Excelで給与計算する方法 | おすすめのソフト、メリットとデメリット

Excelで給与計算できる無料テンプレート

Excelで給与計算するにあたっては、テンプレートをもとに作成するのがおすすめです。たとえばマイクロソフトが提供する給与管理表 (明細書付き)がその代表例です。

ただし、テンプレートのなかには古いバージョンであるがために、現在の法律にマッチしない場合があります。そのため、可能な限り新しいテンプレートを使うように努めましょう。

テンプレートをカスタマイズする例

テンプレートはあくまでも雛形であるため、適切な形へカスタマイズして利用すべきです。次のポイントに注目してカスタマイズすると、より見やすく使いやすい給与計算シートに仕上がります。

• 関数を設定しているセルはロック機能で保護をする
• 表が縦に長くなるときは縞模様に色付けする
• 項目名を固定してスクロールしても読めるようにする
• 数字・文字は11pt以上に設定して読みやすくする

Excelを使って給与計算する流れ

Excelで給与計算シートを作成するときは、次の流れで給与計算業務を進めていきます。

1. 給与計算の期間（給与締め日、給与支給日）を設定する
2. 従業員の基本情報（氏名、住所、扶養家族の人数など）を入力する
3. 従業員ごとの給与計算に用いるデータ（基本給、交通費など）を入力する
4. 各種手当に関するデータ（住宅手当や資格手当の金額など）を入力する
5. 社会保険料・所得税・住民税を設定する
6. 会社独自の控除項目（積立金、組合費など）を設定する
7. 勤怠管理シートに就業状況を入力する

給与計算シートを作成した後に、従業員一人ひとりの出勤日や就業時間を管理する「勤怠管理シート」を作成するとなおよいです。あらかじめ関数を組んでおけば、勤怠管理シートに入力した情報をもとに、勤務時間や日数を計算して給与計算シートの給与額へ反映してくれます。

Excelで給与計算をするメリット

Excelでの給与計算はシステムの導入コストがほぼかからないので、予算をかけずに運用可能です。また、多くの方が利用しているExcelなため、操作しやすい利点もあるでしょう。

コストがほとんどかからない

Excelを使える環境なら、費用を気にせずに給与計算できます。勤怠管理シートとの連携を試みても、追加費用は発生しません。個人事業主や中小企業のように予算がかなり限定的な場合には、重宝するでしょう。

操作に慣れている人が多い

日々の業務にExcelを使っている人が多いため、表の記入やプリントアウトへ慣れている人は多いでしょう。シートを作成するのにはスキルが必要なものの、運用は数値を入力すれば問題ないので人をあまり選ばず操作できます。ただし給与計算シート自体に慣れていないケースが考えられるため、操作マニュアルは用意しておきましょう。

Excelで給与計算をするデメリット

Excelで給与計算するメリットは多くありますが、デメリットもあります。具体的には、法改正への対応が難しい点や属人化しやすい点には注意しましょう。

法改正へ自動で対応できない

Excelにて給与計算をしている場合、法改正には各自で対応が求められます。たとえば社会保険料を算定する計算式は毎年変更しなければなりません。修正する作業自体もですが、法改正に対して常にアンテナを張り巡らしておく点も負担になります。

初期設定や修正作業が難しい

正しく機能する給与計算シートや勤怠管理シートを作成するのは、簡単なことではありません。Excelの修正をするにしても難しい関数やマクロを使っている場合には、Excelに詳しい人でないと調整が難しいです。ミスの許されない給与計算にてその運用をするのはリスクがあるといえます。

Excelより給与計算ソフトをおすすめする理由

誰でも簡単に給与計算できる状態を目指すのであれば、Excelよりも給与計算ソフトがおすすめです。給与計算ソフトであれば、入力する箇所がわかりやすいためミスをしづらく、勤怠管理システムからデータをインポートも可能。クラウド型であれば法改正へのアップデートも自動なため、負担が少ないです。

特別な知識がなくても操作できる

給与計算ソフトであれば、導入時からすでに計算式や項目が設定されています。そのため、給与計算に関する特別な知識がなくても、直感的に操作できるでしょう。設定画面で独自の手当や休暇制度を設定できるため、運用も容易です。それでも運用が心配な際は、サポート体制が充実している給与計算ソフトを選びましょう。

法改正へ対応するサービスが多い

多くの給与計算ソフトでは、給与計算に関わる法改正が実施されたときは、自動的に計算式が修正されます。たとえば保険料率が〇年4月から変わる場合であれば、〇年4月以降の保険料は改定後の保険料率で自動計算されます。法改正に合わせて計算式を調整する必要がないため、懸念点を減らせるでしょう。

勤怠管理システムをはじめとしたサービスと連携

給与計算は勤務時間や勤務日数に紐づいているため、勤怠管理システムと連携させると便利です。年末調整システムや経費精算システムと連携すれば、控除のような給与とあわせて計算したい項目も調整しやすいです。

給与計算ソフトの選び方

簡単かつ正確な給与計算を実現するなら、Excelよりも給与計算ソフトがおすすめです。しかし、給与計算ソフトによって仕様や特徴が異なります。対応している従業員規模や勤務体系、サポート体制などを事前にチェックしておきましょう。

従業員人数に適しているか

給与計算ソフトによって、対応している人数が異なります。機能だけでなくコストも比例する傾向にあるため、規模に合った給与計算ソフトを選びましょう。また、給与計算ソフトによっては、事業規模別にプランを提供していることもあります。近い将来、事業規模が拡大する予定ならプラン変更可能な給与計算ソフトを選びましょう。

勤務体系や給与体系が対応しているか

自社の勤務体系や給与体系に対応しているかどうかもチェックしましょう。フレックスタイム制に対応しているか、月給と時給の組み合わせに対応しているかなどに注目します。勤怠管理システムと連携するなら、どのデータを参照可能かあわせて見られるとよいです。

サポート体制が充実しているか

給与計算ソフトの性能だけでなく、サービス提供会社のサポートが十分かも確認したいです。チャットやメールだけでなく、電話でのサポートがあると相談しながら問題を解決できるため便利です。また、サポートデスクの対応時間もあわせて確認しておきましょう。

無料で利用できる給与計算ソフト

給与計算ソフトを導入するか迷ったときは、無料ソフトを利用するのも手です。以降では無料で利用できる給与計算ソフトを紹介します。なお、紹介する給与計算ソフトはいずれも無料利用が可能ですが、機能や利用人数によっては料金が発生する点に注意してください。

フリーウェイ給与計算は、通常の給与計算から年末調整、給与明細書の送信まですべて無料で利用できるクラウド型給与計算ソフトです。無料で利用できるのは5人まで、6人以上の事業所では月額料金が発生します。

ジョブカン給与計算も、5人まで無料で利用できるクラウド型給与計算ソフトです。6人以上のときは、人数に応じた料金が発生します。また、無料プランでは他サービスとの連携が制限されます。

おすすめ給与計算ソフト3選

法改正に自動対応できるクラウド型のおすすめ給与計算ソフトを紹介します。

サービス名	月額利用料
マネーフォワード クラウド給与	スモールビジネス：2,980円※ ビジネス：4,980円※ 51人以上のプランは要問い合わせ
弥生給与 Next	ベーシックプラン：1年間無料。次年度以降1,317円※ セルフプラン：1年間無料。次年度以降450円※ トータルプラン：1年目1,121円※、次年度以降2,242円※
freee人事労務	ミニマム：1人あたり400円※ スターター：1人あたり600円※ スタンダード：1人あたり800円※ アドバンス：1人あたり1,100円※

※年額料金を月あたりに割って記載。いずれも税抜

freee人事労務は、給与計算のみならず人事と労務の業務も対応できるシステムです。打刻から給与振込までをワンストップにて反映。電話やチャットで相談できるサポートデスクもあります。会計との連携もスムーズです。

マネーフォワード クラウド給与は、システム連携に強い給与計算ソフトです。勤怠管理や労務管理のシステムと連携することで給与の算出を楽にします。同社でも勤怠管理をはじめとしたシステムは提供されているので、さらなる効率化をしたいのであればあわせて検討するとよいでしょう。

弥生給与 Nextは、給与計算から明細書送付までをワンストップでできる給与計算ソフトです。従業員との年末調整のやり取りを管理できる点も強み。セルフプランとベーシックプランは1年間のお試しができます。また、トータルプランも初年度は半額です。

自社に合った方法で給与計算業務を効率化しよう

複雑な給与計算業務も、給与計算ソフトを利用すればシンプルに進められます。また、記入ミスや計算ミスも減らせるため、より正確に給与計算できるのもメリットです。

最適な給与計算ソフトを選ぶには、ニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。下のボタンからはBOXILが厳選したサービスの資料を無料でダウンロードできます。ぜひサービス選定の参考にしてください。

本記事で紹介しきれなかったサービスについては下の記事にて解説しています。より多くのサービスから検討したい方はあわせてチェックしましょう。

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