中小企業向け「ナレッジマネジメントツール」おすすめ9選！選定のポイントと導入のメリットを解説！

中小企業が抱える課題

ナレッジマネジメントツールを導入していない中小企業がナレッジ共有で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けのナレッジマネジメントツールで解決できる可能性があります。

社内のナレッジが属人化していて組織に蓄積されていない

中小企業では、社内で生まれるナレッジが個々の従業員に属人化され、組織全体で共有されていないことがあります。このような状況では、従業員の突然の離職や休暇などの場合に業務に支障をきたしかねません。

また、業務の効率化や改善のための学習と成長が妨げられる可能性があります。組織が成長していく過程で、ナレッジを集約し、共有するための施策が必要です。

新人の教育や引継ぎに手間がかかっている

一般的に新しい従業員の教育や引継ぎプロセスに手間と時間がかかります。

そのため、業務の進行やポイントをマニュアル化することが大切ですが、業務のマニュアル化が進んでいない中小企業では、新人はそれぞれの業務知識をもつ従業員に都度確認しなければなりません。

ナレッジが属人化していれば、人によって業務の方法や進め方が異なることもあるでしょう。新人は業務や全体像を理解するのに時間がかかるばかりか、組織全体での効率的な業務遂行が妨げられる可能性があります。

中小企業がナレッジマネジメントツールを導入するメリット

中小企業がナレッジマネジメントツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

社内の情報共有をスムーズにする

ナレッジマネジメントツールでは、チームメンバー間での情報共有やアクセスが容易になります。これにより、特定の人物が急に離職や休暇になっても、スムーズに業務の引き継ぎが可能です。

また、ナレッジを言語化・可視化することでマニュアルとして機能するため、新人教育も効率化できます。

ナレッジをいつでも振り返られる

ナレッジマネジメントツールを活用することで、社内のさまざまなナレッジを一元管理できます。過去のナレッジにも容易にアクセスでき、必要なタイミングですぐに振り返れます。

たとえば、議事録をナレッジマネジメントツールに保管しておけば、ある議題についてしばらく時間が経過した後、再度話し合いが必要になったとき、前回どのような議論を行ったのかをツール上で容易に確認できます。

組織の学習能力と成長力を高める

ナレッジマネジメントツールでは、組織内の知識の共有や蓄積が容易になるため、組織全体の学習能力や成長力を高められます。従業員は過去のプロジェクトや失敗を記録から学び、その知見を次のプロジェクトに活かせるようになります。

また、新しいアイデアやベストプラクティスを共有し、イノベーションを促進できます。これにより、組織は迅速かつ柔軟に変化に適応し、持続的な成長につながるでしょう。

中小企業がナレッジマネジメントツールを選定する際のポイント

中小企業がナレッジマネジメントツールを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

FAQ型や社内Wiki型など自社に適したツールを選ぶ

ナレッジマネジメントツールにはFAQ型や社内Wiki型などの形式があり、自社のニーズに最適な形式を選択することが重要です。

たとえば、FAQ型は情報を簡潔に整理して検索しやすく、社内Wiki型は膨大な情報を体系的に管理できます。自社の業務や情報の性質に合わせて、ツールのタイプや特性を検討しましょう。

文書の作成や編集、画像・動画の貼り付けが簡単にできるか

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際には、文書の作成や編集、画像や動画の貼り付けが容易かどうかも大切です。

たとえば、スムーズな文書作成や編集は情報の迅速な更新や共有を促進し、画像や動画の貼り付け機能は情報の理解を助けます。

文書の作成や編集がしにくいとツールを使用するのが面倒になり、次第に使用されなくなります。また、読み手にとって負担の大きいUIだと、読み手がその情報を理解するのに苦労し、やはりツールの使用を敬遠するようになるでしょう。

検索や閲覧がスムーズにできるか

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際には、情報の検索や閲覧がスムーズに行えるかを確認しましょう。たとえば、全文検索やフォルダ階層機能があれば必要な情報を素早く見つけられ、業務効率の向上につながります。

自社のニーズに合った使いやすい機能を搭載するツールを選択することが、効果的なナレッジマネジメントの実現につながります。

中小企業におすすめのナレッジマネジメントツール9選

中小企業におすすめのナレッジマネジメントツールを紹介します。

ナレカンは、ナレッジ管理に特化し、シンプルで使いやすさにこだわった社内ナレッジ管理ツールです。ナレカンは、次のような特徴があります。

• 数十名から数万名まで、企業の規模・業種に関係なく導入可能
• ナレッジ管理に必要最低限の機能を搭載し、ITに不慣れな企業でも導入・運用がしやすい
• 導入から運用まで手厚くサポート

Commune for Workは、社内のコラボレーションを促進するナレッジマネジメントツールです。Commune for Workは、次のような特徴があります。

• 社内はもちろん、社外との情報共有に対応
• オンボーディングに活用できる便利な機能が豊富
• 貢献によるインセンティブ付与でコミュニケーション活性化にも寄与

匠KIBITは、技術伝承やナレッジシェアに特化した、AIによるナレッジシェアシステムです。匠KIBITは、次のような特徴があります。

• エキスパートの回答を学習したAIが利用者の疑問に回答
• 質問に対してAIが複数回答を提示
• ナレッジ分析により技術に関する傾向や関係性を発見できる

Zendeskは、企業の規模や業界に関係なく導入・運用がしやすいカスタマーサポートソフトウェアです。Zendeskは、次のような特徴があります。

• 長年のノウハウと数十億の実際のカスタマーサービスデータに基づいたCX特化AI
• 顧客からのすべての連絡を自動で一元管理するチケット機能搭載
• FAQ構築やWebチャット設置などカスタマーサポートに必要な機能が豊富

Confluenceは、AIの活用により散在するデータを一元管理するナレッジマネジメントツールです。Confluenceは、次のような特徴があります。

• FAQ、マニュアル、議事録など幅広く対応できるテンプレートが豊富
• 複数人が同じページやブログを作成・閲覧・コメント可能
• Trello、Slack、Dropboxなど、3,000以上のアプリと連携できる

NotePMは、社内Wikiや社内FAQの構築に役立つナレッジマネジメントツールです。NotePMは、次のような特徴があります。

• 高機能エディタとテンプレートでフォーマットでマニュアルや記事作成が容易
• 形式の違うファイルの中身でも全文検索可能
• 定量的な分析で活用状況を確認できる

Helpfeelは、従業員の自己解決を促すFAQシステムです。Helpfeelは、次のような特徴があります。

• FAQや社内ナレッジに対し、語句だけでなく意図を予測する独自の検索技術
• FAQの利用履歴からニーズや改善点を分析
• 構築作業の代行や運用改善提案など導入・運用のサポートが充実

ココミテは、人材育成やナレッジ共有をスムーズにするオンラインマニュアル作成・運用サービスです。ココミテは、次のような特徴があります。

• マニュアル作成は基本レイアウトに沿って入力するだけ
• 画像・動画・PDFなどさまざまなファイルの埋め込みが可能
• 最大5階層までのフォルダ階層ができる

サービス選びは比較して検討しよう

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

ナレッジマネジメントツールは、次の記事でも詳しく紹介しています。