電子契約書の作り方は？作る際の注意点やメリット

電子契約書とは？

電子契約書とは、電子契約に使用される電子データで作成された契約書のことです。電子契約書は電子証明書とタイムスタンプで構成された電子署名が付与されることで、紙の契約書と同等の効力をもつ契約書として扱われます。

電子契約や電子契約書について、より詳細な内容は次の記事に紹介しているため、電子契約についてより詳しく理解したい方は参考にしてください。

電子契約書の2つの作り方

電子契約書の作り方は自作する方法と、電子契約システムを導入してシステム内で作成する方法の2つがあります。それぞれの方法での手順を解説します。

電子契約書を自作する

電子契約書を自作することは非常に難易度が高いですが不可能ではありません。作成した契約書に電子署名を付与できる仕組みを導入し、その契約書の電子データを適切に保存・活用できるシステムをサーバーに構築すれば、電子契約書を自作できます。

ただし、システム構築に際しては、エンジニアリングの高度な技術に加えて、電子帳簿保存法やe-文書法などに関する法的な専門知識が必要です。システムに問題がある場合や法対応に漏れがある場合は、契約そのものや電子保存が法的に認められない可能性もあるため、システムをゼロから構築して電子契約書を自作する方法は推奨されるものではありません。

電子契約システムを導入し利用する

電子契約システムを導入し利用する方法は、電子契約書の作り方として最も一般的です。多くの企業で取り入れられている方法で、システムを自作する場合と比較して簡単かつ安全に電子契約書を作成できます。

電子契約システムは多くが電帳法をはじめとする法的な要件を満たしており、システムを利用していれば、細かい法対応について気にせず安心して電子契約が行える点がメリットです。さらに、新たな法的要件の対応を含むシステム自体の運用・保守もサービス提供事業者が行うため、サービス利用者は最小限の手間で電子契約が利用できます。

このように、システムを自社で構築するよりも電子契約システムを利用する方が多くの面で便利なため、電子契約を利用する事業者では電子契約システムを活用することがスタンダードになっています。

電子契約システムでの契約書の作り方

電子契約システムで契約書を作る場合、次のような手順を踏みます。

• 必要なら事前に電子証明書の取得する
• 交渉済みの契約書をシステムにアップロードする
• 契約書を確認できるものを相手方に送り承認を受ける

必要なら事前に電子証明書の取得する

電子契約をする場合、2つの方法で本人確認ができます。1つは立会人型で、電子契約システム事業者が電子契約に電子署名を付与する方法です。もう1つが当事者型で、自社で用意した電子証明書を電子契約に付与する方法です。

この2つの方法のうち当事者型を利用する場合は、事前に認証局で本人確認をして電子証明書を発行してもらわなければなりません。申請の手間と発行手数料がかかることがややデメリットですが、セキュリティに強い当事者型を利用する場合に電子証明書は必要なため、電子契約を行う前に証明書を取得しておきましょう。

交渉済みの契約書をシステムにアップロードする

契約を電子で行うようになっても契約書自体は従来の作り方と大きく変わりません。WordやGoogle ドキュメントなどを利用して契約書を作成し、作成した内容について相手方と同意を取るための調整を行います。

相手方との調整の結果、契約内容自体や契約書の記載に合意が取れたら、契約書をシステムにアップロードします。これで契約準備が完了です。

契約書を確認できるものを相手方に送り承認を受ける

アップロードした契約書を相手方に確認してもらうために、確認のためのURLを相手方の契約担当者に送付します。この際、事前に調整した契約担当者の個人アドレスに重複しないURLがシステムから発行されます。

• 契約担当者以外がアクセスできない個人アドレスに対してメールを送信していること
• 他者と重複しない唯一のURLを発行していること

これらの条件の組み合わせにより、「当該URLにアクセスできる人物は契約担当者本人のみである」と考え、URLにアクセスできている時点で契約担当者が契約処理を実行していると想定して契約の締結が行われます。

なお、契約書を送信する際と承認する際に電子署名が付与され、契約書はその後本人確認が正しく行われたものとして取り扱われます。万が一当該契約に関連して訴訟問題になった場合にも、本人確認がなされた契約書として法的な証拠能力をもたせられるため安心です。

電子契約書を作る際の注意点

電子契約書を作る際の注意点には次のようなものがあります。

• 契約相手が電子契約に対応している必要がある
• 関連法令を守った契約書にしなければならない
• 本人確認ができる仕組みを構築する
• 電子契約書が使えない契約が存在する
• ファイルサイズは大きなものにせず文言も調整する

契約相手が電子契約に対応している必要がある

電子契約を行う場合は、契約相手も電子契約に対応している必要があります。電子契約を取り入れる際は、原則として双方が電子データで契約を行わなければなりません。そのため、電子契約を行う場合は、事前に契約相手と電子契約の利用に関して同意が必要です。

万が一契約を電子で行うことに対して相手方と同意が取れない場合は、従来の紙による契約書を締結しなければなりません。電子契約に切り替える際には、このような事態を想定して、書面による契約と電子契約をどちらも締結できる体制を残しておきましょう。

関連法令を守った契約書にしなければならない

電子契約を行う際は、必ず関連法令を遵守した契約書にしなければなりません。記載内容はもちろんのこと、保管の方法や電子署名の付与方法など、契約内容に効力をもたせたり万が一の際の法的な証拠能力をもたせたりするためにも、関連法令の遵守は必要です。

電子契約は比較的新しい契約方法のため、関連法令に精通している方も多くはないでしょう。しかし、関連法令は必ず遵守しなければならないため、専門家や電子契約サービス事業者のアドバイスに従いって電子契約を行いましょう。

本人確認ができる仕組みを構築する

電子契約を利用する際に懸念すべきことことは、なりすましや改ざんです。電子署名を付与したり、メールアドレスを用いて本人確認をしたりと、さまざまな方法で本人確認を徹底して行いましょう。さらに、電子契約システムによっては契約書に対する操作履歴を残せるものもあるため、不審な操作が行われていないことを確認しつつ、安全に契約業務を進めましょう。

電子契約書が使えない契約が存在する

契約によっては電子契約書が使えないものが一部存在することも忘れてはいけません。たとえば、任意後見の契約書や農地の賃貸借の契約書などは電子契約を利用できません。これは電子化ができない公正証書が必要だったり、電子契約書を利用してよいとする法律が定まっていなかったりすることなどが原因です。

これらの契約を行う場合は電子契約を利用することは難しいため、法整備がなされるまでは従来の書面による契約書を引き続き利用する必要があります。今回紹介した契約の他にも電子データでの契約ができないものは存在するため、締結しようとしている契約が電子契約を利用してもよいものか事前に確認しましょう。

ファイルサイズは大きなものにせず文言も調整する

電子契約書の注意点として、ファイルサイズを大きなものにせず文言も調整しなければならないことがあります。電子契約システムを利用する場合は問題ないですが、メールで電子契約書を送付する場合は、ファイルサイズが大きすぎると取り扱いが不便になるため、できるだけファイルサイズは小さいまま取り扱いましょう。

また、紙の契約書の後文の記載として一般的だった「本書を2通作成し、甲乙両者が署名または記名捺印のうえ、各1通を保有する」のような文言は、状況に即さないため電子契約では使えません。電子署名の場合は「本契約の成立の証として、甲および乙は本書の電磁的記録を作成し、電子署名を措置した後、双方にてその電磁的記録を保管する」のように記載しましょう。

電子契約書のメリット

電子契約書には次のようなメリットがあります。

• 契約業務を効率化できる
• 契約業務にかかるコストを削減できる
• セキュリティが強化される
• リモートワークに対応できる

契約業務を効率化できる

契約業務を効率化できることは、電子契約書の最も大きなメリットの1つです。書面による契約業務には次のようなムダが存在しています。

• 契約書作成に手間がかかり、記載ミスが発生した場合は一から作り直さなければならない
• 郵送のための封筒作成や封入作業に膨大な時間がかかる
• 締結後の契約書を閲覧したいときに、契約書を探すだけで大きな工数がかかる
• 契約業務に時間がかかることで、コア業務の時間が圧迫され残業が増える

これらのムダは電子契約書で削減されます。契約書作成や修正は電子データのため簡単になり、郵送が不要になるため封筒作成や封入作業も不要です。システム内で電子契約書の検索もできるため、契約書探しにムダな時間もかかりません。

契約業務にかかるコストを削減できる

電子契約書を利用するようになれば、契約業務にかかるコストも削減できます。

たとえば、契約書の作成にかかる紙代やインク代などの印刷代、取引先に契約書を送付するために必要な封筒代や郵送費、締結後の契約書を管理するためのスペースにかかる費用などが削減対象です。

電子契約利用時にはシステムを導入することから、コストの増大を懸念する場合もあるでしょう。しかし、現在の契約業務にかかっているコストと比較すると、システムを導入した方がコストメリットが大きいケースも多いです。

システム導入を検討する際は、システム導入で増加するコストとシステム導入により削減されるコストを比較しながら検討を進めましょう。

セキュリティが強化される

電子契約書を導入することでセキュリティが強化できます。紙の契約書を利用している場合、不正な持ち出しや複製のリスクが避けられません。しかし、電子契約システムであれば印刷やダウンロードに制限をかけられるため、不正な社外持ち出しや複製が行いにくいです。

また、閲覧権限や編集権限にも制限を設けられるシステムもあるため、社外での閲覧や勝手な編集が行われない体制が構築できます。さらに、システムのログインや契約書の操作に対して履歴を残す機能もあるため、誰がいつどのような作業をしたか把握可能です。これらの機能を組み合わせることで、紙の契約書よりもセキュリティが強化できることも電子契約書のメリットといえます。

リモートワークに対応できる

リモートワークが広く普及した現在、リモートワークができる従業員とできない従業員の出社格差が問題となっている事業者は多いです。電子契約書を導入すればリモートワークに対応して、従業員の出社格差を解消できます。

紙の契約書を利用している場合、印章をオフィス外に持ち出すことは大きなリスクが伴うため、契約業務のためにやむを得ず出社している従業員は多いです。一方で、契約業務をはじめとする書類関係の業務がない従業員は自宅でリモートワークができるため、多くの事業者で従業員間での出社格差が生じています。

出社格差が生じている事業者に電子契約書が導入されれば、書類業務のためだけに出社していた従業員もリモートワークが行えるため、従業員間の出社格差が解消されるでしょう。その結果、従業員の満足度も向上し、副次的に離職リスクが抑えられることも電子契約書のメリットとして考えられます。

電子契約書の作り方を理解して契約業務を効率化しよう

電子契約書の作り方は自社でシステムを用意する方法と、電子契約システムを利用する方法の2つが存在します。システム構築に高度な技術力を要することや、法対応に漏れなく対応しなければならない点から、自社でシステムを開発する方法は推奨されません。

電子契約システムを導入することで、契約業務にかかるムダな工数やコストが削減できるメリットがあります。契約業務のセキュリティ強化や、リモートワーク対応による出社格差の是正などもシステム導入のメリットとして考えられるため、これらに課題のある事業者は電子契約システムと電子契約書の導入を検討しましょう。