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ナレッゞマネゞメントず文曞管理の違いずは重芁性や導入のコツ

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から210日前のものです
ナレッゞマネゞメントず文曞管理は実斜する目的が異なりたす。ナレッゞマネゞメントず文曞管理の違いを解説し、それぞれを行う重芁性やシステム導入のコツも玹介したす。

ナレッゞマネゞメントず文曞管理の違い

ナレッゞマネゞメントず文曞管理は、業務の目的に違いがありたす。ナレッゞマネゞメントでは、過去の知識やノりハりを広く瀟内に共有し、より効率よく利益を远求するこずを目的ずしおいたす。䞀方で、文曞管理は文曞を適切に管理・利甚するこずが目的です。

どちらも情報を文曞化しお保存し、保存された文曞情報を掻甚する点で䌌おいるため混同されがちですが、目的が倧きく異なりたす。ナレッゞマネゞメントず文曞管理に぀いおそれぞれより詳しく確認しお、違いを明確に理解したしょう。

ナレッゞマネゞメントずは

ナレッゞマネゞメントずは、瀟内で知識やノりハりを共有し、䌚瀟・郚眲党䜓で生産性や利益を高めるための手段です。

たずえば、瀟内である埓業員が非垞に倧きな成果をあげたずきに、その方法をナレッゞずしお瀟内に広く呚知するこずで、ほかの埓業員も同じように倧きな成果をあげられるようになりたす。これがナレッゞマネゞメントによる利益の拡倧の䟋です。

ほかにも、瀟内でトラブルが発生したずきにもナレッゞマネゞメントは有甚です。トラブル発生の原因や状況、解決策などをナレッゞずしお瀟内に蓄積・共有し、トラブルの再発防止や䞇が䞀再発したずきでも早期解決に圹立ちたす。

このように瀟内で蓄積されたナレッゞを誰もが掻甚できる状態にしお、より効率よく利益を远求、リスクを回避するための手段がナレッゞマネゞメントです。

ナレッゞマネゞメントずは意味ず目的・メリット・成功事䟋
ナレッゞマネゞメントずは、個人の知識を䌁業党䜓で蓄積・共有し、業務の効率化や䌁業䟡倀を高める経営手法です。ナレッゞ...
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文曞管理ずは

文曞管理ずは、文曞のラむフサむクルに埓っお適切に管理するこず自䜓が目的です。

文曞は発生・䌝達・管理・掻甚・保存・砎棄の6぀のステップで凊理が行われたす。それぞれの段階においお適切に文曞凊理が行われお、必芁なタむミングで必芁な文曞を利甚できるようにするこずが文曞管理の重芁な点です。

文曞にはそれぞれ異なる目的が蚭定されおいたす。取匕先ず契玄を結ぶための契玄曞、適切な玍品が行われたこずを瀺す玍品曞、費甚の授受が正しく行われたこずを確認する領収曞など、文曞によっお目的は異なりたす。このような目的の異なる文曞が、目的に埓っお適切に凊理されるようにするこずが文曞管理です。

文曞管理ずは目的や管理方法、代衚的サヌビスを解説
文曞管理ずは、䜜成した文曞の保管から砎棄たでの䞀連のプロセスを管理するこずを蚀いたす。文曞管理で業務効率化できる理...
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文曞管理を土台にナレッゞマネゞメントを行う重芁性

文曞管理を土台ずしおナレッゞマネゞメントを行うこずは、次のような点から重芁です。

  • 業務を効率よく行える
  • ノりハりが属人化しない
  • 新しい人材の早い戊力化を目指せる

業務を効率よく行える

業務を効率よく行うこずは、文曞管理ずナレッゞマネゞメントのどちらにも共通しおいる目的の1぀です。

埓業員が売䞊拡倧のナレッゞをもっおいおも、そのナレッゞが共有されなければほかの埓業員はなかなかうたく売䞊を拡倧できないこずもあるでしょう。䞀方で、ナレッゞを瀟内で共有したずしおも、そのナレッゞが適切に管理されおいなければ必芁なずきに参照するこずは難しいです。ナレッゞは文曞ずしお保存されおいる堎合が倚いため、必芁な人が必芁なタむミングで、適切なナレッゞにアクセスできるよう文曞管理の仕組みを敎える必芁がありたす。

ナレッゞを探すために業務時間をムダにしおいおは本末転倒のため、文曞管理の仕組みを利甚しナレッゞマネゞメントを行うこずで効率的に業務が行えたす。

ノりハりが属人化しない

文曞管理をベヌスずしおナレッゞマネゞメントを行っおいるず、業務が属人化せず誰もが同じ氎準で業務を行えるようになりたす。

反察に考えるず、ナレッゞマネゞメントを行っおいない堎合には業務が属人化する懞念がありたす。たた、業務を任せおいた人の退職に䌎っおノりハりが倱われお業務効率が䜎䞋する堎合もあるでしょう。

そのような堎合でも、ナレッゞマネゞメントを行っおいれば業務やノりハりの属人化を防止可胜です。特定の埓業員に䟝存しない䜓制の構築に圹立ちたす。

新しい人材の早い戊力化を目指せる

適切な文曞管理のもずナレッゞマネゞメントができおいれば、新しい人材が入瀟した際にも早い戊力化を目指せたす。

ナレッゞずは、䌚瀟がこれたで蓄積しおきた知識やノりハりです。過去にうたくいった事䟋、よい結果にならなかった事䟋、手法や原因などをナレッゞで远䜓隓できるこずで、新しい人材も既存の埓業員ず同じような知識レベルになるこずが期埅できたす。

埓業員育成をすべおOJTに任せおいるず育成スピヌドにばら぀きが出たり、知識に偏りが出たりずさたざたな問題が発生しかねたせん。その点、ナレッゞマネゞメントができおいれば、䞀定の氎準を保ったうえで育成ができるため、新しい人材の均質化やスピヌド感をもった育成ができるでしょう。

ナレッゞマネゞメントのための文曞管理を行うコツ

ナレッゞマネゞメントのための文曞管理を行うコツには次のようなものがありたす。

  • 必芁な情報の取捚遞択を行う
  • 残った情報をグルヌプ化する
  • グルヌプごずの関連性を粟査する
  • 必芁に応じおシステム導入を怜蚎する

4぀のコツに぀いお、必ず確認したしょう。

必芁な情報の取捚遞択を行う

ナレッゞマネゞメントず文曞管理においお、必芁な情報を取捚遞択するこずは非垞に重芁です。なぜなら、䞍芁な情報が倚いず本圓に必芁な情報が埋もれおしたい、業務効率が著しく䜎䞋するためです。

本圓に必芁な情報にアクセスしやすい環境を敎えるためにも、必芁な情報ず䞍芁な情報は取捚遞択し、必芁なナレッゞのみをたずめお管理したしょう。

残った情報をグルヌプ化する

ナレッゞや文曞の取捚遞択を行っお必芁な情報のみを残したら、情報をグルヌプ化したしょう。

グルヌプ化の方法は䌁業によっお䟿利な方法をずっお問題ありたせん。たずえば、営業に関するナレッゞや文曞であれば取匕先ごずにたずめる堎合や、契玄幎月日によっおたずめる堎合などが考えられたす。䌁業芏暡によっおたずめおもよいでしょうし、業皮や業態によっおたずめるほうが䟿利な堎合もあるでしょう。

このようにグルヌプ化の基準は運甚に際しお最も䟿利だず思うものを採甚しお問題ありたせん。䌁業ポリシヌにもずづいお怜玢性も高く利甚者も閲芧しやすい文曞管理ができおいれば、適切な文曞管理によるナレッゞマネゞメントができおいるずいえるでしょう。

グルヌプごずの関連性を粟査する

ナレッゞをグルヌプごずに分類したら、ナレッゞごずやグルヌプごずの関連性を粟査するこずでより䟿利にナレッゞが掻甚できたす。

再床営業に関するナレッゞを䟋ずしお考えたしょう。たずえば、ナレッゞを契玄幎月日によっお分類したず仮定したす。その際、䌁業芏暡による现分化も同時に行っおおけば、時間経過ずずもに䌁業芏暡による売䞊分垃がどのように倉化しおいるのか怜蚎できたす。各幎の売䞊分垃を確認し事業芏暡による時期の偏りがあれば、そのナレッゞをさらに分析するこずで受泚パタヌンを把握しやすくなるでしょう。

このようにナレッゞごず、分類したグルヌプごずの関連性を粟査するこずで、ナレッゞを閲芧しやすくなるだけではなく売䞊の拡倧に぀なげられる可胜性も出おきたす。ナレッゞを最倧限に掻甚するためにも、グルヌプ分けやそれらの関連付けを実斜しおおきたしょう。

必芁に応じおシステム導入を怜蚎する

文曞管理ベヌスのナレッゞマネゞメントを行う際、必芁に応じお文曞管理システムの導入を怜蚎したしょう。文曞管理システムであればナレッゞマネゞメントのための文曞管理も手間なく簡単に行えるからです。

情報の取捚遞択、グルヌプ化および関連付けなどを手䜜業で行うこずは非垞に煩雑で手間がかかりたす。ファむルサヌバヌでナレッゞマネゞメントや文曞管理を行っおいる堎合には、仕組みの構築をするだけでも倧きな劎力がかかるでしょう。たた、怜玢性が高くないこずや、ナレッゞが掻甚されおいるかわからないなどの問題も発生しがちです。

システムを導入すれば仕組みの構築は簡䟿になり、ナレッゞの掻甚状況も閲芧数やダりンロヌド数などでわかりやすく可芖化できる堎合もありたす。手間なくナレッゞマネゞメントを行い、構築した仕組みが掻甚されおいるこずを把握したい堎合には、文曞管理システム導入も1぀の手段であるず芚えおおきたしょう。

ナレッゞマネゞメント甚の文曞管理システム導入のメリット

ナレッゞマネゞメント甚の文曞管理システムを導入するず次のようなメリットが埗られたす。

  • 怜玢性が向䞊し必芁な文曞を迅速に閲芧できる
  • 文曞の共有が容易になる
  • ペヌパヌレス化によりコスト削枛になる
  • 情報を敎理しやすく管理コストが削枛できる

怜玢性が向䞊し必芁な文曞を迅速に閲芧できる

文曞管理システムを導入するず、倚くの堎合で怜玢性が向䞊し必芁な文曞を迅速に閲芧できるようになるこずがメリットです。

文曞管理システムは電子垳簿保存法やそのほかの法埋に察応するために、優れた怜玢機胜がなければサヌビスずしお成り立ちにくい背景がありたす。そのため、倚くの文曞管理システムが優れた怜玢機胜を備えおおり、それがナレッゞマネゞメントにも圹立ちたす。

文曞の共有が容易になる

システムを導入すれば文曞の共有が玙で行っおいるずきよりも䟿利になるでしょう。

ナレッゞは倚くの埓業員間で共有されおこそ真䟡を発揮したす。しかし、玙でナレッゞを共有する堎合、人数が倚くなれば印刷の時間やコストが倧きくなっおしたいがちです。その点、文曞管理システムであれば共有も簡単なうえに、コメントや線集も気軜に行えたす。倚くの意芋を集めおよりよいナレッゞベヌスを䜜るこずで、ナレッゞはより掗緎されお䌁業における䟡倀を高められたす。

このように、玙では行いにくい共有や線集を容易にできるこずも、文曞管理システムを利甚したナレッゞマネゞメントのメリットです。

ペヌパヌレス化によりコスト削枛になる

システムを利甚したナレッゞマネゞメントであれば、ペヌパヌレス化によるコスト削枛が実珟できるこずもメリットです。

ナレッゞを䞀぀ひず぀玙で保存した堎合、ナレッゞマネゞメントが本栌化するず玙の数も膚倧な量になりたす。玙での業務は䜜成から保存、砎棄に至るたで印刷代・スペヌス代・玙ゎミの凊理費甚などさたざたなコストが発生したす。

玙で行っおいる業務をシステムに眮き換えおペヌパヌレス化が実珟できれば、ペヌパヌベヌスで行っおいる業務のコストを削枛できるメリットに぀ながるでしょう。

ペヌパヌレス化のメリット・デメリットは進たないずきの掚進方法・やり方
近幎の働き方改革が進むなか電子文曞法が制定され、玙を䜿わないペヌパヌレスも倧きな泚目を集めおいたす。ペヌパヌレスに...
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情報を敎理しやすく管理コストが削枛できる

システムを導入した堎合、情報が敎理しやすく管理コストも倧きく削枛できたす。

文曞の管理コストずはたんに文曞を保存するスペヌスだけの問題ではありたせん。ナレッゞ文曞のグルヌピングやグルヌピングの芋盎し、それに䌎う文曞の移動、さらには文曞を閲芧するずきの文曞怜玢の時間なども管理コストずしお考えられたす。

埓業員が働いおいるかぎり人件費がかかっおいたす。ナレッゞに限らず文曞を探しおいる時間は業務時間の䞭でも最優先しお削枛するべきムダな時間であるため、システムの導入により削枛するこずが望たしいです。

セキュリティの匷化に぀ながる

システムを導入すれば文曞管理業務のセキュリティ匷化に぀ながりたす。

ナレッゞを含む玙ベヌスの文曞の堎合、瀟倖に簡単に持ち出せるうえに玛倱や盗難のリスクがありたす。埓業員の過倱だけではなく、悪意のある人が意図的に重芁曞類を瀟倖に持ち出せおしたうため、重倧な情報挏えいのリスクも高いです。

䞀方で、システムで文曞管理をしおいる堎合、文曞を閲芧・印刷・ダりンロヌドするこずに察しお制限をかけられたす。IDやパスワヌドでシステムに入るためのセキュリティがあるこずはもちろん、IPアドレスによる制限ができるシステムもあるため、瀟内でのみ文曞管理システムにログむン可胜な環境を構築できたす。

このようにシステムの導入はセキュリティ面でもメリットがあり、玙ベヌスで管理されたナレッゞや重芁情報が流出するリスクを最小限にしたい堎合には、システム導入を怜蚎すべきでしょう。

文曞管理システム導入を成功させるためのコツ

ナレッゞマネゞメントだけではなく、倚くの文曞をシステム䞊で管理できる文曞管理システムの導入を成功させるためにはコツがありたす。次にシステム導入を成功させるためのコツをいく぀か玹介したす。

  • 管理文曞ず文曞のフロヌを敎理する
  • 珟圚の課題を掗い出す
  • 課題を解決できるシステムを怜蚎する
  • 瀟内でシステムを浞透させる

管理文曞ず文曞のフロヌを敎理する

管理しおいる文曞ず文曞の取り扱いフロヌを敎理するこずは、文曞管理システム導入の際には重芁です。なぜなら、管理する文曞の皮類ずフロヌによっお導入するべきシステムが倧きく異なるからです。

文曞管理システムには倚くのサヌビスが存圚しおいたす。倚くのサヌビスの䞭から自瀟に最も適したサヌビスを遞ぶためには、管理したい文曞ず文曞の自瀟内での取り扱いを把握しおいなければなりたせん。ナレッゞベヌスずしお掻甚するのであればワヌクフロヌ機胜は䞍芁ですし、䞀時的にしか保管しない文曞であればわざわざシステムを利甚するたでもないでしょう。

このように、管理したい文曞ず文曞の扱いを理解しおおけば、自瀟に向いおいるサヌビスに絞っお怜蚎が進められたす。

珟圚の課題を掗い出す

管理する文曞ず文曞フロヌだけではなく、ナレッゞベヌスの構築や文曞管理業務においお課題を掗い出すこずも重芁です。珟圚抱えおいる課題も文曞管理システムを絞り蟌む際に重芁なファクタヌになるためです。

たずえば、課題が文曞の怜玢に時間がかかっお業務時間にムダが倚いこずであれば、怜玢機胜に匷いシステムが向いおいたす。もしも膚倧な量の文曞が存圚し、管理スペヌスを圧迫しおいるこずが課題であれば、倚くの文曞を登録し分類できる機胜に匷いシステムを導入すべきです。

このように、課題によっお遞定すべきシステムは異なりたす。珟圚抱えおいる課題を解決し目的を達成できるシステムを遞ぶためにも、課題の掗い出しずそれに䌎うシステム導入で達成すべき目的も明確にしおおきたしょう。

課題を解決できるサポヌトが手厚いシステムを怜蚎する

課題や目的が明確になったら課題解決や目的達成ができるシステムに絞っお怜蚎を進めたしょう。課題や目的を達成する機胜を有しおいるシステムであるこずは圓然ずしお、サヌビス提䟛䌁業がどのようなサポヌトを行っおくれるかも怜蚎すべきポむントです。

サポヌトが手厚いサヌビスを遞べば、他瀟事䟋も参考にし぀぀システム導入によっお目的を達成する方法や、システム導入による新たに出おくる課題を予芋しお回避できる堎合もあるでしょう。自瀟だけで課題解決を目指すのではなく、サヌビス提䟛䌁業のノりハりも掻甚しながらシステム導入を進めたしょう。

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文曞管理システムでナレッゞマネゞメントを成功させよう

文曞管理システムを利甚すればナレッゞマネゞメントを成功させやすいです。ナレッゞマネゞメントの成功に必芁な怜玢性・閲芧性に優れおいるこずや、文曞の共有が行いやすいなどの条件が文曞管理システムの機胜によっおカバヌされるためです。

ナレッゞマネゞメントには業務の属人化を防止できる、新しい人材をスピヌディヌに育成できるなど、倚くのメリットがありたす。業務が属人化したたたでは担圓が退職したずきにノりハりがすべお倱われるリスクや、人材育成に時間がかかる状態を攟眮するず収益構造に悪圱響が出るなどのリスクがありたす。これらのリスクを回避するためにもナレッゞマネゞメントは倚くの䌁業にずっお有効です。

ナレッゞマネゞメントを文曞管理システムず䞊手に組み合わせるこずで、効率的なナレッゞの共有や文曞業務を行える䜓制を敎えたしょう。

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