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海外拠点との超長期プロジェクト、管理の勘所は - 「Jooto」導入事例

最終更新日:(記事の情報は現在から439日前のものです)
プロジェクト管理ツール「Jooto」を導入したことで、国内外の拠点が関係する超長期プロジェクトでも、メンバー全員の情報共有やリアルタイムな進捗管理が可能になりました。「BOXIL SaaS AWARD 2023」導入事例セクショングローバル部門1位に選出されたSaaS活用事例を紹介します。

事例概要

株式会社PR TIMESが提供する、「Jooto」の活用事例です。

Jooto - 株式会社PR TIMES

Jooto
Jooto
導入事例セクション | BOXIL SaaS AWARD 2024
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サービス導入企業

  • 企業名:テラル株式会社
  • 業種:メーカー/製造
  • 従業員規模:501~1,000人
  • 所在地:広島県
  • 設立年:1918年

受賞部門

「BOXIL SaaS AWARD 2023」導入事例セクショングローバル部門1位

※対象
海外企業、海外拠点の生産性向上に貢献した事例を対象とする

導入前の課題

テラル株式会社は、ポンプや送風機、水処理関連、環境関連機器などを製造販売する企業です。広島県福山市にある本社を基点にして、中国、タイ、インドといった国外拠点を複数展開しています。

ToDo管理の個人任せ、拠点間の進捗管理が問題

手がけるプロジェクトは、部署や国内外の拠点をまたがる形で運営され、進捗状況やToDoの管理は重要なテーマです。ところが、これまでToDo管理などは個人任せになっていて、情報共有が不十分でした。

日本と中国、日本とタイなどの拠点間で行っている週次ミーティングでは、案件管理をExcelで行っていました。ただし、Excelファイルは入力の面倒さから最新状況が反映されにくく、進捗管理に支障が生じがちでした。

超長期プロジェクトの管理に難航

数年にわたって取り組む超長期プロジェクトの場合は、週単位で大きく進捗することが少ないため、いつ誰が何をするのか不明瞭なまま時間が経過し、ギリギリのタイミングになって作業に着手することがありました。

メールでの資料共有は非効率

また、プロジェクト資料の拠点間共有は、基本的にメールで行っていました。というのも、各拠点が異なるネットワークを使用して、共有ドライブが存在しなかったためです。その結果、必要な資料を探す作業に時間を取られていました。

導入による効果

こうした課題を解決するため、Excelの代わりにチームで使えるクラウド型タスク管理ツールを比較検討し、Jootoを導入しました。

その結果、2022年に次のような効果が得られました。

チーム全員でメンバーのToDoを把握

まず、チーム全員で各メンバーのToDoを共有できるようになり、全体の現状を把握することで進捗管理の精度が向上しました。それぞれの担当者も、タスクのチェックリストを見れば自分のやるべきことを視覚的に確認できます。

リアルタイムな情報共有で進捗確認が3分の2に

画面が視覚的に分かりやすいので更新頻度が上がり、情報共有がリアルタイムに行えています。Excelと違って情報のソート作業が不要で、抜けや漏れ、遅延が減りました。そして、週次ミーティングの開始時に毎回30分ほどかけて前週の振り返りを行っていたのですが、この確認作業を20分に、つまり3分の2に削減できたのです。その結果、本来の目的である議論や相談に使う時間を増やせました。

アラート機能で超長期プロジェクトも安心

アラート機能も役立っています。特に超長期プロジェクトでは、さまざまなタスクを動かし始めるべきタイミングで、担当者と上長にアラートを送るようにしました。これにより、漏れなくプロジェクトを進められると同時に、重要な作業でも「必要な時まで、放っておける」ため、普段は緊急度や優先度の高い業務に注力できています。

資料共有がメールより高効率

資料の拠点間共有も、Jooto導入で容易になりました。関連資料がJootoに集約され、メールと違ってJooto上で一覧化されるようになって、探す手間が大幅に減りました。

効果をもたらした機能

  • チェックを入れると各タスクの進捗率が分かる「チェックリスト機能」により、全体の進捗と自分のやるべきことを視覚的に把握できます。
  • 週単位の進捗があまりない超長期プロジェクトで、「アラート機能」を使って作業開始タイミングを見落とさないようにしました。アラートが担当者だけでなく上長にも送られるので、適切なフォローもできます。

参照)株式会社PR TIMES「海外拠点との情報共有がリアルタイムでできるように!進捗確認の時間も3分の2に削減」https://www.jooto.com/casestudy/teral/, 2023/2/10確認

BOXIL SaaS AWARDとは

「BOXIL SaaS AWARD(ボクシル サース アワード)」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS(ボクシル サース)」を運営するスマートキャンプ株式会社が、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。年1回、SaaSの日(※)を記念し発表しているほか、Spring、Summer、Autumn、Winterの四半期ごとにも、優れたSaaSを表彰しています。

「BOXIL SaaS AWARD 2023」では、エントリー式で審査する「導入事例セクション」と、データを元に定量評価する「BOXIL SaaSセクション」「BOXIL EXPOセクション」「BOXIL SaaS質問箱セクション」の計4つのセクションを設けています。各セクションの選考基準に従い、部門ごとにもっとも評価の高いサービスを部門1位として選出します。さらに部門1位の中から総合1位を選出し、その証として「Best SaaS in Japan」の称号を付与します。

「BOXIL SaaS AWARD 2023」公式サイトはこちら
「BOXIL SaaS AWARD 2023」導入事例セクション受賞サービス一覧はこちら

※スマートキャンプが独自に定めた記念日で、毎年3月4日です

プロジェクト管理・工数管理ツールの選び方ガイド20240418.pptx.pdf
プロジェクト管理・工数管理
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