受付業務を効率化する方法とは？おすすめシステム・導入事例

受付業務とは

受付業務とは外部の人が社内に訪問する際に窓口となり、来客対応や担当者へ案内する業務です。企業にとって欠かせない大切な業務の一つであり、受付業務の対応方法で企業イメージを左右すると言っても過言ではありません。

また、企業が大きくなるほど、来訪者の数や頻度が増え、受付担当者の業務負担が大きくなることが懸念されています。

受付業務の流れを改善し、業務時間を短縮することです。受付業務の効率化を行うことで、従業員の作業負担の軽減や、サービス品質の向上を目指せます。

受付業務の現状と課題

企業の受付業務には、来訪者の受付や情報登録・管理、来訪者の案内などがあり、受付担当者が対応するケースもありますが、なかには、従業員が普段の業務と並行して対応しているケースも多いでしょう。

受付業務の課題には主に次のようなことが挙げられます。

• 人手不足による業務負担の増加
• 複雑化する顧客対応
• アナログな業務運営

人手不足による業務負担の増加

受付業務は、来客対応、情報管理、案内など、多岐にわたります。近年は人手不足が深刻化しており、多くの企業で受付業務が担当者の負担となっていることが現状です。

さらに、近年は顧客対応の複雑化や業務量の増加により、受付業務の負担が増大していることも課題です。限られた時間の中で複数の業務をこなすため、担当者には業務の負担やストレスがかかることで、業務効率の低下やミス発生につながるほか、モチベーション低下にもつながります。

本来の業務に集中できない状況が続くと、仕事への意欲が低下し、離職率の上昇にもつながる恐れがあり、企業としては喫急の課題ともいえるでしょう。

複雑化する顧客対応

近年、顧客ニーズの多様化により、受付担当者はさまざまな対応を求められることが増えています。たとえば、外国語での対応や、専門的な知識が必要な問い合わせへの対応などです。

従来の画一的な対応ではなく、それぞれの顧客のニーズに合わせた対応を行う必要があります。また、複雑な手続きを必要とする場合や万が一トラブルが発生した場合にも、迅速かつ正確に処理しなければなりません。

アナログな業務運営

受付業務を紙ベースで行なっている企業は少なくありません。しかし、紙での情報管理では、検索や更新が難しく、情報共有にも時間がかかります。また、書類の紛失や破損のリスクも高くなります。

また、手作業でのデータ入力は、ミスが発生しやすい懸念があります。特に、顧客情報や予約情報などの重要なデータ入力ミスは、大きな問題に発展する場合があります。

さらに、紙での管理では業務のデータ化が難しく、業務分析や改善が困難なため、業務の効率化やコスト削減が難しいことが現状の課題として挙げられます。

受付業務を効率化する具体的な方法

受付業務を効率化するためには具体的に次の方法が有効です。

• 業務フローの見直しと改善
• マニュアルの作成と運用
• 受付システムやツールの導入

業務フローの見直しと改善

まず、現状の業務フローを分析し、非効率な部分を洗い出しましょう。

現在の業務フローを可視化し、各工程にかかる時間や担当者、必要な書類などを分析します。分析結果に基づいて、非効率な部分を洗い出します。非効率な業務を特定できたら、業務フローを改善します。

さらに、業務フローの改善と同時に業務の標準化を行うことで業務の品質を安定させましょう。

マニュアルの作成と運用

受付業務のマニュアルを作成し、担当者に共有することで、業務の標準化と効率化を図る方法もひとつです。

受付業務の各工程について、具体的な手順や注意事項などを記載したマニュアルを作成し、徹底した運用を行います。さらに、定期的にマニュアルの改訂を行い、最新の情報に更新することも重要です。

また、作成したマニュアルは、新人研修や業務改善の際に活用できたり、顧客対応の際のガイドラインとしても役立てられたりします。

受付システムやツールの導入

受付業務のもっとも効率的な業務として、受付システムやツールの導入は、受付業務の効率化に大きな効果があります。

受付システムには、来客受付、情報管理、予約管理、顧客管理など、さまざまな機能があり、活用することで、受付業務の負担を軽減し、大幅な効率化を図れます。

受付システムを導入する際は、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。

次の記事では、口コミ評判で人気の受付システムを多く紹介しています。受付システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

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おすすめの受付システム

おすすめの受付システムを紹介します。それぞれ機能や特徴、強みが異なるため、自社の課題や理想の利用形態に合うものを選んでください。

Acallは、座席予約や会議室予約の機能も備えたオフィスDXを実現する受付システムです。受付対応機能では、チャットツールと連携してゲストの来訪通知や、応答ができるほか、クラウド内線電話やFaceTimeと連携して通話も行えます。

受付対応はもちろん、入退館をiPad一台で完結でき、必要に合わせた受付対応・運用が可能です。

RECEPTIONISTは、シンプルで使いやすい操作画面と豊富な機能、そして高い拡張性で、多くの企業に導入されているクラウド型受付システムです。

グループウェア、CRM、日程調整ツールなど連携できるシステムが豊富で、効率的な運用が可能です。QRコードをiPadにかざすだけの完全タッチレス受付やセキュリティゲート・自動ドア・スマートロックとの連携などが行え、セキュリティ対策にこだわりたい場合にも安心です。

workhub Receptionは、受付業務に必要な機能を網羅した、オールインワン型受付クラウドシステムです。来客受付、予約管理、顧客管理、アンケート機能、セキュリティ対策など、受付業務に関わるすべての機能を一つのシステムで提供し、オフィス受付の無人化・省人化を実現をサポートします。

受付画面のカラーやアイコン、表示テキストなどをカスタマイズでき、会社のブランドイメージに合わせられる点も特徴です。

ラクネコは、シンプルな操作画面と豊富な機能で、中小企業を中心に多くの導入実績を持つ、クラウド型受付システムです。

QRコード認証や、名刺撮影での受付操作が可能で来訪者にも負担をかけない仕組みが魅力です。受付をした来訪者の誘導や、入館証シールの発行など、受付業務を大幅に効率化できる機能が豊富に備わっています。

受付システムの導入事例

受付業務における課題解消のため、受付システムを導入した企業の事例や効果について紹介します。

サッポログループ物流株式会社

サッポログループ物流株式会社では、コロナ禍をきっかけに受付のデジタル化を検討し、受付システムを導入しました。それまでは、受付に置いた紙に必要な情報を書いてもらい、書き終えたら入館証を渡すといった流れを採用し、紙での管理をメインとしていました。

受付システムの導入により、紙での管理からタブレットでの受付へ移行し、データで情報が見れるようになったことから、管理がスムーズになったほか、コストの削減も実現できました。

参照：導入事例 -サッポログループ物流株式会社｜受付システム【ラクネコ】

グリー株式会社

グリー株式会社では、来訪者が受付の内線電話で各部署に電話をかけ、担当者へチャット連絡して取り次ぐなどの形態を取っていました。来客が多く取り次ぎ対応をする担当者にも偏りが出ていました。また、業務途中に受電することで、業務への集中力が途切れることも課題でした。

受付システムを導入したことにより、電話での取り次ぎ業務がゼロになり、業務に集中できるようになったほか、固定電話のコストや管理にかかる工数が削減できました。また、スムーズな来客対応も実現しています。

参照：導入事例 - グリー株式会社 | 受付システム「RECEPTIONIST」

受付システムを選ぶ際の注意点

受付システムを選ぶ際には、次のことに気をつけて選んでください。

操作性に優れているか

受付システムは、従業員だけでなく来訪者も使用するため、操作性に優れていることが重要です。また、通知や予約などを行いやすいかどうかも確認しましょう。また、受付システムの導入形態についても確認が必要です。

iPadのようなタブレット端末で行えるタイプや、AIロボットで対応するタイプなどがあるため、適切な仕様を選びましょう。

また、音声ガイダンスや多言語対応、QRコードで受付ができるなど、利便性の高い機能を備えたシステムが多くあるため、必要に合わせてそれらが備わっているシステムを選ぶと、導入後もスムーズに運用できます。

サポート体制が万全か

システム導入後のサポート体制も重要なポイントです。万が一のトラブル時に迅速に対応してくれるかどうかを確認しましょう。

また、システムの定期的なメンテナンスについてもあわせて確認しておくと安心です。

他ツールとの連携が可能か

他の業務システムとの連携が可能なシステムを選ぶことで、より効率的な業務運営が可能になります。たとえば、グループウェアシステムと連携できることで、スケジュール管理や来客の通知などがスムーズに行え、使い慣れたツール上で管理や対応が可能になります。

さらなる業務効率化が期待できるため、すでに導入しているツールがある場合には連携できるかを確認しましょう。

カスタマイズが可能か

自社の業務フローに合わせてシステムをカスタマイズできるかどうかも、システム選びの重要なポイントです。導入前にどのようなフローで受付を行うかを想定し、必要な仕様やカスタマイズの有無を洗い出しましょう。

自社の規模や成長に合わせたカスタマイズができるシステムであれば、導入後も長く運用できるでしょう。

受付システムの導入で業務を効率化

受付業務の効率化は、業務負担の軽減、コスト削減、顧客満足度の向上など、多くのメリットがあります。受付システムの導入は、効率化を実現するための有効な手段です。

受付システムを選ぶ際には、操作性、サポート体制、他ツールとの連携、カスタマイズ可能性などを考慮し、自社の業務に最適なシステムを選びましょう。

受付システムは複数あるため、比較検討して選ぶことがおすすめです。受付業務の効率化を実現し、より良いサービス提供や顧客満足度の向上を目指しましょう。

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