文書保管サービスおすすめ比較！重要・機密文書管理に最適な9選

最終更新日：2024-07-12（記事の情報は現在から135日前のものです）

廃棄処理できない機密文書を安全に倉庫で保管する、おすすめの文書保管サービスを9社紹介します。保管場所に困っている方は、ぜひこの機会に活用していきましょう。

無料トライアル特典をまとめて比較

今回は人気のサービスの中でも、「無料トライアル期間」や「無料プラン」、その他特典があるサービスを厳選しピックアップしました。
ぜひ、比較・検討にお役立てください。

文書保管サービスとは

文書保管サービスとは、自社では保管しきれない書類を預かってくれるサービスのことです。

書類を保管するだけでなく、不要になった文書の処分やラベリング整理などのオプションを利用できることもあります。書類整理のためのスペースが手狭な場合は、メリットの大きいサービスだといえるでしょう。

文書保管サービスを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

文書保管サービスの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
効率的な文書管理をしたい	統合書類管理機能がある文書保管サービスがおすすめ
法規制への対応したい	変更履歴やバージョン管理ができる文書保管サービスがおすすめ
文書の保管から破棄をスムーズに行いたい	ライフサイクル管理ができる文書保管サービスがおすすめ

文書保管サービスでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
統合書類管理	倉庫の書類と事務所内の書類箱を一元管理できる
承認機能	文書管理業務を効率化するための承認
モバイルアクセス機能	外出先からの文書閲覧・編集できる
明細管理機能	預けた書類をリスト化し、全社員で情報共有を可能にする
一元管理機能	社内の文書・書類を専用のWeb管理システムで一元管理できる
ライフサイクル管理機能	文書の保管から廃棄までを簡単に管理できる

文書保管サービスを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
セキュリティ	保管が必要な書類は、決算書類や機密書類など重要度が高いため、強固なセキュリティが最優先事項となる
書類出し入れのスピード	預けた書類が必要になったとき、どれぐらい早く返却してくれるか
電子保存への対応	文書を電子保存するよう法改正が進んでいるため、電子化・電子契約・タイムスタンプ機能などがあるかどうか

文書保管サービスの料金や価格相場は、保管する文書の量や期間、セキュリティレベル、取り出し頻度などにより変化します。

一般的には月額の保管料は100円/箱が相場です。文書の取り出しは無料、再預入の際には500円/箱が課される場合もあります。とはいえ、料金はサービス内容によって大きく異なるため、サービス別の詳細確認が必要です。

また、文書保管の専門会社を選ぶ際は、価格だけでなくサービスの質や付加機能にも着目することも大切です。安全性、利便性、迅速な対応など、自社のニーズに合ったサービスを提供してくれる会社を選択することで、長期的な視点から見たコストパフォーマンスの高い文書保管が実現できるでしょう。

実際におすすめの文書保管のサービスを紹介していきます。それぞれのサービスには違いがあるので有効活用できるものを見つけてください。　

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住友倉庫は、ビジネス文書だけではなく、医療の文書なども保管をしているため、厳重なセキュリティのかかった倉庫で情報を保存しています。ここで保存していた文書の保存期間が終わったものに関して必要がなければ、すべて廃棄までをワンストップで行ってくれるので、取りに行って自分たちで廃棄する手間もかかりません。