急成長企業が労務管理システムのリプレイスにコストよりも重視したポイントとは

インターネットメディアの運営を行うA社。すでに労務管理システムを利用していましたが、従業員数が急増したことで、さらなる業務効率化に向けてシステムの乗り換えを実施しました。BOXIL Magazine編集部は、A社人事労務部門のYさん、Tさんに当時の選定基準や選び方についてお話を伺いました。

本記事では、実際の導入事例から企業がどのような基準で労務管理システムを選んだかを紹介しています。労務管理システムをはじめて導入される企業や、システムの選び方にお悩みの方はぜひ参考にしてください。

項目	サマリー
労務管理システム導入前の課題	・必要な人事データを加工する種類や回数が増えた ・別々のシステムにログインする手間があった ・人事データをタレントマネジメントに活かしたい
システム選びで比較した要素	・一般社員が使いやすいか ・他システムとAPI連携できるか ・システム開発の体制
選び方アドバイス	・従業員規模によって使い勝手が異なる ・一人担当者や労務未経験者はヘルプページやサポート体制の充実度をチェック ・CSV連携ではなくAPI連携がおすすめ

【課題】従業員数の増加により旧システムの使い勝手に変化が生じた

ーー労務管理システムの乗り換えを検討するに至った経緯を教えてください。

【人事部長・Yさん】
当時は、同じ企業がシリーズで展開している人事管理システムや年末調整ソフトなどを複数組み合わせて使っていたのですが、使い勝手が用途にそぐわなくなっていました。従業員が増えて部署や拠点、目的ごとに加工する人事データの種類や回数も増えて手間が大きくなっていたんです。そんなときに、SmartHRから提案を受けたことがきっかけでした。

また、人事評価に別のシステムを使っているのですが、今後はいろいろな人事データを蓄積させてキャリア設計や育成・研修など人事戦略を立てたいと考えています。なので、ゆくゆくは労務管理とタレントマネジメントをあわせて行えるシステムに乗り換えることを前提に検討しはじめました。

【人事メンバー・Tさん】
以前のシステムでは実務上使いにくさを感じる面がありました。たとえば、社員が結婚して名字が変わった際に、ビジネスネームとして旧姓を使い続ける方もいます。しかし、システムでは登録した旧姓か新姓どちらかでしか検索できませんでした。

また、人数規模が大きくなって部署の履歴管理にやりにくさを感じるようになりましたね。複数の日付の履歴を一度に抽出したいときがあるのですが、それが当時のシステムではできなかったので一つひとつ抽出する必要がありました。

あとは、同じ企業が展開している複数のシステムを使っていたのでデータ連携はできるのですが、それぞれにIDやパスワードを入力してログインしなければならない手間も負担になっていました。

そうしたことをYさんに相談している際に、SmartHRからお話がありましたね。

【選定方法】コストよりも機能性や操作性を重視して比較した

ーーSmartHR以外に比較したサービスはありましたか？

【人事部長・Yさん】
はい、SmartHRともうひとつ別のサービスで比較検討しました。もうひとつのサービスはすでに人事評価に使用していたシステムであったことや、SmartHRと同じように労務管理システムとタレントマネジメントシステム両方の側面をもつサービスだったので。

私含めて人事メンバーが前職でいくつかの労務管理システムを触っていて、できることや費用感をある程度わかっていたので、検討するサービスの絞り込みはあまり時間がかかりませんでしたね。

早速それぞれの資料を請求してデモを見せてもらいました。

ーー商談の際に注目していた点はありましたか？

【人事メンバー・Tさん】
先ほど話したような以前のシステムではできなかった細かい操作ができるか、私たちだけでなく従業員の皆さんが使いやすいかなどを質問やデモを通して確認しました。

あとは、別で使用しているシステムとAPI連携できるかは重要な要素でしたね。CSV連携はAPI連携と比べると、どうしてもヒューマンエラーが起こりやすくなってしまうので。

【人事部長・Yさん】
私のほうでは、今後タレントマネジメントと労務管理の統合をスムーズにできそうかに注目していました。あとは、利用する中でのこちらの要望に対してスピーディーな対応をしてもらえそうかもポイントだったので、システムの開発体制について聞きながらそのあたりを比較していましたね。

ーーSmartHRを導入した決め手は何でしたか？

【人事部長・Yさん】
実は、もうひとつのサービスのほうが安い料金を提示してくれていました。

ただ、SmartHRは機能性や操作性において完成度がとても高かったんです。操作面で課題だった点をクリアしていましたし、電子契約の機能も搭載しているので、まとめて利用できるのが良かったです。使用していた電子契約システムが値上がりするタイミングだったので、電子契約を統合できることは決め手の一つでした。

タレントマネジメントの機能については正直、これからの開発に期待しているという状態です。ただ、開発の状況について話を聞く限りは、すぐに他のタレントマネジメントシステムと同レベルに追いつくだろうと感じています。

なので、まずは労務系機能が中心の「エッセンシャルプラン」で導入しました。

※2 労務管理機能が中心のプラン。タレントマネジメント機能の多くは有料オプション

【導入後のメリット】ヘルプページや限定コミュニティが充実している

ーーSmartHRを導入して良かったと感じていることはありますか？

【人事メンバー・Tさん】
やはりシステムへのログインや人事データの検索はスムーズになりました。入社手続きも、労務管理システムや電子契約システムなど複数のシステムを使わずにSmartHRだけで完結できるのでとても楽です。部署の履歴管理はまだ使いづらさがあるものの、データ抽出の時間は削減できています。

また、人事・労務担当者向け以外に一般ユーザー向けのヘルプページが充実しているのが良かったです。以前のシステムでは、一般社員に操作の説明をする際に手順をまとめた資料を作っていましたが、今では該当ページのリンクを案内するだけで済んでいるので、社員へのアナウンスの手間が省けています。

あとは、SmartHRが運営しているユーザー限定コミュニティの掲示板や座談会を通して、他社の労務担当者の使い方や法改正への対応を聞けるので参考にしています。機能改善の要望もスピーディーに対応してくれていて助かっています。

【選び方アドバイス】会社の規模感や業務に合っているかをチェック

ーーこれから労務管理システムの導入を検討している方に選び方のアドバイスをください！

【人事部長・Yさん】
経験上、会社の従業員規模によって使い勝手が合うシステムが変わりますね。以前使用していたシステムも100人ぐらいまでは不便を感じていませんでした。なので、どんな規模感を想定して作られたシステムかをヒアリングしておくといいと思います。

また、改善のリクエストをした際にスピーディーに対応してもらえるかを確認することで、導入後に負担を感じる場面も減るのではないでしょうか。

最後に、金額面にネックを感じた場合でも、問い合わせて一度話をしてみることをおすすめします。とくに、はじめて労務管理システムを導入するケースだと、適したプランや必要なオプションを的確に判断することが難しいので、システムで実現したいことを営業担当者に投げかけてみましょう。

想定よりコストを抑えて導入できるケースや、想定よりコストが上がっても広範囲に課題解決ができて結果的にリーズナブルになるケースもあるので、資料のみで判断するとシステム選びで損してしまうかもしれません。

【人事メンバー・Tさん】
人事労務を何人で担当しているのか、労務業務の経験者なのかによって運用に割ける必要なリソースが異なります。一人担当者や労務未経験者のような場合は、ヘルプページやサポート体制が充実しているシステムを選ぶと運用面で安心だと思いますね。

使っている勤怠管理システムや給与計算ソフトなどとAPI連携できるかも、使い勝手が大きく変わるので重要です。前職で労務管理システムをリプレイスした際にも、既存のシステムとの連携性は重視していましたね。

また、データ項目をカスタマイズできるシステムもあれば、デフォルトの項目から変更できないシステムもあります。蓄積させたいデータ項目が多い場合は、カスタマイズできるかのチェックをおすすめします。

あとは、実際にやっている業務で困っていることや実現したいことがあれば、デモやトライアルの際に担当者に聞いてみたほうがいいと思います。私たちでいえば、複数の履歴を一度で抽出できるか、新姓でも旧姓でも検索できるかといった点ですね。

ーーご協力ありがとうございました！

SmartHRとよく比較されるサービスは？

SmartHRとよく比較されるサービスを3つ紹介します。いずれのサービスも、人事・労務業務を幅広くカバーできる高い機能性が特徴です。

労務管理システムをまとめて比較したい方は次の記事もおすすめです。

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