請求書のデータ化で紙の原本が不要！電子化の方法4つやおすすめのツールも解説

電子帳簿保存法へ適用すれば紙の原本は不要

電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙の請求書をデータ化して保存可能です。これにより、原本である紙の請求書は不要となります。電子帳簿保存法への対応は、紙の請求書の保管スペース削減や紛失リスクの軽減につながり、業務効率化にも貢献します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することに関する法律です。従来は紙での保存が原則であったところから、電子帳簿保存法により一定の要件を満たせば電子データでの保存が可能になりました。なお、電子取引により電子データで受け取った請求書は、それを原本として電子データのまま保存することが義務付けられています。

電子帳簿保存法でスキャン保存に必要な要件

電子帳簿保存法では、電子データの信頼性を確保するためには「真実性の確保」「可視性の確保」が必要です。真実性の確保とは、電子データが改ざんされていないと保証できることです。一方、可視性の確保とは、保存した電子データを必要なときに速やかに検索および閲覧できることをさします。

下記は詳細な要件がまとまっている表です。要件は改正されることもあるため、国税庁のWebページで最新の情報を確認しましょう。

※出典：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」p.2（2023年7月）

請求書をデータ化する方法

請求書をデータ化する方法には、主に次の4つがあります。

スキャナやAI-OCRを活用し自社でデータ化する

スキャナで紙の請求書を読み取り、AI-OCR（光学文字認識）ソフトを使ってテキストデータに変換する方法です。自社でデータ化するためコストは抑えられるものの、作業に時間がかかります。

データ化代行サービスを活用する

専門業者にデータ化を依頼する方法です。自社での作業は不要となり、大量の請求書も短期間でデータ化できます。ただし費用がかかるため、予算をつけられる場合に有効な方法といえます。

請求書の受領やデータ化代行サービスを活用する

請求書の受け取りからデータ化までを一括で代行してくれるサービスです。送付されてきた請求書を代わりに受け取り、データ化して納品してくれます。また受領した請求書を保管してくれるサービスもあります。自社での作業が不要となるものの、こちらも費用が高額です。

取引先に電子請求書でのやり取りをお願いする

取引先に電子請求書での発行を依頼する方法です。紙の請求書自体が発生しないため、データ化の手間が省けます。ただし、取引先の協力が必要となります。

請求書をデータ化するメリット

請求書をデータ化することで、次のようなメリットがあります。

物理的な保管スペースの削減

紙の請求書を保管する必要がなくなり、オフィススペースを有効活用できます。特に、大量の請求書を保管している企業にとっては大きなメリットといえます。

検索性や整理しやすさの向上

電子データ化された請求書は、キーワード検索や日付・金額での絞り込みなど、さまざまな方法で簡単に検索できます。必要な情報を素早く見つけ出せるため、業務効率が向上します。

紙書類の管理工数を削減

請求書のファイリングや紛失時の対応において、紙書類と比べて手間を減らせます。これにより業務効率化につながり、重要な業務へ集中できます。

請求書をデータ化する際の注意点

請求書をデータ化する際には、次の点に注意が必要です。

改ざん防止の取り組みが必要

電子データが改ざんされないよう、アクセス制限や変更履歴の保存などによる適切な対策が必要です。改ざん対策として、変更履歴が残るもしくは変更できない仕組みを整えることは、電子帳簿保存法でも義務付けられています。

一定のルールにもとづきファイル名をつける

データ化した請求書は、検索性や管理のしやすさを考慮し、一定のルールにもとづいてファイル名をつけましょう。取引の年月日や金額、書類の種類といった主要な記録項目で検索できなければなりません。また、これらの記録項目を2つ以上組み合わせて検索条件とできることが、電子帳簿保存法で定められています。

※参考：国税庁「Ⅱ　適用要件【基本的事項】」の「問26　電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、検索機能で注意すべき点はありますか。」（2024年9月20日閲覧）

解像度の要件を満たす

スキャナで読み取る場合は、電子帳簿保存法で定められた解像度の要件を満たす必要があります。適切な解像度でスキャンすることで、データの可視性を確保できます。具体的には解像度が200dpi相当以上必要です。

※参考：国税庁「Ⅱ　適用要件【基本的事項】」の「問12　スキャナ保存を行おうと考えていますが、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。」（2024年9月20日閲覧）

原則として7年間の保存が必要

データ化した請求書は紙の請求書と同様に、原則として法人なら7年間、個人事業主なら5年間保存する必要があります。

請求書のデータ化におすすめのAI-OCR2選

スマートOCRは、取引先ごとにレイアウトがバラバラな非定型帳票にも対応できるAI-OCRです。たわみ補正や整形の機能が搭載されており、スマートフォンで撮影した写真も高精度で読み取れます。スマートOCRには次のような特徴があります。

• 帳票から文字列を認識し、適用するテンプレートを自動で振り分け
• ファイルのアップロードからOCR変換、CSV出力までを自動化
• 商品コードから紐づく商品名を取得して、抽出データと一緒に表示

RICOH 受領請求書サービスは、受領請求書を電子データ化できるサービスです。データ化代行や振込・仕訳データ作成の機能が搭載されており、請求書受領に関する業務を減らせます。RICOH 受領請求書サービスには次のような特徴があります。

• AI-OCRやオペレーターがデータ化
• 豊富なメニューからソリューションを提案
• 請求書処理に役立つサービスをトータルで提供

請求書の受領・データ化代行サービス2選

Bill Oneは、郵送やメールなどさまざまな形式の請求書を代行して受領・データ化できるサービスです。スキャン代行やCSVファイル出力の機能が搭載されており、請求書を高精度でデータ化できます。Bill Oneには次のような特徴があります。

• 紙の請求書の受領からスキャン、原本保管までを一気通貫
• 受領通知があるから抜け漏れを防ぎやすい
• 海外請求書のデータ化にも対応

TOKIUMインボイスは、請求書の形式を問わずに受領代行するサービスです。会計ソフト連携や請求ステータスの一元管理があり、業務の効率化とミス防止を両立できます。TOKIUMインボイスには次のような特徴があります。

• 請求書の受取からスキャン、データ化まで代行
• 請求書の送付先変更の連絡も代行
• 請求書の処理がオンラインで完結

電子請求書のやり取りができるシステム2選

invoiceAgentは、請求書をはじめとする帳票の仕分けから管理までを電子化するシステムです。帳票の送受信やAI-OCRの機能が搭載されており、紙の受領請求書もまとめて電子化できます。invoiceAgentには次のような特徴があります。

• 各社が配信と受領をできるプラットフォーム
• 各企業の帳票はそのままに電子化
• AI-OCRにて目視での確認を削減

BConnectionデジタルトレードは、電子帳票の送受信ができるプラットフォームです。請求書をはじめとする帳票の配信や管理の機能が搭載されており、送信・受領した帳票を電子データとして管理できます。BConnectionデジタルトレードには次のような特徴があります。

• 取引先と共用して電子請求書を送受信
• デジタルインボイスの規格であるPeppolに対応
• AI-OCRで紙の請求書をデータ化

請求書をデータ化するメリットは多い

請求書をデータ化することは、業務効率化、コスト削減、コンプライアンス強化など、企業にとって多くのメリットをもたらします。適切なツールやサービスを活用し、電子帳簿保存法の要件を満たすことで、請求書処理の効率化を図りましょう。