電子委任状とは？仕組みや必要性、発行方法

最終更新日：2024-12-10（記事の情報は現在から122日前のものです）

電子委任状とは、契約で名義人以外の人が署名を行う際に用いる委任状を、デジタル上で作成・発行したものです。電子委任状を利用することで、電子契約の際に委任の事実を証明できます。本記事では、電子委任状の仕組みや発行方法などを解説します。

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電子委任状とは

電子委任状とは、デジタル上で取り扱われる委任状全般を指す言葉です。ただし、電子委任状には広義と狭義の意味があります。

広義の電子委任状は、WordやGoogleドキュメントなどを使ってデジタル上で作成された委任状です。一方、狭義の電子委任状は、広義の意味に加えて「電子委任状取扱事業者が証明したもの」という意味もあわせ持ちます。

電子委任状取扱事業者とは、安全性や信頼性などの基準をクリアした認定機関です。電子委任状は基本的に誰でも作成できますが、電子委任状取扱事業者に作成を依頼すると、文書の有効性を証明できます。そのため、契約の相手方が有効性を精査する工程を省けるのがメリットです。

電子委任状法によって信頼性が担保される

電子委任状にまつわる法律として、電子委任状法があります。電子委任状の普及促進に必要な指針や認定制度に関して取りまとめた法律です。

電子委任状は、WordやGoogleドキュメントなどのツールがあれば、容易に作成できます。そのため、なりすましによるデータ改ざんリスクが存在します。このようなリスクを抑制するため、電子委任状法では書面を作成する際の有効性やセキュリティに関して一定の基準を設け、電子委任状の信頼性を担保しているのが特徴です。

電子委任状が必要な理由

電子委任状が必要な理由は、近年注目度が高まっている電子署名法との整合性を取るためです。

電子署名法では、電子契約書に電子署名を付与する際は本人であることを証明するよう規定されています。実際に電子署名を行う際は必ずしも本人である必要はなく、委任状があれば名義の異なる人物でも署名が可能です。

しかし、電子契約書と委任状は同一の文書ではなくそれぞれ別に作成されます。そのため、委任の事実を証明するのが難しく、電子署名法に抵触する可能性も考えられます。

一方、電子契約書と形式が同じ電子委任状を利用することで、情報を紐付けやすくなり、委任の事実も証明可能です。手続きにおける矛盾もなくなるため、電子契約を行う際の電子委任状は重要な存在だといえます。

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電子委任状の形式

電子委任状には次のような形式があります。電子委任状を利用する際は、それぞれの違いをよく理解することが重要です。

電子証明書方式
取扱事業者記録ファイル方式
委任者記録ファイル方式

電子証明書方式

電子証明書方式とは、電子委任状取扱事業者が電子証明書に委任の事実を記録する方法です。

電子契約を行う際は、本人が電子署名を行ったこと（本人性）と、作成以降に情報が改ざんされていないこと（非改ざん性）を証明するため、電子証明書を発行します。電子証明書方式では、この電子証明書に本人性と非改ざん性に加え、委任の事実を記録できます。そのため、電子委任状と電子証明書を別々に発行する必要がありません。