中小企業におすすめの電子契約システム8選!メリットや選定ポイント
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- 中小企業が抱える契約業務の課題
- 契約業務に時間がかかりすぎている
- 契約書の品質にばらつきがある
- 契約業務が属人化している
- 契約書チェックに必要な情報が不足する
- 契約書の保管に大きなスペースが必要
- 中小企業が電子契約システムを導入するメリット
- 契約書業務が効率化できる
- テンプレートや雛形で契約書品質を均一にできる
- 契約書業務の共有が簡便になる
- 契約書チェックに必要な情報を一元管理できる
- 契約書の保管スペースが不要になる
- 中小企業が電子契約システムを選定する際のポイント
- 法令に適切に対応できているか
- 導入サポートが手厚いか
- 機能と費用のバランスがよいか
- 中小企業におすすめの電子契約システム8選を比較
- マネーフォワード クラウド契約
- クラウドサイン
- 電子印鑑GMOサイン
- freeeサイン
- WAN-Sign
- ベクターサイン
- FAST SIGN - 株式会社マルジュ
- LegalForceキャビネ
- 中小企業の契約業務はシステムで効率化しよう
中小企業が抱える契約業務の課題
中小企業が抱える契約業務には次のような課題があります。
- 契約業務に時間がかかりすぎている
- 契約書の品質にばらつきがある
- 契約業務が属人化している
- 契約書チェックに必要な情報が不足する
- 契約書の保管に大きなスペースが必要
契約業務に時間がかかりすぎている
契約業務は、1つの契約を締結するために多くの作業が必要で時間がかかります。契約の締結に同意が取れている前提でも、契約書にサインするためには次のようなことを契約者双方が協力して行わなければなりません。
- 同意が取れた内容に整合性をとりつつ契約書を作成する
- 作成した契約書に問題ないか、上長や法務部門の承認を受ける
- 先方の情報を入力して先方が社内承認を行う
- 必要に応じて先方のリクエストに応じた契約書を再作成する
- 再作成した契約書で双方に問題がなければ、押印処理を行い、先方へ郵送する
- 先方の押印を受けた契約書の返送を受けて締結が完了する
1つの契約を締結するだけでもこれらの作業が必要になり、人手が足りない中小企業では、契約に必要な事務作業の時間が本来の業務時間を圧迫していることが大きな課題です。
契約書の品質にばらつきがある
契約書の品質にばらつきがあることも、中小企業の契約業務の課題として大きなものでしょう。作成された契約書そのものに品質のばらつきがあることは、中小企業の契約書にはよくあることです。記載文言が統一されておらず、同じ内容を別の表現で記載することや、そもそも記載項目が異なっているケースもあるでしょう。
また、作成された契約書のチェック品質にばらつきがあることも中小企業では多いです。中小企業の場合、常に十分な人員が確保できているわけでもなく、統一された契約内容のチェックマニュアルが存在するわけでもないこともよくあります。そのため、ベテランの法務担当とまだ経験の浅い法務担当ではチェック品質に差が出てしまうことも当然といえます。
このように、作成される契約書やその契約書のチェック品質にばらつきがあることは、中小企業の契約業務の課題です。
契約業務が属人化している
契約業務が属人化しがちなことも、中小企業の契約業務における課題です。中小企業では、1社に対して1人が担当することがよくあり、担当者以外ではその企業の情報がわからないことも多いでしょう。AさんがX社担当・BさんがY社担当・CさんがZ社担当のように、それぞれが独立して担当しているとき、三者はそれぞれ担当以外の取引先に対して対応できないことも珍しくありません。
また、各企業の情報を担当者間で共有するノウハウもない場合も多いでしょう。情報が属人化すると、情報をもっている従業員が退職するたびに情報がリセットされ、取引先との関係値や契約ノウハウがリセットされてしまうため、継続的な関係構築に支障が出ます。これが中小企業における契約業務の属人化問題です。
契約書チェックに必要な情報が不足する
作成された契約書を上長や法務部門が確認する際、必要な情報が不足し確認にムダな時間がかかっていることも、中小企業の契約業務の課題です。担当が取引先ごとにわかれていること、契約書作成マニュアルや記載内容のルールが完全には整備されていないことなどを理由として、契約書の情報漏れは頻繁に発生します。
その都度上長や法務部門は関係者に情報収集をしながらチェックしなければならず、大きな時間的ロスが発生します。さらに、チェックのための時間が情報収集にムダに費やされることで、肝心の契約内容の確認時間が圧迫され、問題のある契約書を見逃してしまう可能性が高まることも大きな問題です。人手不足で常に時間の足りない中小企業にとって、このようなムダは解消すべき大きな課題だといえるでしょう。
契約書の保管に大きなスペースが必要
契約書の保管には大きなスペースが必要で、コストをできるだけ小さくしたい中小企業にとってはスペース確保の費用も課題として認識されています。紙の契約書は契約すればするほど増えてしまい、法的に保管が義務付けられている期間も長いためなかなか減ることはありません。
1つの契約に1枚の契約書で完了すれば多少はマシなものの、複数枚の書類を1つの契約に要するものもあり、書類を管理するスペースの確保は中小企業にとって頭の痛い問題です。スペースが大きくなればなるほどコストも大きくなり、ただ書類を置いておくだけのスペースにかかる費用はムダであるといわざるを得ません。
さらに、紙ベースの書類だと必要な契約を確認するためにも時間がかかり、コストの面から考えても業務効率の面から考えても、ムダの多い状態になっていることも中小企業の契約業務の課題の1つです。
中小企業が電子契約システムを導入するメリット
中小企業が電子契約システムを導入するメリットは次のようなものです。
- 契約書業務が効率化できる
- テンプレートや雛形で契約書品質を均一にできる
- 契約書業務の共有が簡便になる
- 契約書チェックに必要な情報を一元管理できる
- 契約書の保管スペースが不要になる
契約書業務が効率化できる
多くのムダが存在する契約書業務を効率化できることは、中小企業にとって電子契約システムの最大のメリットといえます。f契約書作成から郵送、保管・利用にいたるまで、多くのシーンで発生しているムダを電子契約システムは次のように解決します。
- 既存取引先の契約書を複製し流用できるため、契約書作成の手間が軽減される
- 契約書データで契約ができるため、封入や郵送の手間が削減される
- システム上で契約書を管理できるため、検索が簡単、かつ迅速に行える
このように、電子契約システムを導入するだけで業務効率化が実現できることは、中小企業にとって大きなメリットといえるでしょう。
テンプレートや雛形で契約書品質を均一にできる
電子契約システムを導入すれば契約書の品質を均一にできるため、中小企業において契約書の品質が均一でないことで発生していた多くのムダを削減できます。
まず、契約書作成のシーンで考えてみましょう。電子契約システムには契約書テンプレート(雛形)機能が存在します。この機能を使えば、必要な記載や情報があらかじめ契約書に盛り込まれているため、あとは取引先に応じて変更すべき部分を埋めるだけで一通りの契約書ができるでしょう。API連携によって顧客データベースから契約情報を反映できる場合もあります。
契約書確認のシーンで考えても、必要な情報がすべて盛り込まれた契約書が確認書類として回ってくることは多くの利点があります。品質が一定以上に保たれた契約書の確認であれば、多くの修正の指摘を入れたり、確認のために必要な情報を関係者に聞いて回ったりする手間や時間も不要になります。このように、作成者・確認者それぞれの視点で考えて、契約書品質が均一になっている点は大きなメリットです。
契約書業務の共有が簡便になる
契約書業務の共有が簡便になることも、取引先が営業担当に紐づいていることの多い中小企業において、属人化防止の意味で電子契約システムのメリットといえるでしょう。電子契約システムを利用すれば、システム上の機能を利用するだけで簡単に契約書データの共有が行えます。社内だけではなく社外とのやり取りにも共有機能は利用できるため、契約書を送付するために毎回郵送費をかける必要もなくなります。
さらに、契約書の過去データや、取引先や法務とのやり取りも蓄積できる電子契約システムがあるため、現状の契約がどのような経緯で締結されたか簡単に把握可能です。担当が変わって引き継ぎが必要になった場合も、これらの機能を使って共有すれば契約ノウハウが損なわれずにスムーズな引き継ぎが行えるでしょう。
契約書チェックに必要な情報を一元管理できる
契約書チェックに必要な情報をすべて電子契約システムで一元管理すれば、チェックに必要な各部署に存在する情報を集めて回る必要がなくなり非常に便利です。契約に関する必要な書面は多岐にわたることが多く、1枚の契約書を作成・確認するために複数の書類や情報が必要なことは珍しくありません。そのようなときも、電子契約システムを利用していれば情報収集の手間がなく簡単に契約書チェックができます。
情報収集の時間を契約書確認の時間に回せることで、契約書確認の品質向上にも期待できます。これまで締結後にミスが発覚しトラブルが発生していた中小企業では、業務効率化による副次的なメリットである品質向上も嬉しいメリットです。さらに、すべての情報をシステムにまとめて保管することで、契約締結後も契約書作成時にどのような情報をもとに契約が行われたか確認しやすく、当時の状況を振り返る際も便利でしょう。
契約書の保管スペースが不要になる
紙ベースの契約書運用時に大きなコスト負担になっていた契約書の保管スペースも、電子契約システムを利用することにより不要になることは多いです。なぜなら、一般的な電子契約システムでは、契約書管理をシステム上で行えるためです。
電子契約システムでの保管メリットはスペースだけではなく、検索性の高さもメリットです。システムで必要な書類を検索できれば紙の契約書で業務をしていたときにかかっていた必要な書類を探すためだけのムダな時間も削減できます。
削減した時間を本来集中するべきコア業務への時間に割けば、コストが削減できるだけではなく売上向上も目指せます。中小企業での至上命題である業務効率化によるコスト削減と売上向上を同時に目指せることは、電子契約システムのメリットとして非常に大きなものです。
中小企業が電子契約システムを選定する際のポイント
中小企業が電子契約システムを選定する際には、次のポイントに気を付けましょう。
- 法令に適切に対応できているか
- 導入サポートが手厚いか
- 機能と費用のバランスがよいか
法令に適切に対応できているか
電子契約システム選定基準として、法令に適切に対応できているか確認することは重要です。なぜなら、電子契約システムが法令に適切に対応できていれば、システムを利用する事業者側で行う対応は最小限に抑えられるからです。電子契約を行う際には、電子帳簿保存法(電帳法)やe-文書法といった法令に対応しなければなりません。これらの法律に事業者だけで対応することは容易ではなく、中小企業では法対応に割ける人員も不足していることが多いため、電子契約を行う際は可能な限り法対応済みの電子契約システムを利用しましょう。
なお、電帳法は2024年1月に本格運用が開始され、電子データで行った契約については、原則として電子データのまま保管することが義務付けられています。悪質な違反者だと判断されると、追徴課税や青色申告取り消しといった罰則が課される可能性もあるため、電子契約を行う際は必ず法令を遵守しましょう。
導入サポートが手厚いか
導入サポートが手厚いことも中小企業ではシステム選定の基準として重要です。導入サポートの品質は、システム導入がスムーズに行えるかどうかを決める非常に重要な要素だからです。人員の少ない中小企業においては、通常業務に加えてシステム導入の業務が増えると、稼働時間がより圧迫されます。また、システム導入による契約書作成フローの切り替えや、システムの新しい操作を理解するといったことも必要になり、現場が多少混乱することは避けられないでしょう。
そのようなときに、いつでも導入サポートを受けられる体制にしておけば、担当者の負担や現場の混乱を最小限に抑えられます。他社事例の豊富なサービス提供者であれば、導入に際して発生する現場の混乱も予測できるため、事前の対策も支援してくれるでしょう。
サポートを受けることでスムーズにシステム導入ができるため、人員が少ない中小企業ではとくに、導入サポートの手厚さを重視して電子契約システムを選ぶことをおすすめします。
機能と費用のバランスがよいか
中小企業の電子契約システム選定では、機能と費用のバランスがよいシステムを選ぶことも大切です。なぜなら、高い費用をかけて多くの機能があるシステムを採用しても中小企業では活用しきれないこともよくあり、かけたコストがムダになるケースも多いからです。
一般的に、電子契約システムの機能の豊富さは費用に比例します。リーズナブルなプランでは契約に関する最低限の機能しか利用できないこともある一方、費用の高いプランでは2段階認証を含む内部統制に役立つ機能が利用できたり、より充実したサポートを受けられたりするようになるでしょう。しかし、どれほど多くの機能をもっていても、その機能が普段から利用するものでなければ支払ったコストはムダになってしまいます。
そのため、大企業ほどの潤沢な費用がない中小企業では、必要な機能を搭載しつつ、コストを最小限に抑えられるシステムを選ばなければなりません。現在の業務で抱えている問題や、システムの導入で達成したい目的を明確にしてから、その問題解決や目的達成に必要十分な機能をもつシステムを選びましょう。
中小企業におすすめの電子契約システム8選を比較
中小企業におすすめの電子契約システム8選を比較します。
マネーフォワード クラウド契約 - 株式会社マネーフォワード
- 初期費用0円・月額2,980円〜利用できる中小企業向けの価格設定
- 契約の送信料や保管料が無料
- 「マネーフォワード クラウド」サービスとの連携で契約業務以外も効率化可能
マネーフォワード クラウド契約は、初期費用0円・月額2,980円〜利用できるリーズナブルな電子契約システムです。システムを利用する人数単位での従量課金制のため、送信や保管する契約書が増えても費用が変わらない点はマネーフォワード クラウド契約の嬉しいポイントです。
さらに、「マネーフォワード クラウド」のほかのサービスとも連携して、バックオフィス業務全体で業務効率化ができることも、人員不足に悩む中小企業では大きなメリットに感じられるでしょう。費用をできるだけ抑えて契約業務以外の業務も効率化したいのであれば、マネーフォワード クラウド契約は優れた選択肢です。
クラウドサイン - 弁護士ドットコム株式会社
- 月額11,000円から始められる中小企業向けのプラン設計
- 連携プランも豊富で既存システムとの相性もよいことが多い
- 操作画面がわかりやすく迷わずに電子契約ができる
クラウドサインは、有料プランが月額11,000円から開始できる中小企業の利用にも向いている電子契約システムです。連携プランも豊富で既存システムとの相性がよいことも多く、クラウドサイン導入による既存システムの乗り換えが不要な点にもコストメリットがあります。
操作画面がわかりやすく、送信者側も受信者側も契約締結まで迷いなく行えるため、取引先にも負担をかけずに電子契約を導入できるでしょう。費用を抑えつつも、使いやすいシステムを利用したい中小企業向きの電子契約システムがクラウドサインです。
電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
- 月額9,680円から開始できる中小企業向けの料金設定
- 契約書の送信料金も1件110円~と負担を抑えられる価格
- 1か月単位で契約可能で、導入ハードルが低い
電子印鑑GMOサインは有料プランが最低9,680円からなので、中小企業でも利用しやすい価格設定の電子契約システムです。文書の送信料も1件110円~とリーズナブルな設定のため、多くの書面を送信する事業者でもコスト負担が小さく抑えられるでしょう。
また、電子印鑑GMOサインの大きな特徴として、1か月単位で契約ができることがあります。年間契約ではなく、気軽に導入ができることも中小企業にとっては嬉しいポイントです。コストを抑えて気軽に電子契約システムを導入してみたい事業者に電子印鑑GMOサインはおすすめできます。
freeeサイン - フリー株式会社
- プランに応じて一定の無料の電子サイン無料枠あり
- 安心のサポート付きで、電子契約に慣れていない方も活用しやすい
- 電子契約の締結前から締結後までトータルで管理
freeeサインは、プランに応じて一定の無料電子サイン送信枠がある電子契約システムです。必要最低限の機能を備えたStarterプランにも無料送信枠があり、費用負担を抑えて電子契約システムの利用が開始できます。
利用開始に際して、サポートが手厚いこともfreeeサインのメリットです。freeeサインは応答率・電話30分解決率がそれぞれ非常に高く、電子契約の悩みをすぐに解決できます。その結果、電話満足度も非常に高く、ユーザーがサポートに満足していることがわかります。電子契約の導入に不安があり、電話サポートが手厚いサービスが嬉しい中小企業の方はfreeeサインの利用を検討しましょう。
WAN-Sign - 株式会社NXワンビシアーカイブズ
- 初期費用無料・月額費用無料の従量課金制
- 豊富なオプションの多くが0円で利用可能
- 高水準のセキュリティが標準搭載で多くの金融機関で採用実績あり
WAN-Signは、初期費用と月額費用が無料の、使った分だけ支払えばよい従量課金制を採用した電子契約システムです。締結件数や送信件数に応じて費用が発生するのみであるため、中小企業では毎月の固定料金がかからない点にメリットを感じられることが多いでしょう。
ユーザー管理機能やセキュリティ機能といったさまざまなオプションも無料利用可能で、多くの機能が費用負担なく使えることもWAN-Signの特徴です。セキュリティ対策は万全にしたい一方、契約件数が少ないうちは費用負担を抑えたいと考える中小企業には、WAN-Signが向いています。
ベクターサイン - 株式会社べクターホールディングス
- 月額5,500円~で機能に制限なく利用可能
- ユーザー数も契約保管数も無制限
- 簡単な設定で現行の社内ルールも踏襲できる
ベクターサインは、月額5,500円~で機能をフル活用できる電子契約システムです。利用できる機能に制限がないだけではなく、利用ユーザー数も契約の保管数も無制限で利用可能です。
また、中小企業が紙の契約書から電子契約に切り替える際によく問題が起こりがちな社内ルールの変更についても、ベクターサインなら問題ありません。システムの質問に回答して簡単な設定を行うだけで、現行の社内ルールを電子契約に適用できます。機能や契約数、ユーザー数に制限がないため、紙から電子への移行も簡単に行いたい中小企業は、ベクターサインの利用を検討しましょう。
FAST SIGN - 株式会社マルジュ
- プランごとの上限件数までは追加料金がかからず利用可能
- アカウント発行数は無制限で複数担当者でも利用しやすい
- 対個人の契約に向いており、雇用契約や業務委託契約に強み
FAST SIGNは、プランごとに設定された件数までは追加料金がかからず利用できるため、コストが気になる中小企業でも利用しやすい電子契約システムです。アカウント発行数は無制限で、契約担当者が複数存在しても課金額が変わらないため、多くの人員でシステム利用をする際はコストメリットが大きいでしょう。
FAST SIGNはBtoB契約にも利用可能ですが、次のような対個人との契約に強みがあります。
- アルバイトやパートスタッフとの雇用契約
- 物流や運送業のドライバーとの業務委託契約
- データ入力やDM送付といった作業スタッフとの業務委託契約
- 派遣スタッフやアルバイトスタッフ、社員採用時の同意書取得
- 士業の相談前の同意書取得
個人向けの契約を多く利用する中小企業で、多くの人員がシステムを利用するのであれば、FAST SIGNを利用によりコスト負担を抑えながら電子契約が可能になるでしょう。
LegalForceキャビネ - 株式会社LegalOn Technologies
- AIが契約書を管理して自動で管理台帳を作成
- 関連する複数の契約書をAIが自動で紐づけて、契約書同士の相互参照が可能
- 第三者機関のぜい弱性診断やISMSの取得で万全のセキュリティ体制
LegalForceキャビネは、締結した電子契約の管理をAIがサポートするAI契約管理システムです。大手電子契約システムと連携が可能で、契約管理業務に特化したAIサポートを提供しています。
AIが自動で契約書を分析・管理する機能をもち、管理台帳作成や関連契約の自動紐づけといった業務をサポートするため、契約書管理に人手や時間を割けない中小企業では業務効率を大きく向上させられるでしょう。
中小企業の契約業務はシステムで効率化しよう
人員不足や資金面でシビアな中小企業では、契約業務が招く業務効率の低下やムダなコストの発生が課題になっていることは多いでしょう。電子契約システムの次のような機能を活用することで、契約業務の効率化やコスト削減を実現できます。
- 契約書テンプレート機能で契約書作成が効率化
- オンライン上の契約書共有機能で、郵送にかかっていた紙代や郵送費、印紙代を削減
- システム上での契約書管理機能で、契約書管理に利用していたスペース代を削減
このように、電子契約システムの機能で中小企業の多くの課題が解決できます。システム導入で契約業務のムダを削減したい方は、中小企業の利用に向いている電子契約システムを中心に、システム導入を検討しましょう。
おすすめ電子契約システムの資料を厳選。各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を無料で資料請求可能です。資料請求特典の比較表では、価格や細かい機能、連携サービスなど、代表的な電子契約システムを含むサービスを徹底比較しています。ぜひ電子契約システムを比較する際や稟議を作成する際にご利用ください。