採用管理をExcel（エクセル）で行う方法は？メリット・デメリット

採用管理をExcel（エクセル）で行う方法は2パターン

採用管理をExcelで行う方法には、次の2つのパターンがあります。

• 自社で採用管理シートを作成する
• テンプレートを利用する

自社で採用管理シートを作成する

採用管理をExcelで行う方法の1つ目として、自社で採用管理シートを作成することです。自社が必要な情報だけをまとめて作成できるため、管理しやすく見やすい点がメリットです。ただし、記載する情報が多くなると一覧性が下がってしまうことや、シート数が増えると表計算ソフトが重くなって業務効率が低下するなどのデメリットがあります。

一覧性を意識したシートと詳細を管理するシートを別で作成したり、部署ごとに候補者のシートを分割したりして対応しましょう。

テンプレートを利用する

採用管理をExcelで行う2つ目のパターンは、テンプレートを利用することです。Web上には採用管理のためのテンプレートが多く存在しています。これらのテンプレートを自社用にカスタマイズして利用することで、最小限の手間で採用管理シートを作成できることが大きなメリットです。

一方で、カスタマイズしにくいテンプレートがあったり、自社の採用活動にマッチするテンプレートが見つからなかったりするなどのデメリットも存在します。一から自社で作成したほうが早い場合もあるため、テンプレート利用は状況に応じて検討しましょう。

Excelで採用管理を行う5つのメリット

Excelで採用管理を行うことには次のような5つのメリットがあります。

• 低コストで採用管理が行える
• 自由に項目のカスタマイズが可能
• 多くの分析しやすい機能が利用できる
• 多彩なグラフが利用可能でわかりやすい
• 応募者や進捗管理を一覧化できる

低コストで採用管理が行える

Excelは多くの企業ですでに利用している表計算ソフトです。Excelを未導入の企業以外は追加コストなしで採用管理シートを作成できることがメリットと言えます。

また、Excelが導入済みの企業であれば、シート作成後も教育コストがかからずに採用管理を始められます。直接的なコストも間接的なコストもかからない点は、Excelで採用管理を行うことの大きなメリットです。

自由に項目のカスタマイズが可能

Excelは表計算ソフトであるため、管理項目の追加や変更が自由にできます。採用ニーズに合わせて項目を自由に編集・追加・削除できることで、採用活動にぴったりマッチした採用管理シートが作成可能です。

採用管理シートがニーズにマッチしたものになれば、採用活動をスムーズに進められるため、必要な人材を的確に獲得することが期待できるでしょう。

多くの分析しやすい機能が利用できる

Excelの最大の特徴は関数やフィルタ機能など、分析に優れた機能を多く有していることです。それらの機能を十分に活用できれば分析業務も容易になります。

応募者の属性を絞って検討も可能で、応募経路ごとの応募数や採用数などの集計も簡単になるでしょう。また、採用コストの集計も可能なため、一人あたりの採用コストを削減したい場合にもExcelの分析機能は有効に使えます。

多彩なグラフが利用可能でわかりやすい

分析機能に合わせて多彩なグラフが利用できることもExcelのメリットです。図やグラフはテキストで書かれているだけの情報よりも数倍の情報伝達力があるといわれています。

ただExcelに文字を打ち込んで数字を分析するよりも、図やグラフにしたほうが、より的確な分析ができる可能性は高まるでしょう。

応募者や進捗管理を一覧化できる

応募者や進捗管理を一覧化できることもExcelによる採用管理のメリットの1つです。履歴書や職務経歴書、各面接官が対応した際の面接シートなどがバラバラに存在していると、それぞれの書類の管理や紐づけが煩雑になってしまいます。

Excelで応募者の情報や進捗状況を一覧化して管理すれば、応募者情報を整理しやすく、選考が問題なく進んでいることも瞬時に判断できるでしょう。情報をわかりやすく整理することは業務効率化の観点から非常に重要なため、Excelを用いて情報をまとめて採用管理を行いましょう。

Excelで採用管理を行う5つのデメリット

Excelでの採用管理をする際のデメリットは次のとおりです。

• 複数人の同時編集ができない
• 動作が重くなる場合がある
• 更新漏れや入力ミスの可能性がある
• 関数が苦手な場合は扱いが難しい
• 非効率な部分が多くなる

複数人の同時編集ができない

Excelは複数人での同時編集ができないことが弱点です。2人で同時に同じファイルを編集したい場合、一方はもう一方の作業が終わるまで待機する必要があります。そのため、情報をリアルタイムでは共有できず、スピーディーな選考活動を妨げてしまうケースがあるでしょう。

また、待機中に別の仕事が入ってしまいそのまま更新が漏れてしまうことも懸念されます。このように、同時更新ができないことで多くの問題を誘発する可能性があると覚えておきましょう。

動作が重くなる場合がある

Excelはシートの数が増えたり関数の数が増えたりすると動作が重くなってしまう場合があります。ファイルを開く際や文字を入力して計算する際に何度もシートが固まる、再起動が必要になるといった状況では、業務効率が著しく低下します。

関数処理の時間を待機していなければ次の作業が行えない状況に陥ってしまうと、人的コストもムダになってしまう可能性があるため、この点はExcelのデメリットといえるでしょう。

更新漏れや入力ミスの可能性がある

Excelで作業をする場合は多くの場合、手入力が必要になります。その際、入力間違いや入力漏れが発生してしまうケースも想定しなければなりません。

また、設定していた関数を削除してしまった場合には、正しい数値が自動で計算されず、修正対応にもまた余計な時間と手間がかかってしまいます。このように手作業での入力が多くなることから、Excelでの採用管理にはミスが多くなるデメリットがあります。

関数が苦手な場合は扱いが難しい

関数が苦手な場合はExcelの扱いが難しい場合も多いでしょう。関数があり計算が自動化できることはExcelのメリットでもありました。しかし同時に、関数が使えなければExcelで自動化は行えず、メリットを活かしきれない可能性もあります。

関数をある程度使いこなせる人であればExcelは強力な武器になります。しかし、関数を理解していない人が調べながらExcelを利用する場合、通常よりも多くの時間がかかる可能性があることを考慮しなければなりません。

非効率な部分が多くなる

Excelで採用管理を行うデメリットをまとめると、非効率な部分が多くなる可能性が高いといえるでしょう。

複数人での同時作業ができないことやファイルが重いことが原因で待機時間が発生する可能性があり、手入力による入力ミスや更新漏れの可能性もあります。さらに、関数が使えない場合にはそもそもExcelの機能を十分に活かせず業務効率は大きく低下します。

このように、Excelで採用管理を行う場合には、非効率な部分を残しつつシートを利用しなければならないことがデメリットだといえるでしょう。

Excelから採用管理システムへ移行するメリット

メリット・デメリットのあるExcelでの採用管理を脱却し、採用管理システムを導入したときにどのようなメリットがあるのか確認します。

そもそも採用管理システムとは、候補者管理から面接日程、候補者に関わる資料などを一元管理できるシステムです。採用活動に関わる多くの業務の1つのシステム内で完結できます。

採用管理システムについては次の記事をご参照ください。

これらの採用管理システムを利用するとどのようなメリットがあるのか確認しましょう。

自動でデータ分析ができる

採用管理システムを使えば、Excelのように自身で関数の設定やフィルタリングなどをする必要もなく、自動でデータの集計や分析ができます。システムに登録した情報を自動で集計し、データ分析まで行ってくれるため、余計な作業に手間取ることなく、候補者を選定するための重要な業務に集中できます。

分析業務はデータ分析のシートを作ることが目的ではなく、分析した結果を用いて採用の施策を立案・実行し、優秀な人材を確保することが目的です。採用管理システムを利用すれば、目的により近づく業務に集中できるため、導入の効果は大きいでしょう。

選考がスムーズでスピーディーになる

Excelで行っていたシート作成のような業務を削減できたことで、採用担当者は本来行うべき面接や採用基準作成などのコア業務に集中できます。分析もシステムが自動で行ってくれるため、分析データをもとに選考をどのように進めるか方針を立てることも簡便になるでしょう。

結果、採用担当が選考業務に注力できて、選考業務がスムーズでスピーディーになります。これまではExcelのシート作成やシートへのデータ入力、ミスが発生したときのリカバリー業務などに費やしていた時間をすべて選考業務に当てられます。そのため、滞りなく選考が進み、スピーディーな採用活動が実現できるでしょう。

採用のミスマッチ減少が期待できる

採用担当が採用業務以外に多くの時間を取られていた際は、応募者の分析や採用した人材がどの程度定着しているか追いかけて分析することも難しかったでしょう。しかし、採用担当が本来行うべきだった採用管理の業務に多くの時間をかけられるようになった結果、採用の質そのものが向上し、入社した人材のその後の活躍も追いかけられるようになります。

どのような媒体からどういった志望動機で入社した人がその後活躍しやすいのか、各部署が求めている人材はどのような人かなどを的確に把握することで、応募者と各部署のミスマッチも減少することが期待できます。有限である採用担当の時間的リソースをムダにせず、採用業務業務を効率化することで、全社的なメリットを感じられるでしょう。

採用管理システムを利用して効率的な採用を行おう

採用管理システムを利用すれば効率的な採用が行えます。Excelで行っていた業務を効率化し、採用担当が本来の採用業務に集中し多くのリソースを投下できるようになるからです。

たしかにExcelでの採用管理にはメリットがあります。導入にコストがかからない点、自社に必要な情報をまとめられるカスタマイズ性がある点、関数やグラフで分析ができる点などです。しかし、Excelの採用管理には業務が非効率的になりがちであるという大きなデメリットも同時に存在しています。

Excelの性能を十分に活かす知識がある場合や、ファイルを分けて運用でカバーできる場合にはExcelでの採用管理も有効でしょう。しかし、応募者の人数が増えてくるとそれらの対策は現実的ではなくなります。

多くの応募者を抱えておりExcelでの採用管理に限界を感じている人は、ぜひ採用管理システムを導入して採用業務の効率化を検討しましょう。