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「オンラインで名刺交換」どう実現?Web会議でスマートに自己紹介する方法

最終更新日:
「新しい生活様式」で推奨されているオンライン名刺交換。非対面で名刺交換を行うには? オンライン名刺交換機能を持つ名刺管理ツールや、Web会議で自己紹介を行うアイデアを集めました。

「名刺交換はオンラインで」提言

新型コロナウイルス感染症対策で外出自粛が続くなか、企業にはテレワークを活用した在宅勤務が強く求められ、デジタル化が急速に進んでいます。ビデオ会議アプリ「Zoom」が急伸したように、会議も雑談も飲み会もツールでーーと、コミュニケーションのオンライン化が進みました。

在宅勤務・リモートワークに必須のツールは?

そんななか、政府は「新しい生活様式」を提言。感染拡大防止と社会活動を両立するために実践すべき項目として、職場では引き続きテレワークや時差出勤を活用するとともに、「名刺交換をオンラインで」行うよう求めています。

Web会議が広まったとはいえ、名刺交換を行うような初対面の打ち合わせでは使いづらく、特に商談や採用面接で苦労しているといいます。商談では、正確なコンタクト情報やステークホルダーの把握に苦慮しているという声も。

「オンラインで名刺交換」を実現するには、どうしたらよいのか。名刺交換機能を備えた名刺管理サービスや、Web会議で自己紹介する方法など、オンライン名刺交換のアイデアを集めました。

名刺管理サービスの交換機能を活用

名刺管理ツールには、Eightをはじめオンライン名刺交換機能を備えたサービスがあります。SNSのアカウント交換に似たもので、初対面の人とも「名刺」の形で連絡先を交換できます。

まずはオンライン名刺交換の機能を備えるクラウド名刺管理ツールを紹介します。

Eight 企業向けプレミアム - Sansan株式会社

Eight 企業向けプレミアム

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初期費用 - 価格:月額10,000円〜/社 無料トライアル: - 

スマートフォンアプリ(Eight/Eight scan) iPhone:〇 Android:〇

Eight企業向けプレミアム は、名刺管理アプリEightの法人向け有料プランです。Eightの基本機能に加えて、社内のEightユーザーが保有する名刺情報を一括管理・共有でき、顧客リスト作成にいかせます。30名未満での利用を推奨。

EightおよびEight企業向けプレミアムは、Eightのプロフィール情報を共有するオンライン名刺交換機能を備えています。スマートフォンアプリでQRコードを提示して互いに読み込んだり、プロフィールページのURLを共有したりして、連絡先を交換。Eightユーザーでなくてもプロフィールを閲覧できます。

5月7日には「QR名刺交換」機能をリリース。オンライン会議での利用を想定しており、プロフィールページのQRコードが入ったバーチャル背景を簡単に作成できます。

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Sansan - Sansan株式会社

Sansan

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初期費用: - 料金:プランによる 無料トライアル:〇

スマートフォンアプリ iPhone:〇 Android:〇

Sansan(サンサン) は、法人向け名刺管理サービスにおけるシェア83%と、7年連続で1位を獲得しています(2020年の金額シェア、シード・プランニング調べ)。単なる名刺管理にとどまらず情報を有効活用したい企業におすすめ。
Sansanの使い方・機能・導入事例

Sansanは、6月16日に「オンライン名刺交換」機能をリリースしました。Sansanユーザーどうしなら、名刺のURLを相手に伝えるだけで“名刺交換”ができ、名刺情報は自動でSansanに登録されます。相手がSansanユーザーでなくても、送付したQRコードから名刺画像を登録してもらうことで、違いに情報を交換できます。

ほかにもSansanは名刺スキャンだけで反社チェックができる新機能や、電子契約のクラウドサインと連携した契約管理オプション、Salesforceと連携した商談管理オプション、帝国データバンクと連携した企業情報を取得する機能などを発表しています。

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SansanとEight、何が違うの?

SansanとEight企業向けプレミアムの違いは「データベース化したいか、名刺共有だけできればよいか」にあります。Sansanは全社的な顧客情報データベースを構築し、経営に活用するサービス。Eight企業向けプレミアムは各自がEightに登録した名刺情報を社員同士で閲覧できるサービスなので、名刺共有が目的ならEightがおすすめです。

ホットプロファイル - 株式会社ハンモック

ホットプロファイル

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初期費用: - 料金:プランによる 無料トライアル:〇

スマートフォンアプリ iPhone:〇 Android:〇

営業強化や生産性向上により売上アップを実現する名刺管理・営業支援ツールです。URLやQRコードを用いて、オンライン上で名刺交換が行えます。さらに、名刺交換の相手がホットプロファイル利用有無に限らず、簡単に名刺交換が可能です。

名刺交換をするだけで、興味を示しているホットな顧客を営業に通知する「マイHOT通知」や、商談後の案件管理をする「SFA機能」「MA機能」も搭載しているので、効率よく営業活動が行えます。

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LINE myBridge - LINE株式会社

LINE myBridge

価格:無料

スマートフォンアプリ iPhone:〇 Android:〇

LINEが提供する完全無料の名刺管理アプリ。名刺を撮影するだけでデータ化、LINEのトークで名刺情報を共有できるなど、LINEとの連携が特徴です。電話帳との連携、連絡先の一括ダウンロード、「共有名刺帳」機能による社内での名刺共有も無料で使用できます。

LINE myBridgeアプリはLINEのトーク上で名刺情報を交換でき便利。仕事でLINEアカウントを使っている方におすすめです。

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Web会議で名刺交換、アイデアいろいろ

Web会議では、初対面の人を含む打ち合わせや参加者が多い会議だと、口頭での自己紹介だけでは覚えきれないといった問題が生じます。商談だとステークホルダーの把握に名刺情報が欠かせません。

そこでおすすめしたいのが、QRコードやURL共有で行う名刺交換。オンライン会議での自己紹介にいかせるアイデアを集めました。

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スマホのQRコードをかざす

もっとも手軽な方法が、スマートフォンに表示したQRコードをWebカメラにかざし、読み取るというもの。名刺に印刷したQRコードも利用できます。

名刺管理アプリ「Eight」のQRコード、SNSやWebサイトのURLをQRコード化したものを用意しておけば、今日からでも使えます。

注意するポイントは次のとおり。

  • 解像度が大きなQRコードを用意する
  • ピントが合う距離を見つけておく
  • スマホの画面は明るくしておく
  • バーチャル背景はオフに

特にZoomなどで壁紙を使用していると、スマートフォンが背景にとけこんでしまう可能性があります。Webカメラの角度を工夫し端末が自分の体の前に来るようにするか、支障がなければバーチャル背景を一時的にオフにすると、改善されると考えられます。

なおWeb会議ツールの「画面共有」機能を使うという方法も。PCにもQRコードが入ったデータを用意しておくとよいでしょう。

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バーチャル背景にQRコードを埋め込む

Eightを運営するSansanは、Web会議ツールのバーチャル背景機能を使い、壁紙にプロフィールQRコードを埋め込む方法をブログで紹介しています。

QRコード入り背景画像の作り方は簡単。まずPC版Eightにログインし、自身の名刺画像下にある「オンライン名刺交換」をクリックするか、プロフィールページより「QRコードをダウンロード」をクリックし、開いたページでQRコードをダウンロードします。続いて画像編集ソフトなどを使い、任意の背景画像と合成するだけ。位置は、自分と重ならないよう左右や四隅がよいでしょう。

実際にイメージ画像を作成してみました。弊メディア「ボクシルマガジン」を運営するスマートキャンプのデザイナーが作成したロゴ入り背景に、プロフィールURLを想定したQRコードを埋め込んでいます。

QRコード埋め込みイメージ QRコードを埋め込んだ壁紙イメージ

画像加工は、WindowsやMacに入っているフリーソフト、パワーポイントで行えます。Eight以外のQRコードでもよいし、背景自体に自己紹介情報を入れてもよいかもしれません。Web会議ツールの表示名に肩書きを入れるだけでも、格段にわかりやすくなります。

Eight、Web会議用QR名刺交換機能リリース

2020年5月7日、EightはQRコード入りバーチャル背景を簡単につくれるQR名刺交換機能をリリースしました。

PC版Eightで名刺画像下の「オンライン名刺交換」を開き、QRコード化したい名刺と、好みの壁紙を選択すると、EIghtプロフィールページのQRコードを埋め込んだバーチャル背景がつくれる、というものです。作成にはEightアカウントが必要ですが、非Eightユーザーでもプロフィール情報を閲覧可能。

Eightオンライン名刺交換画面イメージ オンライン名刺交換画面イメージ(出典:PRTimes/名刺アプリEight、QR名刺交換でオンライン会議をサポート)

Eight企業向けプランの料金・口コミはこちら

“名刺風”背景つくる無料サービス

名刺風のWeb会議用背景を作成できる無料ツール「バーチャル名刺背景ジェネレーター」を、VR/ARコンテンツ制作のキッズプレートがリリース。必要事項をフォームに入れるだけで、社名、役職、名前、メールアドレス、SNSのQRコードが入った壁紙をつくれます。

バーチャル名刺背景ジェネレーター画面イメージ 画像出典:PRTimes/もうオンラインの自己紹介で困らない!名刺型の背景画像を誰でもWEB上で簡単に作れる「バーチャル名刺背景ジェネレーター」が登場!

QRコード生成も自動なので、画像編集に自信がなくてもチャレンジできそう。同社は「会社のスローガンなどを入れて、全社共通にしてみるのもいかが」と提案しています。

オンラインでもスマートに名刺交換

名刺は会議のアイスブレイクとしても重要な役割を担っています。口頭での印象に残る自己紹介を心がけつつ、QRコードをインカメラにかざしたり、Web会議の背景に名刺情報を組み込んだり、アイデア次第で「オンライン名刺交換」を実現できます。

対面で名刺を交換してもすぐデータ化し管理、マーケティングに活用する企業が増えています。名刺が紙である必要性は低くなっているのかもしれません。しかし名刺は企業・社員の「顔」。コーポーレトカラーを押し出したデザインに統一したり、ユニークなデザインで個性を出したりと、小さな紙面には連絡先以上の情報が詰まっています。

名刺管理サービスを利用してオンライン交換するメリットは、この「名刺の形」をいかせる点。そして、その後の管理やデータ活用までスムーズに接続できる点。“名刺をスキャンしてデータ化する”という工程がなくなるだけ便利になる、といえるかもしれません。

展示会もウェビナーツールを用いたセミナー形式で行うなど、オフラインからオンラインへの切り替えが試みられています。テレワークでもツールを活用し、商談をスムーズに。そして名刺情報を資産に。“アフターコロナ”をも見据えたデジタル化が進んでいます。

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