電子承認とは？導入メリットや導入手順・注意点
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電子承認とは
電子承認とは、申請から承認、決裁までの一連のプロセスをデジタル上で実施する方法です。
従来は承認プロセスに紙文書や印鑑などを使用していましたが、電子承認であればすべて不要です。代わりに電子署名や電子印鑑、タイムスタンプなどを使い、電子データとして承認作業を完結させます。そのため、承認作業の工数やコストの削減につながります。
電子承認では、本人性と非改ざん性の証明が不可欠です。本人性と非改ざん性が不明瞭な状態だと、なりすましやデータの改ざんにより、承認に必要な文書の信頼性が確保できません。現在ではデジタル技術を活用したさまざまな対策方法がありますが、電子承認の仕組みを導入する際は、あらかじめ上記の点に注意しておきましょう。
電子承認を実施するメリット
電子承認を実施するメリットは次のとおりです。
- 承認プロセスの工数削減につながる
- 印刷や発送に伴うコストを抑えられる
- オフィス外から申請・承認作業を行える
- 書類の保管スペースがいらない
- 確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎやすい
承認プロセスの工数削減につながる
電子承認は紙文書を使った承認作業に比べ、工数の削減が可能です。
紙文書を使った承認作業では、書類作成や印刷、署名・捺印、発送などの作業が発生します。また、受け取った相手も同等の工数がかかるため、決裁を得るまでに数日、長い場合には数週間程度の時間が必要です。
一方、電子承認の場合、書類を作成したらメールやチャットで即座に相手へと送信できます。専用のシステムを導入すれば、同一のシステム上で書面をやり取り可能です。結果、承認プロセス全体が簡略化され、より少ない工数での作業が可能です。
印刷や発送に伴うコストを抑えられる
紙文書をいっさい使わない電子承認だからこそ、印刷や発送に伴うコストを抑えられることもがメリットです。
電子承認では一般的に、PDFファイルを使って情報をやり取りします。電子ファイルなのでデジタル上で送受信が完結するほか、書類の封入や印紙も必要ありません。
データを送信したことを相手に伝えるのは、メールやチャットなどで済みます。また、専用のシステムのなかには、共有URLを自動的に発行できる製品もあるので、利便性を阻害しないのもポイントです。
オフィス外から申請・承認作業を行える
紙文書を使った承認作業と異なり、電子承認ではオフィスにいなくても作業を行えます。電子承認の場合、署名・捺印は電子署名や電子印鑑、発送はメール通知などにより、すべての作業がデジタル上で完結するためです。
外出中や出張中、テレワーク中でも申請や承認を行えるため、働き方改革の推進につながります。
書類の保管スペースがいらない
書類の保管スペースがいらない、あるいは削減につながるのもメリットの一つです。
紙文書を使った承認であれば、承認済みの書面をファイリングしたり、書棚に保管したりといった手間がかかります。一方、電子承認済みのファイルは、システムからダウンロードしてサーバーに保管するだけで済みます。
確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎやすい
電子承認の仕組みを採り入れると、ヒューマンエラーを防ぎやすくなります。電子契約システムやワークフローシステムなどを導入した際は、とくに効果を得やすいでしょう。
上記のようなシステムには、メールやモバイル端末への通知機能が搭載されています。申請が送られた時点や、承認作業が滞っている際などに通知を遅れるため、承認者の確認漏れを防げるのがメリットです。ほかにも、プルダウン形式の選択項目や、基本項目の自動入力などの機能を駆使すると、記入ミスや押印漏れの防止にもつながります。
電子承認を実施する際の注意点
さまざまなメリットがある電子承認ですが、次のような点には注意が必要です。
- 取引先や従業員が対応できない可能性がある
- 環境を構築するためのコストがかかる
取引先や従業員が対応できない可能性がある
電子承認の仕組みを導入しようとしても、取引先や従業員が対応できない可能性があります。たとえば、取引先が紙文書を使った承認しか認めていなかったり、デジタル技術の取り扱いに不慣れな従業員が多かったりする場合です。
上記のような事態を見越して、臨機応変に対応するのも良いでしょう。取引先ごとに紙とデジタルの承認作業を併用するのも一案です。電子承認になじめない従業員がいるケースでは、一度にシステムやツールを導入するのではなく、徐々に利用範囲を拡大していく方法が効果的です。
環境を構築するためのコストがかかる
電子承認の仕組みを採り入れるには、ある程度のコストがかかります。電子承認には、新しいシステムの導入や電子証明書の発行などの手続きが発生するためです。
ただし、電子契約システムやワークフローシステムを導入すると、業務効率化や印紙代の削減によってコスト削減につながる可能性があります。そのため、中長期的な視点から計画や予算を立てることが大切です。
電子承認の環境を構築するために必要なもの
電子承認の環境を構築するには、電子印鑑や電子署名などの仕組みが必要です。あらかじめ必要なものをピックアップし、早いタイミングで準備を行いましょう。
電子印鑑
電子印鑑とは、実際の印鑑を模して作られたデジタルデータです。電子契約書に電子印鑑を押す際は、デジタル上でデータを読み込み、紙文書における押印として活用できます。承認作業で押印する際も同様です。
ただし、電子印鑑は本人性や非改ざん性を証明するのが難しい傾向にあります。そのため、重要な書類を承認する際は、より法的効力の高い電子署名やタイムスタンプを付与することが大切です。
電子署名
電子署名とは、紙文書のサインをデジタル上に置き換える技術です。たんにデジタル上で氏名を記載するのとは違い、電子署名には本人性や非改ざん性を証明する役割があります。
電子契約や承認作業で電子署名を行う際は、まず本人しか知り得ない秘密鍵を使ってデータを暗号化します。データを取り出す際は、公開鍵と呼ばれる技術を用いて暗号化したデータを復号する仕組みです。そのため、署名を行ったのが本人であること、データが改ざんされていないことが明らかとなります。
タイムスタンプ
タイムスタンプとは、刻印された時刻にデータが存在していた事実を証明できる技術です。同時に、その時点でデータが改ざんされていないことも証明できます。そのため、タイムスタンプを付与した書類には法的効力が生まれます。
具体的には、時刻認証業務認定事業者が発行したタイムスタンプに、時刻情報やハッシュ値が備わっている仕組みです。ハッシュ値とは、専用のアルゴリズムによって生成されたデータを指します。ハッシュ値にはランダムなデータが含まれているため、データ暗号化と同じような役割を果たします。
電子承認の仕組みを導入する際の流れ
電子承認の仕組みを導入する際の流れは次のとおりです。
- 電子承認の目的を明確にする
- 既存の業務フローを棚卸しする
- システムの選定や試験導入を行う
電子承認の仕組みを導入する目的は企業ごとに異なります。そのため、現状の承認プロセスで発生している課題やボトルネックをもとに、電子承認によって何が解決できるのかを見直しましょう。
また、紙からデジタルへと業務が変わると、業務フローも変更しなければならないケースがあります。変更すべき業務は何か、既存業務のまま継続できるものは何かといった点を検証し、適切な運用方法を探りましょう。
電子承認の仕組みを導入して業務効率化を図ろう
さまざまな文書がデジタル上でやり取りされる昨今において、電子承認の仕組みは不可欠な存在です。自社で一から環境を構築することもあれば、取引先から対応を打診されるケースもあるため、この機会に導入可否の検討や社内体制の整備を行っておくと良いでしょう。
電子承認の仕組みを導入することで、承認プロセスの効率化やコスト削減などのメリットが生まれます。また、電子承認がきっかけとなり、DX化やデジタル化の促進につながるのも利点です。承認フローの現状や課題を見直し、電子承認の必要性を検討してみてください。
