KPTとは？振り返りのフレームワークの進め方や成功のコツ、活用シーン

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KPTとは

KPTとは、プロジェクトや活動内容を「Keep」「Problem」「Try」の順番に検討し、今後のアクションを決める手法です。定期的に業務を振り返り、ブラッシュアップするフレームワークとして使われています。

• Keep（成果が出ているので継続すること）
• Problem（問題があり改善の必要があること）
• Try（新しく取り組むべきこと）

組織として実施した活動を「Keep」と「Problem」に振り分けたあと、「Problem」に関する具体的な解決策やアイデアを「Try」に書き込み、業務改善につなげます。

KPTは、チーム全体の仕事の効率を高めるだけでなく、個人の生産性向上にも寄与するアプローチです。

実際に、仕事のプロジェクトや定期的な日常業務の「振り返り」が生産性の向上に寄与することは、多くのビジネスパーソンがうなずくところでしょう。

KPTのメリット

企業がKPTを実施することには次のようなメリットがあります。

• 課題の早期発見と解決につながる
• チームのコミュニケーションを促進できる
• 継続的な改善サイクルを回せる
• シンプルで誰でも実践しやすい

課題の早期発見と解決につながる

KPTによる定期的な振り返りによって問題点が見える化され、課題を早期に発見できます。毎週・毎月など決められたタイミングでKPTを実施すれば、問題に対するスピーディーな対応が可能です。

振り返りの内容を付箋やメモなどに文字で書き出すため、問題を視覚的に認識しやすいところも特徴です。

KPTでは「Problem」として良くない点を洗い出すだけでなく、「Keep」として良かったことも書き出します。そのため、客観的に状況を整理しながら課題に向き合え、効果的に振り返れるでしょう。

チームのコミュニケーションを促進できる

チームでKPTを実施することで、チームのコミュニケーションを促進できます。

KPTは、参加メンバー全員で意見を出し合います。しかし、口頭で意見をぶつけるのでなく、課題を付箋やメモなどに書き込み、ホワイトボードに貼り出して共有することが特徴です。

そのため、発言するのが苦手な方でも、他人の反応や意見を気にせずに、自由な発想で意見を出せるでしょう。

チームで共有して「Try」の検討・振り返りを実施すれば、問題点に対してメンバー共通の理解のもと、全員が同じ目線で話し合えます。

結果として、メンバー間のコミュニケーションが活発になり、チームワークの強化やモチベーションアップにもつながるでしょう。

継続的な改善サイクルを回せる

定期的にKPTを実践することで、日々の行動や業務プロセスがアップデートされます。

KPTはコストも必要なく、必要なときにすぐに行えるフレームワークです。プロジェクトが一区切りついたときや問題が発生したときに限らず、定期的に継続して実施することで効果を発揮します。

前回と比べて「良くなった点」を共有することで、改善につながっている実感も得られやすいでしょう。
定期的に実施することで、日常的に改善点を見つけようとする意識が醸成され、より成果につながりやすくなります。

シンプルで誰でも実践しやすい

KPTは専門的な知識や複雑な準備は不要なため、誰でもすぐに取り組める点もメリットです。

シンプルだからこそ、初めて導入するチームや個人でも負担なく活用できます。短時間で実施できるため、日常的な振り返りや定例会議にも組み込みやすく、習慣化することで継続的な改善につなげやすいでしょう。

KPTのデメリット・注意点

KPTにはメリットが多い反面、気をつけなければならないデメリットもあります。とくに次の3つには注意しましょう。

• Keepを軽視してネガティブになりがち
• 振り返りと問題解決を混同してしまう
• 継続しなければ効果が薄い

Keepを軽視してネガティブになりがち

KPTでは、問題点である「Problem」に目が行きがちになり、今までうまくいっていた「Keep」を軽視してしまう傾向にあります。

「〇〇が悪かった」「〇〇を今すぐに直さなければ」と、マイナスなことばかりを話し合うと、チーム全体のモチベーションも下がってしまうでしょう。

ディスカッションでは、Problemだけでなく、取り組んで良かったことの「Keep」も積極的に話題に出すことが大切です。

振り返りと問題解決を混同してしまう

KPTでは、定期的な振り返りの際にプロセスが混同しやすくなります。

たとえば、本来は「KPTの結果」を振り返るべきところを、気づけば「問題解決の手段」について話し合っていた、といったケースです。

論点がずれると「結局何を話していたのかわからない」「何時間も使ったが話し合いの意味があったのか見えない」など、ディスカッションの生産性も下がりかねません。
正しく話し合いを進めるためにもファシリテーターを設置し、プロセスから逸脱しない工夫が必要です。

継続しなければ効果が薄い

KPTは、単発で実施してもなかなか効果を得られません。

「実行したTryを振り返り、良かった点をもう一度実行してみる」「悪かった点も振り返り、全社に共有する」を繰り返すことが大切です。

サイクルが作られることで判断の精度も上がり、解決策の効果も高まるでしょう。

KPTの確認事項

KPTを始めるにあたっては、次の点を確認しておく必要があります。

実施のタイミング

KPTを実施するタイミングとして適切なのは仕事の区切りがついた直後です。

プロジェクトが一段落ついたら、あまり時間を空けずに振り返りをするのがおすすめです。プロジェクトの細かい内容まで覚えている状態で情報を書き出すことにより、KPTの質が上がります。

また、プロジェクトを終えた直後だけでなく、日程を決めて定期的に実施することも効果的です。今まで気づかなかった問題を早期に発見し、迅速な改善につなげられます。

用意するもの

KPTを実施する際は、メンバー全員で見られるホワイトボードと、各々が意見を書き込むための付箋が必要です。全体でひとつではなく、人数分の付箋を用意しておきましょう。

リモートワークやフレックスタイムなどにより、対面での実施が難しい場合は、Googleスプレッドシートのように、チームと共有できるツールを活用する方法もあります。

Googleスプレッドシートであれば、Excelとほとんど変わらない操作感で使えるうえ、共同編集も可能です。

所要時間の目安

KPTにかける時間は、平均で1時間〜1時間30分程度が目安です。
時間をかけすぎても、細かいProblem（問題点）や、実現可能性の低いTry（取り組み）ばかりが出てきて、本質的な生産性の改善につながらないことがあります。

振り返りに時間をかけすぎてしまうと、本来の業務に支障が出る可能性もあるでしょう。

参加人数の目安

基本的には5～6人程度の小規模なグループで実施することが一般的です。一人でもできますが、複数人で実施するほうが効果を期待できます。

ただし、個人で活用する際も、仕事の進め方に関して「Keep」と「Problem」を書き出すことで業務改善に役立つでしょう。

【6ステップ】KPTの進め方

KPTの概要について説明したところで、実際に企業でKPTを実践するときの進め方を説明します。

ステップ1：ファシリテーターを決め、テーマを設定する

KPTは自由に意見を出し合う場ですが、話が脱線したり一部の人に発言が偏ったりしないよう、進行役のファシリテーターを置きます。
主な役割は、意見を整理する、全員に発言の機会を与える、時間を管理することです。

また、今回のKPTは何を振り返るのかを明確に決めましょう。たとえば「今週の営業活動」「直近のイベント運営」「プロジェクトの進捗」など、テーマを絞ると具体的な意見が出やすくなります。

ステップ2：フォーマットを用意する（紙・ホワイトボード・ツール）

まずホワイトボードの中心に縦線、さらに分割して左側に横線を入れます。左上を「Keep」、左下を「Problem」、そして右のスペースを「Try」と書き込みましょう。

ステップ3：Keep・Problemを書き出す

参加者全員がまず個人で振り返りを書き出します。

Keepには今後も継続したい良い点を、Problemには課題や改善したい点を記入し、紙やホワイトボードのエリアに貼っていきます。

ここで書く内容はブレストのようなものであるため、思いついた内容を書き出しましょう。

ステップ4：ディスカッションで深掘りする

貼り出した付箋の内容について、参加者全員が意見をコメントしたり、ホワイトボードに書き出したりして話し合います。
全員が意見を発表できるように、一人ひとりの発言時間が長くなりすぎないよう注意しましょう。

ステップ5：Try（次のアクション）を具体化する

話し合いが終わったら、出てきた課題に対して、次にどう動くかを明確にします。

「～を注意する」「～を頑張る」といった抽象的なものは「Try」とはいえないので、具体的なアクションを示すことが大切です。
たとえば課題に対して「もっと気をつける」ではなく「会議の開始5分前に必ず資料を配布する」といったアクションまで考えます。

どのような仕組みにすれば話し合った「Problem」が解決できるのか、といった視点をもち、「Try」にも優先順位をつけることが必要でしょう。

ステップ6：実行し、次回に振り返る

KPTの良さは「振り返りのサイクルを回すこと」にあります。決めたTryを実際の業務で取り入れ、次のKPTで「うまくいったかどうか」を再確認します。

うまくいったら「Keep」に追加し、まだ課題が残る場合は「Problem」として次の改善策を見つけられるでしょう。

この繰り返しによって、チームの仕事の仕方が少しずつ改善されていくでしょう。

KPTを成功させるコツ

効果的なKPTを実施するためには、次のポイントに留意して進めることが重要です。

• 心理的安全性を確保する
• ファシリテーターを設置する
• テーマを絞り込む
• 継続的に取り組む

心理的安全性を確保する

心理的安全性とは、社内で自身の考えや気持ちを安心して発言できる状態をいいます。
KPTでは従業員からの声が具体的な改善ポイントの発見につながるので、誰もが発言しやすい環境づくりが大切です。

とくに「Keep」と「Problem」を話し合うときは、意見を言いにくい雰囲気を作ったり、意見に対して批判したりすることは禁物です。自身の発言を批判されると、重要だったはずの意見も出てこなくなります。

また、本人は「いう必要のない小さな意見」と考えていることでも、実は誰もが気づかない重要な意見であることも少なくありません。

上司やファシリテーターは、自然に意見が集まるような空気づくりを心がけましょう。

ファシリテーターを設置する

ファシリテーターとは、組織やグループが話し合うときに参加者の発言を促したり、発言をまとめたりする「進行役」のことです。議論の優先度や、それに応じた時間配分などもファシリテーターが調整します。

KPTの議論がヒートアップすると、参加者が感情的になり、話に収拾がつかなくなることもあるでしょう。
そういった場面でも、ファシリテーターがいれば、誰がどのような発言をして、議論がどこまで進んでいるのか客観的に判断できます。

KPTのディスカッションを有意義に進めるためにも、ファシリテーターの設置は必要不可欠といえます。

テーマを絞り込む

KPTでは、議論のテーマをできるだけ具体的に絞り込むことも重要です。「今回のプロジェクト全体を振り返る」といった大きな範囲を設定すると、話題が広がりすぎて意見が散漫になるでしょう。

たとえば「ミーティングの進め方」や「顧客対応プロセス」などひとつのテーマにフォーカスすることで、メンバー全員が共通認識を持ちやすくなり、話し合いもスムーズに進みます。

KPTの場が単なる意見交換で終わらないよう、テーマを具体的に絞り込むことが成功のポイントです。

継続的に取り組む

KPTは、一度実施しただけでは大きな成果につながりません。

定期的に振り返ることで、過去に挙がった「Problem」が解決できたか、「Try」が実行できたかを確認できます。改善のサイクルが回り始めると、チーム全体の行動が少しずつ積み重なり、大きな成果につながります。

毎週や毎月など、一定のリズムで取り組むことで、成果を確認しながら着実に成長していけるでしょう。

KPTの実践例・活用シーン

KPTは、さまざまなシーンで活用できる便利な振り返りフレームワークです。ここからは、KPIの主な実践例と活用シーンを紹介します。

個人での振り返り

KPTは、個人の習慣づくりや自己成長にも役立ちます。

仕事を振り返り、「続けたい行動（Keep）」「改善したい点（Problem）」「新たに試す行動（Try）」を書き出すことで、自身の強みと課題を客観的に把握できます。

漠然と「もっと頑張ろう」と考えるよりも、具体的な行動が見えるため、翌日からすぐに実践に移せるのがメリットです。

上司と部下の1on1での活用

上司と部下の1on1では、KPTを使うことで建設的な会話がしやすくなります。

うまくいったことと課題を切り分けて話せるため、感情的にならず冷静に振り返れる点が特徴です。また、次に挑戦すべき「Try」を一緒に考えることで、部下は成長の方向性を明確にでき、上司は適切な支援やフィードバックをしやすくなります。

信頼関係の強化にもつながるでしょう。

チームのプロジェクト振り返り

プロジェクトの終了時や節目には、チーム全体でKPTを実施すると効果的です。

成功した取り組みを共有してチーム全体の知見を蓄積できる一方、課題を明確にすることで次のプロジェクトに活かせます。
さらに「Try」をメンバー同士で出し合うことで、多角的な改善アイデアが集まりやすく、組織全体の学習サイクルを加速させられます。

短時間で実施できるため、忙しい現場でも導入しやすいのも魅力です。

他フレームワークとの違い

KPTと混同されがちなフレームワークに、PDCAとYWTがあります。それぞれのフレームワークに良さがあるため、特徴とどのようなケースに向いているか紹介します。

KPTとPDCAの違い

PDCAとは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Act（改善）」のサイクルを回して、業務の改善や品質向上を図るフレームワークです。
計画から改善までの流れを一貫して管理できるため、長期的な業務改善や組織全体の運用プロセスに適しています。

一方でKPTは、プロジェクトや日常業務を短いサイクルで振り返り、次のアクションを具体的に導き出すことに強みがあります。

大きなプロジェクトの管理にはPDCA、小さな振り返りや短期的な改善にはKPTが適していると言えるでしょう。

KPTとYWTの違い

YWTとは「Y（やったこと）」「W（わかったこと）」「T（次にやること）」を整理して、学習や経験からの学びを明確にするフレームワークです。

とくに研修や勉強会、個人の学習成果をまとめる場面で、内容を振り返り次に活かすプロセスをシンプルに表現できます。

KPTは「Keep（続けたいこと）」や「Problem（問題点）」といった視点が含まれているため、成果の振り返りだけでなく改善点の洗い出しに強みがあります。

教育や研修ではYWT、業務の定期的な振り返りやチーム改善にはKPTを活用すると効果的です。

KPTに役立つツール

KPTに役立つおすすめのオンラインツールを3つ紹介します。

Miroは世界中で利用されているオンラインホワイトボードツールで、直感的に操作できるのが魅力です。

公式テンプレートに加えて、ユーザーが作成したテンプレートも数多く公開されています。

コメントやスタンプなどのリアクション機能が充実しているため、リモート環境でもメンバー同士のやり取りがスムーズに進められます。

MURAL - 株式会社MURAL（MURAL Inc.）

MURALは、ホワイトボード上で文字や画像、付箋などを共有できるオンラインコラボレーションツールです。

共同作業を前提に設計されており、複数人同時に書き込みや編集ができるため、KPTのようなチームの振り返りに適しています。

リモートワークや複数拠点での会議において、全員が一体感を持って振り返りを進められるのが特徴です。

Trelloは、カンバン方式でタスクを管理できるシンプルなツールです。

KPTで出た「Try」をカード化し、担当者や期限を設定できるので、次のアクションに直結させやすいのが特徴です。
コメント機能や投票機能も備わっているため、チーム全員で優先順位を決めながら次の行動を明確にできます。

KPTで仕事内容を振り返ろう

企業における日々のプロジェクトや活動の「振り返り」を実施するためのフレームワークであるKPTについて説明してきました。

KPTは、日ごろどういった意識で業務を進めているか、どうすれば効率的な仕事をして生産性を高められるかについて話し合う場といえます。

より長期的なスパンで進め方の振り返りができるタレントマネジメントシステムと合わせて活用することで、効果をより期待できるでしょう。

ただの会議や進捗報告会とならないように、各々が仕事の進め方を振り返る場であると認識して、KPTを継続的に実施しましょう。

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