オフィススイート比較8選！導入メリットと選定ポイント

最終更新日：2024-07-17（記事の情報は現在から123日前のものです）

おすすめのオフィススイートをボクシル編集部が徹底比較。オフィススイートを選定する際のポイントや導入するメリットを解説しています。この記事を読めばどのオフィススイートを導入するべきかどうかがわかります。

オフィススイートとは

オフィススイートとは文書作成、表計算、プレゼンテーション作成など、ビジネスシーンの書類作成で必要となるソフトウェアをまとめたパッケージのことです。それぞれのソフトウェアは単体での購入も可能ですが、オフィススイートとして利用することで、統一感のある操作性やデータ連携のしやすさなどのメリットを得られます。

オフィススイートに含まれる製品

オフィススイートに含まれる製品は、提供元やプランによって異なりますが、一般的には次の製品が含まれています。

製品名	概要	代表的な製品
ワープロソフト	文字の装飾やレイアウト調整、画像や図形の挿入など、文書作成に特化したソフトウェア。	Microsoft Word,Google ドキュメント
表計算ソフト	数値データの入力、計算、分析に特化したソフトウェア。関数やグラフ作成機能などを活用し、複雑なデータ処理も可能。	Microsoft Excel,Google スプレッドシート
プレゼンテーションソフト	スライド形式で資料を作成し、発表するためのソフトウェア。アニメーションやトランジション効果を加え、視覚的に訴求力のあるプレゼンテーションを作成。	Microsoft PowerPoint,Google スライド
その他のツール	メール、カレンダー、チャット、ビデオ会議など、ビジネスコミュニケーションを円滑にするためのツール。製品やプランによって含まれるものが異なる。	グループウェアの各製品

オフィススイートを導入するメリット

オフィススイートを導入して得られるメリットは次のとおりです。

業務効率化

オフィススイートを導入することで、業務効率を向上させられます。たとえば、ワープロソフトで作成した文書を、プレゼンテーションソフトに簡単に取り込んだり、表計算ソフトで作成したグラフをプレゼンテーション資料に挿入したりできます。

コスト削減

オフィススイートは、複数のソフトウェアを個別に購入するよりもコストを抑えられます。クラウド型のオフィススイートであれば、初期費用を抑えて利用を開始できるだけでなく、常に最新のバージョンを利用できるため、アップデートにかかる費用も削減可能。ライセンス管理やサーバーメンテナンスなどの手間も省けるため、間接的なコスト削減効果も期待できます。

コラボレーションの促進

オフィススイートは、チームでの共同作業を効率化する機能が充実しています。たとえば、複数人で同時に同じ文書を編集したり、コメント機能を使って意見交換をしたりできます。また、クラウド型のオフィススイートであれば、ファイルの共有やバージョン管理も容易に行えるため、チームメンバーとの情報共有がスムーズになり、生産性の向上につながるでしょう。

セキュリティの向上

クラウド型のオフィススイートであれば、データは安全なサーバーに保管され、定期的なバックアップも実施されるため、セキュリティを担保できます。また、アクセス権限の設定や二段階認証を活用することで、不正アクセスを防ぎ、機密情報を保護できます。

オフィススイートの比較ポイント

オフィススイートを比較する際は、いくつかの重要なポイントを見逃さないようにしましょう。多くの企業で利用されているMicrosoft 365とGoogle Workspaceを中心に解説します。

クラウドでの共同作業

クラウドで共同作業ができるかどうかは、チームでの利用を検討している場合に重要なポイントです。クラウド型のオフィススイートであれば、複数人で同時に同じファイルを編集したり、コメント機能を使って意見交換したりできます。また、ファイルのバージョン管理も自動で行われるため、誤って上書きしてしまう心配もありません。

機能

オフィススイートによって搭載されている機能は異なります。たとえばMicrosoft 365はWord、Excel、PowerPointに加えて、メールソフトのOutlookやチャットツール、ビデオ会議ツールなどが含まれています。一方、Google Workspaceは、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドに加えて、GmailやGoogle Meetなどが含まれています。それぞれのオフィススイートを比較し、ニーズに合ったサービスを選びましょう。

価格

オフィススイートの価格は、プランやユーザー数によって異なります。一般的に、クラウド型のオフィススイートは、月額または年額のサブスクリプション形式で提供されています。無料プランもありますが、機能を制限されている場合が多いです。有料プランは、機能やストレージ容量によって価格が異なります。予算に合わせて、最適なプランを選びましょう。

互換性

オフィススイートによって、ファイル形式や互換性が異なります。たとえばMicrosoft 365は独自のファイル形式であるdocx、xlsx、pptxを使用していますが、Google Workspaceはこれらのファイル形式を開いたり編集したりできます。また、Microsoft 365はWindowsやmacOSに対応していますが、Google WorkspaceはWebブラウザがあればどのOSでも利用可能です。自社の環境に合っているか確認しましょう。

サポート体制

オフィススイートのサポート体制は、製品によって異なります。Microsoft 365は電話、チャット、メールなど、複数の窓口でサポートを提供しています。一方、Google Workspaceはオンラインヘルプやコミュニティフォーラムでのサポートが中心です。想定される運用に合わせて、サポート体制を確認しましょう。