署で、誰がどのように行っているのかを整理したうえで、システムへの組み込み方を検討する必要があります。現行の手順をそのまま当てはめるだけでは、逆に手間が増えてしまうケースもあるでしょう。

そのため、請求書発行システムを導入する際は、現在の業務フローの洗い出しと、システム導入後の役割分担を明確化することが重要です。

取引先との連携や同意を事前に取っておく

請求書の送付方法を紙からPDFや専用システムに変更する場合、取引先にその旨を伝え、了承を得ることが欠かせません。事後に通知するかたちでは、思わぬトラブルにつながる可能性があります。切り替え時期や送付方法について、丁寧にコミュニケーションを取ることがポイントです。

セキュリティ対策が万全かを確認する

請求書には、金額や取引先の情報、振込先などの重要なデータが含まれています。そのため、システムがどのようなセキュリティ対策を講じているか、事前に確認しておく必要があるでしょう。

とくにクラウド型のサービスを利用する場合は、暗号化やアクセス制限の有無など、情報漏えいリスクを最小限に抑える仕組みが整っているかチェックすることが重要です。

請求書発行システムの選び方

請求書発行システムは豊富にあるため、導入する際は次のようなポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 必要な機能が備わっているか
• 既存システムとの連携
• 法改正への対応
• 予算に合う料金プランか
• モバイル対応
• セキュリティとサポート体制

必要な機能が備わっているか

請求書発行システムにはさまざまな機能がありますが、すべての機能が必ずしも必要なわけではありません。業務内容や企業の規模に合わせて、必要な機能を絞り込みましょう。

たとえば、請求書の作成や発行・送付・保管・入金管理などの基本機能は、どのような場合でも必要でしょう。

一方で、請求書の発送代行や入金消込の自動化などの機能は、請求書の発行件数が多い場合や入金管理が複雑な場合に便利ですが、そうでない場合には必要ないかもしれません。

導入効果をしっかりと感じるためには、必要な機能が漏れなく搭載されているかどうかを確認しましょう。

既存システムとの連携

請求書発行システムを導入する際には、既存のシステムとの連携ができるかどうかも重要です。たとえば、顧客関係管理（CRM）システムや会計ソフトなどと連携することで、データの入力や移行の手間が省けます。

また、APIやWebhookといった技術を利用することで、自社でシステムの連携やカスタマイズができる場合もあります。

法改正への対応

請求書発行システムを導入する際には、法改正に対応しているかどうかも確認する必要があります。

インボイス制度や電子帳簿保存法など、法改正に伴う迅速なシステム更新を行っているサービスを選びましょう。また、法制度に関する知識や対応方法も提供してくれるサービスを選ぶと安心です。

予算に合う料金プランか

請求書発行システムの料金プランは、サービスの種類や機能、利用件数や期間などによって異なります。予算に合う料金プランを選ぶことが大切です。また、無料トライアルやデモ版などを利用して、サービスの品質や使い勝手を確認するようにしましょう。

コストだけでなく、システム導入による業務効率の向上やコスト削減効果も考慮することが重要です。手作業によるミスの減少や、請求業務にかかる時間の短縮など、システム導入によるメリットを具体的に評価しましょう。

モバイル対応

クラウド型の請求書発行システムであれば、インターネットに接続できる環境であれば、リモートワーク時にも業務の遂行が可能です。

とくに、スマートフォンやタブレットといったモバイル対応のシステムを選ぶことで、場所を選ばずにスムーズに請求書の作成や確認が可能となり、効率的な業務運営が実現できます。従業員の柔軟な働き方にも寄与できるので、エンゲージメントの向上にもつながるでしょう。

セキュリティとサポート体制

請求書発行システムには機密情報が含まれるため、セキュリティ対策が重要です。データの暗号化、アクセス制御、二段階認証など、システムが提供するセキュリティ機能を確認しましょう。また、万が一のデータ損失に備え、バックアップが確実に行われているシステムを選ぶことも重要です。

導入後のサポート体制も重要な選定基準です。システムに問題が発生した際に迅速に対応してもらえるカスタマーサポートがあるかどうかを確認しましょう。電話やメール、チャットなど、自社が必要とするサポートが提供されているかも確認してください。

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この記事では、請求書発行システムとは何か、どのようなメリットや機能があるか、どうやって選ぶか、おすすめのクラウドサービスについてわかりやすく解説しました。

請求書発行システムを導入すると、業務効率が向上し、人的ミスやコストの削減が可能です。また、リモートワーク時にも作業ができ、見積もりや情報の共有がスムーズになります。システムを導入する際は次のようなポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 必要な機能が備わっているか
• 既存システムとの連携
• 法改正への対応
• 予算に合う料金プランか
• モバイル対応
• セキュリティとサポート体制

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