ファイルサーバーのメリット・デメリット | 使い方もあわせて紹介

これまでは企業での利用が一般的だったファイルサーバーですが、今では個人への普及もどんどん進み始めました。しかし、なぜ利用する必要があるのか？ということに疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。

本記事では、ファイルサーバーについての説明とファイルサーバーを利用することのメリットとデメリットを解説していきます。

ファイルサーバーとは

ファイルサーバーとは、データの共有やパックアップを効率的に行うものです。たとえば、社内でデータやファイルを共有する際にそれぞれのコンピューターが独立してると、USBメモリやメールに添付して送信といった方法をとる必要があります。

しかし、ファイルサーバーを使えば、誰でも簡単にデータを共有して利用できるため、関係するメンバー全員が常に最新の情報を共有できるのです。

どのようなファイルサーバーを使うべきか悩んでいる方は次の記事を参考にするとよいでしょう。

ファイルサーバーの使い方

ファイルサーバーは、主に「データの共有」と「データのバックアップ」の2つの目的で使われます。

各個人のデバイス内のみでデータを保存をしている場合、万が一コンピューターが壊れてしまったり、データを誤って消してしまったりしたとき、取り返しのつかない事態になってしまいます。

しかしファイルサーバーに一括でバックアップを取っておくことで、情報の喪失を防げます。

バックアップについてはこちらの記事もご覧ください。

ファイルサーバーのメリット

ファイルサーバーを取り入れることでどのような恩恵が受けられるのか紹介します。

ファイルの受け渡しが簡単にできる

USBを使ってのデータの受け渡しは工数がかかるので非常に面倒ですよね。しかも、データの受け渡しがコンピューターから、タブレットなどになるとメールやデータ便などを使うのでより面倒になります。
しかし、ファイルサーバーがあればデータのアップロードを行うだけで受け渡しができます。

情報が安全に管理できる

ファイルサーバーはアクセス権限のある人以外は閲覧できません。それに加え、データのバックアップを取ることも可能なので、情報を安全に管理すできます。
万が一、共有しているコンピューターが壊れてしまっても、別の共有しているコンピューターであればアクセスできるので安心です。

クラウド型なら導入コストも安い

クラウドファイルサーバはインターネット経由で利用するサービスなので自社サーバの設置が必要ありません。つまりサーバ購入にかかるコストは数十万円から一気にゼロに。

さらに、導入に必要なのはサービスを利用する端末とインターネット環境、そして月額料金だけなので導入が迅速です。

既存ファイルサーバからデータを移行させる期間を考えても圧倒的な導入スピードなので、人件費削減にもつながります。

また、初期費用も無料～数万円と安価です。

クラウド型なら情シスなしでも導入可能

自社サーバが必要ないというとは、情報システムがいなくても導入できるということ。これまで情報システムがいないことでファイルサーバを導入できていなった企業でも導入可能となります。

クラウド型なら運用の手間がいらない

サーバ運用に関してはベンダーがすべて行ってくれるので、ユーザー企業としては手を付ける必要がありません。これもまた、クラウドファイルサーバが情報システムのいない企業で導入できる理由の一つです。

また、情報システムに余裕がある企業でも運用業務がないことでIT戦略や本来の業務に注力できます。

クラウド型なら柔軟な拡張性

ファイルサーバで必ず問題になるのが容量不足ですが、自社サーバ設定タイプだとサーバ購入費もばかにならないのでおいそれと購入できないのが実情です。

そのため社員にファイル整理を行うようにと呼びかけることが多々あったのではと思います。

クラウドファイルサーバではニーズに合わせて容量拡張が簡単にできるので、データ増加にも柔軟に対応可能です。

また1GBあたり100円と安価なサービスも多いので、低コストで拡張できます。

クラウド型でBCP対策にも

BCP対策とは「事業継続計画」のことで、災害やテロによる被害を最小限に抑えつつ事業継続または復旧を迅速化させるための対策です。国内でも2011年の東日本大震災以降BCP対策に対する意識が高まっています。

クラウドファイルサーバを提供する多くのベンダーでは、データセンター施設の耐震設計や予備電源などに気を配っています。

そのため対災害性などに優れ、利用するだけでBCP対策になるのです。

クラウド型でセキュアな運用

多くのサービスではSSL暗号化やファイアウォールなど、クライアントのデータを保護するためのセキュリティ対策を取っています。

近年ではセキュリティ専門家がいない企業が独自でデータ管理するより、クラウドファイルサーバに預ける方が堅牢と言われているほどです。

ただし、独自のセキュリティ対策も欠かせないのでベンダーに依存しないように。

クラウド型なら利用場所を選ばない

クラウドの性質上、ユーザーはファイルサーバを利用する場所を選びません。

つまりPCやスマートフォンなどのデバイスとインターネットに接続できる環境さえあれば、どこからでもファイルサーバにアクセス可能です。

営業先、出張先、ちょっとした外出時でも必要なときにファイルの閲覧や編集が可能です。

クラウド型で直感的な操作を実現

クラウドファイルサーバではインターフェースが使いやすいサービスが多く、直感的な操作によりストレスフリーな利用を実現しています。

また、Windowsファイルエクスプローラーのようなインターフェースを提供しているサービスもあるので、従来の利用環境と比較しても違和感なく導入できます。

クラウド型なら自動バックアップで安心

セキュリティ対策の観点から、ファイルのバックアップは常に欠かせません。クラウドファイルサーバでは自動バックアップに対応していることが多いのでセキュリティ性の向上につながります。

ただし、企業独自のバックアップも重要なので、あくまでセキュリティ性が少し向上する程度のメリットと受け止めましょう。

クラウド型なら拠点間のデータ共有

インターネット経由で利用するといことは、拠点同士でも同一のファイルサーバを利用できるといことです。

これで拠点間のファイルやり取りはシームレスになり、本社ですべてのデータを一元的に管理することも可能となります。

ファイルサーバーのデメリット

ファイルサーバーにはメリットだけでなく、当然デメリットもいくつかあります。代表的なものをここで紹介します。

初期設定に手間がかかる

ファイルサーバーはあらかじめ情報を共有するグループや、アクセス権限を設定する必要があります。社員の多い企業になればなるほど、その設定の数が増えるので設定に手間がかかります。

保存先のハードディスクが壊れたらデータを失う

データを保存しているファイルサーバー自体のハードディスクが壊れると、預けていたデータももちろん失ってしまいます。そのため、ファイルサーバーは一つだけにするのではなく、2台に分散するなどしてリスクヘッジをするのが好ましいです。

費用がかかる

ファイルサーバーを導入すると、当たり前ですが新たにコストがかかります。それに加え、24時間稼働させておくことによる付帯するコストもかかることを忘れてはいけません。

ファイルサーバーに似た意味の言葉との違い

ファイルサーバーと似たようなサービスもいくつかあります。それぞれの違いを理解することが、適切なシステムの導入につながります。ファイルサーバーとそれらのどこが違うのかということを解説します。

NASとの違い

「NAS」とは、「Network Attached Storage」の略称です。
ファイルサーバーとNASは機能的にはほぼ同じものなので、ファイルサーバー＝NASと考える人もいますが、厳密には異なります。NASはコンピューターがなくても接続できるもので、ファイルサーバーはコンピューターが必要になります。

クラウドストレージとの違い

この二つの大きな違いは、自社でハードウエアを用意するのかどうかです。
ファイルストレージは自前でコンピューターを用意する必要があるのに比べ、クラウドストレージであれば、サービスを提供している会社がすべて行ってくれるのでこちらで用意するものは特にありません。

クラウドストレージについてはこちらの記事でも紹介します。

ファイルサーバーを利用し業務の効率化を

ビジネスにおいて情報は非常に大切な財産になります。その財産をどのようにして安全に保存しておくかを対策することはとても重要なことです。
また、ファイルサーバーを利用することは業務の効率化にもつながるので、積極的にファイルサーバーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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