在庫管理とは？在庫管理の基本とやり方・改善のコツ

最終更新日：2025-05-26（記事の情報は現在から20日前のものです）

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在庫管理とは、在庫を生産や販売にあわせた最適な状態で供給できるように管理することです。適正な在庫管理には、在庫数量の最適化や欠品の減少といったメリットがあり、商材を生産・流通・販売する多くの企業で欠かせない業務です。在庫管理の基本とやり方・改善のコツをわかりやすく解説します。

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在庫管理とは

在庫管理とは、原材料・仕掛品・製品などの在庫を、生産や販売にあわせて最適な状態で供給できるように管理することです。

在庫とは、企業が販売目的で一時的に保管している商材だけではなく、将来的に現金化可能な原材料や部品、仕掛品といった流動資産を意味します。

Excelで在庫を管理している企業もあるものの、近年では、クラウド型の在庫管理システムを導入して、効率的に在庫管理をする企業が増えています。

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在庫管理の目的

在庫管理の主な目的を2つ紹介します。

過剰在庫や欠品リスクを防ぐため

在庫管理の大きな目的のひとつは、必要なものを必要なときに適切な量だけ確保することです。過剰な在庫は保管コストの増加や商品劣化のリスクを招き、反対に在庫不足は機会損失や顧客満足度の低下につながります。また、欠品が出てしまうと業務が思うように進められないこともあります。

適切な在庫量を維持することで、リスクを最小限に抑えられます。

業務効率と生産性を高めるため

在庫の状況をリアルタイムで把握できれば、発注のタイミングや仕入れ量の判断がしやすくなります。また、作業現場でも、どこに何がどれだけあるのかがすぐにわかる状態であれば、無駄な動きや時間のロスを削減できます。

結果、業務のスピードが上がり、全体の生産性向上にもつながります。

在庫管理と倉庫管理の違い

在庫管理と倉庫管理の違いは、担当する業務内容や管理する項目です。在庫管理では入荷や出荷の際に在庫を管理するのに対し、倉庫管理は倉庫内の在庫数量や人員、工数といった在庫以外の部分にも注目して業務を行います。

倉庫内の設備や人員まであわせて管理できるシステムを探している場合は、倉庫管理システム（WMS）の導入がおすすめです。

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在庫管理のメリット・効果

適切な在庫管理によって得られるメリット・効果は数多くあります。主なメリットは次のとおりです。

余剰在庫の縮小
欠品の減少
キャッシュフローの改善
人件費や管理コストの削減
生産性の向上
品質の安定化

余剰在庫の縮小

在庫管理によって在庫の数量を正確に把握することで、余剰在庫を減らすメリットがあります。在庫の管理が不透明な状況では、欠品を出さないために余分に仕入れることは少なくありません。

たとえば食品メーカーやスーパーといった食品の小売業では、商品・資材を保管できる期間に期限があるため、過剰に仕入れると廃棄ロスが起こり、コストも余計にかかります。一方で在庫管理が徹底されれば、抱えるべき在庫数量を把握でき、必要最低限の数量だけでやりくりできるため廃棄ロスを防げます。

欠品の減少

在庫管理で在庫を可視化すれば、欠品が抑制されます。どのように保管されているのか、いつまでに販売すべきなのかがわからない状況においては、欠品が増えていく一方です。在庫の数量や種類、保管場所を正確に把握して欠品を減らすことで、販売の機会損失を防げます。

キャッシュフローの改善

在庫を削減できばキャッシュ（現金）が増加し、ひいては経営の安定につながります。

出荷や販売前の棚卸資産は現金化できないため、投資や経費の支払いにも使用できず融通のきかない資産として扱われます。しかし在庫管理によって余剰在庫を削減できれば、減価償却費もかからず、キャッシュフローを改善できます。

人件費や管理コストの削減

管理されていない在庫を抱えていると、出荷や棚卸の際に商品を探す手間が増えます。在庫管理によって在庫状況を正確に知ることで、余分な人件費や残業代をカットできる点もメリットです。

また、在庫が少なければ少ないほど、管理にかかるコストも減少します。在庫は保有しているだけでも、棚卸や適切な保管業務が発生します。管理できれば、在庫を適切な数量に抑えられ余分な管理費用もかからず、余剰スペースを確保できます。

スペースや人件費が削られると光熱費の減少にもつながるため、単に在庫の位置や数量を把握するだけにとどまらないメリットを享受できます。

生産性の向上

スペース節約や在庫の過不足がなくなることにより、生産性の向上につながるメリットもあります。管理が徹底されていることで、入庫や出庫にかかる作業時間が短縮できるだけでなく、在庫チェックやピッキングの人的ミスも減らせます。在庫管理は効率的な経営への第一歩ともいえるでしょう。

品質の安定化

在庫管理が適正化されれば、保管される資材・商品の品質も安定します。基本的に在庫は湿度や温度まで決められた厳重な管理でもされていない場合、紫外線や湿気などで少しずつ劣化します。また劣化の少ない資材・商品だったとしても、倉庫内でチリやほこりをかぶって異物混入を起こす可能性もあるでしょう。

しかし適正な在庫管理ができていれば、長期間保管されることがなくなるため、劣化の少ない状態で出荷でき、異物混入といったトラブルも未然に防げます。

在庫管理の手法

在庫管理の方法としては、主にExcelによる管理と、在庫管理システムによる管理が挙げられます。それぞれの特徴について紹介します。

Excelによる管理

Excelを使って商品の品番や数量、処理の日時を記録する管理方法です。Excelは基本的にパソコンに導入されていることが多いため、導入費用がかからず慣れれば誰でも操作できて導入しやすいのが特徴です。

ただし、手入力で記録するためヒューマンエラーが発生しやすく、リアルタイムで在庫のチェックができません。登録する商品数や在庫の量が多いと現場従業員の負担も大きいため、規模が小さく、在庫管理システムを導入するほどではない企業におすすめです。

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在庫管理システムによる管理

在庫管理システムとは、在庫に関する情報を一元管理し、業務効率の向上を支援するシステムです。棚卸し機能や在庫分析機能といった機能があり、商品数や在庫数が多い場合でもスピーディーかつ正確にデータ管理できます。

ただし導入費用やランニングコストがかかり、Excelよりは慣れるまでに多少時間がかかります。在庫管理の規模が大きい、もしくはある程度コストをかけても業務効率化を図りたい会社におすすめです。

こちらの記事では、在庫管理システムの種類や、Excel・在庫管理システム・在庫管理アプリによる管理のメリット・デメリットについて、さらに詳しく紹介しています。気になる方は、こちらもあわせて参考にしてください。

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在庫管理業務の流れ

在庫管理は、主に次のような業務をします。

在庫の置き場所を決める
発注管理
入庫管理（荷受けし・検品・検収・入荷処理・棚上げ）
出庫管理（ピッキング・検品・出荷作業）
返品管理
棚卸（実数確認・期限切れ在庫の処理）

在庫の置き場所を決める

在庫の置き場所管理は、ロケーション管理ともよばれます。簡単にいえば、「この棚にはこの商品」と決めて、番号やIDなどで管理し、社内全体に情報を共有する管理方法のことです。

ロケーション管理には2種類あり、一つは在庫の置く位置を固定する固定ロケーション、もう一つは在庫の位置を変更するフリーロケーションです。

固定ロケーション

固定ロケーションとは、商品と保管場所が完全に固定されている在庫管理の手法です。固定ロケーションで管理された商品は、在庫がなくなると保管場所に商品がなくなるため、在庫切れが一目でわかるメリットがあります。

また、固定的に場所が決まっているため、ピッキングミスを防止可能です。反面、商品の在庫がない間は、保管スペースが空くことで無駄を生むのがデメリットになります。この固定ロケーションはアナログでもできる方法であるため、中小企業に向いている方法といえます。

フリーロケーション

フリーロケーションは、商品と保管場所が固定されておらず、空いている場所に在庫を置く在庫管理の手法です。つまり、入庫したときに初めて在庫の置き場が決まるため、保管場所に無駄な空きがない状態を保てることが利点です。

ただしフリーロケーションには情報の記録・共有が常に求められます。そのため、フリーロケーションを採用する場合は、バーコード・QRコードとハンディターミナルによる管理が一般的です。

発注管理

在庫の発注方式には、定量発注方式と定期発注方式があります。

＞＞発注点方式とは？発注点の決め方とポイント、管理方法

定量発注方式

定量発注方式は、在庫の数量が一定数以下になると在庫を発注する方式です。一度設定を決めてしまえば、自動的に同じ数量を発注するので、発注業務が効率化できます。ただし、発注数が決まっているので、急な需要の増減には対応できません。

定期発注方式

定期発注方式は、一定間隔で必要な数量の在庫を発注する方式です。急な需要の増減には対応しやすいものの、発注のたびにどの程度数量を仕入れるかを考える必要があります。

入庫管理

在庫の入庫管理とは、在庫を新たに入荷した際に伝票とともに荷受けし検品や検収、入荷処理の流れを経て、新たな在庫として登録することです。取引先から入庫した在庫だけでなく、企業内の他拠点から移動した在庫も管理しなければなりません。

入庫管理の方法は、ハンディターミナルによるバーコード読み取りやパソコンへの入力が一般的であり、納品書との照合や出庫する在庫との混合防止が必要です。

出庫管理

在庫の出庫管理とは、在庫の検品や伝票の添付、商品の発送、出庫処理の登録といった一連の作業のことです。入庫管理同様、他拠点へ移動した在庫も管理が必要です。出荷の検品をするだけでなく、包装といった出荷作業を含めることもあります。

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棚卸

在庫管理の棚卸では、現在ある在庫の数量に間違いがないか、品質が損なわれていないかを現物確認します。バーコードやICタグ、ハンディターミナルを利用すれば、棚卸業務のミスも削減できます。

返品管理

在庫管理では、顧客からの返品や発注した材料の返品も管理します。返品管理は入庫・出庫を伴う作業で、伝票や商品代金が絡むため、通常の在庫管理とは別の管理方法で混乱が起きないようにしましょう。

在庫管理の課題

在庫管理の方法自体はシンプルであり、「現物と記録を一致させ、必要なときに迅速に移動できる」ようにしておくだけです。しかし多くの企業が在庫管理に悩みを抱えており、「あるはずのものがない」「記録が信じられない」など、現物管理が不十分で過剰な在庫に苦しめられています。

なぜこのようなことが起こってしまうのか、在庫管理の課題について説明します。

管理ルールの不統一

まず在庫管理に関するルールが徹底されていない、もしくは徹底されていても守られていないことが考えられます。

たとえば定められた場所に保管するべき在庫を、別の場所に移動したまま記録しない、入庫・出庫に関する所定の手続きをとっていないなどのケースがあれば、改善する必要があります。

人的ミス

リアルタイムに在庫状況を把握するため、システム導入をしても操作する人間がミスをしては在庫の整合性は取れないでしょう。

たとえば在庫が入荷しているのに入庫処理がされないと、引き合いがあっても売り逃す可能性があります。また適切に出庫処理されなければ、ないはずの在庫が引き当てられることで、確認やキャンセルの連絡に手間がかかり、顧客満足度を低下させる恐れもあります。

意識の低さ

上記が起こる原因として、在庫管理の重要さがすべてのスタッフに共有されていない、つまり在庫管理に対する意識の低さが挙げられるでしょう。

一つひとつは細かなことでも、積み重ねれば大きな問題に発展し、結果的に経営基盤が揺らぐこともあります。

管理精度が低くなりやすい

紙とデータで在庫管理すると、管理精度が低くなりやすいのも課題の一つです。紙で在庫数や仕入れ個数を確認し、これをパソコンに転記する方法では、ルールや意識が徹底されていたとしても二重入力や入力ミスが発生しやすく、データと現物にずれが生じます。

これを繰り返すと在庫データの信用性がなくなり、上司や営業担当者が再度在庫チェックしなければなりません。在庫の状況を把握するのに時間がかかるため、多店舗で在庫の連携していると連携ミスも生じやすいでしょう。

在庫不足や過剰在庫が発生しやすい

在庫管理の精度が低く在庫のチェックに時間がかかると、管理状況が不透明で在庫管理できないため、在庫不足や過剰在庫が発生しやすくなります。前述したように在庫不足は機会損失をまねき、過剰在庫は廃棄ロスやスペース・管理コストの増加につながります。

適正な在庫管理を実現するためには、なるべくリアルタイムで在庫数の確認ができるよう工夫する必要があるでしょう。

在庫管理運用のコツ

在庫管理のコツは5Sを徹底すること、棚卸のスパンを短くすること、システム導入などが挙げられます。

5S管理の徹底

5Sとは、製造業で業務効率を促進するための5つの行動、「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の頭文字を取って総称した言葉です。在庫管理においても基礎となる行動で、作業効率を上げて業務改善するのが目的です。

整理整頓は、不要なものを処分しものの置き場所を決めることで、在庫チェックやピッキングがしやすい環境づくりを構築できます。清掃・清潔はアイテムが劣化しにくい保管環境を維持し、定期的な点検によって劣化したアイテムを廃棄することで、アイテムの品質維持・向上が期待できるでしょう。

管理ルールの策定と徹底

5Sを従業員に継続してもらうには5Sに関する管理ルールを策定、徹底した実行が必要です。適切な在庫管理の意味や重要性をすべてのスタッフと共有し、マニュアルを作成して、従業員への教育を実施しましょう。

在庫管理の方法自体はシンプルですが、在庫管理の適正化には細かいルールが必要で、それを実際に現場で日々実施するのは面倒なことです。そのためスタッフに業務・ルールの一つひとつに意味があることを理解してもらい、常に啓蒙することが重要です。

棚卸の間隔を短縮

現物とシステムのデータで乖離が生じる場合、在庫管理のプロセス自体になんらかの問題があることも考えられます。こうした問題を特定して改善していくためにも、短い間隔で棚卸するのは有効な手段です。

これによって、問題の原因を究明するまでの時間を短縮し、常に改善を目指した対策ができます。また紙とExcelで管理している場合、棚卸の間隔が短くなれば在庫管理の精度が上がりリアルタイムに近い在庫数が把握できるため、欠品や過剰在庫を防ぎやすくなるでしょう。

在庫分析を定期的に実施する

定期的に在庫分析することで、在庫量や需要を予測しやすくなるため、欠品や過剰在庫を予防できます。在庫分析でよく実施される方法としては、ABC分析や在庫回転率があります。

ABC分析

ABC分析とは在庫の出荷量や売り上げを分析し、売り上げの高い在庫を優先的に管理する方法です。アイテムを売上高や利益にもとづいてA・B・Cの3種類に分類し、Aを重点的に管理、Bは中間で管理、Cは管理をゆるめます。これにより、限られた管理のリースを価値の高いアイテムに集められるため、多くの利益が生み出せます。