電子契約サービスを乗り換える方法は？注意点や確認すべきポイント

電子契約システムの乗り換え方法と手順

電子契約システムの乗り換え方法と手順は次のとおりです。

• 既存の電子契約システムの契約期間を確認する
• 移行すべき電子データのダウンロードと保管
• 乗り換え先電子契約システムの検討
• 新システムに旧システムの契約書をアップロードする
• 新システムの本稼働と社内外への周知
• 既存システムの解約

既存の電子契約システムの契約期間を確認する

電子契約システム乗り換えの際は、まず導入済みの電子契約システムの契約期間を確認しましょう。既存契約が年間契約である場合、既存契約の終了までに次のシステムに乗り換えなければ、二重で料金を支払う期間が長く発生してしまうためです。

既存契約の乗り換えを検討しているのであれば、なんらかの不満や不都合が生じているはずです。そのような状況で、解約予定のシステムにさらに1年分の契約料を支払うことは避けなければなりません。

乗り換えをいつまでに完了させるべきか見通しを立てるためにも、乗り換えを決めたらまずは既存電子契約システムの契約期間を確認しましょう。

移行すべき電子契約書のダウンロードと保管

電子契約システムの乗り換えが確実な場合には、既存の電子契約システムに保存してある電子契約書のダウンロードと保管を行います。

電子契約システムの中には、契約書データのインポートとエクスポートができるサービスが多いです。データ移行のサポートを行ってくれる企業もあるので、新規で導入を検討中のサービスが対応してくれるかどうかを確認することが重要です。

乗り換え先電子契約システムの検討

既存電子契約システムのデータを整理すると同時に、乗り換え先の新規電子契約システムの検討も進めましょう。新規システムを検討する際は、既存システムの課題を新規システムで解決できるかをよく確認しなければなりません。

また、既存の電子契約システムで役立っている機能が新システムでも利用できると確認することも重要です。新システムを導入して業務効率が下がるようでは本末転倒なため、既存システムのよい点はそのまま引き継ぎつつ、さらに多くの課題を多く解決できるシステムを移行先として選びましょう。

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なお、システム決定の前には、可能な限り無料トライアルで使い勝手を確認することも必要です。システムは実際に使ってみなければ自社運用にマッチするかわからないことも多いため、時間が許す限り無料トライアルで実機を操作し、実際の操作性や仕様を確認しましょう。

新システムに旧システムの契約書をアップロードする

移行先の新システムが決定し契約が完了したら、既存システムからダウンロードして保管していた契約書をアップロードします。電子契約システムによっては、アップロード・インポートの機能が使えなかったりオプション機能だったりする場合があります。既存ファイルの扱いやデータ移行時のサポート体制についても、新システム検討の際にサービス提供事業者に確認しておくと安心です。

既存システムは解約と同時にデータを閲覧できなくなってしまうため、この時点で先に解約をしないように注意しましょう。

移行の際に二度手間になってしまうため、移行期間に発生する新規契約は移行後の電子契約システムで保存できるように導入を進めましょう。もし、電子契約システムを先に解約してしまうと、新システムの導入までの間は紙で契約を締結するか、または先方に電子契約書を作成してもらい締結時に受領した電子契約書のPDFデータを一時的に自社サーバーに保管するフローを構築しなければなりません。

新システムの本稼働と社内外への周知

ここまでの作業が完了すれば、あとはいよいよ新しい電子契約システムの本稼働を開始できます。電子契約システムの利用が初めてではないこともあり、社内の混乱も最初の導入時よりは小さいことが想定されます。しかし、電子契約システム変更に伴う操作性やフローの変化に戸惑うことは少なくないでしょう。初期導入でつまずくとその後の利用にも抵抗感が生じてしまうため、対応窓口を一時的に設置したりFAQなどを用意したりしてフォローしましょう。

対応は社内だけではなく、社外の取引先にも行う必要があります。電子契約システムの入れ替えにより契約書を閲覧できるURLやデザインが変わっているため、取引先が混乱しないように丁寧な説明をしなければなりません。先方にも事前にシステム入れ替えを告知したうえで、導入後にも十分な時間をかけて丁寧に説明を行いましょう。

既存システムの解約

社内外への説明を終えて新システムが安定稼働し始めたら、最後に不要になった既存システムを解約します。解約後はデータが削除されたり閲覧できなくなったりするシステムが多いため、必要なデータを正しくダウンロードして新システムに移行できているか漏れなく確認しなければなりません。

また、既存の電子契約システムを解約したとしても契約が無効になるわけではありません。また、法対応が必要なタイミングで提出するべき電子データがない場合には大きな問題になるため、データ移行は漏れのないように慎重に行いましょう。

電子契約サービスを乗り換えるべき理由

電子契約サービスを乗り換えるべき理由には、次のようなものがあります。

• 契約中の電子契約サービスのコスト削減をしたい
• 機能面で不足がある
• 操作面で使いにくさがあり非効率になっている
• 電子帳簿保存法に対応したい
• サポート体制に不満がある

契約中の電子契約サービスのコスト削減をしたい

契約中の電子サービスのコスト削減をするためにシステム入れ替えを検討する事業者は多く存在します。電子契約システムの導入後、コストに関してよくある乗り換えの理由は次のとおりです。

• 機能と価格のバランス：導入当時はリーズナブルだったが、同程度の機能を備えたよりリーズナブルな電子契約サービスの出現により現在は割高になってしまった
• 料金体系の不一致：従業員の増加にともなって利用するアカウント数が増加し、アカウント単位の課金体系より契約単位でのプランの方がコストを削減できる

このように、コストがムダに高い状態になっているときには、固定費削減のために電子契約システム乗り換えを検討しましょう。

機能面で不足がある

機能面で不足があり、従業員が電子契約に不満を感じている場合も乗り換えを検討するべきタイミングといえます。紙の契約書から電子契約に初めて乗り換えるタイミングでは、電子契約を活用できるかわからず必要最小限の機能をもつシステムで、コストを抑えて電子契約の利用を開始することは多いでしょう。しかし、利用を続けるうちに電子契約をより便利に活用するためには機能の追加が必要なこともあります。

機能を追加オプションで導入できる場合は、乗り換えではなく機能追加を検討する場合もあるかもしれません。しかし、そもそも現行のサービスに必要な機能がない場合は、乗り換えが必須のため、現行サービスで問題となっている機能をもつ新サービスを導入しましょう。

操作面で使いにくさがあり非効率になっている

電子契約システムを利用するうえで、操作性が高いことは重要です。操作性が悪いと作業に手間がかかり契約業務に余計な手間が増えます。社内の手間が増えるだけならばまだ運用でカバーできますが、手間が増えることで社外との契約に人為的なミスが発生するような状態になるとシステムの見直しが必要です。

また、操作性が悪いと社外からの評判も悪くなるリスクがあります。電子契約を利用するためには、契約者双方の同意が必要です。しかし、操作性が悪いことにより先方からの電子契約への同意が取れず、紙の契約書の利用しなければならない状態が継続すると、電子契約システムを導入した意味がなくなってしまいます。

このような場合は、取引先も抵抗感のない、操作性がよく直感的に利用できる電子契約システムへの乗り換えが必要でしょう。

電子帳簿保存法に対応したい

電子帳簿保存法（電帳法）への対応ができない電子契約システムを使っている場合は、早急に乗り換えなければなりません。なぜなら、2022年1月の電帳法改正により、データでやりとりした電子取引の情報については原則として電子データのまま保存が義務付けられたためです。

2024年1月には宥恕期間も終了して電帳法の運用が本格化しています。電帳法に対応せず不正が行われていると判断された場合には、罰金や追徴課税の対象になるといった罰則もあるため、迅速にシステムを乗り換えて電帳法に対応しましょう。

サポート体制に不満がある

電子契約システムを利用する場合には、操作や仕様について疑問や不明点が出てくることが多々あります。そのような場合にサポートの対応品質が高いことは重要です。サポートが必要なタイミングですぐに連絡ができることや、迅速に的確な回答が得られて問題が解決できる体制であれば品質に問題はないでしょう。

しかし、なかなか疑問が解決せず、電子契約業務が滞るようだとシステムごと乗り換えを検討する必要があるかもしれません。担当したサポートの対応品質がたまたま低いだけで、担当変更でサポート品質に満足できるようになった場合は、システムの乗り換えは不要です。

ただし、何度サポート担当を変更しても望むようなサポート品質にならない場合は、そのサービス提供事業者のサポート全体の質が低い可能性があります。よって、カスタマサポート部門のアフターサービスが高品質なシステムへ乗り換えを検討すべきでしょう。

電子契約を乗り換える際の確認事項や注意点

電子契約を乗り換える際には次のような確認事項や注意点があります。

• 既存システムの課題を解決できるか
• 既存システムの解約による縛りはないか
• 新システムはフリープランからトライアルできるか
• サポート体制は充実しているか
• 移行時に空白期間は生まれないか

既存システムの課題を解決できるか

既存システムから新システムに乗り換えるときに最も重視するべき選定基準は、既存システムで発生している課題を新システムが解決できるかどうかです。システムの乗り換えを決定づけるほどの課題はどのようなものだったか十分に整理したうえで、新システムがその課題を本当に解決できるかどうか事前に確認しましょう。

現行システムに多くの課題がある場合は優先順位を付けて、契約業務の中で大きな問題になっているものや、頻繁に問い合わせを受けるものなどを優先的に解決できるようなシステムを選定しましょう。

既存システムの解約による縛りはないか

システム乗り換えの際は、新システムのことだけではなく既存システムの処理についてもよく検討しなければなりません。既存システム解約に伴う解約料や違約金発生の有無、保存してあるデータの取り扱いなどはとくによく確認しましょう。

解約に際して追加費用が発生する場合はその費用をあらかじめ稟議に組み込み、スムーズに解約処理が進むように手配すると便利です。

また、既存システムが解約後に即時アクセス不可になる場合は、新システム移行後すぐには既存システムを解約せず、一時的にシステムを二重契約にしておくと安心でしょう。これは、過去の契約データに関して見落としによるダウンロード漏れや不注意による削除など、万が一のことがあったときに、バックアップ体制をとるためです。

乗り換え先の新システムだけのことではなく、既存システムの解約処理についても確認することは多いため注意しましょう。

新システムはフリープランからトライアルできるか

新システムはフリープランやトライアルができるものを選ぶと自社とのマッチングが確認できるため安心です。紙の契約書から初めて電子契約システムを導入する場合は、電子契約システム自体が未知のものであったため、システムを使ってからでなければシステムが自社にマッチするか判断できない状態だったかもしれません。

しかし、すでに従業員の多くがシステム利用経験がある状態で乗り換える場合は、ある程度電子契約システムがどのようなものか従業員全体が把握しています。機能が増えたとしても既存システムの方が使いやすいものだったと感じられると、従業員に不満が溜まり業務効率が低下します。

そのため、新システム選定の際はフリープランやトライアルがあるもので使い勝手を検証し、自社とマッチすることを確認したうえで本格導入に進めると安心でしょう。

サポート体制は充実しているか

新しい電子契約システムにおいてもサポート体制が充実していることは重要な選定基準です。紙の契約から電子契約への切り替えと、電子契約システムを乗り換えでは勝手が大きく異なるため、サポートが充実していることはより重要になります。

紙の契約書から電子契約に切り替える場合は、切り替えができなければ紙の契約書に戻せば問題は起きません。また、契約書の原本も書類として手元に存在するため、万が一切り替え後に問題が発生しても比較的スムーズに解決できます。

しかし、システムの乗り換えの場合既存システムを解約した後にトラブルが発生しても、もとのシステムに戻すことは容易ではありません。契約書原本も電子データのため、電子データの新システムへの移行も必要です。

このように、書面契約書からシステムへの移行よりもシステム間の移行の方が手間がかかりトラブルが発生しやすいため、サポート体制が充実しており乗り換えについても十分な支援が受けられることは重要です。

移行時に空白期間は生まれないか

電子契約システムの移行時に空白期間が生まれないように契約を行うことも大切な注意点として覚えておきましょう。万が一システムに空白期間が発生してしまうと、契約業務ができず事業全体に影響が出てしまいます。

一時的に書面による契約に戻して対応することも考えられますが、契約書管理や郵送にムダな手間やコストが発生する懸念があるため、できる限り避けるべきです。社内外におけるシステム切り替えの混乱を最小限に抑えられるように、システム移行時には空白期間を作らずスムーズに契約業務を継続できるように調整しましょう。

電子契約の乗り換えは慎重に行おう

電子契約の乗り換えは既存システムの契約期間の確認に始まり、新システムの検討やデータ移行、社内外への通知などさまざまなステップを経て行われます。各ステップでミスが許されないため、それぞれ慎重に作業を進めましょう。

乗り換えの際の注意点の中で最優先に考えるべきことは、既存システムが抱える問題を新システムが解決できるかどうかです。システムを移行するのにもかかわらず問題が残存するようでは、システムを乗り換える意味がありません。よって、新システムでより多くの問題を解決できることは移行において最優先の目的と考えるべきです。

電子契約システムの移行は、紙の契約書からの切り替えよりも手間がかかり、移行のリスクも大きいです。システムを乗り換える理由や課題を明確にして、契約期間に空白が生まれたりデータが消えたりするなどのミスが発生しないように、検討から実際の移行まで慎重に行いましょう。