合意締結証明書とは？記載項目や活用場面と利用時の注意点
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合意締結証明書とは？
合意締結証明書とは、締結した契約の内容を証明する文書で、いつ・誰が・どのような内容に合意したかを明らかにするものです。この合意締結証明書があれば、第三者が見ても契約がたしかに存在し、契約者双方が契約内容に合意したと理解できます。
合意締結証明書は、電子契約システムで契約締結した際に発行されます。なんらかの理由で契約内容がシステムで閲覧できない場合でも、合意締結証明書をダウンロードしていれば、契約内容や契約者、契約が成立した日時などがすぐにわかります。このように、合意締結証明書はでトラブル発生時のバックアップを目的として利用されることが多いです。
合意締結証明書の作成方法
合意締結証明書の作成方法で、代表的なものは次の2つです。
- システムの管理画面から合意締結証明書を発行する契約書を選択し、ダウンロードする
- 契約の合意成立時に発行されるメールに添付された合意締結証明書をダウンロードする
管理画面から合意締結証明書を発行できるのは、主に契約書の発行者側です。受信者側は電子契約システム上では合意締結証明書を発行できないことも多いため、契約書発行側に発行を依頼するか、契約締結時に送信されるメールに添付された合意締結証明書を利用しましょう。
合意締結証明書の記載項目
合意締結証明書の記載項目は主に契約書の情報と契約者双方の情報です。それぞれ具体的にどのような情報が記載されるか確認しましょう。
契約書の情報
合意締結証明書に契約者の情報として記載される主な項目としては、次のようなものがあります。
- 契約書の名称
- 契約書の管理番号やID
- 電子署名の付与方式
- 契約書受信者の認証方式方式
- タイムスタンプが付与された合意成立日時
合意締結証明書にこれらの情報が記載されることで、契約がどのように成立しているかだけではなく、いつ成立しているかなどがわかるようになっています。
契約者双方の情報
合意締結証明書に記載される契約者双方の情報は主に次のようなものです。
- 送信者名・受信者名
- 連絡先
- 各契約者の操作履歴やタイムスタンプ付与日時
これらの情報に加えて、システムによっては送信者と受信者のIPアドレス情報や、転送・共有された合意関係者の情報を記載するものもあります。契約締結に関係した企業のさまざまな情報が合意締結証明書には記載されます。
合意締結証明書が活用できる場面
合意締結証明書が活用できる次のようなシーンについて、それぞれ具体的に解説します。
- 電子契約を紙の契約書とまとめて管理する
- 電子契約サービスの閲覧ができないときに参照する
- 電子データのみの保存に不安な取引先に提示する
電子契約を紙の契約書とまとめて管理する
電子契約と紙の契約書が混在しているとき、印刷した合意契約書を紙の契約書とまとめて管理すれば、すべての契約を紙で管理できます。
自社が電子契約を開始しても、すべての取引先が電子契約に同意してくれるとは限りません。従来どおりの紙の契約書で契約したい取引先がある以上、紙の契約書を廃止することは難しいでしょう。また、電子契約が認められていない契約書も一部存在します。
そのような場合、紙の契約と電子契約を混在させて管理すると煩雑になるため、合意締結証明書を紙に印刷してほかの契約書とまとめて管理することで、煩雑さを軽減できます。
合意締結証明書は契約書としての効果は発揮しませんが、自社内の管理に活用するだけであれば十分な効果を発揮するため、紙の契約書と電子契約の一元管理には役立つでしょう。
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電子契約サービスの閲覧ができないときに参照する
電子契約サービスが閲覧できないときの参照先としても合意締結証明書は利用できます。
紙の契約書と異なり、電子契約システムを使って電子契約を締結している場合、外的な要因でシステムが使えなくなることがあるでしょう。たとえば、滅多にありませんが電子契約システムのダウン時や通信障害が発生した際などです。
このようなときに契約情報を参照したいのであれば、あらかじめダウンロードしておいた合意締結証明書が使えます。
システムダウン時に緊急で契約内容を確認しなければならないときにも、手元にある合意締結証明書であれば内容を確認できるため、システム利用できなくても安心です。あらかじめダウンロードは必要とはいえ、システムがダウンした際の次善策としては合意締結証明書は十分活用できます。
電子データのみの保存に不安な取引先に提示する
電子データのみの保存に不安な取引先には、合意締結証明書の提示で安心感を覚えてもらい、電子契約に前向きになってもらう効果にも期待できます。電子契約も一定の条件を満たせば法的に紙の契約書と効力は変わらないとはいえ、紙から電子への過渡期である現在はまだ電子契約に懐疑的な取引先もいるでしょう。
そのような取引先に対して、電子契約の内容を証明する合意締結証明書を紙で発行できることを伝えれば、安心して電子契約に取り組んでもらえる可能性が高まります。取引先は紙で契約を管理できて安心でき、自社は電子契約で紙による管理を廃止し業務を効率化できるため、双方にメリットのある合意締結証明書の活用方法です。
合意締結証明書を利用する際の注意点
合意締結証明書を利用する際には、次のような注意点があるため気を付けましょう。
- 契約書の原本としては利用できない
- 合意締結証明書を発行できないシステムも存在する
契約書の原本としては利用できない
合意締結証明書は契約書の原本としては使用できません。契約書の内容は詳細に書かれていますが、合意締結証明書はあくまでも控えであり、契約書の原本は電子契約自体です。
電帳法や法人税法といった法律で保存を義務付けられているものも、電子契約自体のため、適切な法対応ができるように電子契約そのものも適切に保管しましょう。
万が一合意締結証明書のみを保管し電子契約を適切に保管できていない場合、悪質なものだと判断されると電帳法の罰則である追徴課税や青色申告承認取消の可能性があります。このようなリスクを回避するためにも、合意締結証明書は契約書原本ではないことを理解し、正しく契約原本と区別して利用しましょう。
合意締結証明書を発行できないシステムも存在する
合意締結証明書は、発行できないシステムやプランによっては発行できない場合、オプションまたは別途有料になる場合があることを覚えておきましょう。電子契約システムを提供する事業者および利用者のどちらにも、合意締結証明書を発行する義務はありません。そのため、合意締結証明書を発行できない電子契約システムを利用することに問題はありません。
電子契約システムの利用を検討する際には、あらかじめ社内でのシステム運用に合意締結証明書の発行が必要かどうかを考慮したうえで、利用するシステムを決めると安心です。
合意締結書で電子契約のトラブルを事前に防ごう
合意締結証明書は電子契約のトラブル防止に役立ちます。万が一システムがなんらかのエラーで利用できなくなった際、合意締結証明書があれば第三者視点で契約の内容を把握できます。契約者それぞれが契約に同意したこともわかるため、必要に応じて合意締結証明書を発行して利用しましょう。
ただし、合意締結証明書は契約書の原本として利用できない点や、発行できないシステムがある点には注意が必要です。電子契約システムの選定をする中で、合意締結証明書を発行する必要があるかどうかは事前によく検討して、利用する電子契約システムを決定しましょう。
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