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KPTとは | ふりかえりのフレームワーク・進め方・成功のコツ・ポイント

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KPTとは何か?組織の仕事の進め方を確認し、ふりかえりを行うためのフレームワークであるKPTについて、基本的なところを解説していきます。チームの能率を上げたいリーダーや、もっと効率的で生産性の高い仕事をしたいと考えている人はぜひ参考にしてください。

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KPTとは

仕事のプロジェクトや定期的な日常業務を「ふりかえる」ことが生産性の向上に寄与することは、多くのビジネスパーソンがうなずくところでしょう。そういった仕事の改善アクションのために用いるフレームワークとしてKPTがあります。

KPTとは、もともとシステム開発の世界で使われていたもので、これまでの仕事や活動内容を「Keep(成果が出ているので継続すること)」「Problem(問題があり改善が必要なこと)」「Try(新しく取り組むべきこと)」の順に検討し、今後のアクションを決めるというやり方です。それぞれの頭文字をとって「KPT」と呼ばれています。

まずは組織として行ってきた活動を「Keep」と「Problem」に振り分けた後、「Problem」に関する具体的な解決策やアイデアを「Try」に書き込むことで、現場の業務改善を行います。チーム全体の仕事の効率を高めるだけではなく、個人の生産性の向上にも寄与するアプローチでもあります。

KPTの確認事項

KPTを始めるにあたっては、まず次の点を確認しておく必要があります。

タイミング

KPTを行うタイミングは、仕事の区切りがついた直後がよいとされています。

プロジェクトがひと段落ついたら、あまり時間を開けずにふりかえりを行うことが好ましく、仕事の進め方に関して、細部までしっかりと覚えている状態で情報を書き出すことにより、KPTの質が上がります。

用意するもの

もっともポピュラーな進め方として、メンバー全員で見れるホワイトボードと、各々が意見を書き込むための付箋が必要になります。人数は5~6人ぐらいで行うのが望ましいとされているので、人数分の付箋を用意しておきましょう。

所要時間

KPTにかける時間は平均で1時間〜1時間30分程度が適当です。あまり長時間取り組んでも、細かい「P(問題点)」や実現可能性の低い「T(取り組み)」ばかりが出てくるようになり、本質的な生産性の改善につながらないことがあります。また、ふりかえりに時間を掛けすぎることにより、本来の業務に差し支えが出る可能性もあるでしょう。

人数

基本的には5~6人程度の小規模なグループで実施することが多いです。ただし、個人のふりかえり作業としても充分活用でき、日ごろの仕事の進め方に関して「K」と「P」を書き出し、業務改善につなげられます。

KPTの進め方

KPTの概要について説明したところで、実際に企業でKPTを実践するときの進め方について説明します。

KEEP→PROBLEM→TRYの順にふりかえる

まずホワイトボードの中心に縦線、さらに分割して左側に横線を入れます。左上を「Keep」、左下を「Problem」、そして右のスペースを「Try」と書き込みます。

書き込む場所を決めたら、「Keep」と「Problem」から振り返りを行った後、「Try」について解決策やアイデアを書き出します。それぞれ5分ほどの時間をとって各自付箋に記入し、終わったら該当するスペースに貼り出します。

2回目以降は、前回のTRYの内容をKEEPの欄に置き、今後も課題とし続けるかを確認する作業も行いましょう。

それぞれが付箋に意見を書いて話し合い

貼り出した付箋の内容について、参加者全員が意見をコメントしたり、ホワイトボードに書き出したりして話し合いをします。全員が意見を発表できるように、一人ひとりの発言時間が長くなりすぎないように注意しましょう。

Tryすることを具体化

話し合いが終わったら、それぞれが「Try」の欄に出ている課題に対し、具体的にどういうアクションを起こすかを確認していきます。

「~を注意する」「~を頑張る」といった抽象的なものは「Try」とは言えませんから、具体的にどういう行動をするのかを明確にすることが重要です。また、どういう仕組みにすれば、そこで話し合った「Problem」が解決できるかという視点をもつことと、実施するものに関しても、優先順位をつけることも必要でしょう。

KPT成功のコツ

効果的なKPT実施のためには、特に次のポイントに留意して進めることが重要です。

意見を出しやすくするコツ

参加人数が多い場合、周囲に遠慮して意見が出にくくなってしまうことがあります。

そういうときは、さらに細かくグループ分けをしたり、進行役を置いたりすることによって、意見が出やすい環境を整えるようにしましょう。特に慣れないうちはなかなか発言できない人も少なくありませんから、進行役が質問を投げかけるといったやり方で発言を促す工夫も必要となります。

また、同調意見しか出なかったり、異論が出にくかったりする場合には、あえて批判的な意見だけを提唱する時間をとるのも効果的でしょう。

継続するためのコツ

KPTを継続して実施するために、一度の話し合いで細部まで決めてしまうよりも、本当に必要なところだけ「Try」を決め、適度に次回への課題を残す方がメリットが大きいこともあります。

一度のKPTですべての問題が解決することはなく、さらに「Try」によって新たな課題が浮き彫りになることもあるため、定期的にKPTを実施して改善のサイクルを回していくという姿勢が重要です。

各項目のアイデアを出すときのコツ

上述のように、意見が出にくい場合は、進行役による質問やグループ分けなどが効果を発揮します。あらかじめ意見を引き出すための質問を考えておいたり、それをまとめる役を決めたりして、有意義な話し合いができる環境を整えることが重要です。

また、高い問題意識をもっているチームの場合、どうしても「Problem」に集中してしまうケースが多いです。問題だけではなく、それまでの活動で評価すべき点や、継続すべき「Keep」項目にも目を向けることも必要です。

実践例

最後に、企業のKPT実践例を紹介しておきます。企業向けソフトウェアの提供を行っているある企業では、定期的にKPTを用いて業務のふりかえりを行っています。

毎週末の昼にホワイトボードの前にメンバーを集め、それぞれがペンをもってその週に感じた「Keep」や「Problem」を書き出します。その後、Keepに書かれた内容を継続するため、Problemとして挙がったものを改善するために何をするか、Tryに書き込みます。

「しっかり」や「きちんと」といった抽象的な表現を避け、具体的にどういう行動をとるのかを明確にして、次週のスケジュールに落とし込みます。付箋を使うことで、だれもが平等に意見を出せることに加え、日ごろ発言が少ない人からも不満点や問題点を聞けるため、チーム全体の生産性の向上に役立っているようです。

KPTで仕事内容をふりかえろう

仕事の進め方について「ふりかえり」を行うためのフレームワークであるKPTについて説明してきました。KPTによる「ふりかえり」は、日ごろどういった意識で業務を進めているか、どうすれば効率的な仕事をして生産性を高められるかについて話し合う場といえます。

より長期的なスパンで進め方をふりかえられるタレントマネジメントシステムと合わせて活用することで、ふりかえりの効果により期待できるしょう。

重要なのはメンバー一人ひとりが自らふりかえりを行い、自ら解決策を導き出して改善するサイクルを作り上げることです。

そのためには発言しやすい環境を整えることや、大まかなルールを決めておくといった工夫が必要となります。ただの会議や進捗報告会とならないように、各々が仕事の進め方をふりかえる場であるということを忘れずに、継続的に実施することが重要です。

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