社内SNSはいらない？失敗事例で知るウザいと思われるワケ&成功法

1. 社内SNSの失敗事例

まずはツールの導入に失敗すると、どのような問題が生じるのか具体的な事例をみていきましょう。よくあるのは次のような失敗です。

• ツールが利用されなくなる
• 社員の負担増やSNS疲れによる生産性の低下

せっかくツールを導入しても使用が定着しなかったり、社員の生産性がかえって下がってしまったり、恩恵を受けられないことは少なくありません。

このような失敗はいずれも、導入時の準備不足が原因です。そのため原因を把握し、適切に備えることでこれらの失敗を避けられます。

2. 社内SNS導入に失敗する3つの原因

社内SNSの導入に失敗する理由は、主に次の3つです。

• 目的の周知不足
• 使い方が不明確である
• 心理的ハードル

当然のように思われるかもしれませんが、意外と正しく理解している方は多くありません。とくに「使い方」は重要なポイントなので必ずポイントをチェックしておきましょう。

目的の周知不足

「目的が曖昧さ」がツールの定着を妨げていることがあります。近年、社内SNSを導入している企業が増えてきているため、「乗り遅れないために」、「なんとなく良さそうだから」といった理由で導入を検討することもあるでしょう。

しかし社員にとって新しいツールへの移行は、負担のかかるタスクです。十分に目的を共有できていなければ、「旧来のやり方で間に合っているから」といった理由で、新しいツールの使用を避けることも考えられます。

• なぜ、導入するのか
• 導入によってどのような指標の改善を目指しているのか
• 経営的効果はどれくらい見込めるのか

など、導入する目的を十分に伝えられていなければ、失敗する可能性を高めてしまいます。

使い方が不明確である

また「使い方の不明確さ」も、社内SNSの定着にネガティブな影響を及ぼします。とくに重要なポイントは次の2つです。

1. 操作方法の課題
2. 投稿ルールの課題

1. 操作方法に課題がある場合

導入側が使い方を知っているケースでは、ほとんど何の説明もなしに社内SNSを導入してしまうことがあります。このようなケースでは「使えるスタッフ」と「使えないスタッフ」にわかれてしまい、なかなか定着しません。

FacebookやTwitterといった有名なSNSはすでに多くの人が慣れ親しんでいるため、わざわざ使い方をシェアしたり、機能を説明したりする必要はないでしょう。

しかし、同じSNSでも社内SNSを導入する場合は、利用を定着させるための工夫とフォローアップが欠かせません。一方的な判断をせず、どのようなスタッフも使いこなせるような環境づくりと、使い方に関するレクチャーを怠らないようにしましょう。

2. 投稿ルールに課題がある場合

次にコンテンツ内容やツールの使い分けに関するルールが定まっていないことも、ツールの定着を妨げる要因となりえます。

投稿するコンテンツに関するルールが決められていなければ、「業務に関係のない雑談」や「プライベートに関する情報」など、本来の業務とは無関係の連絡が飛び交ってしまいます。

最悪の場合、ツールの私物化が生じ「社内SNSを面倒に感じる」、「社内SNSがうざい」といった事態になりかねません。

またツールを使用する際に迷うことが多いほど、ツールは定着しにくくなります。そのため、社内で複数のツールを使っている場合は、ツールの使い分けに関するルールも必要です。

心理的ハードル

心理ハードルの高さが、ツールの使用を妨げることもあります。

ある企業では、あるスタッフがSNS上で上司に叱られてしまい、その後ほとんど利用しなくなってしまう例がありました。

そして、そのやり取りを見ていた他のスタッフ達も、その上司からの叱責を恐れて、思い切った発言や情報の開示を行うことが少なくなったといいます。

その他、日常的に利用するスタッフだけの偏ったコミュニティーが形成されてしまうと、普段使うことの少ないスタッフは疎外感を抱き、利用から遠ざかってしまいます。

このように心理的なハードルによって、閲覧や投稿を避けるようになるケースも少なくありません。

3. 社内SNSはいらないか？

社内SNSには、ここまで見てきたように導入に失敗する可能性が伴います。

そのため「既存の方法のままにした方が良いのではないか」と感じた方もいらっしゃるかもしれません。

しかし社内SNSを導入することで得られるメリットは多く、今後ますます多くの企業が導入を進めるでしょう。

とくに「モバイルワークの普及」や「情報化社会の進展」に伴い、情報伝達スピードの速さは、企業の存続を左右する重要な要素となりつつあります。

競合に後れをとらないためにも社内SNSは、積極的に導入を検討すべきツールと言えるでしょう。

また社内SNSは、操作が複雑なツールではありません。適切に準備を行うことで、多くの失敗は避けられます。

失敗を避け、競合優位を勝ち取るためにも、導入を成功させるために押さえておくべきポイントをチェックしておきましょう。

4. 社内SNSの導入成功に欠かせない4つのポイント

社内SNSの導入に失敗しないためには、次の4つのポイントを押さえておきましょう。

• 導入目的の周知
• 使い方の共有
• 投稿しやすい環境の整備（心理的ハードルを下げる）
• 責任者による適切なマネジメント

ポイント1. 導入目的の周知

目的が不明確なままで社内SNSシステムを導入しても、現場が混乱してしまいます。システムの導入によって何を目指すのか、どのような課題を解決したいのかを明らかにすることが重要です。

とくにツール導入によってどのような効果が得られるのか、具体的な数字で表せると社員の納得感も高められるでしょう。また、「使い慣れるまでは大変だけど、慣れれば社員にもメリットがあること」を伝えることで、前向きにツールの使用を進めてもらえます。

ポイント2. 使い方の共有

使い方の共有は、社内SNSを導入するうえで重要なポイントの1つです。

使い方として共有すべきルールは、「操作方法」と「投稿に関するルール」の2つがありますが、とくに「投稿に関するルール」は、導入成功を左右する最重要ポイントと言えます。

ルールのないコミュニティが混乱を招いてしまうように、社内SNSでもルールを設定しなければ、利用するスタッフは何をすればいいのか、あるいは何をしてはいけないのかがわからないため、利用をためらってしまいます。一部のスタッフの不用意な発言によって場の雰囲気が悪くなってしまう可能性もあるでしょう。

そのため下記のような項目に関しては、必ずルールを設定しておきましょう。

• 投稿すべき内容
• 投稿を避けるべき内容
• 投稿するタイミング
• 投稿に対するリアクション
• ツールの使い分け

また困ったときに相談できる窓口があれば、ITに弱い方も安心です。

投稿しやすい環境の整備（心理的ハードルを下げる）

ルールを設計する際は、投稿しやすい環境になるよう配慮しましょう。

一部のスタッフだけが頻繁に利用するようになると、やり取りされる情報が偏ってしまったり、他のスタッフの意見が無視されてたりしてしまう可能性もあります。

また、投稿に対するリアクションがなかったり、ツール使用で作業負担が増えてしまったりすると、心理ハードルが上がります。

そのため、だれでも気軽に発言しやすい環境になるような工夫を心がけましょう。

責任者による適切なマネジメント

最後になりましたが1番大切なポイントは、「責任者による適切なマネジメント」です。

ツールを導入する際、浸透に関する責任者がいなければ、小さな問題によって定着が頓挫してしまいます。そのような失敗を避けるためにも、利用推進に関する責任者を設け、ここまで見てきた3つのポイントを適切にマネジメントする必要があります。

部分的・試験的に導入するのもあり

すべての部署に短期間でシステムを導入しようとすると、さまざまな問題が生じる可能性があります。

既存のシステムとの連携もうまくいかなくなる可能性もありますし、本来は全社的にシェアすべきでなかった情報まで広がってしまう危険も考慮しなければなりません。

社内SNSの導入にあたっては、事前になるべく詳細な計画を立てて、段階的に導入を進めましょう。

5. おすすめの社内SNS

社内SNSは毎日使うツールなので、「使いやすさ」で選ぶことが大切です。

ここでは最後に、おすすめの社内SNSを紹介します。

• 万全のセキュリティで社内外問わず安心して利用可能
• スピーディなやり取りで社内コミュニケーションが円滑に
• 端末を選ばないので多様な働き方に対応

Wow Talk（ワウトーク）は、社員同士の連絡・情報共有を円滑にするビジネスチャットです。

主な機能として、トーク、IP電話、タスク管理、掲示板などの機能を搭載しています。社員の異動や退社、端末紛失などの緊急事態にも、スマートかつ安全に対応できます。また、ユーザー単位により異なった機能カスタマイズも可能です。ほかにも、パーティション機能、アクセス制限、ログ閲覧など充実した機能で社員アカウントをしっかりと管理できます。また、国際的なセキュリティ規格ISO27001認証を取得しているため、厳重なセキュリティが求められる企業でも安心して利用できます。

• 初期費用0円・1IDあたり月額180円
• 3段階暗号化で安心の高セキュリティ
• 既存システムやAzureADとの連携で多様な働き方に対応

TAGS（タッグス）は、高セキュリティかつ監査にも対応できる法人向けビジネスチャットです。個別・グループチャット、画像や動画の各種ファイルの添付など、必要最小限のシンプル機能で、低価格を実現。DB暗号化、通信暗号化のほか、端末のキャッシュの暗号化と企業ごとの専用サービスサーバーの構築により、サービスをまたぐ情報漏えいを防ぎます。ユーザーの登録・削除、各種ポリシーもブラウザ上で自由に設定可能、CVSによる一括登録にも対応しているのがポイントです。

• 社内外を問わない円滑なコミュニケーションを実現
• 書類や写真、動画などの情報共有が簡単に行える
• 無料トライアルで使用感を確認できる

directは、各スタッフのスマートフォンと会社のパソコンをリアルタイムでつなげてくれる法人向けのメッセージサービスです。だれでも簡単に使いこなせる操作性とシンプルなチャット画面が魅力で、メッセージのやり取りだけでなく、写真や動画の共有も可能です。また、利用スタッフの現在地も共有できるなど、普段外出することの多いスタッフに役立つ機能が多くあります。

6. 成功事例と失敗事例から、よりよい社内SNSの導入を

社内SNSの失敗事例と原因について解説してきました。

社内SNSの導入に失敗する主な原因は、目的や使い方の共有不足です。十分なルールと環境を整え、適切にマネジメントすることで、今回紹介したような失敗は避けられます。

社内SNSを導入する際は、本記事で紹介したことを参考に準備を行いましょう。

また次の記事では、社内SNSのメリットやおすすめのツールを紹介しています。導入を前向きに検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

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