社印を電子印鑑で作成する5つ方法！メリットや注意点

社印でも電子印鑑で作成可能

結論からいえば、社印であっても電子印鑑は作成可能です。電子印鑑の作り方にはさまざまなバリエーションがあり、無償・有償を問わずオリジナルの電子印鑑を作成できます。

電子印鑑には、たんなる印影画像として使用するタイプと、正当性が付与されたタイプの2種類があります。正当性が付与されたタイプの場合、実印と同様の法的効力が発揮されるのが特徴です。電子契約で重要な情報を扱う際は、正当性が付与された電子印鑑が向いています。

電子印鑑があれば、書面への押印の手間がかからないほか、紙代やインク代などのコスト削減にもつながります。

社印の電子印鑑を作る方法

社印の電子印鑑を作る方法には、次の5つの手段があります。

• 電子契約システムの電子印鑑を利用する
• 印影を撮影・スキャンする
• Excelで作成する
• 画像編集ソフトを用いる
• 電子印鑑作成サービスを活用する

電子契約システムの電子印鑑を利用する

電子契約システムにも電子印鑑のサービスが含まれています。

電子印鑑の作成方法は、システムに画像をアップロードするだけです。Excelや画像編集ソフトよりも容易に印影画像が作成できます。電子契約では本来印影画像が不要ですが、慣習や社内規則として社印の電子印鑑が必要なのであれば、印影画像を作成・扶養できる電子契約システムがおすすめです。

また、電子証明書を組み合わせることで、実印と同等の法的効力が発揮されるのも特徴です。

電子契約システムの仕組みや機能、おすすめ製品に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。

印影を撮影・スキャンする

電子印鑑を作るには、実物の印影を撮影・スキャンしてデータ化する方法があります。

まずは白い紙に実物の印鑑を押印し、スマートフォンやデジタルカメラで撮影、あるいはスキャナ保存を行います。あとは取り込んだ画像を、Excelや画像編集ソフトでトリミングして保存すれば完了です。

ゼロから電子印鑑を作るわけではないので、実物と同じ精巧な社印データを作成できます。

Excelで作成する

電子印鑑を自作するのも方法の一つです。画像編集ソフトでも作成可能ですが、専用のソフトウェアを保有していない場合はExcelでも代用できます。

Excelには、図形ツールに「角丸四角形」が用意されています。その角丸四角形の図形をベースに、社印のテキストを挿入して色やサイズ、形を整えると電子印鑑の完成です。社印は18～24mmほどの大きさが一般的なので、うまくサイズを調整しましょう。

ただし、Excelの場合は印鑑というよりも、図形に近い印象になる点には注意が必要です。印影をきれいに表現し、より印鑑らしさを表現するには、画像編集ソフトを利用しましょう。

画像編集ソフトを用いる

画像編集ソフトは、Adobeが販売するPhotoshopやIllustratorが代表的です。Excelと異なり、印鑑の丸みや印影、ロゴの種類などを細かく調整できるメリットがあります。

電子印鑑を自作する際は、カメラやスキャナで実物の社印を取り込むと良いでしょう。実物を参考に作成することで、よりリアルで印鑑らしい見た目に仕上がります。

電子印鑑作成サービスを活用する

インターネット上で提供されている電子印鑑作成サービスを利用するのも一案です。画像加工用のソフトウェアをインストールする必要がなく、初めてでも手軽に作成できるのが利点です。

電子印鑑作成サービスには、無料版と有料版の2種類があります。無料版は費用がかかりませんが、マルウェア感染のリスクが常に付きまといます。より安全に電子印鑑を作成するなら、有料版のサービスを利用するのがおすすめです。

社印の電子印鑑を作るメリット

社印の電子印鑑を作るメリットは次のとおりです。

• 押印に関する一連の業務を効率化できる
• 印刷や発送にかかるコストを削減できる
• 柔軟な働き方に対応しやすい
• DX化やデジタル化の第一歩となる

押印に関する一連の業務を効率化できる

社印の電子印鑑を作成すると、押印に関する一連の業務を効率化できます。

本来、書面に押印する際は、文書データを印刷して印鑑を押す必要があります。これでは、せっかく紙の文書をデジタル運用していても、効率的な運用や管理を行えるデジタル化のメリットが打ち消されかねません。

一方、社印の電子印鑑があれば、わざわざ紙に出力し直す必要がなくなります。書面の作成や保存、押印などに関する業務がデジタル上で完結するのがメリットです。

印刷や発送にかかるコストを削減できる

書面を紙で出力する機会が減ると、おのずと印刷や発送にかかるコストの削減につながります。書面に押印する際は、デジタル上に保存された電子印鑑を読み込むだけで済みます。

また、社印を電子化するに伴い、ペーパーレス化を推進するのも一案です。紙の書類を扱う機会が減少することで、さらなるコスト削減につながるため、財務体質の改善にも効果を発揮します。

柔軟な働き方に対応しやすい

柔軟な働き方に対応しやすいのも社印を電子化するメリットです。

電子印鑑があれば、外出中やテレワーク中でも、場所を問わずに押印できます。とくに電子契約システムを利用する場合は、システムにアクセスすれば電子印鑑を呼び出せるため、ほとんど手間がかかりません。

社外からでも気軽に押印できるようになると、契約書の作成や承認などのためにオフィスに出社する必要がなくなります。結果、働き方改革を推進しやすい環境が生まれます。

DX化やデジタル化の第一歩となる

DX化やデジタル化のなかでも、社印の電子化は比較的対応しやすい取り組みなので、施策推進のきっかけとなります。電子印鑑は自作できるほか、システムを導入する際でも範囲が限定的です。そのため、社印の電子化を第一歩として、段階的に範囲を拡大できます。

社印の電子印鑑を作る際の注意点

社印を電子化すると多くのメリットがある反面、次のようなポイントには注意が必要です。

• 電子印鑑を使用できないケースがある
• 厳重なセキュリティ対策が不可欠

電子印鑑を使用できないケースがある

電子印鑑は利便性を高めるのに効果的ですが、そもそも利用できないケースも考えられます。事業用定期借地契約書や任意後見契約書など、契約書のなかには電子化できないものが存在するためです。

また、取引先の社内ルールで電子印鑑が認められないケースもあります。そのため、社印を電子化する前に、取引先の了承を得ることが重要です。

電子契約が難しい書類については、こちらの記事で詳しく解説しています。

厳重なセキュリティ対策が不可欠

電子印鑑は比較的容易に作成できる点から、悪意のある第三者に複製されるリスクがあります。そのため、実物の社印と同等、またはそれ以上に厳重なセキュリティ対策が欠かせません。

データの複製対策としては、電子印鑑に電子証明書やタイムスタンプを付与する方法があげられます。電子印鑑に加え、電子証明書やタイムスタンプは、電子契約システムに搭載されている機能です。より安全に電子印鑑を管理するなら、電子契約システムの導入を検討するのがおすすめです。

社印の電子印鑑の法的効力

社印の電子印鑑には、法的効力が備わっているとも、備わっていないともいえません。そもそも押印は、民事訴訟法によって法的効力が推定されています。

第二百二十八条　文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
（中略）
４私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

引用：e-GOV「民事訴訟法」（2024年10月16日閲覧）

一方、内閣府や法務省、経済産業省が共同で公表した「押印についてのQ&A」を見ると、契約の成立にはとくに押印が必要ない旨が記載されています。

問１．契約書に押印をしなくても、法律違反にならないか。
・ 私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
・特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。

引用：法務省「押印についてのQ&A」（2024年10月16日閲覧）

押印によって契約が成立するか否かは、あくまで推定の域を出ません。必ずしも正当性を証明できるわけではないことから、社印の電子印鑑にも法的効力が備わっているとは限らないといえます。

法トラブルのリスクを考えると、法的効力があいまいな状態では、本人性が証明できない、すなわち裁判の証拠として認められない可能性が出てきます。そのため、電子契約で重要な情報を扱う場合は、電子印鑑に加え、電子署名やタイムスタンプといった仕組みを導入することも重要です。

効率性と安全性を加味して社印の電子印鑑を作ろう

社印の電子印鑑は、Excelや画像編集ソフト、電子印鑑作成サービスなどを利用して、比較的容易に作成できます。作成した電子印鑑を使い、契約書面のデジタル化を進めることで、業務効率化や生産性向上につながります。

ただし、電子印鑑を適切に管理する場合、効率性とともに安全性が不可欠です。セキュリティリスクを最小限に抑え、安全に電子印鑑を管理するには、電子署名やタイムスタンプなどの機能を搭載した電子契約システムを導入するのが良いでしょう。今回紹介した内容を参考に、どのような運用方法が最適かを検討してみてください。