大企業向けビジネスフォンおすすめ5選！選定のポイントと導入メリット

大企業が抱える電話対応の課題

ビジネスフォンを導入していない大企業が、電話対応で抱えている課題には、次のようなものがあります。

• 電話の集中と対応の遅延
• 人材の確保と育成
• 応対品質の均一化
• 複雑な問い合わせへの対応

電話の集中と対応の遅延

大企業において、電話対応の集中と遅延は大きな課題です。電話対応が必要な部門が多岐にわたるため、顧客からの問い合わせや取引先からの連絡が一斉に集中すること事態も少なくありません。

また、電話が集中すると、顧客がオペレーターと話すまでに長時間待たされたり、対応の遅延が発生したりすると、顧客満足度の低下につながる恐れがあります。迅速かつ効率的な電話対応システムの導入が必要です。

人材の確保と育成

大企業では、電話対応に従事する人材の確保や育成も課題です。

電話対応は専門性が求められる一方で、人材の離職率が高いため、継続的な研修や教育が必要です。また、繁忙期には応対スタッフが不足しがちで、急遽人材を確保する必要があります。

そのため、新しいスタッフを迅速に教育し、スムーズに電話対応に移行させる体制が求められます。これを支えるビジネスフォンの機能やサポート体制が不可欠です。

応対品質の均一化

応対品質のばらつきも大企業における電話対応の大きな課題です。従業員のスキルや経験に応じて、電話対応の質が異なるため、顧客対応に不満が生じることがあります。

たとえば、熟練したオペレーターであればスムーズに解決できる問い合わせでも、新人オペレーターでは適切に対応できない場合があります。ビジネスフォン導入により、通話内容の録音やモニタリングができることで、応対品質の向上と均一化が期待できます。

複雑な問い合わせへの対応

大企業では、問い合わせ内容が多岐にわたるため、対応が複雑化することがあります。特に技術的な質問やクレーム対応には、専門的な知識が必要です。また、異なる部門や担当者への取次ぎが頻繁に行われるため、対応のスピードと正確性が求められます。

それらに対応するためには、顧客情報の共有やスムーズな部門間の連携が必要であり、ビジネスフォンの機能がその課題解決に役立ちます。

大企業がビジネスフォンを導入するメリット

大企業がビジネスフォンを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• 業務効率の向上
• 通話品質の向上
• セキュリティ強化
• コスト削減

業務効率の向上

ビジネスフォンの導入により、業務効率が飛躍的に向上します。たとえば、内線や自動転送機能を利用することで、社内外の電話を迅速に取り次げ、従業員の移動や手間を省けます。

また、通話の管理や履歴の追跡がシステム化されることで、過去のやり取りを簡単に確認でき、顧客とのコミュニケーションがスムーズになったり、対応にかかる時間を大幅に短縮できたりします。

通話品質の向上

ビジネスフォンには、通話内容の録音やリアルタイムモニタリング機能が備わっており、通話品質の向上が期待できます。

録音された通話は、後でフィードバックやトレーニングに活用できるため、オペレーターの対応スキルを向上できます。また、ビジネスフォンの通話システムはクリアな音声品質を提供することが多く、顧客との重要な会話で誤解や聞き間違いが発生しにくくなります。

これらは、企業への信頼や顧客満足度の向上につながります。

セキュリティ強化

ビジネスフォンは高度なセキュリティ機能を提供しており、特に大企業においては顧客情報や通話データの保護が重要です。

暗号化された通信により、外部からの盗聴やハッキングのリスクが軽減されます。また、通話内容がクラウド上に安全に保存され、アクセス制限がかけられるため、機密情報の漏えいリスクを最小限に抑えられます。

コスト削減

従来の固定電話回線に比べ、クラウド型のビジネスフォンは初期導入費用や設備メンテナンスコストが低く抑えられ、長期的に見てもコストの削減につながります。また、ハードウェアの購入や保守が不要なため、運用にかかるランニングコストも削減できます。

さらに、リモートワークにも対応できることから、オフィススペースの縮小や出張費の削減も期待できるため、全体的な企業運営コスト軽減につなげられます。

大企業がビジネスフォンを選定する際のポイント

大企業がビジネスフォンを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

• 機能の充実度
• 導入や運用のしやすさ
• 他システムとの連携

機能の充実度

大企業がビジネスフォンを選定する際、機能の充実度は非常に重要です。ビジネスフォンには単なる通話機能や内線機能に加え、業務を効率化し、顧客対応を改善するさまざまな機能が求められます。

たとえば、通話録音機能は、通話内容を保存して後で確認したり、顧客対応の質を向上させるトレーニングに役立てたりできます。また、自動転送や内線機能も、迅速に担当者に電話をつなげることで、業務スピードと効率化が可能です。

さらに、通話データの分析機能を活用することで、どの部署や個々の社員がどれだけの通話をこなしているかを可視化し、パフォーマンス向上のためのデータを得られます。顧客のニーズに応じた迅速かつ適切な対応が可能になります。大企業はこれらの高度な機能を駆使して、電話応対の効率化と顧客満足度の向上を図れます。

導入や運用のしやすさ

ビジネスフォンの選定において、導入や運用のしやすさは、特に大企業にとって重要なポイントです。大企業では規模が大きく、拠点も複数に分かれているため、新しいシステムの導入には時間やコストがかかります。そのため、システムがスムーズに導入できるか、初期設定や移行作業が簡便であるかが重要です。

運用面でも、IT部門に負担がかからない管理のしやすいシステムが求められます。たとえば、システムの設定変更やユーザー管理がシンプルなインターフェースで行えるか、トラブル発生時に簡単に対応できるサポート体制が整っているかを確認しましょう。導入後のトレーニングが少なく済むシステムは、全社的にも迅速な活用ができ、ビジネスのスピードを保てます。

他システムとの連携

大企業では、ビジネスフォンの単独利用ではなく、他の業務システムとの連携が非常に重要です。特に、CRM（顧客関係管理）システムやERP（企業資源計画）などと連携することで、電話対応の情報を他の業務プロセスと統合して活用できます。

顧客からの電話がかかってきた際、CRMシステムと連携して自動的に顧客情報を表示させることで、迅速かつ適切な対応が可能です。また、通話データや応対履歴を一元管理することで、営業活動やサポート業務の効率化を図れます。

API連携やカスタムインテグレーションをサポートしているビジネスフォンであれば、企業の業務フローに合わせた柔軟な運用が可能です。これにより、各部門が効率的に情報を共有し、連携して業務を進められ、結果的に全体的なパフォーマンスの向上につながります。

大企業におすすめのビジネスフォン5選

大企業におすすめのビジネスフォンサービスを紹介します。

トビラフォン Cloudは、会社の電話をクラウド化し、業務負担を軽減するビジネスフォンサービスです。外線通話や内線通話、転送機能などの必要な電話機能から、発着信履歴、通話自動録音、通話メモなど便利な機能を多く備えています。

チャットツールやカレンダー機能との連携はもちろん、kintoneといったCRM・SFAツールと連携可能です。さらに、通話暗号化や2段階認証など、セキュリティ対策も充実しており、大企業にも安心して導入できます。

MiiTel Phoneは、通話内容の可視化を行えるクラウドタイプのビジネスフォンです。通話内容の自動録音や文字起こし、AIによる音声解析によって、顧客対応をデータ化し、課題を可視化できます。

電話内容の共有や引き継ぎもスムーズに行え、リモートワークの場合にも抜け漏れなく情報共有が可能です。売上アップや商談数の増加だけでなく、オペレーター教育や新人育成を行いたい大企業にもおすすめです。

オフィスリンクは、PBXとドコモのネットワークをつなぎ、携帯電話を全国のドコモ通信エリアで内線電話として利用できるサービスです。社内・社外問わずに担当者と内線でつながり、電話の取り次ぎ、折り返しの業務が不要になることで、業務の効率化を促します。

社員間の連絡は内線電話になるため、通話料も削減できす。リモートワークでも社内同様の電話対応を行いたい場合におすすめです。

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供する内線通話機能・PBX機能のクラウドビジネスフォンサービスです。専用アプリケーションで、スマートフォンの内線化や、外出先からオフィスの電話番号での発着信を可能にします。

ビジネスフォンの主装置を集客できるため、、多くの拠点を持つ場合の内線化も可能です。クラウドのため、工事や運用の手間や保守が不要です。スマートフォンを活用したビジネスフォンを検討している場合におすすめです。

Cyber IP-PBXは、通話録音やビジネスフォンに必要な機能を標準搭載し、回線単位で簡単導入できるソフトウェアIP-PBXです。スマートフォンの内線化だけでなく、外出先で内線としての発着信も可能です。

費用を抑えながら、高品質なビジネスフォンを利用したい場合におすすめです。

サービス選びは比較して検討しよう

ビジネスフォンを選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているか、導入や運用がしやすいか、他システムとの連携が可能かなどを踏まえて検討することが重要です。ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

ビジネスフォンは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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