ERPのメリット・デメリットは？データ一元化で得られる強み
企業の経営戦略を立てるのに欠かせないERP。とはいえ、便利な点を考えようとしても関係者が多岐に渡るためなかなか整理しづらいのではないでしょうか。そんなERPのメリットをデメリットとあわせて紹介します。
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ERPを導入するメリット
ERPを導入するメリットは、データをまとめて管理して業務フローが最適化されることに起因します。それぞれのメリットを順番にみていきましょう。
データを一元管理
ERPの最大のメリットは、それぞれの基幹システムに散らばっていたデータを一元管理できる点です。
たとえば帳票や会計、販売状況、人事考課を一か所で集中管理するため、部署間や部門間にてデータがずれたり二重登録されたりする事象を防げます。更新されたデータは、すぐにシステムへ反映されてERPの各機能で活用可能です。
担当者の工数削減
ERPの導入によって情報共有が最適化されるため、コミュニケーションの工数が削減されます。
たとえば大量発注を受けて仕入や生産を急がなくてはならない場合、各部署と日程のすり合わせが必要です。そこでもし、ERPによって情報が一元管理されていれば、ERPの画面をみただけでそれぞれの担当者がおおよその状況を把握してもらえるので情報共有にかかる時間を減らせるでしょう。
データ活用の促進
ERPには、データの活用が全社的に促進されるメリットもあります。
部門ごとに情報を処理していた状態に比べて、データの登録および更新にかかる工数は短縮。そのため、データ分析がリアルタイムで行われて、経営に活かしやすくなるでしょう。近年はビッグデータの活用が進んでおり、ERPも少なからずその恩恵を受けると考えられています。
経営状況をすばやく分析
ERPがあれば、予算や売上といった経営にかかわる数字を正確かつスムーズに分析できます。
これまでの各部署から数値を聞いて分析にかける運用から、ERPに登録されている各部署のデータを分析する運用へ変わるのでタイムリーな意思決定が実現できるでしょう。特に、全社的なデータを必要とする管理会計が効率化されるのは大きなメリットといえます。
運用フローの最適化
ERPによって各部門の情報が統合されることで、業務フローの最適化が進みます。
多数の部門を抱える大企業の場合、部門間を横断するフローは複雑化する傾向にあり、企業全体の足かせになっているケースは珍しくありません。ERPを用いて業務手順を設計すれば、ERP提供企業のノウハウもあいまって企業の業務フローは大きく改善されるでしょう。
セキュリティリスクを軽減
ERPを導入すれば、全社で統一された規定のもとでデータを活用するためセキュリティリスクを低減させます。
部門間で情報をやり取りする例をはじめ、従業員間のセキュリティ意識の違いから情報漏えいにつながるケースは多々あります。全社的な利用を推奨されるERPなら管理するパスワードが減るほか、データを出し入れする機会が減るため情報漏えいの防止にも活躍するでしょう。
適切な内部統制
ERPでデータを一元管理することは内部統制の強化にもつながります。
受注から生産、販売活動に至るまでの情報をまとめて管理するので、データの持ち出しを防止するほか意図しない流出も予防。社員による不正を防ぐとともに、外部からの攻撃にも対応します。
ERPを導入するデメリット
ERPのメリットは多く存在する一方で、デメリットの認識も必要です。データを一元管理する関係上準備に時間がかかること、導入失敗時にリスクが大きいことなどが挙げられます。
選定対象が膨大で違いも複雑
ERPは多くの企業からリリースされているため、どのシステムがマッチしているのか、選定するのに相応の時間を要します。
選定対象が膨大でさまざまなタイプのERPがあるので、目的を明確にし機能を洗い出したうえでどのパッケージが適切かを冷静に判断しましょう。たとえシェアの大きいERPでも、企業によっては使いづらいケースもあるため、評判だけでなく自社との整合性も考える必要があります。
導入失敗時のリスクが大きい
ERPの導入にはかなりのコストがかかるので、導入に失敗した際の損失も大きくなります。
他社の導入事例を参考にしつつ、体験版を利用できる場合は積極的に活用して失敗するリスクを軽減しましょう。製品の検討からネットワーク環境の構築、運用体制の調整といった一連の準備が欠さないのが大切です。
運用に乗せるまでが一苦労
ERPは個別最適された慣例を変えうるため、現場からの反発が起こるでしょう。
現場の従業員へ導入目的を事前に説明し、理解を得ておきましょう。また、本格運用に至るまでは管理体制に心を砕く必要があります。社内の情報を統合するERPによって個別最適とのジレンマは発生するものの、それを乗り越えてこそ全体最適がなされるのも事実です。
ERPでリソースを一元管理
ERPを導入するメリットとデメリットを解説しました。ERPの導入はデータの管理や工数の削減、データ活用の促進などさまざまなメリットがあります。一方で、製品の選定に時間がかかり導入に失敗するリスクをはじめ注意しなければならない点もあります。
メリットとデメリットの双方を理解したうえで、入念な準備のもと導入を進めましょう。本格運用まで至れば多くの恩恵を受けられるはずです。なお、ERPに興味のある方は、次の記事もチェックしておきましょう。代表的なERPを比較・検討できます。
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